Wrike: 5 años con OKR

El tema de OKR (Objetivos y resultados clave) se está volviendo cada vez más popular en los negocios. Muchas compañías están considerando introducir esta metodología. En Wrike cambiamos a OKR en 2015, y en ese momento era un tema bastante nuevo y poco estudiado, al menos en nuestro país. Ahora, después de varios años, parece útil hablar sobre nuestra experiencia con OKR. Y sobre nuestros errores que podrían haberse evitado. Evaluar el resultado general que recibimos de la introducción de OKR en la empresa. Quizás nuestra experiencia sea útil para aquellos que están pensando en cambiar a OKR.



La metodología OKR se basa en el principio de gestión por objetivos (qué resultado queremos obtener), que difiere significativamente de la gestión basada en un plan (quién, qué y cuándo debe hacer). Se pueden distinguir tres etapas clave en el desarrollo del enfoque OKR:

• 1954 - Peter Drucker propone el enfoque de Gestión por objetivos en su libro The Practice of Management.
• 1983 - Andy Grove, cofundador de Intel, desarrolla esta idea en su libro, High Output Management, ss. 50, 112-113.
• 1999 - John Doerr, quien ha trabajado en Intel desde 1974, invierte en Google y trae de vuelta las ideas OKR desarrolladas por Intel. Google adapta rápidamente este enfoque y, más tarde, comienza a promocionarlo fuera de la empresa.

La promoción activa de OKR a una amplia audiencia, aparentemente, ha estado ocurriendo desde 2012, cuando Google comenzó a promover OKR, vea el video . Entonces, para una amplia gama de gestión, este sigue siendo un tema bastante nuevo, incluso si sus raíces se adentran en la década de 1950.

En 2015, en Wrike hicimos el primer enfoque OKR. Para entonces, la planificación trimestral ya funcionaba para nosotros, pero se organizó de manera bastante aleatoria. Los planes trimestrales a menudo incluían detalles innecesariamente pequeños, y había demasiados proyectos trimestrales. Como resultado, los planes mismos a menudo resultaron ser inconsistentes y poco realistas. Comenzar a usar OKR como una herramienta de planificación trimestral en ese momento era un paso lógico, así que lo hicimos.

La primera implementación de OKR fue simple, demasiado simple. El mensaje era el siguiente: el segundo trimestre debe planificarse de acuerdo con OKR, punto. Dicho y hecho. Todos eran libres de descubrir qué es OKR. Una "buena" fuente de información sobre este tema fue Wikipedia . Como era de esperar, el primer enfoque no fue del todo exitoso. Tomamos la forma OKR, pero no entendimos la esencia. Quizás el proceso de planificación trimestral se ha vuelto un poco más organizado, pero eso es todo. Durante los siguientes dos años, el tema OKR no se desarrolló con nosotros; estuvimos ocupados con otros cambios organizacionales que fueron más importantes para nosotros.

En 2016, ampliamos activamente el personal de desarrollo, luego presentamos Scrum. Ver artículos: " Scrum: Reglas del juego " y " Thin Scrum es mejor que un buen ágil". Scrum nos dio la oportunidad de escalar el desarrollo, para hacerlo organizado, manejable y predecible. Ahora es más que obvio que este fue el paso más correcto, y es bueno que no hayamos comenzado, al contrario de todo, a desarrollar el tema OKR. Es ingenuo tratar de planificar un trimestre si no puede planificar un trabajo incluso durante las próximas dos semanas. Y fue en esta situación que estábamos. El hecho de que hayamos establecido una planificación de sprint a corto plazo finalmente nos permitió planificar significativamente el trimestre y luego el año.

En 2017, reiniciamos OKR. Esta vez comenzamos a estudiar seria y profundamente las preguntas: "¿Qué es OKR?" y "¿Cómo funciona OKR?" Tengo un buen artículo sobre este tema: " OKR: Cómo establecer objetivos y cumplirlos en un 70%". Es curioso que el artículo continúe siendo leído incluso tres años después de la publicación, esto rara vez sucede. Además, nos preocupaba la pregunta: "¿Cómo combinar OKR y Scrum?". Encontramos la respuesta en el concepto del que hablé en uno de los mitaps de Wrike: "OKR: Planificación estratégica en la parte superior de Scrum" ( video , diapositivas ).

La esencia del concepto es limitar el uso de OKR solo al nivel estratégico, y Scrum para aplicar tácticamente. Ponemos OKR solo en el nivel de todas las unidades de ingeniería y producto (grupos de equipos Scrum bajo la dirección general del Gerente de Producto Sr.). No utilizamos OKR por debajo de este nivel, ya sea Scrum o la gerencia de los jefes de departamentos de desarrollo trabaja allí. Esta es nuestra especificidad. El enfoque original de OKR implica objetivos transversales, hasta el OKR de un desarrollador en particular. Pero nuestra experiencia ha demostrado que, junto con Scrum, este concepto no puede vivir. Lo rechazamos, dejando a OKR solo como planificación de alto nivel. Además, tenemos empresas OKR por un año. Parece que esta es la clave, y ¿cómo podríamos trabajar en OKR durante dos años sin esto? ... Pero, podríamos.

Hubo otras dificultades, la superación de las cuales tomó tiempo. Y aunque ahora la situación ha mejorado en muchos aspectos, periódicamente seguimos encontrándolos:

1. Ocurre que los OKR trimestrales aparecen solo un par de semanas después del inicio del trimestre.
2. Sucede que finalizamos los planes para el próximo trimestre, sin evaluar aún los resultados del anterior.
3. La evaluación del logro de los resultados clave en muchos casos es subjetiva.
4. Establecer objetivos conjuntos entre dos unidades funcionales es difícil para nosotros.
5. Además, el trabajo en objetivos conjuntos a menudo recibe una prioridad más baja que el trabajo en objetivos dentro de la dirección y la unidad. Esto a menudo conduce al fracaso de los objetivos compartidos.
6. Algunos gerentes no pueden formular correctamente los objetivos para OKR. En cambio, continúan costando planes trimestrales, haciéndolos pasar por OKR.

Vale la pena señalar que muchos de estos problemas se resuelven de manera bastante simple, debido a una mejor organización del trabajo. Para que los OKR trimestrales aparezcan a tiempo, deben comenzar a planificar con anticipación. A pesar de la banalidad y la evidencia de tal decisión, hubo momentos en que la perdimos. Sin embargo, con el tiempo, el proceso de trabajo en OKR ha mejorado, y los problemas anteriores son en gran medida la excepción y no la regla.

Sin embargo, para resolver la situación con el hecho de que "algunos gerentes no saben cómo formular los objetivos de OKR correctamente", se requería un enfoque diferente. La capacidad de hacer algo no viene por sí sola, incluso si todos los pasos del trabajo se organizan de manera oportuna. Formular correctamente los objetivos de OKR es realmente difícil, necesitas una habilidad. Y para su adquisición, tanto la teoría como la práctica son importantes. Esto último es absolutamente necesario. En este asunto, nos ayudó la capacitación interna sobre la formulación de OKR. Incluía teoría, práctica y análisis de errores. Como autor de la capacitación, la realicé en 2017 aproximadamente 10 veces, con varios grupos de niveles, desde gerentes de equipo hasta gerentes senior de la compañía. En muchos sentidos, se ha beneficiado.

Ahora, en 2020, si comparamos Wrike antes y después de OKR, podemos decir que la introducción de OKR fue definitivamente útil. Y aquí quiero señalar no solo el impacto positivo de OKR en la productividad de la empresa en su conjunto, sino también en los cambios culturales que OKR trajo para cada empleado. Con OKR, los objetivos globales de la empresa se hicieron claros y accesibles para todos, y el trabajo de cada uno se hizo más significativo y significativo. OKR permite comprender cómo una tarea separada realizada por usted afecta personalmente los objetivos de la empresa y conduce al desarrollo comercial. Por supuesto, no para todos, pero para muchos es importante.

Sin embargo, si ahora pudiera retroceder el tiempo y cambiar algo en la historia con OKR, definitivamente valdría la pena hacerlo. Se podrían evitar muchos problemas, se podría hacer mucho mejor y, lo más importante, mucho más rápido. Si tuvimos esa oportunidad, en 2015 valía la pena comprender a fondo el enfoque de OKR, transmitirlo a todos los empleados involucrados, planificar la implementación de OKR y organizar la implementación. Pero entonces había poca información, o no la buscamos lo suficiente. Lo cual es absolutamente seguro: no había nadie a quien pedirle consejo. Es bueno que ahora exista esa oportunidad.

El 20 de abril de 2020, muy pronto, se llevará a cabo la Conferencia en línea de OKR Rusia", En el que se puede escuchar a expertos de muchas compañías rusas que han implementado OKR. Mi pequeño informe estará allí: "OKR: Cómo formular objetivos correctamente". Inicialmente, la conferencia se planeó en vivo, pero en relación con COVID-19 se transfirió a Online. Pero esto es bueno, el nuevo formato permitió expandir la audiencia a 500 participantes, por lo que ahora todavía existe la oportunidad de registrarse . No te lo pierdas si estás interesado en el tema OKR.

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Dmitry Mamonov,
Wrike

PS En relación con COVID-19, muchas compañías han cambiado a un formato de trabajo remoto, que Wrike es ideal para organizar . Además, Wrike te ayuda a trabajar de manera eficiente en OKR (ver plantilla ), combinando planificación y ejecución.