💜 👨🏼‍🎓 🥁 Cómo apoyamos técnicamente el funcionamiento de las oficinas de ABBYY durante la cuarentena 👨🏽‍🏫 📜 🐾

Habr, hola! Mi nombre es Oleg y soy responsable del servicio de TI en el grupo de empresas ABBYY. Hace más de un mes, los empleados de ABBYY en todo el mundo comenzaron a trabajar ~~y vivir~~ solo en casa. No más espacios abiertos y viajes de negocios. ¿Ha cambiado mi trabajo? No. Aunque en realidad sí, pero ha cambiado hace 2-3 años. Y ahora técnicamente proporcionamos el trabajo de oficinas en 13 países de la misma manera que antes. Es solo que ahora lo hacemos sentados en casa, en la cocina, en el sofá o en el balcón, y en la oficina solo hay una persona de guardia. Por cierto, aquí está:

Hoy hablaré sobre qué tareas tiene que resolver el servicio de ABBYY IT, cómo los oficiales de servicio en las oficinas nos salvan, por qué MS Teams y Zoom son ahora nuestro todo, y mucho más. Bienvenido a cat.

Érase una vez, antes de la cuarentena ...

Hace 5-7 años, ABBYY era una empresa que se enfocaba en el desarrollo de infraestructura interna. Usamos un poco los productos en la nube: intentamos implementar aplicaciones dentro de nosotros mismos y, por lo tanto, el acceso a ellos desde el exterior fue difícil. Pero los tiempos han cambiado ... Los

productos en la nube se desarrollaron mucho más rápido, ofrecían más flexibilidad y variedad de funciones. Y ahora a menudo es simplemente imposible encontrar análogos con capacidades locales.

Los empleados necesitaban movilidad. Las ventas y el marketing están constantemente en viajes de negocios, viajes alrededor del mundo, reuniones, solo necesitan acceso a los sistemas corporativos en cualquier momento y en cualquier lugar.

La generación de personas también ha cambiado. Los nuevos empleados jóvenes prefieren trabajar en coworking, cafeterías, desde casa. La movilidad es importante para ellos. Por lo tanto, técnicamente creamos un entorno de trabajo similar al que existe en la vida cotidiana. Los colegas se sienten mucho más cómodos cuando no necesitan cambiar entre la oficina y otro lugar donde pueden trabajar.

Ahora las oficinas internacionales de ABBYY están abiertas en 13 países desde EE. UU. Hasta Australia. Y es mucho más conveniente tener una infraestructura de nube común que estar "atado" a una ubicación específica por servicios internos.

Hace unos años, revisamos nuestra estrategia y comenzamos a utilizar activamente las aplicaciones en la nube para el trabajo. Por ejemplo, nos gusta mucho Office 365: equipos de MS, OneDrive, SharePoint y otros.

Esto no significa que todos los empleados dependan de soluciones en la nube. ABBYY tiene una infraestructura interna rica, por ejemplo, los desarrolladores usan instalaciones locales para entrenar redes neuronales. Diría que utilizamos productos en la nube y nuestra propia infraestructura interna de aproximadamente 50 a 50.

Sobre la popularidad de RDP

Siempre permitimos trabajar con la red interna de forma remota, y todos eligieron el método conveniente para él. Aquellos que tienen más probabilidades de estar en la oficina prefieren RDP (Escritorio remoto). Como regla general, todos tienen su propio equipo en casa: no siempre es poderoso y toda la familia puede usarlo. Y en el trabajo: una computadora moderna que está configurada y conectada a todo. Por lo tanto, desde casa es más conveniente conectarse a RDP y trabajar, sin prestar atención a lo que tiene en una computadora personal.

Para la oficina, que se encuentra en Moscú (el centro de I + D, las oficinas de ABBYY Rusia y ABBYY Emerging Markets se encuentran aquí), por lo general siempre teníamos dos puertas de enlace RD para conexión remota. Pero ahora este método de conexión se ha vuelto muy popular. Para equilibrar la carga, el servicio de TI implementó dos puertas de enlace adicionales. Este es probablemente el único cambio de infraestructura que hemos realizado desde marzo.

A continuación, proporcionaré estadísticas sobre la oficina de ABBYY en Moscú, ya que más de 800 personas trabajan aquí y los datos son más indicativos.

VPN

Hay colegas que están acostumbrados a trabajar con VPN. Ahora muchos se han llevado el equipo corporativo a casa. Principalmente llevaban computadoras portátiles y monitores con ellos. Cuando trabajas constantemente de forma remota, otro monitor grande es mucho más conveniente. No compramos equipos adicionales para los empleados.

Acomodadores

Incluso la cuarentena es imposible de hacer sin personas en la oficina. Nombramos a dos administradores de sistemas de servicio: Yura y Stas. Cada uno de ellos trabaja durante una semana en la oficina, una semana desde su casa. Los chicos tienen un horario regular, de 10 a 19.

Ayudan a eliminar los problemas técnicos que enfrentan los empleados. Tenemos mucho equipo, y a veces se rompe. Muy a menudo, alguien tiene una computadora congelada. Un disco duro se bloquea un par de veces a la semana, algo se quema, debe cambiarlo, arreglarlo.

Ha habido varios casos de cortes de energía, lo que significa que alguien necesita reiniciar las computadoras porque los empleados no pueden hacerlo de forma remota. En general, el 90% de su tiempo se dedica al mantenimiento de equipos de oficina.

Hay varias tareas inusuales que los oficiales de servicio comenzaron a realizar durante la cuarentena.

Inserte papel en las impresoras y saque los documentos impresos. Esto es necesario para los empleados que procesan los documentos entrantes y los imprimen desde las computadoras del hogar a una impresora que funciona. Cuando regresen a la oficina, se llevarán inmediatamente todos los documentos y no imprimirán 100500 páginas. Por supuesto, fue posible hacer esto más tarde, pero ayudamos a los colegas a no cambiar el proceso habitual, ahora hay tantas cosas inusuales.
Empacamos y transportamos escáneres e impresoras a colegas que los necesitaban en el trabajo. Se ayudó a uno de los empleados que se retiró a la cabaña a conectar el cable para que tuviera Internet estable.

Por cierto, la aplicación móvil ABBYY FineScanner AI también ayuda a escanear documentos, así como a reconocer texto en ellos, poner firmas, convertir archivos a 12 formatos populares y mucho más. Hasta el 31 de julio inclusive, nos damos acceso premium a ABBYY FineScanner AI.

¿Y el fin de semana?

Durante el fin de semana, no hay empleados en la oficina. Acordamos con nuestro administrador del sistema que vive en Otradnoye (donde se encuentra nuestra oficina), en cuyo caso él vendrá y ayudará. Y su ayuda fue útil: hubo varios casos de cortes de energía durante el fin de semana, fue necesario restaurar la operación del equipo.

Pases

Para todos los empleados que necesitan venir a la oficina para la cuarentena, en marzo emitimos pases para mos.ru. Ahora, si necesita trabajar, el empleado también elabora un pase con un código QR. Pero la oportunidad de venir a la oficina no significa que los colegas vayan allí todos los días. Por lo general, en el edificio solo hay un asistente. El resto solo puede venir en caso de emergencia.

En oficinas en otros países

La situación en otras oficinas de ABBYY es generalmente la misma: están cerradas y los empleados trabajan desde casa y usan las mismas herramientas. Por ejemplo, en la oficina estadounidense ni siquiera hay un oficial de servicio. El administrador del sistema local, incluso antes de la cuarentena, tomó parte del equipo del almacén, y cuando sale un nuevo empleado, simplemente envía la computadora portátil configurada por correo.

Cómo mantenerse en contacto

Ahora, la carga en los canales de comunicación incluso ha disminuido en comparación con el tiempo en que las personas trabajaban en la oficina. El tráfico principal, descargando archivos y viendo videos, ahora en los proveedores domésticos. La expansión del canal no fue necesaria, aunque lo planeamos este año.

En cuarentena, lo primero que revisamos cuidadosamente fueron las reglas para restaurar las comunicaciones: agregamos varias pruebas de monitoreo, elaboramos un esquema para cambiar a canales de respaldo y observamos las reglas de equilibrio de carga.

¿Cómo garantizar la seguridad en un sitio remoto?

Sin duda, lo más importante fue la seguridad. Pero también nos preparamos para esto. Hace un año, se introdujo la autenticación de dos factores. Creo que esta es una de las cosas necesarias cuando las personas trabajan mucho fuera del entorno corporativo. Y esto es tal que no se puede expresar rápidamente. Ahora el acceso a cualquier recurso corporativo requiere dos factores. Si alguien planea cambiar al modo de trabajo remoto, entonces esto es imprescindible en términos de seguridad de la información.

Vemos cómo los estafadores intentan obtener credenciales. Estos son principalmente ataques de phishing. Aunque el correo está protegido, la suplantación de identidad no puede evitarse técnicamente por completo. Es importante que los propios empleados comprendan que no necesitan hacer clic en enlaces sospechosos, abrir archivos de mensajes que no esperaban. Para hacer esto, realizamos un seminario web para empleados y nos recordó qué hacer en tales situaciones. Ahora es un muy buen momento para tales seminarios web, ya que las personas, al estar en una situación inusual, son recolectadas, enfocadas, más abiertas a la información y la perciben mejor.

También prestamos atención a reglas simples para trabajar desde casa, por ejemplo, la necesidad de apagar la sesión de trabajo, bloquear la computadora cuando salga, cuentas separadas: trabaja bajo una, el niño juega debajo de otra. Esto es muy importante, porque el niño ve cómo papá o mamá tocan el teclado, y él también quiere hacerlo. Él vendrá, llamará, pero no sabemos qué llamará y en qué programa eliminará o reemplazará los datos.

También les pedimos a los colegas que verifiquen cómo han configurado su Internet doméstico, cuál es la contraseña y si existe. Por supuesto, hicieron una reserva: si una persona no entiende qué hacer, entonces es mejor no hacerlo. Mantenerse en contacto es mucho más importante. También pidieron al personal que verificara los enrutadores de Wi-Fi en el hogar. A algunos incluso se les recomendó comprar algo más, porque tenían equipos tan antiguos que no permitían trabajar con las velocidades actuales de los proveedores.

Sobre las aplicaciones más populares en el control remoto

Probablemente ya haya adivinado que estas son herramientas para la comunicación. Dado que usamos Office 365, los empleados se comunican a través del Messenger de Teams entre ellos y con personas externas. Se ha demostrado perfectamente.

El número de mensajes grupales enviados a los equipos por los empleados de todas las oficinas ha aumentado:

Del 21 de febrero al 20 de marzo, enviamos> 689 mil mensajes.
Del 21 de marzo al 19 de abril, enviamos> 1 millón de mensajes.

El número de llamadas aumentó (uno a uno):

Del 21 de febrero al 20 de marzo hubo 11.5 mil.
Del 21 de marzo al 19 de abril -> 16 mil.

Además de Teams, también utilizamos Zoom, ya que la calidad de audio y video en este servicio es una de las mejores del mercado. Además, Zoom le brinda la oportunidad de "llamar" a la conferencia y conectarse por teléfono.

Hasta el 15 de marzo, el número de reuniones en Zoom casi no excedía las 100 por día, y desde la segunda mitad del mes en ABBYY comenzamos a usar este servicio de manera más activa:

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en abril, casi todos los días hábiles de reuniones en Zoom eran de 100 y más:

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ahora hay muchos mensajes poco confiables en Internet Enfocar No es de extrañar que se preste tanta atención al instrumento más popular. Estamos en contacto con nuestros representantes de Zoom y vemos cuán en serio la empresa toma todos los hallazgos. También tomamos varias medidas. La más simple y efectiva es la prohibición de guardar grabaciones de reuniones en el almacenamiento en la nube.

La seguridad de Internet es, en primer lugar, la atención del empleado. Creemos que Zoom hará frente, y esta situación hará que este servicio solo sea más fuerte.

El gráfico muestra cómo en la segunda quincena de marzo el número de participantes en las reuniones en Zoom comenzó a crecer. Como la cantidad de minutos.

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En abril, la tendencia continuó, con más empleados uniéndose a seminarios web y reuniones de Zoom.

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Para nosotros, Zoom y Teams son servicios duplicados. Pero la presencia de dos herramientas para la comunicación es probablemente necesaria ahora, ya que la carga en las telecomunicaciones es enorme. Hubo casos en que uno de los servicios comenzó a fallar en el momento más inoportuno, luego los empleados llamaron rápidamente a otro servicio y continuaron trabajando.

Además, estas también son herramientas para la comunicación. Es importante que la gente ahora se mantenga en contacto. La mayoría de las llamadas a ABBYY se realizan con las cámaras encendidas. Cuando trabajaba en la oficina, no parecía encender la cámara. Ahora, en cualquier forma que sea, siempre lo enciende. Casi siempre.

En lugar de una conclusión

La preparación técnica de la empresa para trabajar en un sitio remoto no es algo que se pueda hacer en unos pocos días. Esto está mejor preparado de antemano. Comenzamos la transición a los servicios en la nube hace mucho tiempo porque queríamos ayudar a nuestros empleados a ser más móviles. Pero, como resultó, esta movilidad también es útil en situaciones donde se anuncia la cuarentena.

Probablemente, ahora hemos recuperado todos nuestros costos laborales para la transición y el cambio de infraestructura de internos a más externos, porque la gente tomó su equipo, dejó las oficinas, se fue a sus hogares y casas de campo ... y nada ha cambiado.

Gracias por las fotos para la publicación a nuestro administrador del sistema, Yura Anikeev.

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