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Entre casa y oficina. Cómo organizar el trabajo de un equipo distribuido.

Habr, hola!

Muchas compañías ofrecieron hoy a sus empleados trabajar desde casa. Sin embargo, no todos tienen la oportunidad de trabajar de forma remota. Algunos especialistas no dejan sus puestos de combate en espacios de oficina.

El equipo de Artezio decidió descubrir cómo construir trabajo en un equipo "mixto", que trabaja tanto en casa como en la oficina. Escribimos este texto sobre el ejemplo de cómo se construye un proceso similar dentro de nuestra empresa. También hablaron sobre lo urgente sobre lo real: cuáles son los pros y los contras en el trabajo remoto. 

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Nuestra empresa utiliza el principio: no importa si esos u otros empleados trabajan de forma remota o se sientan en la oficina, tratamos a todo el equipo como si trabajaran en casa con toda su fuerza.

En pocas palabras, no dividimos nuestro equipo en aquellos que se "sientan" en casa o trabajan en la oficina. Esto es necesario para alinear las capacidades de todos los miembros del equipo y proporcionar a todos las mismas herramientas de trabajo.

Cómo se construye el trabajo


Todo comienza con la planificación. Nos permitirá representar claramente el marco de tiempo en el que obtendremos un resultado específico. En principio, siempre es necesario planificar, pero es durante el trabajo de un equipo distribuido que todos necesitan comprender claramente cuándo y cuál debería ser el resultado del trabajo.

Para planificar todo correctamente, debemos recordar algunos puntos.

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Entonces, tenemos un plan, puede ser de cualquier forma: un archivo MPP o texto sin formato. Pero necesariamente debe detallar la secuencia de trabajo, los recursos asignados y las fechas de vencimiento.

Después de la planificación, reflejamos las tareas en el sistema de colaboración en equipo. Para nuestra empresa, esta es Jira. Dice así: 

  • la tarea se asigna en Jira (o usando otra herramienta de colaboración) al ejecutor;
  • el contratista es llevado a completar la tarea, registra a Jira el tiempo que toma para resolver el problema;
  • cuando creamos tareas basadas en nuestro plan, también indicamos las dependencias entre tareas en Jira; También podemos crear nuevas tareas, por ejemplo, si vimos que necesitamos cambiar algo o corregir un defecto encontrado durante la fase de prueba.

Cada tarea tiene su propio ciclo de vida. Por lo general, utilizamos los siguientes estados:

  • “Tarea nueva / abierta”: para nuevas tareas que aún no se han asignado a nadie;
  • “En el trabajo”: se asigna una tarea a un ejecutor específico, se está completando una tarea, hay progreso en la finalización y se están cancelando las horas para esta tarea;
  • “Resuelto / enviado para verificación”: la tarea ha sido completada por el contratista y está siendo verificada;
  • "Redescubierto": según los resultados de la auditoría, la tarea se volvió a abrir.
  • “Cerrado / verificado”: ​​una tarea cerrada, puede deberse al hecho de que está marcada.

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Para comprender cómo se llevan a cabo las tareas y cómo nuestras expectativas de los resultados intermedios corresponden a los resultados obtenidos al finalizar las tareas, controlamos estos trabajos:

  • seguimos el código fuente a través de la solicitud de extracción y llevamos a cabo una verificación del código; después de que el desarrollador complete la tarea, el líder del equipo o el arquitecto verificarán el código;
  • realizamos pruebas: esta es una etapa inmutable que se ha convertido en el estándar durante mucho tiempo, también se aplica al control;
  • Las demostraciones periódicas de los resultados de la iteración se realizan para propietarios de productos, clientes, primero se necesitan para alinear las expectativas del equipo y todas las personas interesadas en el producto.

La clave al trabajar con un equipo distribuido es la comunicación. Todos están en diferentes lugares, y no hay forma de discutir o transmitir algo rápidamente a todos, por lo que las comunicaciones deben planificarse con anticipación, pensarse y utilizarse medios técnicos que les permitan implementarse de manera confiable.

Esto es lo que se usa en nuestra práctica.

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  • . . , , , — , , . — Word Google Docs. Google , . Microsoft. 
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  • — , . Jira, . Skype, Hangout, Telegram Viber. Zoom, . , …



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Las llamadas deben planificarse con anticipación. En casos urgentes, por supuesto, incluso puede llamar en este momento, pero los empleados pueden no estar preparados. La regularidad de las llamadas también es importante, para que todos los miembros del equipo sientan el ritmo, se preparen para un diálogo. Es muy importante que exista la capacidad de demostrar la pantalla y asegurarse de transmitir la voz. La transmisión de video es completamente opcional. La participación de la voz es más importante. Lo principal: no olvide encender y apagar el micrófono a tiempo. Sí, no lo olvide: para que la comunicación sea efectiva, las llamadas deben grabarse y grabarse.

Para la comunicación, con mayor frecuencia usamos Skype y Telegram, es decir, chats grupales para la comunicación operativa sobre temas de trabajo y no laborales.

Plataformas web útiles que se utilizan en eventos fuera de línea (para involucrar a los participantes, mostrar presentaciones). MyOwnConference o iSpring Learn está bien. Dichas plataformas también son adecuadas para la capacitación de empleados en línea. Los oradores hablan y cambian diapositivas desde el teléfono o se conectan a través de video integrado.

Y otra buena idea sería realizar videoconferencias conjuntas diarias por la mañana durante 10-15 minutos. Para los empleados que se encuentran en una ubicación remota, esto les permitirá sintonizar el trabajo, servir como una especie de vínculo entre la casa y la oficina.

Con una gestión adecuada, un modelo mixto puede ser muy efectivo. Por ejemplo, le permite atraer a los especialistas correctos sin importar dónde se encuentren. Esto le ahorrará dinero a la compañía por encontrar un empleado en ciudades con alta competencia de personal. 

Además, la capacidad de trabajar en condiciones cómodas desde casa puede ser una forma de que las empresas atraigan trabajadores calificados, lo que significa que hará que esta empresa sea más experta y competitiva en el mercado.  

Pros y contras de no estar en la oficina


Una de las primeras imágenes de Google para una oficina en casa perfecta . Fuente 

Como mínimo, en las empresas de TI, la mayoría de los especialistas (existe esa sensación) ahora trabajan desde casa. 

Como en cualquier otro enfoque de la organización del trabajo, el "remoto" tiene su propio conjunto de ventajas y desventajas. Algunos de ellos pueden llegar a ser un obstáculo significativo para que varios gerentes transfieran a sus empleados al modo de trabajo remoto. Para otros, abrirá nuevas oportunidades comerciales y aumentará la productividad laboral.

Entre las desventajas están las siguientes (si olvidamos algo, cuéntenos en los comentarios).

  • Disciplina y motivación

Es más difícil motivar a los empleados en el "control remoto", y lo más importante de controlar, que directamente en la oficina. Muchos empleados pueden experimentar problemas de disciplina debido a la falta de un gerente cercano.

  • Controlar

Se asume que monitorear el desempeño de los deberes de los empleados es significativamente complicado con un modo de operación remoto. Como resultado, los plazos originales pueden modificarse o revisarse. 

  • muebles para el hogar

Se cree que el entorno del hogar es menos disciplinado que el entorno de la oficina. Además del horario de otros miembros de la familia, el empleado a menudo se distraerá de la tarea que se le asignó o no trabajará en absoluto.

  • Falta de contacto visual

La barrera psicológica debido a la incapacidad de mirar a los ojos del empleado, para transmitir directamente la información requerida. La incapacidad de acercarse al empleado personalmente y discutir los problemas necesarios puede agravar la situación.

Además de la lista anterior, hay una serie de dificultades que pueden desanimar a los gerentes de transferir completamente a los empleados al trabajo remoto:

  • Características comerciales

Algunas compañías no pueden transferir físicamente ni siquiera una parte de sus empleados al trabajo remoto. Como regla, esto se debe a los detalles del negocio o sus características tecnológicas. Entre los factores adicionales, se pueden observar los requisitos de muchos clientes de empresas sobre contactos personales y comunicaciones directas con ellos.

  • Nivel de especialista

Para los profesionales novatos, su capacitación e implementación pueden ser menos efectivas en el marco de la cooperación remota. Los empleadores prefieren una inmersión rápida y efectiva de "principiantes" directamente en el lugar con un curador experimentado y fijo. La cultura corporativa de una empresa también puede imponer restricciones adicionales.

  • Seguridad de los datos personales y corporativos.

El tema de la seguridad de los datos de la empresa y sus empleados en el modo de trabajo remoto está cobrando gran importancia. El riesgo de ataques de phishing y virus, así como el espionaje industrial y el robo de datos, aumenta significativamente.

  • Relaciones personales y comunicaciones.

El trabajo de oficina clásico ha formado un hábito natural de acercarse a un empleado en cualquier momento de la jornada laboral, consultar, explicar algo con los dedos, aclarar y resolver el problema directamente en el proceso de trabajo.

  • El modo de trabajo remoto impone sus reglas sobre la comunicación. El principio de asistencia mutua está muy presente en el entorno de trabajo remoto, pero debe acostumbrarse a sus características. Por ejemplo, en lugar de la comunicación directa en la oficina, a veces necesita pedir permiso al interlocutor para hacer una llamada telefónica o chatear.

Pero hay ventajas en el trabajo remoto del empleado (realmente esperamos sus adiciones en los comentarios):

  • Cambio de modo de operación

Para muchos psicotipos de la personalidad de los empleados, la capacidad de cambiar el modo de trabajo (o la combinación de los modos de oficina y trabajo remoto) aumenta su productividad y responsabilidad personal.  

  • Orientado a los resultados

Aumentar el papel de responsabilidad por el resultado del trabajo, y no por el proceso en sí. Transparencia del resultado. Conciencia de lo que se espera de usted "a la salida".

  • Motivación no financiera

Una oportunidad adicional para que el empleador motive o recompense al empleado.

  • Disciplina

Reduciendo los riesgos de llegar tarde, fuerza mayor relacionada con una situación de tráfico o clima.

  • Comodidad laboral

La ausencia de ruido extraño, la capacidad de ajustar el microclima y el entorno para satisfacer sus necesidades.

  • Menores costos de operación

Por ejemplo, alquiler de locales y gastos para las necesidades domésticas de la oficina.

Lo más probable es que no exista un enfoque único e inequívocamente correcto para organizar el trabajo remoto o depurar el proceso de trabajo con un equipo distribuido. 

Cada líder o propietario de un negocio en el primero realmente aplica este o aquel enfoque en su caso particular. Donde es posible ser más flexible, sin perder al mismo tiempo en los indicadores actuales, y donde vale la pena mostrar moderación y resistencia. 

¿Cómo trabaja su empresa con un equipo distribuido y transfiere empleados a una ubicación remota?

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