➖ 🐜 🤠 Errores que arruinarán un proyecto de cualquier complejidad. Experiencia de gerentes de Redmadrobot 🤰🏼 🕴🏾 🤱🏻

Nosotros, electricistas, hemos estado lanzando proyectos desde 2008, y durante 11 años hemos formado un fuerte equipo de robomanagers. El bombeo de hierro ayuda a las misiones de combate y una de las más difíciles es administrar el proyecto. Las situaciones en las que se hace necesario asumir las responsabilidades de PM (gerente de proyecto) son diferentes: en marketing, al crear un sitio, en RRHH, al organizar eventos. Recordamos docenas de tales casos.

Hemos preparado una lista de errores cometidos por los nuevos gerentes de proyecto y los hemos complementado con nuestras recomendaciones. El artículo tiene dos opciones de recomendaciones: simples y para aquellos que desean confundirse, con referencias y enlaces a recursos útiles. Por lo tanto, no tendrá la oportunidad de repetirlos con la atención adecuada. Esperamos que esto haga que su proyecto sea más fácil, mejor y agregue previsibilidad al proceso de su creación.

Al principio

Un comienzo exitoso es la mitad del éxito. Aquí hay algunos errores que podrían afectar negativamente el desarrollo posterior del proyecto.

Error # 1: falta de acuerdos de fijación con las partes interesadas

Un momento que no debe descuidarse al principio es una discusión de las expectativas del producto con las partes interesadas, personas u organizaciones que pueden influir en el desarrollo del proyecto.

Consejo: al principio, defina y coordine con todos los interesados las metas y los resultados planificados .

Las expectativas del producto establecen los requisitos para el resultado y afectan significativamente el trabajo posterior de todo el equipo. La coordinación ayuda a evitar posibles malentendidos y desacuerdos sobre el desarrollo del proyecto.

Una solución simple : crear un documento de texto o una tabla donde se recopilarán las expectativas de las partes interesadas. Para simplificar su vida, puede usar nuestra ayuda sobre contenido estructurado .

En el documento es importante no solo fijar las expectativas de todos y cada uno, sino también llevar los deseos a un denominador común. El objetivo debe ser unificado, comprensible y aprobado por todos los participantes. Después de la formación del documento, sincronícelo con el equipo (probablemente obtendrá un par de ideas más) y no dude en enviarlo a las partes interesadas para finalizar todos los puntos.

Opción más complicada :El equipo de analistas y diseñadores de hierro de Redmadrobot en la etapa de lanzamiento del proyecto siempre recopila un pasaporte del producto, un documento que describe las características y los objetivos principales. Contiene indicadores clave y actúa como una guía para el desarrollo posterior de un proyecto o grupo de proyectos. Si desea evitar problemas, debe resolverlo, sincronizarlo con el equipo (recopilar todo tipo de ideas) y coordinarlo con las partes interesadas. Después de eso, los resultados de la coordinación deberían fijarse para todos: enviar cartas, colocar el documento en la nube o crear un tablero en Miro .

Para usar la plantilla de pasaporte para sus propósitos, complétela con las preguntas necesarias basadas en sus detalles

Error número 2: formulación irreflexiva de metas y objetivos en un equipo

Una de las razones por las cuales las ideas no resisten el paso del tiempo es la falta de un "puente de viabilidad". El gerente puede comprender los objetivos de las partes interesadas y cómo lograrlos, pero no representa la visión del resultado. O, todavía ve el resultado deseado, pero no tenga en cuenta todas las dificultades que puedan surgir en el futuro. A la salida, tenemos la vieja "nada", pero nos estamos escondiendo detrás de "factores externos", "actividades no planificadas" y "alguien tiene la culpa, pero no sospechamos".

Consejo: paso a paso, describa en detalle cómo planea implementar los planes .

Una solución simple : una opción para uso independiente: use una de las metodologías probadas para establecer objetivos, por ejemplo, SMART. A menudo usamos enfoques en nuestro trabajo.DoD y DoR .

Pero el proyecto es un asunto de equipo, por lo tanto, si hay una oportunidad para planificar y pensar en la implementación todos juntos, debe usarse.

La opción es más complicada : estudie con sus colegas una de las metodologías para establecer objetivos e implementarla correctamente. Para hacer esto, divida la planificación de resultados en varias iteraciones, y luego realice una inmersión profunda (inmersión en el proyecto) de todo el equipo de acuerdo con la metodología para establecer objetivos. Decida cómo involucrar a todos sus colegas en el proceso de planificación y logro y, lo más importante, asegúrese de que funcione para el resultado que necesita .

Error # 3: cambio de responsabilidad

Aquí todo es simple: la responsabilidad y la distribución de roles en el equipo deben ser claras para todos los participantes. En algún momento (y ciertamente puede suceder, créame) tiene que descubrir por qué algo salió mal y alguien no cumplió una tarea importante.

Consejo: para que esto ocurra tan raramente como sea posible (o mejor no suceda), haga que la distribución de la responsabilidad en el equipo sea transparente. Entonces todos podrán comprender sus tareas y cómo el destino del proyecto depende de su trabajo .

Y en el caso de que algo salga mal de acuerdo con el plan, el gerente debe comprender claramente en qué parte del mismo ocurrió la falla. De lo contrario, PM corre el riesgo de poner en peligro los resultados del trabajo y desmoralizar a todo el equipo. Una de las mejores soluciones para crear transparencia es usar una matrizresponsabilidad. Se puede elegir en función de la complejidad del proyecto, el tamaño del equipo y las preferencias.

Una solución simple si no quieres molestarte y tienes un proyecto pequeño:

Reúnase con colegas e identifique qué roles pueden estar en el equipo. Por ejemplo, el gerente toma notas durante las reuniones y el diseñador las coordina con las partes interesadas: los roles pueden ser cualquier cosa, piense en ellos.
Estime qué roles puede asumir cada miembro del equipo.
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Lo principal es acordar cómo planea interactuar en un equipo y solucionarlo de la manera más conveniente: con texto, en Miro o, por ejemplo, dibujando un mapa mental, según le convenga.

La opción es más complicada : para proyectos grandes, puede hacer un modelo a seguir del proyecto en forma de mapa y agregar una descripción de las funciones de cada rol (esto se puede hacer, por ejemplo, en Miro) .

Pero la matriz en sí misma hará poco bien. Para que el sistema de responsabilidad acumulado dé sus frutos, es necesario monitorear constantemente su implementación. Por ejemplo, para resolver las posibles consecuencias de su distribución: deshacerse de lo innecesario, mejorar el actual y agregar uno nuevo.

En el curso de la implementación: acerca de la implementación

La tarea principal del gerente durante la implementación del proyecto es completar las tareas planificadas que lo llevarán a él y a todo el equipo al resultado deseado. Esto se puede lograr si los cambios se gestionan de manera competente, se introducen mejoras de calidad en los procesos, se eliminan los excesos y se obtiene constantemente un resultado intermedio. Y aquí hay una breve lista de lo que puede obstaculizar este difícil camino.

Error # 4: falta de herramientas de trabajo en equipo

Cualquier trabajo necesita herramientas, pero es importante implementar solo aquellas que contribuyan al desarrollo del proyecto. Desafortunadamente, lo contrario sucede a menudo cuando las nuevas oportunidades agregan burocracia innecesaria, regulaciones dañinas y otras cosas desagradables a la vida del equipo.

Consejo: use solo aquellas herramientas que son vitales para la implementación del proyecto. Incruste en sus procesos y dígale al equipo cómo usarlos .

Luego identifique a los responsables del soporte técnico y la relevancia de las herramientas. Toda la información que contienen debe actualizarse periódicamente, ordenarse de acuerdo con las posibles reglas y ser accesible para el equipo.

Una solución simple :No persiga la moda: use herramientas accesibles y universales, como Trello o las hojas de cálculo de Google .

Gracias a su sistema de tarjeta, Trello es perfecto para distribuir tareas. En ellos puede arreglar partes importantes del proyecto: el proceso de realizar el trabajo, realizar transacciones y aplicaciones, organizar el flujo de trabajo y otras cosas. Bueno, las hojas de cálculo de Google son buenas para su multitarea. En Redmadrobot, los equipos a menudo los usan de varias maneras:

Planificar y gestionar presupuestos de proyectos.
Forme y controle el plan y el progreso de proyectos simples.
Distribuir tareas.
Registre los resultados de las retrospectivas.
Se forma la acumulación del producto.
Planean la carga de recursos de todos los empleados y cada proyecto por separado.
Ensamble monitores de productos y defectos del sistema, etc.

La tarea de una herramienta efectiva es simplificar la vida del equipo. Las hojas de cálculo de Trello y Google hacen un buen trabajo al respecto. Pero independientemente de sus preferencias, existen tipos de herramientas que necesitará en cualquier proyecto: delegación, reuniones o sincronización, gestión de riesgos, canales de comunicación e interacciones.

La opción es más complicada : durante muchos años de daños irreparables a nuestros clientes, hemos creado un sistema de herramientas. Cualquier equipo que trabaje en proyectos de diferentes niveles y complejidad puede usarlo. Puede usarlo como base al crear su propia lista de servicios necesarios .

Error # 5: falta de prioridades claras

En una situación donde todo es prioridad, de hecho, no existen prioridades. Si el trabajo está en pleno apogeo y el proyecto se está desarrollando, esto no significa que el equipo esté avanzando hacia el resultado deseado.

Consejo: priorice cada tarea con precisión para que el equipo comprenda lo que debe hacerse primero .

Así sabrá cómo se distribuyen los esfuerzos entre colegas y se asegurará de que las metas y objetivos en su cabeza coincidan con sus prioridades.

Una solución simple : si tiene un proyecto pequeño, utilice la metodología MoSCoW : es muy adecuado para determinar la priorización. También preste atención a las metodologías RICE e ICE .

La opción es más complicada : en un proyecto grande, ayudará la formación de nuestro propio sistema para priorizar las tareas entrantes. Se puede construir sobre la base de hojas de cálculo de Google o Trello .

Con las hojas de cálculo de Google o Trello, puede crear un sistema con énfasis en las necesidades del equipo. Por ejemplo, las hojas de cálculo de Google le permiten configurar filtros y fórmulas que automatizan la contabilidad. Según los puntos establecidos para un parámetro en particular, los filtros y las fórmulas pueden crear automáticamente una lista final con prioridades, lo que ahorra tiempo.

Error número 6: falta de puntos de control y evaluación del resultado

Si el camino es largo, debe dividirse en segmentos. Dicha técnica ayuda al gerente a controlar mejor el proceso de trabajo, y el equipo ve el resultado y está motivado para trabajar sin disminuir la velocidad.

Consejo: divida cada tarea en microtask y determine el plazo para su implementación. Cuanta más atención preste a los "puntos de control", menos probable es que se deje desatendido algún trabajo .

Solución :

Identificar hitos importantes para la finalización del proyecto.
Para cada punto de verificación, determine el resultado deseado.
Muévase a cada punto de control en pequeñas iteraciones, ajuste el resultado según sea necesario.
Siéntase libre de eliminar lo innecesario.

El proyecto trata sobre la gestión del cambio, así que no tenga miedo de correr riesgos. Lo principal es asegurarse de que el resultado planeado valga la pena y que el equipo apruebe su idea. Y no exagere con responsabilidad. El control total es su enemigo absoluto, lo que lleva a la desconfianza crónica de los colegas y a la creación de una atmósfera hostil en el equipo.

En el curso de la implementación: acerca de la interacción

Los proyectos son implementados por personas que interactúan constantemente entre sí. Su tarea como gerente es comprender cómo nivelar la parte problemática "humana": comunicación e interacción. No cometas los siguientes errores.

Error número 7: no informar al equipo

Para definir claramente el vector del desarrollo del proyecto, la escalación, la resolución de problemas y las solicitudes, es importante informar al equipo sobre todos los cambios de trabajo. Esto se aplica no solo a los colegas, sino también a las partes interesadas.

Consejo: si se enteró de los cambios en el proyecto, entonces no sea demasiado flojo para decirle al equipo al respecto, para esto, organice una información constante de todos sus participantes .

Solución :

Asegúrese de enviar cartas a todos los participantes con el estado del proyecto. Revelar: un estado actual breve, en qué tareas clave está trabajando el equipo ahora, dónde hay problemas y bloqueadores (donde se requiere la atención de las partes interesadas) y qué resultados ha logrado el equipo.
Determine la frecuencia de tales letras.
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№8:

Los problemas en sí mismos no desaparecen ni desaparecen, pero por regla general se acumulan y crean el efecto de una bomba de tiempo. Es ingenuo creer que si no se provoca un problema o conflicto, desaparecerá. Por lo tanto, cada equipo necesita un mecanismo claro para escalar problemas y conflictos. El gerente del proyecto debe ser capaz de tomar las decisiones correctas en situaciones críticas y no planificadas, y encontrar formas de "estancamiento" (en situaciones que requieren revisión).

Consejo: Cree un mecanismo de escalamiento comprensible para problemas y conflictos dentro del equipo. Entonces los colegas entenderán que en cualquier situación serán escuchados y su punto de vista es importante para los demás .

Una solución simple :Informe al equipo sobre las reglas básicas para la escalada. Para hacer esto, formule, como puede ver, el proceso de escalada idealmente, fíjelo en forma de resúmenes simples. Coloque la información en un "espacio común" para que en el momento adecuado todos tengan acceso al documento .

La opción es más complicada : cree su propio sistema de escalado. Para hacer esto, haga una lista de colegas que lo ayudarán a resolver situaciones problemáticas y conflictos, así como a determinar acciones estratégicas. Se han escrito muchos artículos sobre las capacidades de la herramienta de escalado y cómo organizarla, así que si está interesado en este tema, simplemente búsquelo en Google .

Recuerde que el éxito del producto depende de sus decisiones. La prevención de conflictos es una señal de que el equipo está listo para hablar abiertamente sobre sus problemas.

Y en el fin

Un proyecto siempre tiene puntos finales y un final. Reúna su fuerza y no cometa los últimos dos errores en ellos.

Errores n. ° 9 y n. ° 10: falta de reflexión y debate

Bajo las condiciones del proyecto, la falta de análisis a menudo conduce a errores: acciones tomadas, enfoques y prácticas aplicadas, así como procesos recientemente construidos. Usted, como gerente, necesita escuchar y escuchar lo que sucede en su equipo en diferentes períodos de tiempo, y hacer cambios cualitativos oportunos en su trabajo. En tales casos, la reflexión ayuda, lo que le permite comprender el camino recorrido.

Una solución simple : controlar los antecedentes emocionales del equipo, hacer un balance de forma iterativa y constante. Por ejemplo, gasta blues semanal o quincenal. Al resumir, no olvide hacer un corte en las tareas completadas y planificadas. Siempre celebre el éxito del equipo y no tenga miedo de hablar de fracasos. Y hablar de problemas, no solo actuales, sino ya resueltosAsegúrese de registrar los resultados de dichas reuniones y transformarlos en tareas de desarrollo.

Asegúrese de registrar los resultados de dichas reuniones y transformarlos en tareas de desarrollo.

La opción es más complicada : en Redmadrobot utilizamos dos herramientas: una retrospectiva del proyecto del equipo y una reflexión individual para el líder. La retrospectiva ayuda a regular el trasfondo emocional del equipo, elimina los comentarios sobre el período pasado y, lo que es más importante, se agradece entre sí .

La reflexión individual es una herramienta del administrador que ayuda a analizar sus acciones en el proyecto durante el período anterior. Es importante analizar lo que planeaste hacer, lo que obtuviste al final y cómo actuarás la próxima vez. Una fórmula bastante simple para el éxito, si la usa a tiempo y con comprensión.

Los problemas de reflexión se ajustan según la situación, pero solo hay un estándar al compilarlos. Intenta encontrar la respuesta para cada uno de ellos:

¿Dónde estoy?
¿Qué planeé hacer?
¿Qué obtuviste al final?
¿Qué pasó y falló?
¿Qué haré después?

No obtuvimos la lista más completa de errores, pero si ni siquiera puede cometerlos, hará que el proyecto sea más fácil y más eficiente. Nosotros, los robots, estamos convencidos de que cometer errores es el camino hacia la excelencia, porque constantemente aprendemos de ellos. Por lo tanto, le recomendamos que no tenga miedo de correr riesgos. Y también, no olvide escuchar no solo a sus colegas, sino también a usted mismo. ¿Estás de acuerdo?

Kristina Borisova, gerente de proyectos en Redmadrobot, compartió su experiencia irónica.

Errores que arruinarán un proyecto de cualquier complejidad. Experiencia de gerentes de Redmadrobot