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Mover una conferencia en línea: InnerSource Commons Summit Experience

Zapatillas de casa, camisetas y anillos largos con zoom están de moda esta primavera. Las actividades de la conferencia también siguen el ritmo de las tendencias. Grandes eventos rusos de TI se dirigen a gigantes en línea e internacionales, que tradicionalmente se han reunido en los sitios de miles de visitantes, ahora se rocían virus corona virtuales . Tampoco nos quedamos atrás, un pequeño grupo de entusiastas de la comunidad de InnerSource Commons , quienes, según nuestros planes, debían discutir los problemas del uso de enfoques de código abierto dentro de la organización en Madrid para la paella, y ahora, entre informes, estamos organizando una competencia por el pastel más delicioso hecho en el microondas.

Cumbre de InnerSource Commons

Según Johannes Tigges, el autor del pastel y la foto, resultó deliciosamente

InnerSource commons es una pequeña comunidad internacional de personas interesadas en el tema InnerSource: la aplicación de los principios de código abierto dentro de una empresa. El tema es interesante, complejo, requiere atención y enfoques especiales. Muchas empresas aplican la práctica, y en cada caso el camino hacia el éxito es diferente: en algún lugar, una pequeña empresa decidió albergar una cultura de desarrollo abierta y madura, donde los ingenieros se comunican entre sí en un lenguaje de ingeniería, en algún lugar una gran corporación resuelve los problemas de dependencia excesiva entre equipos y empresas. con barreras idiomáticas entre unidades de negocio. Esto se discute una vez cada seis meses fuera de línea: una vez en América y una vez en Europa. Esta vez, por razones obvias, no pudimos reunirnos fuera de línea, y para no perder la oportunidad de compartir nuestras mejores prácticas y hablar, decidimos transferir el evento en línea.Compartiré esta experiencia.

Qué bueno fue al principio


Un formato típico para prepararse para la cumbre: durante un par de meses, llamamos una vez por semana, planeamos un fin de semana increíble, lleno de comunicación útil y cerveza española. El proceso es como en los niños adultos: recibir informes, trabajar con oradores, registrar participantes, encontrar patrocinadores, seleccionar comidas y alquilar una habitación. Selección de un lugar adecuado: una sala para la pista principal de informes, la segunda, más pequeña, para "sesiones de trabajo": debates de cámara. La mayoría de las personas involucradas en la preparación trabajan de forma remota, mientras que para la parte receptora (la cumbre se realiza cada vez en un nuevo país), hay más trabajo. Al mismo tiempo hacemos una salidaa una importante conferencia de código abierto para hablar sobre InnerSource. Enviamos un mensaje a todos los participantes de que la conferencia, según lo previsto, se celebrará en Madrid. Una semana después, unas semanas antes del comienzo de la conferencia, se cerraron las fronteras, los aviones dejaron de volar, el régimen "confinado" comenzó en todo el mundo, como dijeron los españoles sentados en casa.

Se trata de comprender que no puede haber un evento fuera de línea y que debe conectarse. En primer lugar, cambiamos el formato: los tres días completos iniciales del evento se convierten en dos días durante cuatro horas. Como ha demostrado la práctica, es difícil mantener más la atención de las personas, los visitantes se cansan. Algunos altavoces se caen inmediatamente, ya que no están listos para conectarse. La participación en un formato virtual implicaba una desviación de la regla de la regla de Chatham House aceptada por la comunidad.prometiendo cierto nivel de privacidad, para completar la publicidad. Se cortaron los tiempos de los informes: en lugar de 30-40 minutos, se dejaron 15 minutos para la presentación para las presentaciones y 20 minutos para las principales notas clave. La decisión es arriesgada, pero qué hacer. Se cambió el formato de los discursos; en lugar de una presentación en vivo, los oradores grabaron el informe de video por adelantado.


Participantes en el concurso de la taza de café

Una parte importante de la conferencia es la comunicación en vivo: si no fuera por esto, podrías haber eliminado la lista de reproducción en YouTube, y la cosa está en el sombrero. Esto ha enfocado cumbres fuera de línea. Esta vez se hizo hincapié en esto y, como mostraron los comentarios después del evento, no en vano. Todo comenzó con la apertura de la entrada a la conferencia 20 minutos antes del comienzo, donde las personas se conocieron y hablaron sobre temas gratuitos, y siempre sucedió, con la excepción del tiempo para las presentaciones. Constantemente encendido cámaras web de los participantes dio el efecto de la presencia personal.

Preparativos de la conferencia


La primera tarea es la elección de la plataforma. Como no había mucho tiempo antes del comienzo de la conferencia, elegimos una opción confiable que tenga en cuenta los criterios:

  • soporte para hasta cien participantes con video;
  • transmitir contenido de video;
  • chat y moderación de los participantes;
  • dividiendo a la audiencia en pequeñas salas de discusión.

Luego escribimos un plan detallado del evento que indicaba los roles, creamos un plan de marketing con los tweets y publicaciones preparados, preparamos un video de los discursos y ritmos. Hicimos instrucciones para los participantes y oradores y ensayamos el proceso. Envió invitaciones al calendario por adelantado.

Los roles fueron los siguientes.

  • El anfitrión es responsable de ingresar a la conferencia desde la sala de espera, distribuir a los participantes a las salas de discusión y espiar el seguimiento del plan.
  • MC (emc o cabecilla): líder del partido. Comienza una conversación entre los participantes, dice las reglas, anuncia oradores, transmite el video, bromea durante los descansos.
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De las 80 personas presentes el primer día, 70 resistieron hasta el final. La mayoría de los visitantes de Europa participaron en la noche, para los habitantes de América era de mañana y para un par de muchachos de China: noche profunda. El segundo día se ofrecieron a llamar a amigos y reunieron a un poco más de cien personas. A pesar de la conexión y el número total de participantes, a juzgar por las revisiones, fue posible mantener la sinceridad del formato fuera de línea. Esto se logró utilizando inserciones interactivas.

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En línea es peor que fuera de línea. Nada supera la comunicación personal. Pero en las realidades actuales, los eventos en línea con un enfoque en la comunicación tienen derecho a la vida. En el formato virtual, hay una dura batalla por la atención: tienes que competir con las notificaciones, YouTube y el deseo de comparar precios en las ventas que están a solo un clic de distancia. Sin cambiar el formato del evento, las conferencias de horas monótonas serán improductivas. Según las revisiones, logramos superarlo.

PD: si su empresa utiliza los principios de InnerSource, escriba PM o en los contactos del perfil.

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