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Cariño, matamos a la burocracia: cómo la digitalización está cambiando el diálogo entre proveedores y X5

Cuando tiene 5 mil proveedores, un gran flujo de documentos y negocios en todo el país, el esquema habitual de recopilación de datos requiere un tiempo valioso. El tiempo es dinero, como saben, por lo que en X5 pensamos constantemente en cómo optimizar el proceso de intercambio de datos maestros con proveedores, y ya hemos logrado un buen resultado. La última vez hablamos sobre cómo optimizamos el listado de productos al agregar otra unidad a la cadena. Hoy hablaremos sobre el nuevo portal para proveedores y por qué vemos el futuro detrás de esto.



Hoy, todas las compañías se conectan. Cada vez más clientes eligen productos en el estante electrónico y utilizan un dispositivo móvil o computadora de escritorio para obtener información sobre el producto. La calidad y la confianza en esta información por parte del cliente es un punto de competencia con otros jugadores en el mercado.

Las plataformas para almacenar datos en el X5 eran anteriores. Eran ligeramente diferentes y no cumplían los parámetros requeridos. Se eligió el sistema MDM porque es arquitectónicamente conveniente tanto para el soporte como para los usuarios. En este sistema, además de almacenar e ingresar datos, no hay nada: ni informes, ni ventas, ni envíos, ni surtidos. Este es un entorno arquitectónico confortable de alto nivel en el que mantenemos los datos en esas perspectivas en las que nos sentimos cómodos.

Al crear un portal para proveedores, brindamos a nuestros socios un proceso conveniente para el intercambio de datos maestros. El proceso donde el proveedor realiza el control de entrada y calidad de los datos en el portal. Nuestro objetivo es abolir los medios en papel como un fenómeno y esforzarnos por garantizar que el proveedor pase todos los controles en el portal. Como resultado, X5 ya cuenta con datos verificados y de alta calidad, y el gerente de categoría solo necesita decidir si está interesado en este producto o no. Basado en la experiencia con Marte, ambas partes llegaron a la conclusión de que el Portal que ofrecemos acelera significativamente el proceso de introducción de una nueva variedad.



Anteriormente, el proveedor transmitía información del producto al gerente de categoría en forma electrónica o impresa. Los datos se transfirieron al sistema MDM interno manualmente.
Por ejemplo: para hacer ajustes para cambiar el empaque de los productos, el proveedor tuvo que escribir una carta al departamento comercial, luego la solicitud se transfirió a los departamentos internos de la empresa para procesar y realizar cambios.
"Esta era una gran cadena burocrática, y el proveedor mientras tanto pensaba: ¿y a quién debo decir que mi vida útil ha cambiado algún día?", Dice Natalya Goncharova, directora del departamento de datos maestros de productos de X5 Retail Group.

Ahora, el proveedor, al ingresar al portal, puede ingresar todos los datos en forma electrónica, realizar un seguimiento del estado en su cuenta, enviar información sobre nuevos productos, hacer ajustes a los productos existentes.

El proveedor también puede usar los servicios para digitalizar datos maestros por uno de los proveedores de servicios de contenido:

  • LLC Diskom
  • Corus Consulting CIS LLC
  • BrandKvad LLC



¿Qué hemos logrado? El resultado principal: el proceso de procesamiento de datos se redujo en tres días. Los comentarios de los proveedores muestran el interés del Portal, muchos ya están "ordenando nuevas funciones y botones". Continuamos desarrollando el Portal, teniendo en cuenta las opiniones y solicitudes de los proveedores, especialmente con respecto a verificaciones adicionales sobre la exactitud de los datos ingresados.



Sucede que los datos maestros se cruzan y divergen dentro de los sistemas IS de la compañía, manteniendo que parte de los datos es duplicada por las unidades de negocios, en este caso hay confusión, lo cual es difícil de eliminar. Volver a verificar toma tiempo y aprovecha todo el potencial burocrático. En X5, nos esforzamos por crear y mantener un "registro dorado de bienes". Esto es principalmente un conjunto de atributos críticos del negocio cuya corrección afecta los procesos logísticos y de ventas. Nuestra actividad tiene como objetivo garantizar que los bienes tengan una única fuente de verdad sobre ellos, porque si esto no es así, entonces esto es un problema.
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