Organización del trabajo remoto con trabajos digitales de Zextras

En relación con la pandemia de coronavirus, muchas empresas se enfrentaron a la necesidad de transferir a todos o parte de sus empleados a operaciones remotas. El principal problema con este modo de operación es la organización de la interacción para que los empleados puedan comunicarse convenientemente, trabajar juntos en documentos mientras están fuera de la oficina.

Hoy en día, existen muchas soluciones de software para implementar dicha funcionalidad dentro de la empresa. Sin embargo, por varias razones, lejos de todas ellas se pueden usar. Por ejemplo, algunas empresas están interesadas en un servicio en la nube que simplemente funcione, mientras que otra parte de las empresas está buscando un sistema de colaboración confiable para el alojamiento en sus propios servidores. Una solución universal que se adaptaría a todos es la plataforma de estación de trabajo digital Zextras basada en la edición de código abierto Zimbra Collaboration Suite.

Esta solución se basa en productos de código abierto y ahora tiene más de 15 millones de usuarios en todo el mundo. Las estaciones de trabajo digitales de Zextras se eligen por la buena relación calidad-precio. Además de las funciones básicas para sistemas de colaboración como correo electrónico, agenda, libretas de direcciones y listas de tareas, la plataforma Zextras para crear estaciones de trabajo digitales puede ofrecer chats corporativos con todas las funciones, edición conjunta de documentos, tablas y presentaciones, así como soporte para dispositivos móviles. Aquellos que tengan la intención de implementar la plataforma Zextras en sus propios servidores definitivamente apreciarán un sistema de respaldo transaccional confiable y la capacidad de administrar jerárquicamente el almacenamiento de datos.

Por ejemplo, tome una empresa dedicada al suministro de envases industriales. Debido a la amenaza de infección por coronavirus, el jefe de la empresa consideró apropiado transferir su departamento de ventas, departamento legal y administración al trabajo remoto, dejando solo a los trabajadores y conductores del almacén "en el campo", proporcionándoles el equipo de protección necesario. Junto con la decisión tomada, han surgido una serie de problemas relacionados con la forma en que se resolverán las tareas actuales.



Por lo tanto, el departamento de ventas, además de hacer llamadas y recibir pedidos, debe coordinar constantemente con el gerente el monto del descuento para un cliente en particular, es necesario coordinar las ofertas comerciales enviadas, así como realizar reuniones y reuniones diarias. El departamento legal también necesita constantemente redactar y aprobar acuerdos, consultar sobre ciertos temas y la gerencia necesita monitorear lo que está sucediendo en la empresa y dar valiosas instrucciones a tiempo.

Para el trabajo remoto, la compañía eligió el servicio Zextras Cloud.del proveedor de servicios en la nube MerlionCloud, que le permite crear un entorno en la nube para organizar servicios de correo electrónico, chats, colaboración de documentos, respaldo y almacenamiento de datos, soporte para dispositivos móviles, almacenamientos personales. La plataforma se distingue por un alto grado de comodidad, confiabilidad y seguridad para el usuario a un precio competitivo.

La garantía de la confiabilidad del servicio es que cumple con los estándares modernos de GDPR, ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 e ISO 27018, lo que garantiza el control y la calidad de los procesos comerciales, la seguridad y la protección de datos y la confidencialidad. Además, gracias al monitoreo 24/7, así como al uso de sistemas avanzados de protección contra correo no deseado y virus, los usuarios de correo electrónico y, por lo tanto, la propia empresa, estarán protegidos de manera confiable contra ataques cibernéticos. El servicio Zextras Cloud en sí está ubicado en el Centro Europeo de Datos.



Por lo tanto, la compañía recibió un correo electrónico privado, seguro y completo con soporte para clientes de correo electrónico tan populares como Microsoft Outlook y Mozilla Thunderbird, así como dispositivos móviles y muchas otras funciones modernas. Además, todos los gerentes que anteriormente habían utilizado el correo electrónico público en su trabajo migraron fácilmente al nuevo servicio.



El chat corporativo en la solución de Zextras está diseñado de tal manera que sea lo más fácil de usar posible. Para hacer esto, utiliza un desglose en Intercomunicadores, Grupos y Canales. Le permiten combinar toda la empresa en una gran sala de reuniones, donde se discutirán los problemas relacionados con cada empleado, y luego crear un canal separado para cada departamento de la empresa para que los empleados discutan sus problemas internos allí. Con la ayuda de grupos, puede organizar la interacción entre diferentes departamentos. Por ejemplo, el director de una empresa puede crear un grupo temporal, invitar a un diseñador de producto, un vendedor y un gerente de producción a unirse para que juntos desarrollen un nuevo diseño para el empaque, teniendo en cuenta todos los matices posibles.



No se pierda los mensajes dirigidos a ellos, los empleados reciben ayuda de la aplicación móvil de Zextras Team para los sistemas operativos iOS y Android , que constantemente envía notificaciones a los empleados sobre nuevos mensajes y videollamadas

. En él, los empleados de la empresa pueden almacenar los archivos necesarios para el trabajo y, si es necesario, proporcionarles acceso a otros empleados. En este caso, los archivos no se almacenarán en una carpeta y cada empleado tendrá un disco personal en el que podrá organizar los archivos como mejor le parezca. Por ejemplo, un empleado puede almacenar varios tipos de documentos en diferentes carpetas.



Zextras Drive también le permite proporcionar acceso basado en roles a los documentos para los empleados. Entonces, por ejemplo, un empleado puede proporcionar acceso a un colega de tal manera que solo pueda ver el documento, y puede darle a su gerente acceso al documento para que pueda realizar varios cambios en él. Además, puede compartir documentos de Zextras Drive con personas que no trabajan en la empresa, por ejemplo, con clientes o contratistas. Por lo tanto, muchos empleados dominaron rápidamente el intercambio de archivos directamente en el equipo de Zextras, lo que aumentó significativamente la velocidad de colaboración.



El departamento legal evaluó todos los beneficios de Zextras Docs. Esta decisión le permite redactar contratos juntos. Gracias al uso de esta herramienta, el departamento incluso logró reducir el tiempo para la aprobación de documentos en comparación con el tiempo que llevó en condiciones normales de oficina. También ahora, los empleados de la empresa tienen la oportunidad de involucrar a empleados de otros departamentos en la preparación de documentos. Gracias a esto, la velocidad de compilación de informes, contratos y ofertas comerciales ha aumentado significativamente.

Además de las computadoras portátiles domésticas, los empleados pueden conectar sus estaciones de trabajo digitales Zextras a sus dispositivos móviles. Para eliminar los riesgos derivados de esto para la seguridad de la información, el administrador del sistema de la empresa permite que la función administre dispositivos móviles. Le permite borrar datos en el dispositivo, bloquear o incluso desconectarse del servidor en caso de un compromiso de un teléfono inteligente o tableta. También le permite desactivar la función de la cámara, la tarjeta de memoria, las conexiones inalámbricas y otras funciones, cuyo uso está asociado con riesgos para la seguridad de la información.

Además, Zextras Mobile le permite agregar una contraseña móvil adicional para cada dispositivo. Esta contraseña no coincide con la contraseña de la cuenta real, pero se puede usar para sincronizar el dispositivo móvil con el servidor y es necesaria para que los atacantes que robaron o piratearon el dispositivo no puedan acceder al servidor incluso después de extraer la contraseña de la cuenta.

Además de la opción en la nube, es posible implementar la plataforma para estaciones de trabajo digitales Zextras en los servidores de la compañía. Como la plataforma no exige recursos del sistema, no necesita comprar un servidor potente para ella. Lea sobre cómo instalar la plataforma Zextras para estaciones de trabajo digitales en su propio servidor en nuestro artículo .

Con esta opción de implementación, la función de respaldo proporcionada por Zextras Backup se vuelve crítica. La reserva es de naturaleza transaccional, es decir, el sistema realiza automáticamente una copia de seguridad literal de cada acción realizada por los usuarios. Este enfoque de copia de seguridad le permite proteger de manera confiable el servidor de los virus ransomware y tener siempre a mano una copia de seguridad actualizada de los datos en el servidor.



La función de gestión de almacenamiento jerárquico proporcionada por Zextras Powerstore permite optimizar el costo de propiedad de la infraestructura del servidor al reducir el costo del almacenamiento de información. Por ejemplo, los datos actualizados y recientes a los que los usuarios suelen acceder pueden almacenarse en SSD rápidos pero caros, y los datos antiguos a los que los usuarios no acceden a menudo pueden almacenarse en discos duros lentos pero baratos, o incluso envíelos al almacenamiento de objetos compatible con S3 en la nube.



Además, al instalar la Plataforma para crear estaciones de trabajo digitales de Zextras en los servidores de la compañía, es posible lograr la total confidencialidad de los datos en el chat corporativo, que en principio no se puede lograr al usar servicios públicos y mensajería instantánea.

También es posible agregar una función de video chat de pleno derecho, que permite a los empleados celebrar reuniones completas en formato de video. Gracias a esto, los empleados podrán organizar reuniones familiares sin ningún riesgo de contraer un coronavirus.



Y con la función Reunión instantánea, pueden realizar videollamadas con los clientes. Para hacer esto, solo genera un enlace y envíalo al interlocutor. Después de hacer clic en el enlace, aparecerá una ventana de video chat directamente en el navegador del cliente, y el empleado podrá negociar o presentar el producto sin contacto, sin tener que abandonar el lugar. Otra ventaja del chat corporativo de Zextras es la disponibilidad de una aplicación móvil, gracias a la cual los empleados pueden continuar comunicándose con el equipo desde su teléfono móvil sin comprometer la seguridad de la información de la empresa.

Por lo tanto, utilizando la plataforma Zextras, es posible crear estaciones de trabajo digitales privadas, seguras y eficientes que no solo aceleran los procesos de trabajo dentro de la oficina, sino que también, si es necesario, transfieren a varios empleados al trabajo remoto sin perder su productividad.

Para cualquier consulta, puede contactar al representante de la empresa "Zextras" Ekaterina Triandafilidi por correo electrónico katerina@zextras.com