Uso compartido de carpetas en Zimbra Open-Source Edition

Las carpetas de correo compartido son una de las funciones de correo electrónico comercial más solicitadas. Esta función permite a varias personas leer cartas que caen en el mismo buzón a la vez y, por lo tanto, se usa ampliamente en la organización del trabajo en los departamentos de ventas y soporte técnico. A pedido de nuestro lector, hablamos sobre cómo funciona la función de las carpetas de correo compartidas en Zimbra OSE y en qué casos debe usarse.


1. El escenario más simple y más común para usar carpetas de correo compartidas en Zimbra OSE es un buzón compartido para todo un departamento. Tomemos, por ejemplo, una empresa que tiene un departamento de ventas de cinco personas y un solo buzón sales@zimbra.cloud.loc, que recibe solicitudes y preguntas de clientes. La tarea es garantizar que todos los empleados del departamento tengan acceso a las cartas entrantes en este buzón. Se supone que posteriormente los empleados entablarán correspondencia con los clientes desde sus buzones personales.



Para lograr esto, es suficiente simplemente proporcionar a cada empleado acceso general a la carpeta Bandeja de entrada en el buzón sales@zimbra.cloud.loc. Esto se hace de la siguiente manera. En el cliente web, debe iniciar sesión con la cuenta sales@zimbra.cloud.loc y, alternativamente, otorgar acceso a la carpeta Bandeja de entrada a cada uno de los empleados del departamento de ventas. Al otorgar acceso, puede seleccionar los derechos que el usuario tendrá en esta carpeta. Sería razonable para un empleado ordinario dar acceso solo a la lectura de datos de una carpeta, y al jefe del departamento para su administración completa.



Cuando se emiten los derechos de acceso para los empleados, cada uno de ellos recibirá una carta por correo con una propuesta para agregar una carpeta compartida a la lista de carpetas en su buzón. Después de que se acepte la oferta, el empleado tendrá una carpeta compartida en el lado izquierdo del cliente web. Una vez aprobado, el empleado podrá ver el correo entrante en el buzón sales@zimbra.cloud.loc y trabajar con estas cartas como si hubieran llegado a su propio buzón.



Un lector atento puede notar que este enfoque no es muy diferente de la lista de correo habitual, pero de hecho todavía hay diferencias. La principal es que, a diferencia de la lista de correo, los usuarios ven si cada uno de los correos electrónicos recibidos fue respondido. Esto minimiza la probabilidad de que el usuario reciba dos o más respuestas de diferentes administradores en un mensaje enviado.

2)Otro caso de uso común para usar buzones compartidos es el soporte técnico interno. Por ejemplo, el soporte técnico de una empresa con muchos departamentos tiene una única dirección de correo electrónico TechSupport@zimbra.cloud.loc, a la cual los empleados envían sus solicitudes. Por supuesto, recopilar todas las aplicaciones entrantes en una casilla y dar acceso a todos los empleados de soporte técnico no es una opción, ya que el riesgo es creciente de que el especialista adecuado extrañe las aplicaciones dirigidas a él en el flujo general.



Los filtros de correo Zimbra OSE pueden ayudarlo a evitar esto: comprueban el correo entrante para verificar el cumplimiento de cualquier condición y, según los resultados de la verificación, realizan o no realizan alguna acción. Debido al hecho de que las solicitudes a especialistas provienen de un círculo limitado de personas, puede configurar el filtro de correo para que envíe automáticamente una aplicación entrante a la carpeta del especialista correspondiente en función del nombre del remitente. Por lo tanto, después de eso, todas las solicitudes recibidas de los empleados se distribuirán automáticamente en diferentes carpetas y el administrador solo tendrá que proporcionar a los especialistas acceso general a las carpetas correspondientes.



Lo mismo se puede hacer desde la línea de comando. Como en el caso del cliente web, primero debemos otorgarle al usuario derechos de acceso a la carpeta y luego montarlo en el buzón al que queremos acceder. Para proporcionar acceso a la carpeta, use el comando zmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc mfg "/ TechSupport1" account TechSupport1@zimbra.cloud.loc r . El último atributo en el comando significa los derechos que le otorgamos al usuario. Además del permiso de lectura ®, puede otorgar acceso de escritura (w), crear subcarpetas (i), aceptar invitaciones (x), eliminar elementos (d) y administrar (a). Puedes montar la carpeta usando el comandozmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc cm "/ TechSupport1" TechSupport1@zimbra.cloud.loc "/ TechSupport1" .





Una gran ventaja de esta opción para organizar aplicaciones para soporte técnico es que se escala muy bien y es compatible con todos los clientes de correo electrónico. Por ejemplo, la visualización de carpetas públicas se puede configurar en Thunderbird. Para que la carpeta compartida aparezca en este cliente de correo, debe iniciar sesión en su cuenta y configurarla para recibir correo a través de IMAP. A continuación, debe suscribirse a la carpeta compartida en la configuración de la cuenta, después de lo cual la carpeta compartida se mostrará en la lista general de carpetas de correo. Del mismo modo, la visualización de carpetas públicas se configura en MS Outlook.





3)Además, las carpetas públicas se pueden usar para delegar el correo electrónico mientras un empleado está ausente. Entonces, por ejemplo, si un empleado se va de vacaciones, puede dar acceso a sus carpetas de correo a su colega, quien puede ver el correo entrante. Por lo general, dicha delegación de un buzón va acompañada de la concesión del derecho de enviar correos electrónicos en nombre del usuario que ha otorgado acceso a sus carpetas de correo.

Esto se hace en la configuración de la cuenta del empleado que se va de vacaciones y se puede hacer de dos maneras. En el primer caso, esto es precisamente "Envío en nombre de", en el que el destinatario de la carta verá que otra persona se está comunicando con él desde el correo de la persona a quien escribió originalmente. En el segundo caso, es "Enviar como", en el que el destinatario de la carta recibirá una carta de la persona con la que está hablando sin mencionar lo que realmente respondió otra persona.



Lo mismo se puede hacer en la línea de comando. Entonces, usando el comando zmprov grr cuenta TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc sendAs, le damos al usuario TechSupport1 el derecho de responder a correos electrónicos como usuario de TechSupport2. Del mismo modo, el comandozmprov grr cuenta TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc sendOnBehalfOf solo en lugar del derecho de enviar un correo electrónico como usuario, le damos al usuario TechSupport1 el derecho de responder cartas en nombre del usuario de TechSupport2.

Por lo tanto, incluso si el empleado se va o se va de vacaciones, su buzón continuará funcionando y, por lo tanto, algunos de los procesos comerciales vinculados al empleado y su correo electrónico no se interrumpirán.

Para todas las preguntas relacionadas con la Suite Zextras, puede contactar al representante de la empresa Zextras Ekaterina Triandafilidi por correo electrónico katerina@zextras.com