🤚🏽 🕉️ 🍝 Herramientas remotas: cómo el mal uso de las aplicaciones casi nos cuesta $ 50,000 🤴🏿 🎅🏼 🤱🏿

Hemos estado trabajando remotamente desde 2013 y sabemos en qué lugares los trabajadores remotos recién llegados se golpean la cabeza. El artículo 5 de los estúpidos errores que cometimos al buscar el conjunto perfecto de aplicaciones para la oficina en línea.

Bonificación al final: un enlace a un directorio de aplicaciones para trabajo remoto.

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Nuestra empresa se llama Ratio, nos dedicamos al desarrollo web personalizado. Hasta 2018, trabajamos en el formato "oficina en Moscú + empleados remotos en las regiones". Ahora no hay ninguna oficina, pero hay un equipo completamente distribuido de más de 20 empleados.

Aquí hablaremos sobre nuestros errores al organizar una oficina remota. Tenga la seguridad de que en los próximos meses muchos líderes tropezarán con los mismos lugares que nosotros hace siete años.

Por cierto, recientemente lanzamos un catálogo en línea de aplicaciones para control remoto. Hay un enlace al final del artículo: puede evaluar el proyecto usted mismo y compartir sus impresiones en los comentarios.

Error 1: documentos en lugar de base de conocimiento

Google Drive trata sobre tabletas desechables y hojas de papel oficiales. Si planea almacenar formularios y regulaciones allí, a los que volverá una y otra vez, es mejor mirar de inmediato hacia la base de conocimiento: Notion , Coda , Confluence , Yandex.Wiki .

En la vida de cada negocio, llega el momento de capturar la experiencia y los procesos; de lo contrario, los recién llegados se volverán locos al ingresar a su equipo. Pero cuando las regulaciones se convierten en 30-40, deben estructurarse de alguna manera, de lo contrario no podrá encontrar rápidamente la correcta.

Una vez que nuestro gerente pasó media hora para encontrar un archivo en Google Drive. Luego decidimos transferir toda la documentación del proyecto a Notion. Este asunto aparentemente simple le costó a la compañía 20 horas hombre. 20 horas pagas solo para organizar documentos de una nueva manera.

Al darnos cuenta del error, hemos recopilado sobre la base de Notion toda la infraestructura de gestión: proyectos, gestión de recursos humanos, un sistema CRM y una red social corporativa. En Google Docs, ciertamente no haríamos eso.

Error 2: los gerentes son controlados como artistas

Los primeros meses después de una transición completa a un sitio remoto, tratamos de calcular con precisión los costos de las tareas administrativas. ¡Decir ah!

El YouTrack anidado de forma cuadrada con conocimientos técnicos claros, plazos y estimaciones es ideal para los desarrolladores. Al usar la misma herramienta para los gerentes, nos encontramos rápidamente con problemas: las tareas se calculaban a partir de la excavadora, los plazos se rompían constantemente y las personas sufrían. Infierno perfeccionista: sin sentido de finalización, nada funciona como debería.

Está claro que tal control fue inútil. Las tareas realizadas se acumularon y luego se marcaron de una vez: los gerentes no utilizaron YouTrack para organizar la jornada laboral. La pérdida exacta de productividad es difícil de medir, pero está claro que fueron enormes.

En tal situación, tiene sentido mover a los gerentes a un sitio separado, donde hay menos campos para completar y más libertad. Por lo general, este sitio se parece más a una lista de tareas avanzada que a un rastreador.

Al principio miramos a Asana , pero luego decidimos abandonar las aplicaciones duplicadas y cambiamos a Notion . No hay plantillas claras en absoluto: cada gerente arregla las tareas de una manera que le resulte cómoda. Además, integramos inmediatamente Notion con Slack : esto nos salvó de una comunicación innecesaria, los informes sobre las tareas completadas ahora vienen automáticamente.

Error 3: compartir en lugar de almacenamiento corporativo

Al principio, compartimos los archivos según fuera necesario: en telegramas nos volcamos o cargamos en unidades de disco personales. Los diseñadores aún no han usado Figma, todo el trabajo se realizó en Photoshop: los archivos se transfirieron con frecuencia, pero se perdieron aún más a menudo.

Tres o cuatro veces perdimos tiempo operativo en proyectos, tuvimos que volver a dibujar las interfaces. No repita nuestros errores e inmediatamente use el Google Drive corporativo , Box , Dropbox o Yandex.Disk .

Error 4: contraseñas en las descripciones de tareas

Al principio, los problemas de ciberseguridad no nos molestaron. Las contraseñas se almacenaron donde generalmente se necesitan, en tareas y tarjetas de proyecto. Ese enfoque casi nos costó $ 50,000.

Fue así: casi llegamos a la NDA, porque YouTrack se atascó y permitió que los motores de búsqueda indexaran sus entrañas. Teníamos todo allí: inicios de sesión, contraseñas, todos los datos confidenciales. El cliente notó una fuga y nos dio un sombrero.

Los desarrolladores de YouTrack corrigieron el error, logramos estar de acuerdo con el cliente, pero después de esta historia no confiamos en las contraseñas de servicios que no se especializan en ciberseguridad. Ahora la compañía tiene un circuito de información cerrado y reglas confusas: todos los inicios de sesión / contraseñas están en 1 contraseña , no intercambiamos acceso en chats, no los almacenamos en aplicaciones de producción .

Error 5: código abierto gratuito

Durante varios años pagamos a Slack por todo el equipo. Las llamadas grupales son convenientes allí, el uso compartido de la pantalla es funcional: fue genial cuando agregaron una función con el dibujo sobre la pantalla del interlocutor. Pero en 2017, nuestro cliente ancla (un tercio de los ingresos) redujo el volumen de pedidos debido a problemas comerciales. Tuvimos que cortar huesos, incluida la oficina.

Aquí descubrimos el mundo del software gratuito con todas las funciones. Nos detuvimos en un montón de Rocket.Chat + Jitsi Meet como marcador: ambos productos se instalan en sus propios servidores, lo que nos conviene por completo. La interfaz está torcida, pero somos codificadores agresivos: las funciones son las más importantes. Así nos pareció, al menos.

Pasamos 20 horas de administración y 20 horas de desarrollo, implementación y pruebas de nuevas aplicaciones, y luego comenzamos a escupir de forma natural. Rocket.Chat estaba lleno de errores, las notificaciones no llegaban a tiempo y, en general, había una sensación desagradable: para trabajar, tuvimos que literalmente pasar por una interfaz inconveniente.

Como resultado, cambiamos a la versión gratuita de Slack sin un historial de chat completo y Google Meet para llamar. Aún así, la versión inicial de un producto pago resultó ser mejor que una solución completamente gratuita. El historial de mensajes truncados incluso se convirtió en una ocasión para mejorar la disciplina en el equipo: toda la información importante del proyecto debe almacenarse en Notion, no en salas de chat.

Elija herramientas sabiamente

Lo más importante en un equipo distribuido no está en las aplicaciones, sino en los rituales y las personas: no todos son aptos para el control remoto, y los restantes deben estar pegados periódicamente entre sí. Las aplicaciones son secundarias, pero sin ellas no organizará un buen flujo de trabajo.

Recientemente lanzamos Remote, un directorio gratuito de aplicaciones para trabajo remoto. Visite para encontrar los servicios adecuados para su oficina. Elija sabiamente y no repita los errores detrás de nosotros.

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