Cómo organizar el proceso de planificación en SAP Analytics Cloud

Los sistemas de planificación y presupuesto han existido durante décadas, y uno de los principales problemas de esta clase de sistemas sigue siendo la flexibilidad insuficiente. Casi todo el mundo está haciendo frente a la laboriosa tarea de recalcular y consolidar datos. Y cuando se trata de cambiar el modelo de negocio y el modelo de datos, según el cual se lleva a cabo el nuevo cálculo de los indicadores planificados, casi nadie puede hacer frente. Por ejemplo, al realizar reorganizaciones o decidir la externalización de procesos de producción individuales, el sistema de planificación debe adaptarse y permitir cambios muy rápidos en todos los documentos de liquidación relacionados con la formación de costos y resultados financieros. La consideración de estos requisitos no debe conducir a la formación de un sistema en el que los costos de planificación excedan el efecto obtenido de la implementación.

La planificación es el establecimiento de objetivos estratégicos de un negocio, y luego determinar cómo lograrlos mediante la creación de presupuestos anuales, el seguimiento del progreso en pronósticos y escenarios de modelado para encontrar nuevas oportunidades. Todos los planes se forman proyectando datos históricos para el futuro, recopilando información de diversas áreas funcionales y teniendo en cuenta las tendencias, los riesgos y las posibles oportunidades de mercado. Por ejemplo, la gerencia ejecutiva de un fabricante de bicicletas observa una creciente demanda de bicicletas eléctricas y decide aumentar las ventas de este tipo de producto en un 20% en los próximos tres años. En el presupuesto para el próximo año, el departamento de finanzas determina los costos e ingresos totales resultantes de la implementación de este plan.

Sin embargo, la planificación de actividades no se limita a ejecutivos y analistas financieros. Existe una colaboración de departamentos en toda la organización:

• Los gerentes de ventas establecen nuevas cuotas y determinan qué regiones y en qué medida aumentarán las ventas. Impulsan las ventas de bicicletas eléctricas con mayores comisiones.
• El departamento de marketing está planificando promociones y campañas para aumentar las ventas de bicicletas eléctricas.
• El departamento de operaciones garantiza la disponibilidad de la cadena de suministro y la capacidad de producción para aumentar el inventario de este tipo de producto.
• El departamento de recursos humanos planea contratar especialistas técnicos que tengan experiencia trabajando con motores eléctricos y crear nuevos recursos de capacitación para el personal existente.

Cada una de estas acciones está asociada con un plan financiero central y un objetivo común establecido por la gerencia. Dado que cualquier plan es complejo y se forma con la participación de todos los departamentos de la empresa, trabajar con hojas de cálculo independientes o en sistemas de planificación dispares puede retrasar el proceso, introducir errores e incertidumbres. También hace que sea difícil adaptarse a un mercado que cambia rápidamente.

En esta situación, SAP Analytics Cloud ayuda mucho debido a la amplia gama de funciones de planificación, inteligencia empresarial, pronóstico y colaboración que hacen que el proceso de planificación sea más fácil y rápido. La simplicidad y velocidad en esta herramienta se debe a su flexibilidad. En cada etapa, se pueden hacer cambios, y las etapas siguiente y anterior reflejarán los cambios realizados.

En general, el proceso de planificación en SAP Analytics Cloud tiene este aspecto (Fig. 1)


Figura 1.

Preparación. Primero, preparamos los datos para el trabajo: nos conectamos a las fuentes, creamos un modelo de planificación basado en ellas. Posteriormente, se enriquecerá automáticamente con nuevos datos de fuentes de origen de acuerdo con un programa especialmente configurado por nosotros.

Calendario A continuación, se lleva a cabo el proceso de formar un calendario de tareas, que le permite organizar muchos flujos de trabajo paralelos, nombrar ejecutores y revisores, y establecer plazos. El calendario rastrea el progreso de las tareas y procesos y la carga de trabajo de los empleados (Fig. 2).


Figura 2.

Predecir.Por supuesto, cuando se elabora un plan, los datos históricos o un pronóstico basado en ellos, siempre forman la base. Con la función de pronóstico predictivo, con solo hacer clic en un botón, puede obtener un pronóstico automático y mostrarlo en el gráfico de dinámica de series de tiempo o ponerlo directamente en la tabla principal con el plan (Fig. 3).


Figura 3.

Plan. A continuación, vamos directamente a la planificación. Con estas funciones en SAP Analytics Cloud, puede implementar:

• Construcción de planes estratégicos.
• Análisis presupuestario y distribución de sus artículos.
• Comparación de presupuesto y previsión con hechos.

Uno de los mayores problemas de planificación en una organización es la necesidad de construir muchos planes: ventas, producción, finanzas y recursos humanos. Y un tema separado es la creación sobre la base de uno consolidado.

Por ejemplo, cuando un analista completa la planificación de ventas, puede transferir los ingresos generados a la planificación de pérdidas y ganancias. Del mismo modo, los planes de recursos humanos y ventas, ventas y finanzas están vinculados. Al mismo tiempo, los datos financieros provienen directamente de SAP S / 4HANA, los datos de recursos humanos de SAP SuccessFactors y los datos de ventas de SAP IBP (Fig. 4).


Figura 4.

Por ejemplo, necesitamos actualizar el pronóstico de ventas para un determinado tipo de producto. Para hacer esto, simplemente seleccionamos la celda deseada e ingresamos el porcentaje de crecimiento deseado. Después de realizar cambios, el sistema volverá a calcular todos los indicadores dependientes y los resaltará en color. Además, las tablas en SAP Analytics Cloud pueden funcionar como hojas de Excel, es decir, podemos hacer algunos cálculos intermedios libremente en la página del informe (Fig. 5).


Figura 5.

La herramienta también le permite automatizar los procesos de asignación.

Distribuir Con esta función, el usuario puede mover valores de una celda a otra en el mismo nivel de jerarquía dentro de cualquier dimensión disponible. Supongamos que queremos redistribuir los valores planificados de los costos operativos entre categorías de bienes (Fig. 6).


Figura 6.

Después de seleccionar la celda de origen deseada y llamar a la función "Distribuir", aparece un cuadro de diálogo que le permite simular varias opciones para distribuir el valor existente. Podemos elegir la analítica y el nivel jerárquico necesario dentro del cual se pueden mover los valores. En el ejemplo anterior, 50 millones se redistribuyen de la categoría de productos de Ropa a Calzado.

Extensión Con esta función, puede implementar el proceso de distribución de valores desde una celda en la parte superior de la jerarquía hasta la parte inferior. Esto se puede hacer automáticamente o por personalización.

Si se ingresa un nuevo valor en una celda vacía, entonces para los niveles inferiores de la jerarquía de la misma dimensión, este valor se distribuye en todos los artículos en partes iguales.

Pero también existe la oportunidad de hacer la distribución manualmente. Por ejemplo, queremos distribuir el costo de los salarios por región. Después de seleccionar la celda deseada y llamar a la función Difundir, vemos un cuadro de diálogo. En él, puede especificar la distribución deseada de este tipo de costo manualmente, utilizar la función de copia de cualquier celda seleccionada en la tabla o seleccionar uno de los scripts de autocompletar disponibles (Fig. 7).


Figura 7.

Asignar.Otra función de asignación le permite distribuir el valor en varias celdas en un cierto nivel en la jerarquía de cualquier análisis. A diferencia de las funciones Distribuir y Difundir, aquí no se requiere una celda de origen específica. Supongamos que queremos agregar 50 millones al plan de costos de ventas y marketing para un tipo particular de producto. Usando la función Asignar, podemos agregar un valor a un artículo de costo específico y distribuirlo (Fig. 8).


Figura 8

La herramienta también le permite automatizar el flujo de trabajo de planificación mediante la creación de acciones de datos. Estos son procesos que incluyen funciones de copiar y pegar, así como fórmulas complejas que utilizan scripts. Con su ayuda, es posible simular procesos como la planificación del flujo de efectivo, la depreciación y las operaciones de transferencia. El usuario desarrolla procesos de diferentes niveles de dificultad en un conveniente modo de simulación, puede integrarse en los informes y lanzarse con el clic de un botón. En otras palabras, es un análogo de macros en Excel, pero funciona en modo de código bajo.

Las operaciones de copia facilitan el movimiento de datos entre diferentes modelos. Por ejemplo, si tenemos modelos separados para planificar el personal y los gastos, podemos usar Acciones de datos para copiar datos de estos modelos al modelo financiero central.

Supongamos que queremos crear un proceso automatizado de transferencia de valores de saldo al final del período anterior en una celda desde el saldo hasta el comienzo del actual (Fig. 9).


Figura 9. Puede

crear dicho proceso utilizando un editor visual simple o escribiendo un script en el lenguaje lógico BPC, que puede ser familiar para los consultores de SAP BPC. Es importante tener en cuenta aquí que el sistema ayuda al usuario a construir código al ofrecer posibles opciones para las funciones.

Este es el proceso construido en el editor visual (Fig. 10).


Figura 10. La

creación de una acción de datos se lleva a cabo en varias etapas. Primero "dibujamos" la estructura de contenido:

• en primer lugar, imponemos condiciones para la transferencia de solo activos y pasivos, cuentas y patrimonio,
• luego modelamos la fórmula para transferir el saldo final del mes anterior al saldo inicial del mes actual,
• la segunda fórmula contendrá el cálculo del saldo final del mes actual,
• colocamos todas las fórmulas en un ciclo para que las acciones que hemos prescrito se repitan para cada mes del año en curso (Fig. 11).

Figura 11.

Después de construir la estructura de contenido, seleccionamos un segmento de datos específico, aplicamos filtros y comenzamos a llenar las fórmulas con el contexto: elementos e indicadores de medición específicos, en otras palabras, explicamos al sistema exactamente a qué se deben aplicar las fórmulas dadas.

Luego agregamos el botón que inicia la Acción de datos creada directamente al informe analítico, y obtenemos los resultados necesarios en el momento de presionar (Fig. 12).


Figura 12.

Bloqueo de datos. Esta funcionalidad le permitirá imponer restricciones en la edición de ciertas secciones de datos para usuarios específicos o sus grupos. Si se requieren más cambios en la configuración de bloqueo de datos, puede programarlos en el calendario de tareas, que se mencionó al principio del artículo (Fig. 13).


Figura 13.

Versionado. Además, el usuario puede ver cómo los diversos planes se relacionan entre sí y con los datos reales. Se debe hacer un análisis de las desviaciones y los planes deben mantenerse dentro del presupuesto. Todo esto es posible gracias al control de versiones, que le permite construir simultáneamente escenarios de planificación alternativos y compartirlos dentro del sistema, sin crear confusión y mantenerlo sin cambios (Fig. 14). conjunto de datos original.


Figura 14.

Visualización.La etapa final del proceso de planificación en SAP Analytics Cloud será el reflejo de los resultados de una manera conveniente para la percepción visual. Para cada versión de presupuestos y pronósticos, se pueden construir objetos de visualización que reflejen claramente la diferencia entre ellos (Fig. 15).


Figura 15.

Comunicaciones. Además de todas estas etapas, todo el proceso de planificación se acompaña de una comunicación constante entre los usuarios del sistema. Los empleados pueden dejar comentarios en cada horario o en una celda específica de la tabla, marcar a cualquier usuario del sistema y llevar a cabo una discusión en un chat especial (Fig. 16 a, b).


Figura 16 a.


Figura 16 b.

Por lo tanto, la metodología de planificación en SAP Analytics Cloud es un ciclo que le permite poner todos los procesos "en funcionamiento", mientras deja la posibilidad de cambios flexibles.

SAP Analytics Cloud es adecuado para crear un sistema de planificación corporativa para la empresa, así como para planes de puntos de departamentos individuales.

Esta herramienta es una solución independiente y puede formar parte de una arquitectura de múltiples proveedores. La integración de SAP Analytics Cloud con las soluciones de SAP es nativa, además, hay contenido comercial estándar para varias industrias y líneas de negocios. Muchos de los informes predefinidos de esta lista incluyen escenarios de planificación para herramientas como S / 4HANA, IBP, Ariba, Success Factors y muchas otras soluciones de SAP. Hablaremos sobre escenarios de planificación conjunta con SAP Analytics Cloud en los siguientes artículos.

Además, en el próximo artículo hablaremos sobre AutoML y sus capacidades, así como sobre cómo usar la plataforma SAP Cloud para crear extensibilidad para los sistemas ERP.

Publicado por Anastasia Nikolaevich, arquitecta de soluciones empresariales de SAP CIS