🏒 👨🏻‍🎨 🗾 Lifehacks para organizar eventos en línea 🧒 🏻 🤦🏿

He estado organizando conferencias de TI fuera de línea durante muchos años. Pero las nuevas realidades están obligando a nuestro equipo a explorar las posibilidades de conectarse en línea. En este artículo, recopilé información y trucos de vida de artículos de colegas extranjeros. Muchos consejos serán relevantes para los organizadores de eventos fuera de línea.

Formatos de eventos en línea

En Vivo

La opción es la más cercana al formato de eventos fuera de línea, solo sin hablar durante los recesos. Los oradores y los oyentes al mismo tiempo están conectados a la plataforma, los informes se entregan "en vivo", los participantes se comunican en un chat y hacen preguntas.

Ventajas: formato claro y simple, los altavoces no necesitan hacer grabaciones preliminares.
Desventajas: muchos riesgos y situaciones descontroladas para los organizadores: los oradores tienen problemas con la parte técnica / el orador simplemente no aparece en el momento adecuado, los problemas técnicos de la plataforma.
Vivir por días o semanas.

Este formato hace que el evento sea un mini-festival. Esto puede incluir varias sesiones adicionales, discusiones y discusiones, algunas redes, que amplían significativamente la interacción durante el evento.
En la grabación

Todas las sesiones están pregrabadas y se muestran el día designado del evento.

Ventajas: menor riesgo para los organizadores.
Desventajas: más preparación preliminar y sin sentido de "evento", ya que todo ya se ha registrado de antemano.
En una grabación que involucra

En este formato, los discursos mismos se graban, pero los oradores están presentes en línea durante la conferencia y pueden responder preguntas y realizar otras actividades.

Beneficios: los oradores pueden centrarse en comunicarse con los oyentes. En este formato, el chat en vivo y la grabación están más equilibrados.
Desventajas: se requiere la organización de grabaciones de video de actuaciones.

Se puede encontrar más información sobre formatos en este artículo .

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Un ejemplo del discurso en vivo de un orador en una conferencia fuera de línea

Independientemente del formato que elija, hay una serie de consejos y trucos generales sobre los que escriben fuentes extranjeras. Entonces, decidió organizar su evento en línea.

Trucos de la vida

1. Encuentre una "gran idea" para su evento

Es relativamente fácil reunir oradores, programar varios días de seminarios web y llamarlo todo una conferencia en línea. El problema con este enfoque es que, como resultado de la sesión, como regla general, están poco vinculados, los participantes reciben solo hechos selectivos y se lleva a cabo muy poca capacitación real.

Encuentre la "gran idea" que une su evento. Esta idea debería convertirse en una sola línea alrededor de la cual puede construir todos los informes y conectarlos entre sí.

Para resaltar estas conexiones para los participantes, puede organizar sesiones introductorias "preparatorias" y finales "resumidas" en cada día de la conferencia.

Use sesiones preparatorias (aproximadamente 30 minutos) para resaltar uno de los temas o ideas principales de la conferencia, para contar cómo se relacionan los informes del día siguiente y qué los une.

Al resumir las sesiones, invite a los participantes a hacer un balance del día, pensar en lo que han experimentado y decirles cómo planean actuar.

2. Cree un lugar para que los participantes interactúen

Una de las principales desventajas de los eventos virtuales generalmente se llama la incapacidad de lograr el mismo nivel de comunicación que en los eventos fuera de línea. Aunque la comunicación cara a cara tiene cualidades que no se pueden traducir a un entorno virtual, el nivel de interacción que puede crear en la red es bastante alto, si hace un esfuerzo.

Como plataforma de seminario web, puede utilizar servicios que tienen la opción de realizar sesiones en vivo. Por ejemplo, Zoom le permite conectar el chat además de la función de preguntas y respuestas durante los seminarios web.

Encuentra un moderador de chat por separado. Prepare las preguntas iniciales adecuadas de antemano, que podrá enviar al chat y comenzar la discusión. Pídale al moderador que aliente constantemente a los oyentes a participar en la conversación.

Después de las sesiones en línea, proporcione un lugar donde la discusión pueda continuar entre presentaciones y después de ellas. Por ejemplo, los grupos privados Facebook y LinkedIn son adecuados. Y los servicios especiales ayudarán a integrar el muro de discusión y las características de las redes sociales con WordPress.

Tenga en cuenta que las discusiones nunca comienzan así. Necesito recordarle a la gente que participe. Invite constantemente a los participantes a chatear durante las sesiones en vivo. Después del evento, incluya en el boletín de correo electrónico menciones de las discusiones más activas en grupos y ponga enlaces a ellas.

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Utilice grupos privados en redes sociales o mensajeros instantáneos como plataformas para debates

3. Use al menos un video en vivo

Incluso si su evento está totalmente programado en la grabación, use al menos algún video en vivo. Por ejemplo, un moderador puede representar a los oradores al comienzo de un informe. El objetivo es mostrar que, si bien el entorno de aprendizaje puede ser "virtual", está lleno de personas reales, las personas que están allí para aprender y debatir.

Tenga en cuenta que los participantes verán tanto al orador como a su presentación. Esto se aplica a los eventos que se realizan en línea, así como en la grabación. Los "marcos" del orador y la presentación pueden reemplazarse entre sí en el momento adecuado o combinarse en una ventana.

Por ejemplo, en nuestras conferencias fuera de línea, el voluntario Stas Fomin grabó actuaciones para su biblioteca 0x1.tv y luego agregó presentaciones al video.

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Agregar una presentación al video del orador

4. Proporcionar excelente atención al cliente

Asegúrese de que todos los participantes entiendan qué informes, cuándo y dónde se llevarán a cabo, cómo obtener acceso, cuándo estarán disponibles los registros, etc. Asegúrese de que los enlaces de navegación a la información clave se encuentren en las áreas obvias del sitio web de la conferencia y envíe recordatorios a la lista de correo registrada varias veces con toda la información necesaria.

Coloque su dirección de correo electrónico y número de teléfono de soporte en el pie de página del sitio, cree una página de contacto y recuerde a dónde ir para obtener ayuda en el boletín.

5. Hable con los oradores de antemano

"Hable en voz" con sus altavoces antes de que hablen. Cuéntanos más sobre tu audiencia, las expectativas del informe, que generalmente es mejor percibido por la audiencia. Descubra qué preguntas el orador planea discutir y discuta cómo puede ayudar a que la sesión sea lo más exitosa posible.

Programe un tiempo de "ejecución de prueba" para cada informe. Hágalos con anticipación para dejar tiempo a los oradores para finalizar el material y volver a escuchar si es necesario. Presente al orador todos los matices técnicos del servicio para la conferencia en línea en la que decidió realizar un evento.

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Hable con sus presentadores antes del evento.

6. Dirigirse a los participantes como coautores

Solicite a los participantes casos específicos para algunas presentaciones. Por ejemplo, los solicitantes de registro pueden proporcionar una descripción de su tarea de proyecto o un fragmento de código para analizar en una presentación.

Realice sesiones generales de "Seguimiento" para analizar problemas y cualquier contenido cubierto en el evento. Invite a los oyentes a participar en la discusión y unirse al video.

7. Atraer patrocinadores y socios

Si está organizando un evento de una empresa, busque aquellos que no sean sus competidores directos, pero idealmente sus servicios complementan su producto.

No te preocupes si no tienes una gran audiencia. La mayoría de las empresas quieren encontrar una audiencia bien calificada. Si puede dar la oportunidad de hablar frente a dicho grupo, esto es valioso.

Hay varias opciones que puede ofrecer a los patrocinadores: desde mencionar su compañía (por ejemplo, mostrando sus logotipos en la página de su sitio o enlaces a ellos en el boletín) hasta brindar la oportunidad de administrar la sesión o hablar con su audiencia durante el evento. Estos enfoques diferentes deberían, por supuesto, tener precios diferentes.

Los patrocinadores pueden ofrecer premios o descuentos a sus miembros; este es un gran enfoque que llama la atención sobre el patrocinador. Finalmente, una marca de patrocinio puede ser útil para respaldar su propia marca y aumentar la confianza en el evento, lo que, nuevamente, ayuda a atraer visitantes.

A continuación se presentan algunos consejos clave para encontrar patrocinadores si nunca antes ha trabajado con esta tarea.

Identifique los beneficios que podría ofrecer a posibles patrocinadores y descríbalos claramente.
Explore otros eventos en su área para averiguar quién ha patrocinado dichos eventos. Al mismo tiempo, busque también cualquier información sobre los precios de los paquetes de patrocinio.
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8. -

Un evento virtual puede tener lugar durante mucho tiempo, con sesiones más cortas programadas para 1-2 horas varios días a la semana.

Al adquirir conocimiento durante un período más largo, sus participantes tendrán más tiempo para digerir, analizar y aplicar lo que han aprendido. Y tendrá un descanso en la planificación, se ajustará durante el evento y reducirá su carga de trabajo.

Aumentará la probabilidad de que los oyentes usen salas de chat para las discusiones. Primero, solo tienen más tiempo. En segundo lugar, seguramente recibirán más preguntas y comentarios relacionados con el contenido.

Otro beneficio clave es la capacidad de pregrabar actuaciones. Puede grabar sesiones por completo antes de la conferencia o hacer una grabación para casos de emergencia, si, por ejemplo, resulta que el orador no podrá hablar en línea.

9. No guardar en recordatorios

Una de las características de las conferencias virtuales es la capacidad de posponer más tarde o no venir. Además, las grabaciones de informes, que son ofrecidas por la mayoría de las conferencias virtuales, dan la excusa de "Lo veré más tarde" (y, por supuesto, rara vez lo ven más tarde).

No hay forma de superar este problema por completo, pero uno de los métodos más efectivos es enviar recordatorios frecuentes. Esto incluye recordatorios por correo electrónico para los próximos informes, recordatorios para la participación en debates, recordatorios de que se publican publicaciones, todo lo que lo ayuda a mantenerse actualizado y a involucrar a los participantes.

Por supuesto, es importante no exagerar y no molestar a los participantes con demasiadas notificaciones, pero es mejor estar equivocado ya que su evento no será recordado antes de que comience.

10. Encuentra tiempo para todo lo anterior.

Si desea agregar un consejo a la lista anterior, sería "¡comience con anticipación!"

Todo lo que se describe aquí es factible, incluso solo o por una empresa muy pequeña, pero debe planificar con anticipación para que todas las piezas se alineen.

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Un artículo detallado sobre estos trucos de la vida (en inglés).

Y finalmente, algunos consejos cortos más

Recuerde acerca de las zonas horarias (especialmente si planea la participación de hablantes extranjeros);
use sus oradores y participantes para promocionar: ofrézcales textos e imágenes listos para usar sobre su evento, que pueden compartir en las redes sociales, pida a los oradores que cuenten en sus páginas sobre la preparación de un discurso;
escriba un escenario detallado de la conferencia y escriba previamente todos los riesgos y soluciones posibles;
estudie y configure una plataforma adicional de antemano para evitar problemas técnicos, enseñe a sus altavoces y moderadores a usarla también;
cree un chat de organizadores durante el evento para discutir asuntos urgentes.

¿Ya has tenido un evento en línea? Comparta consejos y trucos con los principiantes. :)

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