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Como trabajar desde casa. Lista de verificación del delegado

Hay muchas notas en Internet sobre el tema del trabajo remoto, con una descripción concisa de los inconvenientes, ventajas y consejos bien conocidos sobre cómo salir de la rutina, comenzando con "Primero, quítate el pijama". En el blog de Surf, ya mencionamos este tema en un artículo de mi colega que compartió su experiencia, pero con el aumento en el número de empleados remotos (y mi transición a udalenka 'después de 20 años de experiencia en la oficina), decidí estudiar el asunto más profundamente: leo en el extranjero Blogs sobre trabajo remoto y probado diferentes ideas. Aquí compartiré mi experiencia, métodos para mantener y aumentar la motivación. Y al final del artículo, preparé una pequeña nota para un empleado de la oficina en casa.

UPD: Comencé a escribir un artículo antes del virus en Wuhan, y cuando terminé, la cantidad de amigos que tuvieron que cambiar al trabajo remoto aumentó considerablemente. Espero que la medida sea temporal y que todos estén sanos.




Antes de comenzar a trabajar en el artículo, realicé una encuesta entre colegas en Surf sobre problemas en el trabajo remoto, pedí recetas para motivarme y autoorganizarme. Ella compartió los resultados a continuación.

La encuesta de surf mostró que solo un empleado escribió "todo está bien y no tengo ningún problema en absoluto", casi el 40% respondió "nada necesita ser cambiado, incluso no es necesario formar equipos", el 57% iría a la oficina por un par de días, 18 %: quieren ir a la oficina durante una semana completa, el 30% señaló que les falta la motivación para comenzar a trabajar y realizar tareas. Los resultados son contradictorios: hay problemas, no todos están listos para resolverlos.



El resultado de las encuestas depende de cuántos empleados eligieron conscientemente este método de trabajo. El 24% de los encuestados expresó que no hay otras propuestas en su región. Esto significa que no hay otra opción y necesita sintonizar, quizás, una opción no muy cómoda.

¿Cómo comenzar tu día? Veamos cómo los empleados de Surf pasan la mañana:



2017 es un boom en el crecimiento de las oficinas remotas, lo que impulsó el desarrollo de una gran cantidad de nuevas herramientas para administrar el tiempo y las tareas de los equipos distribuidos. Pero no resuelven los problemas de motivación, horarios de trabajo, estados depresivos y falta de comunicación verbal. La distribución de las respuestas de colegas de Surf prácticamente coincidió con encuestas de Google y otras grandes corporaciones realizadas en 2018-2019:



correlacionando las respuestas, el problema más obvio es "comenzar", el siguiente es "falta de comunicación verbal". Nada original, pero esto es con lo que están luchando la mayoría de los empleados de la oficina en el hogar en todo el mundo.

Como base para la información a continuación, tomé la práctica de empresas de TI con amplia experiencia en la organización de equipos distribuidos, citas, consejos de los "manuales" y análisis de los blogs más populares sobre trabajo remoto. Ordene todas las recomendaciones en 5 partes principales:



Hora


Etapas


Divide tu día de trabajo en 2 grandes pasos de trabajo. Idealmente, 4 horas y cambiando la ubicación, si es posible.

Noche


Si se siente cómodo trabajando hasta tarde en la noche, no se rompa. Pero esto debería ser solo una parte de su trabajo (no más de la mitad), y sus colegas deben conocer su horario. 5 horas durante el día para tareas que requieren comunicaciones y 3 horas por la noche: un buen horario con un temporizador.



Principio y fin


Establezca la hora de inicio y la hora de finalización de la fase de trabajo. En la oficina, el tiempo se siente diferente. Puede administrar mejor sus tareas y controlar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Si comprende que queda una hora y hay dos tareas, no es tan fácil distraerse.

Siempre estoy en linea


No es necesario pretender que está en línea si dejó el lugar de trabajo. La velocidad de respuesta a las solicitudes es mucho más importante que el sentido de presencia creado. Los miembros del equipo están peor si no responden en línea que al horario no estándar de su trabajo. Según una encuesta realizada entre 5.000 empleados remotos (EE. UU.), El estado “salió a pasear con el perro,“ salió a almorzar ”se percibe positivamente, los colegas están listos para esperar una respuesta y el“ trabajo activo ”se percibe como ignorar sin una respuesta.

10 minutos cada hora


Dedique hasta 10 minutos a sus asuntos cada hora. En la oficina, todos están distraídos, charlando, tomando café. Un breve descanso cada hora, por ejemplo, visitando negocios, ordenando comida, lavando, sirviendo café, revisando instagram, paseando a un perro, conversando con un niño: esto es necesario para descargar el cerebro, de lo contrario, se ralentizará. Para ajustar el tiempo, la configuración del temporizador en el teléfono inteligente es adecuada.

La severidad de la gran tarea.


Si es difícil obligarse a comenzar tareas grandes, es mejor dividirlas en pequeñas (25 minutos cada una) y probar la técnica Pomodoro:



hay muchos rastreadores instantáneos para esta mecánica, por ejemplo MarinaraTimer y Pomodoro , y esta técnica ha demostrado su eficacia en grandes empresas. También hay aplicaciones Focus Time Activity Tracker

Horario social


Cree usted mismo no solo un horario de trabajo, sino también social. Al menos 1,5 horas al día, no debe estar en casa. Fitness, cine, una exposición, un centro comercial, una cafetería, un paseo por el parque o un juego de mesa con amigos: cualquier opción para realizar actividades fuera del hogar. El elemento "No en casa" debe estar en la lista de tareas para el día y es mejor elaborarlo con anticipación, e incluso hacer un plan para la semana, y aún mejor tener clases pagadas a tiempo.

Oh esta familia


Todos los miembros de la familia deben conocer las reglas del juego: puede ser molestado en caso de "incendio o peligro mortal". O a las 12:50, 13:50 en uno de sus "descansos", estrictamente a tiempo. Se les entrega el reloj a los niños y se explican las reglas, y es aún mejor colgar las reglas en la puerta de su habitación. Establezca un horario para todos los servicios de mensajería y servicios que están pendientes de usted, ya que está "sentado en su casa". Si hay un letrero en la puerta, no puedes ingresar.

Comunicaciones




¿Por qué el 42% de los empleados de Surf y al menos el 35% de las encuestas de otras compañías ven el problema en ausencia de comunicación verbal?

Conocido


Regla número 1 para empleados remotos en Google: conocerse, en lugar de saltar directamente a la agenda, reservar tiempo al final de la reunión para una pregunta abierta, por ejemplo, "¿Qué hiciste este fin de semana?". Esta es una manera fácil de crear conexiones remotas y establecer un entendimiento mutuo. Las prácticas de las empresas extranjeras son muy diferentes de las rusas. Los gerentes hacen esfuerzos adicionales para conocer a los miembros de un equipo distribuido, esto trae beneficios y facilidad de comunicación.

Vocabulario. Regla muy importante


El estilo de presentación debe ser más suave que las mismas palabras que dijo oralmente. Cualquier conflicto ocurre en la clave para que los oponentes lean lo que se escribió en el chat. No hay forma de transmitir entonación, tonos medios, apertura o, por el contrario, categorización. Tu voz en la cabeza de un colega por tus palabras, pero no te pertenece. Si el interlocutor no tuvo la oportunidad de escucharlo y verlo personalmente antes, todo el tono de la correspondencia debería ser más amigable que sus sentimientos.

Por favor y gracias. Es siempre


"Enviar un archivo" - sin la palabra "Por favor" se puede percibir muy groseramente (párrafo anterior). Nunca seas perezoso para escribir estas 2 palabras. Y también "Buenos días", "Buenas tardes" y otros saludos. La palabra "Gracias" tiene muchos sinónimos y traducciones a otros idiomas: "Gracias", "Misericordia", etc., si quiere ser original.

Manifestaciones sin éxito de Scrum, "silencio de los corderos"


No siempre es necesario discutir todo en un equipo, y si siente que algunos participantes son más efectivos para discutir los problemas en sus tareas en privado con usted, apóyelo y reserve tiempo para la reunión cara a cara. Además, si bien el equipo aún no está muy familiarizado entre sí.

¿Me escuchas juego?


Se ha demostrado la efectividad y la necesidad de videoconferencia para empleados remotos. Al menos 1 vez por semana, preferiblemente 1 vez por día. Esta no es una forma de salir de la zona de confort y no la necesidad de peinarse, solo es necesario para la velocidad de participación en los temas discutidos. El nivel de atención a lo que sucede por videoconferencia es un 40% más alto.



Teléfono disperso


Francamente, ¿con qué frecuencia miras el teléfono mientras alguien está tratando de transmitirte sus pensamientos por toda su fuerza? En este momento, pasas no solo tu tiempo, sino también el tiempo de tu oponente. Sus respuestas son superficiales, por regla general, y la falta de participación se siente por la "parte posterior". Antes del rally, configure el modo avión o retire el teléfono lo más lejos posible de las manos.

Agenda


¿Es familiar "Ahhh, y espera, todavía veré qué preguntas tenía?". Dedique 5 minutos a escribir un breve resumen en su cuaderno, incluso si parece que recuerda todo. Ahorre 20 minutos tanto para usted como para la otra persona.

Escucha activa


A menudo escuchamos al interlocutor y después de un breve pasaje ya queremos responder, y en este momento dejamos de escuchar. La escucha activa requiere una presencia presente y un interés genuino en lo que dice la otra persona. El propósito de la escucha activa es entender por qué las opiniones difieren. En ausencia de herramientas de visualización, durante una conversación telefónica, escuchar al interlocutor desde la posición de "por qué piensa eso" en lugar de "ahora probaré lo contrario" conducirá más al verdadero motivo de las opiniones de las dos partes y a la solución del problema que a una disputa e interrupción.

¿Cómo es tu clima?


Chatee en Slack, donde uno por uno se analiza el error o el enfoque de desarrollo en modo lento, eso es genial. Pero el concepto de "equipo" es el acercamiento de las personas y la comunicación más allá del alcance de las tareas laborales. No sea tímido al decir que tiene goteo nasal, pregunte "¿qué debería ver en la noche?" o cuenta cómo acabas de quemar una tortilla. Las pequeñas cosas más simples reúnen a los colegas y les resulta más fácil escucharse y tener diferentes puntos de vista. Establezca una regla: un mensaje y una pregunta por día, que no se aplica a problemas laborales.

Cocina virtual


Algunas compañías tienen ZOOM salas abiertas para "descansos". La gente entra en cualquier momento para conversar con una taza de café junto a la pantalla para discutir tanto los problemas de trabajo (lobby) como la última serie de programas de televisión favoritos.



Hábitos o cómo engañar al cerebro


Escribir con las manos


Regrese al bloc de notas o haga un tablero físico Kanban. Cualquier trabajo con las manos involucra más áreas de su cerebro, el impulso de un descanso, por ejemplo, cuando lava una taza sucia en la cocina o escribe una lista de tareas con la mano, le dará el efecto deseado. ¿No va la tarea? Dibuja, escribe el problema en papel. Varios colegas de Surf indicaron modestamente "estamos pasados ​​de moda con un cuaderno en la mañana" y fueron muy tímidos al respecto.

Chaqueta de fortuna


Vas a trabajar de manera efectiva, sabes qué hacer ahora, estás lleno de energía. Elija ropa cómoda y favorita o solo un atributo, póngase y comience a realizar tareas. Al final de la jornada laboral, cámbiese de ropa. El principio de PNL - "ancla" se aplica con éxito a sí mismo. Después de varias iteraciones, simplemente cambiar la ropa a "efectiva" dará una gran patada de motivación.

Estado


En una de las compañías, donde hay un personal muy grande de empleados remotos, intentaron cambiar el estado en Slack y escribir brevemente qué tarea, les guste o no, cuáles son las posibilidades. Por ejemplo, "Estoy cometiendo un error al ingresar una contraseña, me enfurece, la terminaré a la hora de la cena". Cualquier declaración "pública" sobre el resultado programa al cerebro para ejecutarlo y lo obliga a realizar la tarea.

Sin super hazañas, muévete en pequeños pasos


La planeada "Actividad física de lunes a 2 horas" es un fracaso para la mayoría. La solución más óptima es algo simple, útil en forma de maratón de 30 días. Las sentadillas se consideran el mejor ejercicio para los empleados que trabajan en casa. El ejercicio está entre los 3 primeros en la aceleración del metabolismo. Imprime la mesa y cuélgala en el lugar de trabajo. Tacha diariamente y al final del camino hazte un regalo, anímate. Se puede hacer por todo el equipo. La cantidad de enfoques no importa: lo principal es completar la cantidad por día. El próximo mes encontramos una tabla en la barra y la agregamos al escritorio. La ventaja es que en la oficina esto no es fácil, pero es fácil para usted. Comience con una cantidad muy pequeña, que demore 10 segundos en distraerse. Al quinto día, la emoción parecerá cumplir el plan,y para el día 30, varios descansos al día para un calentamiento se convertirán en un hábito.



Nutrición


Gran desayuno abundante


Por la mañana, maximice el uso de carbohidratos y glucosa para mejorar la actividad cerebral.

Almuerzo ligero modesto


Después de una comida abundante, su cuerpo dirigirá la mayor parte de su energía al proceso de digestión, lo que hará que se sienta cansado y somnoliento, y no podrá hacer el trabajo duro.

Agua


Compre una botella deportiva de 1 litro y póngala en el lugar de trabajo. Beba cada hora para que a la mitad del día la botella esté vacía o cerca de ella. Muchos experimentos diferentes y experimentos científicos mostraron la relación del "vigor" tanto del cuerpo como del cerebro en la cantidad de agua consumida. Hay una recomendación obligatoria para los camioneros de tomar 1 vaso cada hora. Si el conductor no bebe agua dentro de las 4 horas, el porcentaje de quedarse dormido mientras conduce aumentará en 10 o más veces.

Merienda


Después del desayuno, córtate rodajas finas de pepino, manzana y otras verduras, coloca un plato en el lugar de trabajo. Si quieres afilar algo, toma un pedazo. Esto lo ayudará a evitar bloqueos malos con los carbohidratos, que aumentan drásticamente el nivel de azúcar, y después de su caída, se siente débil.

Saciedad por mucho tiempo


Si necesita sentarse durante mucho tiempo para trabajar y no distraerse con la comida, su merienda o almuerzo debe consistir en alimentos con proteínas sin carbohidratos (huevos cocidos, carne, queso cottage).

Herramientas




La información en este bloque no es nueva para los empleados con experiencia, hice el análisis por mí mismo, pero si hay algún "producto nuevo" para los lectores, me alegraré.

Sitios de distracción


Aplicaciones y extensiones que lo ayudan a establecer barreras y restringir el acceso configurando su tiempo de trabajo sin distracciones. Cuando rompes y completas tareas, puedes pasar a la serie merecidamente.


Reuniones y chats


Zoom es la herramienta más utilizada para scrum y otras reuniones, así como para las "salas abiertas" de los empleados remotos. En muchas empresas, se requieren videollamadas. Otras alternativas interesantes de gestión de reuniones: Soapboxhq y Clickmeeting , Google Hangouts , Join.me
Slack : el chat más popular para equipos distribuidos en todo el mundo. Y aquí un interesante "libro" sobre comunicaciones corporativas en Slack es simple y asequible.
Chats alternativos: Basecamp , Fleep , HipChat .
Worldtimebuddy - un servicio que le permite determinar rápida y convenientemente a qué hora tienen ahora todos los miembros del equipo, guardar la configuración y tomar rápidamente una decisión sobre la hora de la llamada.

Tableros, tareas, gestión del tiempo y otros.


Trello , Favro , Asana , Redbooth , Paymo para la formación, distribución y control de tareas;
Scoro se recomienda como un panel de control muy interesante y óptimo. Es conveniente cuando se trabaja con una gran cantidad de proyectos pequeños.
Zapier vinculará sus herramientas y programas usados ​​en un solo sistema.
Toggl es una pista de tiempo conveniente y fácil para usted.
Timely y Time Doctor son herramientas de seguimiento de tiempo de equipo simples y fáciles con alertas y configuraciones flexibles.

Software especializado multifuncional


Sococo : todas las herramientas, incluida una oficina virtual, salas de reuniones virtuales. Un ejemplo interesante de la gamificación de equipos distribuidos



Hubstaff : un sistema para gestionar equipos remotos con integración con contabilidad, Jira, etc. Sistema detallado de contabilidad del tiempo de trabajo y marginalidad.

Contenido, notas, prototipos.


Pocket es una buena "billetera" para todo tipo de contenido que necesita seleccionar sobre un tema determinado (a menudo utilizado por analistas de negocios). Así como Evernote.
Google Drawing es una buena alternativa a draw.io cuando necesitas dibujar diagramas simples y trabajar juntos en ellos. Todo el mundo sabe acerca de los documentos, dibujo inmerecidamente omitido.
InVision es la herramienta más popular para colaborar en el contenido, un proyecto y su discusión. En los blogs sobre trabajo remoto, sus alternativas son: Marvel , Webflow , Framer, Kite Compositor .

Memo de escritorio




De mi parte


Mi experiencia en la oficina es de más de 20 años en el campo de la gestión de proyectos. Periódicamente, trabajaba desde casa, pero en general, las comunicaciones verbales ocupaban el 70% del tiempo. Hace seis meses, me cambié al trabajo remoto. Mi principal dificultad en los primeros meses fue distraerme constantemente sin escuchar activamente al interlocutor, la visualización y la presencia personal. Me sorprendí colgando el teléfono y luego volví a preguntar. Lo primero que hice fue configurar el modo avión y guardar el teléfono; aprendí a tomar notas durante la historia del interlocutor. Esto último es muy importante, ya que nos centramos en lo que queremos objetar y ya no escuchamos nada de lo que nos dicen más. Después de haber notado que preguntar después no empiece a hablar hasta que escuche hasta el final. Y a menudo, su objeción desaparecerá por sí sola si no "escucha, sino" escucha ". Entiendo las dificultades de los jóvenes profesionales,que no tienen suficientes fiestas de oficina (no las rechace demasiado pronto si es un extrovertido). Tuve muchos de ellos, esta etapa fue reemplazada por reuniones más tranquilas con amigos y ahora tienen más fuerza.

Todos tienen sus propios métodos para preservar la motivación y la efectividad, no todos son adecuados, incluido lo anterior. Lo principal es ser capaz de prestar atención a tiempo al hecho de que la “acumulación” antes de la gran tarea se ha convertido en una tarea larga, los límites entre el tiempo de trabajo y el tiempo personal se han borrado y no se olvide de probar nuevas formas de organizar la jornada laboral.

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