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Cómo implementar la gestión del conocimiento: beneficios "bolsas", "multas de loro" y pensamiento de clip

Los principales dolores del negocio son el factor del autobús, la reinvención de la resolución de problemas, el flujo y el estancamiento del conocimiento de los empleados. En KnowledgeConf el año pasado, los desarrolladores, evaluadores y líderes hablaron sobre cómo lograron resolver estos problemas. Queda menos de un mes antes de KnowledgeConf 2020 en línea : es hora de recordar los informes del año pasado y prepararse para una nueva conferencia en línea. En el nuevo formato, se ha vuelto más accesible: más contenido y precios más bajos.



Una base de conocimiento en una compañía farmacéutica con recorridos virtuales en laboratorios, una transferencia de conocimiento de Kamazami de una planta de energía nuclear a otra, automatización de problemas domésticos como parte de la incorporación y micro conferencias en una hora. Todos estos son ejemplos reales de historias de empresas que han implementado total o parcialmente la gestión del conocimiento. Hemos esbozado todo, y para aquellos que quieran estudiar las historias con más detalle, hemos adjuntado videos con versiones completas.

El problema principal en la gestión del conocimiento.


La primera sinopsis del informe de Vladimir Leshchenko "Cómo implementar un sistema de gestión del conocimiento en los negocios" . Por su nombre, parece que Vladimir dará una "píldora mágica" y le dirá cómo implementar la gestión del conocimiento (KM) para que sea bueno. Pero no hay píldoras, solo hay muchos problemas dolorosos.

Vladimir comienza con ideas falsas.

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Todas estas son creencias falsas con las cuales no será posible introducir un CPS, y si tiene éxito, entonces todo se vendrá abajo. Por lo tanto, la primera y principal pregunta es "¿Por qué asignar dinero e implementar un sistema de gestión del conocimiento?"

Solo hay tres razones: informar , ser y ganar . Si su respuesta es la última, diríjase a las siguientes preguntas: ¿cuál es el estado de la empresa en este momento? ¿Existe innovación de producto, edad promedio de los empleados, composición del capital y qué tan sensible es la información (secretos de estado, secretos comerciales)?

Si en 2012 Rosatom hubiera respondido a estas preguntas, el proyecto sobre la introducción del CPS habría sido más barato y más rápido, no en cinco años, sino en tres años.
CPS no es un proceso, sino un proyecto, con todas las características y etapas de la vida.
De nota interesante:

  • Para que RR.HH. no interfiera, deben vender la idea y convertirla en sus clientes.
  • Una planta nuclear ha estado en construcción durante 10 años, y ha estado en operación durante 100 años. Para transferir documentación de una estación nuclear a otra, lleva semanas y documentos para Kamaz (literalmente), y el día del tiempo de inactividad de una planta cuesta 1 millón de euros. 


Los resultados de la implementación del CPS en Rosatom.

El informe es útil para aquellos que están pensando en introducir el CPS en su empresa. Vea el informe para entender para qué prepararse. En el medio del discurso, Vladimir celebró una sesión interactiva donde los oyentes hablan sobre sus errores en la implementación del CPS.


Nota . Cómo implementar proyectos y cómo afectan a CPS, Elena Popkova le dirá a KnowledgeConf 2020 en línea en el informe " Cómo recopilamos la experiencia del proyecto de la empresa "

Creamos la base de conocimiento que usamos


A menudo, una base de conocimiento es un conjunto de documentos incoherentes, grabaciones de video de informes de conferencias, libros, artículos e instrucciones. No usan esa base, porque no está claro cómo buscar y qué. Esta fue la base de conocimiento de BIOCAD hace unos años. Esto fue dicho por Ekaterina Gudkova en el informe "Desarrollo de la base de conocimiento de la empresa que realmente utilizan" .

Para resolver el problema, creamos un sistema con una amplia funcionalidad: conocimiento, eventos, pruebas de conocimiento. Pero incluso el sistema "sofisticado" no ayudó: en 2018, el tiempo promedio que pasó en la base de datos se redujo a unos pocos segundos.
Cuanto más material se carga en la base de datos, menos se lee.
BIOCAD desarrolla y produce drogas. El camino desde la idea hasta la producción industrial de la medicina lleva 10 años, y la mitad de los empleados - RND. En estas condiciones, una buena base de conocimiento para la empresa es vital. 

Por lo tanto, en BIOCAD, para preservar e intercambiar conocimiento, era necesario cambiar no solo los servicios de información, sino también los principios de gestión del personal. Para hacer esto, primero descubrí las principales áreas problemáticas. Este es un sistema y personas.

  • El sistema tiene dificultades con la escalabilidad, los estándares de la compañía, la estructura de datos y los derechos de acceso (hay información confidencial).
  • Es más complicado para las personas : autodesarrollo, curiosidad, responsabilidad.

Un empleado en una empresa no es su puesto, sino un conjunto de roles y competencias. Por lo tanto, fueron "desarmados" en partes: acciones típicas, habilidades, conocimiento. Luego compiló una cuadrícula de roles y habilidades de los empleados. Luego pasamos a las necesidades.
Si desea utilizar el sistema, pregunte al personal.
El personal se dividió en tres partes: principiantes, experimentados y de partida. Cada categoría tiene sus propios requisitos de base de datos. La lista es grande, pero, por ejemplo, los principiantes necesitan un plan de capacitación individual, los experimentados quieren saber más sobre sus colegas y los que se van deben copiar todo el conocimiento en el sistema.

Después de procesar los requisitos, apareció un sistema de etiquetas, un gráfico de etiquetas, un panel de conocimiento, un plan de capacitación individual, visitas virtuales al laboratorio y un bot de preguntas frecuentes.



La idea principal : trabajar en la base de conocimiento comienza con las necesidades de las personas, continúa para determinar las necesidades de cada persona y anticipa los deseos.


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- IT- . . 


El departamento de desarrollo de servidores en Badoo se ha duplicado en los últimos años. En tales condiciones, la incorporación es importante no solo para enseñar habilidades técnicas, sino también para los estereotipos de comunicación en la empresa. Informe Gleb Dekaylo "Bienvenido a bordo: presentando a los nuevos desarrolladores al equipo" sobre cómo automatizar la adaptación del sistema para llegar a la salida de la unidad de combate, un mínimo esfuerzo. El material será útil para equipos grandes y en crecimiento.

Gleb evalúa el beneficio de los equipos en las "bolsas". Un equipo: tres "bolsas" de bien. Hay más tareas y se necesitan nuevos desarrolladores. La compañía espera que con el recién llegado, el equipo traerá cuatro "bolsas" de beneficios, y traerá dos y medio. Porque el tiempo se gasta en clientes potenciales y miembros del equipo.


Expectativas y realidad.

La incorporación tiene dos objetivos: reducir el tiempo de adaptación y fomentar la independencia. Tiene una duración de tres meses y se divide en varias etapas.

El primer día, el líder realiza instrucciones para la oficina. Un mapa interactivo ayuda: muestra dónde están las habitaciones, quién se sienta dónde. Un novato también está esperando un mentor, un especialista genial y propietario de habilidades blandas con el que pueda inculcar una cultura de empresa.



Para reducir los costos del mentor,  delegue todos los asuntos del hogar a individuos . Preparan el lugar de trabajo para principiantes en una lista de verificación con preferencias de hardware, software y tecnología. Por lo tanto, el primer día en la mesa hay una computadora, un teléfono y una hoja con instrucciones: dónde ir, cómo encontrar cuentas y configurar todo. 

El primer día, un principiante está listo para absorber el conocimiento. Está esperando esa lista de tecnologías.



En formas estándar, como conversaciones privadas, videos o Wiki, no se puede explicar todo. Para hacer esto, desarrolló el sistema Quick Start . Compilamos una lista de herramientas y tecnologías, escribimos capítulos y secciones, proporcionamos todo con varias tareas prácticas para cada sección. Se ejecutan como combates: código, push, pero sin pruebas. El resultado es un documento conciso con una estructura clara que cubre todos los temas importantes.

Se inicia un ticket con subtareas para el Inicio rápido. El aprendizaje puro se diluye con tareas reales.



Después de un mes, el recién llegado pasa una prueba anónima. Después de 2-3 meses , se gana experiencia y se hace la tarea final: diseñar una gran característica. La compañía quiere que comprenda y pinte la arquitectura del proyecto sin código. Una semana después, les cuenta a colegas experimentados cómo resolvería el problema. Ahora el principiante está listo. 

Lo que es útil tomar del informe:

  • Automatice los problemas del hogar con listas de verificación.
  • Inicio rápido vale la pena rápidamente.
  • Las tareas prácticas refuerzan el material.
  • La prueba le permite consolidar y calibrar el conocimiento.


Nota . En KnowledgeConf 2020 Online, se ha prestado mucha atención a la incorporación. Por ejemplo, Yevgeny Selevich entregará un informe " Nuevas tecnologías para gestionar la adaptación y el riesgo de perder nuevos empleados ". Eugene le dirá cómo construir el proceso de adaptación en empresas medianas y grandes, y compartirá nuevas tecnologías para reducir la rotación. 

Enseñamos e involucramos en el proceso de transferencia de conocimiento.


Informe de Anna Tarasenko "Cómo involucrar a todos los empleados de una empresa de TI en la capacitación de los recién llegados y entre ellos" sobre cómo organizar la capacitación de los empleados cuando hay muchos recién llegados. Pero también se trata de la situación deplorable en la educación rusa: los estudiantes de los departamentos de TI no conocen los conceptos básicos, no saben cómo practicar, necesitan que se les enseñe desde cero y las consultas son como las de los adultos mayores. 

  • A 7 bits, intentaron la contratación tradicional. Pero los desarrolladores del mercado tienen altos requisitos, bajas calificaciones y sueñan con trabajar de forma remota desde Tailandia.
  • Decidimos capacitar a los empleados por nuestra cuenta. Comenzamos con estudiantes de cursos especiales de universidades. Pero no fueron a clases y no hicieron tarea, y también se ven perjudicados por la demanda de las empresas.
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Desde 2013, cambiaron a pasantías no remuneradas . Son dos meses de trabajo en equipo a tiempo completo. A partir del segundo mes completo en inglés.

La tarea de pasantía es iniciar una startup (aunque esto nunca ha sido posible). El trabajo es supervisado por los empleados de la empresa: enseñan la cultura corporativa y los principios del trabajo en la empresa, por ejemplo, cómo trabajar en un rastreador de tareas o descomponer tareas. Los Nedo-juns no se dividen en backend y frontend: todos están entrenados en una pila completa.

En 2014, organizaron la Conferencia de orientación profesional HappyDev-lite . Propósito: explicar a los estudiantes y estudiantes de secundaria qué es TI.



Los patrocinadores y oradores son compañías de TI: los desarrolladores y gerentes reales están hablando, y los representantes de la compañía están en los stands.
Es importante dar más motivación que información.
Mucha información apaga a los estudiantes. Los estudiantes están más interesados ​​en ver los resultados de lo que estudian en teoría. Por ejemplo, a todos les gustó el informe sobre algoritmos genéticos para resolver problemas de transporte. 

Desde 2016, introdujeron cursos preparatorios antes de la conferencia . Primero, aquellos que podían escribir código en papel fueron seleccionados para los cursos. Pero para la mitad resultó ser difícil, y quienes cayeron se quejaron de que los cursos eran demasiado complicados.

Comenzaron a tomar aquellos que escribieron su propio proyecto y aquellos que aprobaron la preparación para los cursos. En los cursos preparatorios, los estudiantes participan en un proyecto real desde la base de datos hasta el diseño. Prestan mucha atención a los patrones de diseño, las tareas en una máquina de estados finitos y se entiende el código. Por separado, enseñan habilidades blandas: cómo comunicarse, escribir cartas, preparar presentaciones.

Desde este año, 7bits han cambiado completamente a su sistema de capacitación de personal y no están contratando a nadie del mercado. Por lo tanto, la empresa no cuenta con gerentes de proyectos y recursos humanos.

Desde 2018, se ha agregado Coding Garden: preparación para cursos preparatorios , donde los estudiantes desarrollan un juego de consola en C ++. En preparación, se aprieta la base algorítmica y se eliminan los perezosos. A la salida, un proyecto está listo para la selección de cursos.

Resumen:

  • El estudiante paga en 12 meses o 3 en empleo a tiempo completo.
  • El empleado definitivamente se irá, pero le dirá cuán buena es la compañía, y en su lugar vendrá una nueva.
  • Las conferencias no funcionan. En cambio, dan la teoría y la prueba de antemano. Los estudiantes vienen a clases ya preparados.
  • Los profesores son antiguos alumnos de los cursos, y los asistentes en los cursos son pasantes de ayer. Se bombean, enseñando lo siguiente.

Conclusión lateral . Cada año, los estudiantes tienen habilidades de autoaprendizaje cada vez menos desarrolladas y menos y menos conocimiento. El pensamiento de clip no permite mantener la atención durante más de tres minutos: los estudiantes no pueden leer textos grandes y escribir artículos.


Nota . Construir un sistema de capacitación con conferencias y cursos es largo y costoso. Pero siempre hay una alternativa: el aprendizaje en línea. Natalia Mikhailova le dirá cómo crear un curso en línea, que reemplazará la capacitación a tiempo completo en el informe " Cómo sistematizar una base de conocimiento corporativo con un proyecto, hacer amigos y aumentar la lealtad del cliente: la historia de la creación de un curso en línea ".

Deshazte del factor autobús


El informe de Maria Palagina "No quiero mojarse - nadar: intercambio voluntario-obligatorio de conocimiento" sobre cómo aumentar la estabilidad del equipo con un sistema de conocimiento desarrollado. Al agregar un nuevo conjunto de competencias, es fácil intercambiar empleados en equipos y departamentos, liberarlos de vacaciones y reemplazar a los difuntos sin dolor.

El departamento de calidad de Tinkoff ha crecido 1,5 veces en varios años, ahora la compañía tiene más de 350 QA. Debido a esto, surgieron dos problemas: la duplicación del trabajo y el cambio de contexto. El cambio de contexto lleva 15 minutos. En promedio, los equipos de front-end tenían 5 de ellos por día, y esto es una hora de tiempo invertido. La duplicación del trabajo es la invención de las bicicletas.

Para deshacerse de esto, recurrieron a UZ. Organizaron conferencias, desayunos, una demostración, una base de conocimientos, un plan de desarrollo y juegos de hambre.

Conferencias . Al principio repitieron los externos: todo el día, cualquier informe, una gran audiencia, un proyector y cookies.


Foto de una de las conferencias.

Celebramos dos conferencias, pero el resultado no fue agradable. La gente escuchaba informes todo el día, hablaba, pero no recordaba nada. Además, trabajaron peor: en los meses de conferencias emitieron un 25% menos de comunicados.

Cambió el formato a "Desayuno" . Esta es una conferencia matutina de una hora y una charla (o dos breves).

  • Toma un poco de tiempo de trabajo. 
  • Estimula no llegar tarde en la mañana para aprender algo nuevo.
  • Puedes discutir la realidad con números, secretos y casos.
  • Una plataforma para la preparación de oradores: hay más presentaciones externas.
  • Puedes hablar sobre innovaciones y sus resultados.
  • Solo un público interesado, gracias a los anuncios.

Base de conocimientos . Inicialmente, en la empresa era un conjunto incoherente de documentos. Ahora todo en la base de datos está ordenado por filtros (etiquetas). Todas las conferencias, capacitación de empleados competentes, se le agregan instrucciones. Mantener la base de datos estimula el mantenimiento de la documentación; otros departamentos también la iniciaron.
En gestión del conocimiento, el fondo de información principal.
No todos participan en conferencias, no todos leen la base de datos y le agregan algo. Por lo tanto, agregaron algunas responsabilidades: deber, un plan de desarrollo y los juegos del hambre.

Deber de producto . Regularmente, parte de los miembros del equipo se traslada a los vecinos. En servicio se necesita el 10% del equipo y el 20% del tiempo de trabajo: tres personas por un día a la semana.

Para el oficial de servicio, esta es una variedad: no se vuelve agria, adquiere nuevas habilidades y conocimientos, mira su producto desde un lado inusual. Para el otro equipo, retroalimentación objetiva de un ojo "no obstruido".

Plan de desarrollo . Un empleado es evaluado por dos personas: él y su líder. Ellos deciden qué descargar. Los planes son abiertos y con una lista de utilidades: enlaces, libros, cursos, que también se agregan a la base de datos. El plan personal está relacionado con el plan del equipo.

Los Juegos del Hambre - celebrados en la mañana o antes de la cena. Cuando el equipo creció fuertemente, María constantemente explicaba lo mismo. Una vez que decidió introducir "sanciones": hizo preguntas en una reunión general, y el que no respondió se puso de pie. El equipo no entendió que esto era un castigo y les gustó.

Ahora esta es una práctica constante. El mentor verifica el conocimiento de todo el equipo en un juego, incluidos los pasantes. Menos estrés, actividad articular y estimulación del apetito.

Resultados:

  • Implementación más rápida de nuevas soluciones, incluidos proyectos de código abierto.
  • El parque de soluciones tecnológicas ha disminuido y las competencias han crecido.
  • Más cruces horizontales cuando los empleados ofrecen su ayuda a otros equipos.
  • Aparecieron equipos autoformados, incluidos los multifuncionales (control de calidad y desarrollo).

Idea principal:

El proceso de compartir conocimiento no es una varita mágica, sino un catalizador para el desarrollo.


Nota . " Compartir conocimiento a través de estructuras liberadoras " es otra mirada al trabajo en equipo en la gestión del conocimiento. En KnowledgeConf 2020 Online, Anton Morev le dirá cómo desarrollar el trabajo en equipo a través de la comunicación utilizando un conjunto de 33 prácticas.

Nosotros entrenamos un equipo


Miran tiene 56 empleados, 17 de ellos son soporte técnico, que procesa 7,000 boletos cada mes. No se puede tener en cuenta todo el conocimiento, y la empresa está creciendo, los procesos y la comunicación entre los empleados se están volviendo más complicados y el marco regulatorio cambia constantemente. Cómo hacer frente a estas dificultades, dijo Alexander Solovyov en su informe "Experiencia en la implementación de KM en el soporte técnico del centro de datos" .

Al principio, el problema se resolvió mediante regulaciones, exhortaciones, capacitación corporativa y medidas duras y muy duras. Pero estos y otros "26 métodos para montar un caballo muerto" no ayudaron. Un accidente ayudó cuando en una conferencia en 2016 se enteraron de KPI y decidieron implementarlos.

El buen soporte de KPI se deriva de la calidad del trabajo del equipo en su conjunto y de cada uno en particular. Esto significa que es importante impulsar el conocimiento y la experiencia de los ingenieros con capacitación, para modelar situaciones típicas de TP (caso de uso).

La capacitación es una prueba en la que se simula una situación típica: caso de uso. La situación consta de 4 conectados en bloques de significado:

  • información: aquello que debería convertirse en conocimiento;
  • bloquear paquetes de información con vehículos de transporte en la memoria;
  • opciones de respuesta;
  • Enlaces.



El resultado del entrenamiento se guarda y una vez al mes se calcula el número de respuestas correctas e incorrectas. La relación muestra el nivel de conocimiento: soporte de KPI.
La base de KM es la motivación financiera y no financiera.
La gente está poco preocupada por las multas en dinero y más fácil: multas en "loros". Anime a las personas con pequeñas cantidades y tiempo libre para cada caso de uso correcto. Una persona puede pagar sus estudios, odontología o estado físico con tiempo libre. Por ejemplo, en Miran, un día libre cuesta 3.000 rublos. Penalizar solo en tiempo libre ("loros").

No existe una conexión directa entre el nivel de conocimiento y el beneficio. ¿Cómo convencer a la gerencia para que presente KM? Me gusta esto.



Pensamientos filosóficos :

  • Nadie te ayudará.
  • No manipule lo global: decida lo local.
  • No puedes abrazar la inmensidad - delegar
  • No implemente KM donde no haya gestión de motivación.
  • Sin entrenamiento, sin ultrasonido.

  • Una gran recompensa asusta a la gente.


Utilice las técnicas y la experiencia de los oradores e implemente la gestión del conocimiento. Esto se puede hacer en compañías de diferentes tamaños y áreas, desde bancos hasta compañías farmacéuticas. Alternativamente, el algoritmo de implementación general sería:

  • Haga la pregunta "¿Por qué?" Si la respuesta es, impleméntelo.
  • Antes de implementar algo, pregunte a los empleados qué quieren.
  • Involucre a KM en el proceso sin distraerse del trabajo.
  • Motivar financieramente, pero bien no en dinero.
  • Entrena a tu equipo.

KnowledgeConf 2020 Online , . : , , , , . — . 2 , — 4 . 

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