Automatice los procesos de recursos humanos con Microsoft Teams, PowerApps y Power Automate. Solicitudes de retiro de empleados

¡Buen día a todos! Hoy quisiera compartir un pequeño ejemplo de automatización del proceso de creación de aplicaciones para nuevos empleados que usan Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate y Teams. Al implementar este proceso, no necesita comprar planes de usuario individuales de PowerApps y Power Automate; las suscripciones de Office365 E1 / E3 / E5 son suficientes. Crearemos listas y columnas en el sitio de SharePoint, PowerApps lo ayudará a crear el formulario y Power Automate le brindará la capacidad de personalizar la lógica de los procesos comerciales. El proceso final está conectado con el equipo de MS Teams. No perdamos el tiempo y veamos qué pasa.



En la primera etapa, creamos listas y detalles. Necesitaremos listas:

1. Solicitudes de retiro de empleados
2. Divisiones
3. HR por unidad
4. Administradores

Cada lista desempeñará un papel en el futuro, y veremos cuál. Creamos los detalles y configuramos el menú de navegación:

Powerapps

Ahora, hagamos un formulario para la lista de Aplicaciones de Retiro de Empleados usando PowerApps. En el formulario final, se verá así:



en el campo "Empleado", los usuarios de Office 365 se seleccionan de la lista de usuarios, "Fecha de lanzamiento" se indica en el calendario, "Departamento" se indica desde el directorio de departamentos y "HR" se selecciona desde el directorio "HR por departamentos" :



Pero debe asegurarse de que la lista de recursos humanos disponible para la selección sea filtrada por la unidad indicada en el formulario. Use una fórmula para filtrar datos en PowerApps. Para la propiedad "Elementos" del campo "HR", escribimos:



Además, en el formulario, puede realizar pequeñas configuraciones para el valor predeterminado para el campo Estado. Para la propiedad "Predeterminado" del campo "Estado", escriba:



Si se abre el formulario de creación de elementos, el valor "Nuevo" se escribirá en el campo Estado; de lo contrario, el valor de la columna de SharePoint para el elemento actual se sustituirá en el campo de estado en el formulario.

Uno de los problemas con PowerApps es la incapacidad de recuperar fácilmente datos de grupos de SharePoint. A este respecto, no es posible configurar fácilmente la visibilidad / disponibilidad de campos u objetos en el formulario si desea sintonizar la unión del usuario al grupo de SharePoint. Pero puedes hacer una solución alternativa. Especialmente para esto, hemos creado una lista de administradores por adelantado:



Esta lista contiene el campo "Empleado" con el tipo "Usuario o grupo" que se muestra solo en el formulario y el campo "Nombre", en el que se escribe el nombre del empleado seleccionado, que se muestra solo en la vista de lista. Ahora, hagamos un pequeño truco en PowerApps. Por ejemplo, puede configurar la disponibilidad de cualquier campo con la condición de que el usuario actual esté en la lista de Administradores. Encontramos la propiedad "Modo de visualización" del campo "Fecha de lanzamiento" y escribimos:



De acuerdo con esta fórmula, si hay al menos un empleado en la lista de administradores cuyo inicio de sesión coincide con el inicio de sesión del usuario actual, el campo estará disponible para su edición, de lo contrario, para su visualización. Para una mayor confiabilidad, ponemos el inicio de sesión en minúsculas, de lo contrario, hay todo tipo de casos.

Es posible que haya notado que hay un botón "Acciones en la aplicación" en el título del formulario:



Este botón irá a otra pantalla, donde, por conveniencia, se recopilan todas las acciones posibles en la aplicación:



después de hacer clic en cada botón, se abre una ventana adicional de acciones, por ejemplo, si se selecciona la acción "Cancelar solicitud", se abre una ventana adicional con la capacidad de ingresar un comentario:



Después de hacer clic en el botón "Confirmar", el estado de la aplicación cambia, y esto puede hacerse incluso sin iniciar la transmisión de Power Automate. Utilizaremos la función "Parche" para la propiedad "OnSelect" del botón:



Al usar la función Parche, actualizamos el elemento de la lista de aplicaciones filtrándolo por el identificador del elemento actual. Cambiamos el valor del campo "Estado" y vamos a la pantalla principal. Para los botones de acción restantes, la lógica es similar.

Queda por configurar el flujo de negociación. Hagámoslo en su forma más simple.

Automatización de energía

Nuestro flujo de aprobación comenzará automáticamente cuando cree una aplicación. Durante la implementación, se cambiará el estado de la aplicación, se recibirá al jefe de división y se enviará una notificación de una nueva aplicación al jefe. Para determinar el líder, tenemos un directorio de "Departamentos":



Creamos una transmisión Power Automate:



durante la ejecución de esta transmisión, el jefe de la división recibe una notificación por correo electrónico sobre la creación de una nueva aplicación y puede hacer clic en el enlace para tomar una decisión haciendo clic en el botón: Hacer clic en el botón



"Aceptar" o “Rechazar” también activa el subproceso de Power Automate, que cambia el estado de la aplicación y envía un correo electrónico de notificación a un especialista en recursos humanos:



el proceso está listo.

Equipos

Y el toque final es la organización de la colaboración con este proceso. Para hacer esto, conectamos el proceso con el equipo de MS Teams:



ahora, todos los miembros del equipo de MS Teams tienen acceso al proceso de salida de nuevos empleados en una pestaña separada.

Por supuesto, la coincidencia de etapas múltiples se puede proporcionar en la lógica de flujo, además existe la posibilidad de usar el componente Aprobaciones para asignar tareas de Power Automate. También puede configurar informes y generar notificaciones que se enviarán al chatbot de Microsoft Teams. Pero más sobre eso en los siguientes artículos. ¡Gracias por su atención y que tenga un buen día!