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Cómo las grandes empresas de TI transfirieron su personal al trabajo remoto

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Hace un mes, solo unas pocas compañías comenzaron a transferir cuidadosa y gradualmente a sus empleados a un trabajo remoto desde su hogar. Después del discurso del presidente el 25 de marzo, casi todo su personal tuvo que ser enviado a casa a todos los demás, incluidas las grandes empresas que emplean a miles de personas. Esta es una tarea logística difícil, porque muchos empleados necesitaban una VPN, herramientas de comunicación y algunas necesitaban computadoras y otras herramientas. Contactamos a grandes empresas de TI y les preguntamos cómo lo resolvieron.

Quien fue transferido al trabajo desde casa


En contacto con


Desde el 16 de marzo, todo el equipo de VKontakte cambió a un modo de operación remoto. Un pequeño número de especialistas que respaldan la infraestructura de VKontakte y deben estar en los lugares de trabajo obtienen un taxi de forma gratuita.

Mail.ru Group


La mayoría de nuestros empleados se cambiaron a udalenka a partir del martes y regresarán a la oficina no antes del 10 de abril. Para ayudar a los colegas a no distraerse con la rutina diaria, les dimos a todos códigos promocionales individuales en Delivery Club.

Solo aquellos cuyas tareas laborales no se pueden resolver de forma remota llegan a la oficina ahora. Al mismo tiempo, el comedor, el restaurante, el gimnasio, el salón de belleza, las cafeterías, la tintorería, el bar fresco, así como las oficinas del masajista y el psicólogo están cerrados. CityMobile lleva y conduce a los empleados que necesitan ir a trabajar de forma gratuita. Al mismo tiempo, las medidas de seguridad se fortalecen en la oficina: una cámara termográfica verifica todos los mensajes entrantes, los desinfectantes están instalados en cada piso. En todas partes hay antisépticos individuales para la piel de las manos, reponemos constantemente los botiquines de primeros auxilios con medicamentos antivirales, geles y máscaras antibacterianas, y las pantallas táctiles del elevador y todas las manijas de las puertas se tratan regularmente con una solución desinfectante.

Dodo Pizza


Tenemos cuatro oficinas (dos en Moscú, en Syktyvkar y en Nizhny Novgorod). Ahora hemos cerrado completamente una oficina en Moscú y una oficina en Nizhny Novgorod. Solo los empleados del equipo de desarrollo de productos, el laboratorio fotográfico y la contabilidad acuden a otras oficinas para recibir documentos. En total, en oficinas no más de 15 personas al día.

Tinkoff


De una carta de Oliver Hughes el 23 de marzo:

“Transferimos a sus hogares a más del 75% de todas las personas sentadas en nuestras oficinas en toda Rusia. Este proceso continúa y, si es necesario, podemos transferir rápidamente incluso más del 20%. Habrá mucho menos del 5% de los empleados que deben tener presencia física en la oficina (por ejemplo, soporte técnico, cobranza, seguridad). Para ellos, garantizamos plenamente condiciones de trabajo seguras de acuerdo con todos los requisitos de higiene. Hoy iré a la nube y trabajaré desde casa. Ahora, ¿qué hacer después?

Ahora, alrededor del 95% están a distancia: [empleados] de la sede, oficinas de Moscú y centros comerciales, 12 centros de desarrollo de Tinkoff en las regiones.

Excursionista


La mayoría del equipo del Grupo Rambler actualmente trabaja de forma remota, en la oficina solo hay alrededor del 2% de los empleados. Estos son colegas de los medios de comunicación cuyo trabajo debido a características técnicas no es posible desde casa: empleados responsables de las noticias, departamento de video, así como colegas del estudio Okko. Al mismo tiempo, el grupo tomó todas las medidas necesarias para contrarrestar la propagación del coronavirus para aquellos que necesitan estar presentes en el lugar de trabajo.

Megáfono


Megaphone fue uno de los primeros en comenzar a transferir empleados a una ubicación remota, sin embargo, transferir todo el 100% es imposible debido a los detalles del proceso. Todos nuestros esfuerzos están dirigidos a mantener comunicaciones de alta calidad, especialmente en las condiciones actuales de aumento de la carga de la red. Ahora la mayoría de los empleados trabajan desde casa.

Línea recta


Beeline ha estado implementando un proyecto de trabajo remoto desde 2016. En la empresa se llama BeeFREE. Antes de la introducción de medidas relacionadas con la lucha contra la propagación del coronavirus, el 65% de los empleados de oficinas administrativas de diferentes departamentos aprovecharon esta oportunidad: finanzas, marketing, recursos humanos, TI y otros. Se pueden realizar diferentes funciones en diferentes departamentos fuera de la oficina, y será un engaño creer que solo el apoyo comercial puede serlo. En relación con la infección por coronavirus, estamos realizando un análisis inverso: ¿quién exactamente debería trabajar en la oficina? Y primero podemos decir: casi todas las funciones se pueden realizar desde casa, si los sistemas de TI tienen esa oportunidad. Hay empleados que, debido a las características específicas de sus funciones, no pueden ir a un sitio remoto. Nuestra empresa tiene una serie de posiciones técnicas que aseguran el buen funcionamiento de la red,están ubicados en nuestras instalaciones y no pueden trabajar desde casa. Entendemos que proporcionar una comunicación estable y un servicio de calidad es especialmente importante y crítico para nuestros clientes.

Además, los empleados de nuestras tiendas no pueden trabajar de forma remota. Ahora, para dichos empleados, se proporciona equipar tiendas y oficinas administrativas con ionizadores, antisépticos y termómetros.

Cómo resolver problemas técnicos


Megáfono


En el momento de la transferencia al sitio remoto, el soporte técnico de la empresa y el servicio de comunicaciones internas estaban en constante diálogo con los empleados, trabajaban en un modo de carga incrementada, lo que hacía la transición lo más rápida posible. El servicio de soporte técnico interno pudo transferir parte de las solicitudes al servicio de asistente de voz, así como al bot de chat.

Tinkoff


Las dificultades solo estaban relacionadas con lo que había que hacer muy rápidamente, pero las solucionamos. Durante mucho tiempo, todos los empleados tienen Slack, Zoom, y la mayoría de ellos ya tenían acceso remoto.

Dodo Pizza


En la situación actual, comenzamos a transferir empleados a un sitio remoto hace tres semanas. Para garantizar un trabajo cómodo y productivo en el hogar, brindamos la oportunidad de recoger mesas y sillas de la oficina. Los taxis corporativos y el uso compartido de automóviles estaban conectados a todos los empleados si era necesario recoger el monitor de la oficina o venir a probar el equipo de la caja registradora.

La parte más difícil es compensar la falta de comunicación. Estamos buscando diferentes opciones.

  • Tenemos cenas al azar. Cada semana, el bot Slack conecta a dos personas que necesitan tomar café o almorzar juntas. Puede ser un colega de su oficina o de otro país.
  • Ya hemos celebrado un almuerzo común para todos. En la oficina, muchos almuerzan juntos al mismo tiempo y esto ya se ha convertido en su pequeña tradición.
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Mail.ru Group


Somos una empresa de tecnología y nos fue más fácil transferir el trabajo a un modo remoto: Mail.ru Group tiene muchos productos de comunicación sólidos, incluidas dos redes sociales, que solíamos resolver muchos problemas en mensajería instantánea, correo y video. Ahora acabamos de transferir todas las comunicaciones en línea, incluidas las reuniones con socios.

En contacto con


Nuestro equipo se basa en diferentes ciudades y, antes del autoaislamiento, a menudo celebramos reuniones en línea, por lo que no experimentamos ninguna dificultad técnica en el control remoto. VK tiene muchas de sus herramientas para el trabajo remoto: chats, videollamadas, comunidades, transmisiones de video y otros servicios. Los usamos a diario, y no solo durante el trabajo remoto de toda la empresa.

Para garantizar que los empleados tengan acceso a todos los servicios de trabajo necesarios, le dimos a todo el equipo tokens VPN para acceso remoto. Además, puede recoger su monitor de la oficina para una operación conveniente. También intentamos facilitarle la vida a nuestro equipo, y durante el período de retiro les dimos a los empleados descuentos en la entrega de alimentos de Delivery Club.

Y también tenemos una comunidad interna de aislamiento de VK donde, junto con colegas, hacemos yoga en línea, cocinamos según recetas, compartimos conciertos en línea y hacemos mucho más juntos. Nos adaptamos a las nuevas realidades y tratamos de no aburrirnos.

Excursionista


El Grupo Rambler, muchos de cuyos activos han estado operando durante mucho tiempo en un horario flexible, estaba técnica y operacionalmente listo para el trabajo remoto. Una transición completa al formato de trabajo remoto nos llevó unos dos días. Creamos equipos para todos, compramos licencias de Zoom. Durante la primera semana, realizamos varios seminarios web en un sitio remoto, durante los cuales empleados de diferentes departamentos del Grupo Rambler hablaron sobre cómo mantener la calma en la nueva realidad tanto para especialistas como para gerentes. Emitimos equipos para el trabajo desde casa a la unidad financiera, el departamento de contabilidad y el departamento de recursos humanos.

VPN ha sido utilizada por personal editorial y expertos técnicos: reemplazamos los enrutadores y aumentamos la carga a 2.5 mil conexiones. Y el objetivo principal era proporcionar acceso estándar a más de 1.2 mil empleados. Enviamos una carta con instrucciones detalladas, pero recibimos unas 600 respuestas pidiendo ayuda para conectarnos. Esto excede significativamente el número estándar de solicitudes al servicio de soporte técnico (alrededor de 80 tickets por día hábil) y se debe al hecho de que muchos empleados trabajaban constantemente desde la oficina y, en algunos casos, desde casa no utilizaban servicios corporativos.

La segunda tarea (también es la que requiere más trabajo) es la emisión directa de accesos (personificados o grupales). Durante varios días seguidos, trabajamos cientos de boletos para su provisión.

Nos enfrentamos al hecho de que algunos empleados no pueden expresar claramente su necesidad de acceso a un recurso específico y solicitar muchos más derechos de los que necesitan, y en una situación de emergencia, es posible que no note tales inconsistencias. También descubrimos que algunas de las VPN grupales no tienen propietarios que puedan coordinar la inclusión del usuario o ajustar el contenido del grupo, lo que ralentizó el proceso de proporcionar acceso.

No tuvimos que introducir medidas de seguridad adicionales porque el proceso de trabajo remoto en Rambler Group ha existido durante mucho tiempo y permitimos que nuestros empleados trabajen desde computadoras domésticas. Sin embargo, somos conscientes de que conectar usuarios desde dispositivos personales conlleva riesgos adicionales, para minimizar lo que publicamos un recordatorio en el portal corporativo el segundo día con medidas para trabajar de forma segura desde casa. Para evitar ataques de phishing, el departamento de ciberseguridad ya ha llevado a cabo dos oleadas adicionales de cibercrimen.

Megáfono


MegaFon usa el modo HomeOffice para usar soluciones para escritorios virtuales remotos (VDI, el servicio está disponible para casi todos los empleados de la compañía, incluso desde las computadoras de sus hogares) y otras soluciones tecnológicas (VPN) que permiten el acceso remoto a los recursos de la compañía para empleados, contratistas y socios. Se decidió transferir gradualmente a HomeOffice por región, lo que permitió que la carga aumentara sin problemas. Dado que la carga en los servicios clave (VDI, VPN, AD, Exchange, SfB) aumentó de 2 a 5 veces, todas estas soluciones requerían un reequipamiento significativo no planificado previamente (teniendo en cuenta la necesidad de preservar la reserva geológica). Esto se realizó en dos días. Para monitorear y distribuir la carga, los paneles se actualizaron rápidamente, lo que hizo posible tomar decisiones de gestión informadas.

Continuamos utilizando el servicio de correo de Exchange implementado localmente por Skype4Biz como herramientas de comunicación. Era necesario proporcionar rápidamente a parte de los empleados computadoras portátiles preconfiguradas antes de pasar al modo remoto.

Línea recta


Una parte importante de la transición al trabajo remoto fue la creación de la infraestructura de TI necesaria y su soporte. Nuestros empleados usan VDI para acceso remoto a recursos corporativos, Skype for Business y Zoom para videoconferencia, Jira, Trello y herramientas corporativas para tareas de planificación y monitoreo.

Debe estar preparado para el hecho de que sin herramientas de TI que funcionan, el trabajo remoto no es efectivo. Organizamos soporte de alta calidad para herramientas de TI, trabajamos con comentarios de los usuarios en línea y capacitamos a los empleados para que trabajen con nuevas herramientas de TI.

Incorporación de nuevos empleados e instrucciones para antiguos


Excursionista


El día que se contrata al nuevo empleado, el reclutador llega a la oficina para reunirse y darle el paquete de bienvenida y el equipo necesario, hablar sobre la situación actual y ayudar con accesos adicionales. Luego liberamos al nuevo empleado a casa y luego lo transferimos al supervisor inmediato, quien presenta al nuevo empleado al equipo y se conecta a las reuniones diarias.

En contacto con


Hemos preparado materiales adicionales para principiantes y gerentes que los contratan. También agregaron reuniones adicionales con adaptadores y gerentes al proceso de incorporación y, por supuesto, cambiaron el proceso de adaptación para la interacción remota.

Pero la parte informal de la adaptación también es importante. Por ejemplo, charlas de inundación. Esta es la misma cocina de oficina virtual donde puedes bromear, cotillear, perder el tiempo, sentirte como gente viva, no como avatares de chat. Recientemente, nuestro colega cumplió años y "dejó de lado" en las fotos de chat de pizza y jugo, prometiendo comida real después del final del autoaislamiento. Tales momentos nos ayudan a relajarnos y sentirnos como un equipo.

Línea recta


El proceso de trabajo en BeeFREE en Beeline se organiza de acuerdo con ciertas reglas. Es necesario firmar un acuerdo adicional al contrato de trabajo, que regula los principales aspectos del trabajo remoto desde un punto de vista legal. Cada semana, debe elaborar y coordinar un cronograma de trabajo remoto con el jefe de antemano, así como crear una lista de tareas para cada día. También es necesario informar a los colegas sobre cuándo trabaja de forma remota. Un empleado remoto debe estar en contacto durante la jornada laboral. Para reuniones de trabajo y reuniones, puede usar las capacidades de conferencias de audio y video, y tampoco debe llegar tarde a tales reuniones "virtuales". Para garantizar la seguridad de la información del proceso, se organiza un lugar de trabajo virtual individual para cada empleado.

Recomendaciones a otros


En contacto con


¡No entres en pánico! Con la cabeza fría, verifique los procesos de gestión, póngase en el lugar de los nuevos, comprenda lo que falta, realice encuestas de la empresa para conocer la "temperatura promedio en el hospital" y, según los resultados, organice lo que les falta a los empleados.

No pierda contacto con sus empleados: aliente, no olvide elogiar, en este tiempo inestable, la comunicación entre las personas es especialmente importante. Presta atención a las necesidades y deseos de los colegas. Mantenga el espíritu de equipo, aunque a través de transmisiones de video y no durante reuniones personales. 

También puede valer la pena discutir con el equipo el trabajo en nuevas realidades. Especialmente si usted y sus colegas no tuvieron que trabajar remotamente antes. Cuando comience y termine un día de trabajo, cómo distribuirá las tareas, informará sobre el trabajo realizado, con qué frecuencia necesita llamadas telefónicas o incluso cómo establecer comunicación en un chat de trabajo. 

Excursionista


Es difícil dar recomendaciones generales, ya que cada negocio tiene sus propios detalles. Principalmente, recomendamos a todos que abandonen las computadoras de escritorio en favor de las computadoras portátiles, para que un empleado pueda trabajar de forma remota desde cualquier lugar, si es necesario. También es importante traducir todo el papeleo a formato electrónico: implementar la gestión de documentos electrónicos: puede aumentar significativamente la velocidad de los procesos comerciales en la empresa.

Use de inmediato una solución de control de acceso centralizado, de lo contrario, puede tener un zoológico de acceso a la red corporativa a través de canales inconsistentes. También es importante proporcionar a los empleados herramientas de colaboración. Al mismo tiempo, asegúrese de recordarles las reglas para trabajar con información confidencial cuando utilice plataformas de colaboración en línea.

Asegúrese de informarnos sobre las medidas para trabajar de manera segura desde su hogar, ya que sus empleados y sus dispositivos personales son los más vulnerables fuera de la oficina. Puede aprovechar las recomendaciones ya preparadas de proveedores y grandes empresas. Preste atención a los medios técnicos de protección: comience a implementar (o al menos mire) hacia NAC (Control de acceso a la red). Asegúrese de utilizar los métodos 2FA para el acceso remoto a la red.

Y, por supuesto, en esos momentos, la motivación es crucial para que los empleados sientan apoyo y seguridad. Desde el primer día del trabajo remoto, trabajamos en esto: conexiones directas con el CEO, líderes empresariales y equipos. Sesiones individuales para empleados que no poseen herramientas de gestión en el entorno actual, o para gerentes nuevos / jóvenes. En transmisiones en vivo, hablamos sobre cómo lidiar con el aumento del estrés psicológico: trabajar en el entorno de los niños, la vida cotidiana, la regulación de la nutrición y la actividad física. No nos olvidamos de cómo trabajamos todos juntos en la oficina: en el portal corporativo seguimos enfrentando desafíos (recolectamos fotos de las oficinas en casa de los empleados, más trabajos remotos, etc.), desarrollamos paquetes de calcomanías para Telegram y realizamos muchas otras actividades ,que nos ayudan a fortalecer el espíritu de equipo!

Línea recta


Beeline está lista para compartir experiencias y mejores prácticas. A continuación hay algunos enlaces a información sobre el proyecto de trabajo remoto de BeeFREE:

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