👃🏽 🍁 👐 Reglas de chat 🚱 💃 👼🏽

Acordamos una comunicación efectiva y conveniente con el trabajo remoto (y no solo)

Recientemente hablé con un amigo que transfiere la compañía al trabajo remoto, hablé sobre nuestra experiencia en mantener una comunicación efectiva en un equipo. Luego volví a leer y me di cuenta de que tenía una lista de recomendaciones que podrían ser útiles no solo para mi amigo. Y si es así, vale la pena compartirlo.

Nosotros, en Setronica, como compañía entera, cambiamos completamente a trabajar desde casa hace dos semanas. Sin embargo, la compañía tiene muchos años de experiencia en línea. Siempre trabajamos con clientes y socios remotos, y se alentó el trabajo periódico desde casa o desde una ubicación remota. Entonces la transición fue casi indolora para nosotros.

El artículo describe mi propia experiencia y las reglas que trato de mantener en mi equipo.

Usamos Slack para la mayoría de las comunicaciones de texto y llamadas ad hoc. Puede utilizar otros mensajeros instantáneos, que le resultan más familiares y convenientes. Encuentro que las soluciones especializadas para el trabajo son más convenientes, pero conozco equipos que usan, por ejemplo, Telegram. Personalmente, prefiero no usar los mismos mensajeros que se usan para la comunicación personal con familiares y amigos, por lo que para mí no sería conveniente. Algunos consejos son específicos de Slack, en otros sistemas puede implementarse por otros medios, pero la mayoría me parece bastante universal.

Regla 1: chatear durante el horario comercial

La presencia en el chat durante el horario comercial debe ser obligatoria. Además, si antes de esto no existía dicha regla, es importante explicar por qué aparece. De lo contrario, la introducción de la regla se puede percibir como un intento de microcontrol, que no tendrá el mejor efecto en la moral del equipo.

Esto es importante porque se sumerge en el contexto general, reemplazando la presencia real en la oficina:

El análogo "vino al trabajo / dejó el trabajo". No hay colegas en el chat, creemos que no están en el trabajo, tratamos de no tirar sin una necesidad especial.
No es necesario correr y buscar una manera de contactar a un colega si necesita chatear.
Una oportunidad para preguntar "en el aire" como si estuvieran sentados en la misma habitación y obtener una respuesta de quién está disponible.
Oportunidad para que los colegas se mantengan al tanto de las discusiones, ofrezcan sus consejos o ayuda, si es necesario.

Regla 2: Indica cuándo te vas y vienes

Es conveniente aceptar anunciar que está ausente por un tiempo o que ha terminado el trabajo. A veces tiene sentido iniciar un chat especial para esto, de modo que dichos mensajes no se pierdan en la corriente general de discusiones de trabajo.

Sin esta regla, si te escribieron, pero no respondes, no está claro qué hacer. Si escribiste antes de que te fuiste durante media hora, todos están tranquilos, todos entienden que regresarás, responderás. Hay un problema con esta regla: los colegas advierten que estuvieron ausentes, pero se olvidan de decirle que regresaron, inmediatamente se pusieron a trabajar. Al menos me doy cuenta de esto. En Slack, puede establecer el estado del texto e inmediatamente establecer cuánto tiempo se restablecerá automáticamente. Empecé a usarlo recientemente, aunque parece conveniente.

Regla 3: compruebe que hay los canales correctos

Vale la pena iniciar un chat "de todo tipo" (nombre condicional) para facilitar la comunicación. Después de todo, "ni un solo trabajo". Deja que los chistes envíen allí, memes, tus fotos, enlaces interesantes, etc. Además, si el equipo no comienza a hacerlo por sí mismo, intentaré dar un ejemplo. Todavía tenemos un conjunto completo de chats temáticos, sobre conferencias y reuniones, por ejemplo.

Todavía necesito un chat "anuncios", donde, por el contrario, se recomienda no escribir sin una razón importante. Este chat solo tiene anuncios importantes que se aplican a todos. Todos están suscritos a él sin falta y deben leerse al menos un par de veces al día.

Ahora hemos abierto un canal separado para casos casi virales y caseros. Debido a que "duele" y de lo contrario, las conversaciones al respecto se extendieron a través de todos los chats y distraen del trabajo. Esto es inconveniente, alguien puede estar nervioso. Y aquí hay fotos divertidas y buenos consejos para organizar una oficina en casa y cosas por el estilo. Los que no les gusta esto no entran en este chat y se sienten más tranquilos.

Esto, por cierto, es una regla general, hay canales, cuya presencia es obligatoria: anuncios, equipo (o varios, como el nuestro, para diferentes temas), proyecto, si varios equipos trabajan en él, pero hay canales puramente voluntarios. Si lo desea, puede darse de baja por completo, si lo desea, navegue una vez por semana.

Regla 4: organizar un tiempo de respuesta cómodo

Tiene sentido acordar de inmediato las reglas de comunicación y el tiempo de respuesta esperado. Está claro que esto no es un SLA, por violación de lo cual se les priva de una prima, sino un punto de referencia para la velocidad de comunicación que es conveniente para todos. Por ejemplo, los mensajes generales se pueden ver en modo confort, pero al menos una o dos veces al día. Al mismo tiempo, las apelaciones personales ( @usernameen Slack) y las apelaciones especiales ( @herey @channelen Slack) requieren una respuesta más rápida. Aquí debe encontrar un equilibrio que sea conveniente para usted entre distraer a las personas de su trabajo y la eficiencia de la comunicación.

Regla 5: estado de ánimo de notificación

Es importante ayudar a todos a configurar notificaciones para que los mensajes en los chats generales no lleguen con notificaciones constantes en la pantalla y los auriculares, lo que distrae del trabajo cada pocos minutos, pero los especiales llaman la atención. En Slack, esto se hace convenientemente. Allí también puede configurar notificaciones para palabras clave. Lo configuré como "fallido" :) Si es necesario, puede acordar "períodos de silencio" cuando un empleado puede desactivar todas las notificaciones. Es conveniente si este estado se muestra en estado. Ayuda a no ponerse nervioso mientras espera una respuesta o ir inmediatamente a la llamada si la pregunta es urgente. Slack tiene una función de repetición a través de la cual el remitente, si lo desea, puede abrirse paso si realmente existe tal necesidad.

Regla 6: llame si eso

Si la respuesta no supera el tiempo acordado, siempre puede llamar. Diría que debe llamar si el problema es realmente urgente e importante.

Para mayor comodidad, les pedimos a todos que llenaran un número de teléfono en el perfil de Slack y, si lo deseaban, mensajeros alternativos. Ahora no tiene que buscar un contacto en otro lugar.

Regla 7: Avísame que responderás más tarde

No siempre es conveniente responder de inmediato, incluso si lee el mensaje. Tal vez porque para responder necesita recopilar información, puede ser más importante completar primero la tarea actual, o tal vez no sea conveniente en este momento. Pero les pido a todos que sean corteses y que tengan en cuenta "Ya veo, responderé más tarde". En Slack, es conveniente usar reacciones emoji para esto.

Regla 8: no lo recuerdes, escribe

Existe el riesgo de que aún se olvide de responder, por lo que en tales casos pongo inmediatamente un recordatorio en mi mensaje. Esto ayuda cuando "oh, no hay tiempo para responder el mensaje, entonces" y luego "continuó". Es cierto, puede suceder que el recordatorio te atormente :) Pero es mejor que dejar la pregunta sin respuesta u olvidarse de hacer la promesa. Creo que es útil para todos aprender a usar recordatorios en Slack, esta es una gran herramienta.

Regla 9: discuta el trabajo en el chat, no en la tarde

Ruego a mis colegas que discutan todos los problemas de trabajo en los chats generales, que no se oculten en la correspondencia personal. Este hábito se inculca lentamente, pero no me rindo y lentamente todos entienden los beneficios. En primer lugar, es fácil invitar a otros colegas a conectarse. En segundo lugar, no hay sensación de "silencio en la habitación", está claro que hay algún tipo de movimiento. Bueno, por supuesto, esto me ayuda, como gerente, a no participar en la microgestión y a no preguntar constantemente "¿cómo estás?", A estar al tanto de los problemas y las decisiones tomadas.

UPD:AlexP11223En los comentarios se dio un enlace donde se describe con más detalle por qué es preferible la comunicación en los canales públicos y cómo dejar de tenerle miedo.

Regla 10: usa ramas temáticas

Una de las grandes características de Slack y groupware similar es su soporte para hilos .

Considero útil desarrollar el hábito de dar una respuesta a un mensaje no en el siguiente mensaje, sino en el archivo adjunto. Obtenemos dos ventajas a la vez:

Las discusiones paralelas no interfieren entre sí. Poco es más molesto que tratar de resolver algunas conversaciones confusas.
En Slack, los hilos de discusión son muy inteligentes: los mensajes en los temas no se muestran en el estado del canal como "no leídos", a menos que se haya suscrito específicamente o no esté suscrito automáticamente allí. Esto último sucederá si comenzó una discusión o participó en ella, o si fue mencionado allí. Puede darse de baja en cualquier momento. Por lo tanto, puede rastrear solo aquellos temas que son importantes o interesantes para usted.

11:

Recientemente, he escuchado recomendaciones para salas de voz virtuales, donde todos están con los micrófonos apagados, pero el sonido está encendido. Al igual, da la ilusión de estar en la misma habitación y la capacidad de hablar con sus colegas en una voz. Y a veces, recomendaciones para mantener no solo el sonido encendido, sino también la cámara encendida. Me parece una invasión completamente innecesaria e innecesaria de la privacidad. Aún así, no estamos en la oficina, sino en casa. No todos tienen una acogedora oficina separada.

A veces, al resolver un problema conjunto, puede ser conveniente, y usamos esta opción. Cuando surge una tarea difícil, los desarrolladores pasan varias horas en la conferencia Zoom. Trabajan con el entorno de desarrollo en la pantalla común, discuten los detalles, cambian entre el trabajo individual y la pantalla común. Y así, durante varias horas, todo el tiempo en contacto.

Lo importante es que el equipo mismo eligió este formato, no lo impone el gerente.

Regla 12: no esperes devoluciones instantáneas

Bueno y la regla más importante, sin fanatismo. No funcionará de inmediato y el 100% de cumplimiento de las reglas nunca sucederá. Pero poco a poco todos entienden la conveniencia y el chat se vuelve más cómodo. Las reglas se desarrollan e inculcan gradualmente y no hay nada de qué preocuparse si a veces se violan accidentalmente. La palabra clave es a veces. Primero tienes que preguntar y recordar.

Regla 13: Mejorando evolutivamente

Quizás no todas estas reglas sean útiles para usted. En algún lugar, los detalles de los instrumentos históricamente seleccionados son fuertes. En algún lugar, los procesos se desarrollaron de manera especial.
Pero estoy seguro de que funcionará con seguridad: negociar con colegas. No tome inconvenientes por sentado. Juntos busquen oportunidades de mejora. Y estén listos para ayudarse mutuamente. Entonces haremos efectivo cualquier control remoto o lo que sea que el universo nos arroje.

¿Y cuáles son las reglas de su equipo para una comunicación efectiva?

Adiciones desde Habrovsk

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gracias AlexP11223
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¿Alguien aquí tomó un curso de Yandex con un cursor? Hay una pregunta sobre el análisis de texto ...
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