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Cómo trabajar juntos, trabajando separados

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Los medios están llenos de noticias sobre la situación epidemiológica y las recomendaciones para el autoaislamiento.

Pero no hay recomendaciones simples con respecto a los negocios. Los ejecutivos de la compañía enfrentaron un nuevo desafío: cómo transferir a los empleados a una ubicación remota y desarrollar su trabajo para que todo estuviera "como antes" con pérdidas mínimas de productividad.

Lo que funcionó en la oficina a menudo no funciona en condiciones remotas. ¿Qué se puede hacer para garantizar que los equipos distribuidos mantengan una cooperación e interacción efectivas dentro y fuera del equipo?

La disponibilidad de comunicaciones móviles, Internet rápido, aplicaciones convenientes y otras tecnologías modernas, en general, ayudan a superar muchas barreras y a construir un trabajo productivo con socios o colegas.

Pero necesitas prepararte.

Todo irá de acuerdo al plan. Si él es


El trabajo remoto requiere una construcción especial de procesos internos y comunicaciones. Y la fase preparatoria puede eliminar muchas preguntas y problemas antes de que surjan.

Tanto en la oficina como en condiciones de trabajo remotas, todo se basa en cuatro pilares:

  • Planificación
  • Organización
  • Controlar
  • Motivación

En primer lugar, usted y su equipo deben establecer los objetivos correctos, reconstruir el sistema de informes y combinar correctamente las comunicaciones asíncronas y sincrónicas dentro del equipo. La comunicación asincrónica son cartas, chats, informes actualizados y cualquier opción de comunicación que no requiera una reacción inmediata. La comunicación sincrónica es comunicación en tiempo real, con retroalimentación rápida.

Es muy importante recordar que cuando se trabaja de forma remota, la planificación requiere regularidad. Es necesario mantener un equilibrio de trabajo con tareas estratégicas y operativas, para establecer el ritmo de trabajo en tareas prioritarias semanalmente o incluso diariamente. La planificación adecuada y el establecimiento de objetivos harán que el trabajo sea comprensible y ayudarán a evitar el agotamiento. No se sentirán aislados del proceso.

Videoconferencia: herramienta número uno


El aislamiento de los empleados remotos es más informativo que social. No se pierden sentarse al lado de alguien (aunque sucede de diferentes maneras), en su mayoría se preocupan por la falta de acceso rápido a la información y la comunicación con sus colegas. No tienen la oportunidad de hacerle una pregunta a un colega e inmediatamente obtener una respuesta, celebrar una pequeña victoria o realizar una sesión informativa, realizar una sesión de lluvia de ideas o simplemente conversar sobre los planes para el fin de semana.

En parte, este déficit se compensa con los servicios de videoconferencia.

La videoconferencia permite a una o más personas mantener una conversación en tiempo real, ya sea por teléfono o mediante una plataforma de videoconferencia en línea. Las llamadas son un canal de comunicación síncrono, pero también se pueden usar cuando solo una persona habla con un grupo, por ejemplo, para realizar seminarios web . Ejemplos de tales servicios: OVKS de MegaFon , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.

Beneficios:

  1. Las videollamadas transmiten entonaciones, emociones, faciales y otras señales verbales del interlocutor, lo que ayuda a aclarar y comprender su estado de ánimo.
  2. La información adicional aclara los mensajes, agrega contenido emocional y ayuda a construir comunicación y confianza.

Desventajas

  1. Coordinación en el tiempo. Las llamadas solo pueden realizarse en tiempo real, lo que complica el proceso de comunicación para un equipo distribuido en diferentes zonas horarias.
  2. El curso de la comunicación no está documentado de ninguna manera. Las llamadas no dejan un resultado escrito.
  3. Interpretación. La calidad de la comunicación no es óptima para todos (especialmente para aquellos que están aislados en el país). Las palabras no siempre se perciben correctamente.

¿Cuándo usar la videoconferencia?


  • Reuniones regulares, una a una, y grupales.
  • Team Mitapas
  • Planificación y lluvia de ideas (mejor con video)
  • Resolver malentendidos o lidiar con situaciones agravadas o emocionales de otros canales (como correo, chat)

Si cree que su trabajo en equipo en un sitio remoto no es lo suficientemente productivo, no pierda el tiempo, intente cambiar la situación.

  1. Ingrese controles diarios con el equipo.
  2. Siga de cerca el momento y los objetivos de la reunión, escríbalos en la invitación y recuérdeles desde el principio.
  3. Haz tu tarea. Prepárese para la reunión y escriba en papel qué ideas lo llevaron a esta reunión, cuáles son sus expectativas de los participantes y cuáles son sus expectativas de usted.
  4. Pida a los participantes que compartan roles (tome notas, brinde información, actúe como moderador de la reunión).
  5. No celebre reuniones para un equipo grande (más de 8 personas).
  6. No olvide sincronizar sus reuniones con la zona horaria de los participantes.

Cuando todos juntos: cómo organizar reuniones generales de empresa


Las reuniones de todos los empleados de la compañía se han convertido en una forma popular de compartir información.

Hay algunos consejos sobre cómo organizarlos mejor:

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Cuando se trata de lluvia de ideas, es importante que los equipos distribuidos utilicen una herramienta digital común. Le permite recopilar, agrupar y clasificar ideas durante una sesión de lluvia de ideas.

Aquí hay algunos consejos importantes para ayudarlo a asaltar eficazmente:

  1. Un equipo remoto puede elegir una herramienta de gestión de proyectos colaborativa que admita la funcionalidad kanban-board con la que muchos equipos ya están familiarizados, como Trello.
  2. Una alternativa podría ser la herramienta proporcionada por la plataforma de Webinars , un tablero de dibujo que todos ven, y cualquiera de los participantes puede editarlo.
  3. Use la opción de votación para evaluar qué idea es la más interesante de implementar. Todas las estadísticas se pueden cargar más tarde en formato csv o xlsx.

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  4. La experiencia muestra que es mejor advertir a los empleados antes de un asalto para que tengan tiempo de pensar en ideas. Cuando el grupo se reúne, los participantes no vendrán con las manos vacías.

Cuando se usan correctamente, las comunicaciones síncronas, como las videollamadas, pueden ser una herramienta excelente para realizar el trabajo en equipo, hacer un seguimiento de sus resultados y brindar apoyo emocional a todos los miembros del equipo. Y en combinación con herramientas asincrónicas, ayudan a los participantes de procesos distribuidos a ser no menos productivos (y a veces más) que sus colegas en la oficina.

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