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IT GRAD: primeras impresiones del formato de trabajo remoto

Hola Habr! Connected es la mente colectiva del proveedor de la nube IT-GRAD. Al comienzo de la semana, nosotros, como muchas otras compañías, cambiamos a un modo de operación remoto. A pesar de que es demasiado pronto para hacer una evaluación inequívoca de esta experiencia, queremos compartir algunas de nuestras propias observaciones con usted, mostrar comentarios de los empleados de la compañía de diferentes niveles de responsabilidad y, al mismo tiempo, elaborar una lista de verificación para cambiar a un sitio remoto. Será útil tanto para aquellos a quienes la ola de cuarentena aún no ha alcanzado, como para aquellos a los que ya, figurativamente hablando, se ha extendido y eliminado del ritmo de trabajo habitual.



Cómo organizamos la transición al modo remoto


De hecho, comenzamos a prepararnos para la transición a la oficina en casa antes de tiempo, cuando solo había rumores sobre la cuarentena. Para su comodidad, le daremos en el artículo un vistazo al formato remoto de trabajo desde diferentes niveles y puntos de vista. Esto nos permitirá crear la imagen más detallada de la transición.

Nivel organizacional


Se firmaron acuerdos adicionales con todos los empleados afectados por cambios en el modo operativo. Además, dado que algunos empleados necesitaban recoger temporalmente computadoras portátiles con información personal de la oficina, se firmaron los permisos correspondientes.

Para crear una imagen más detallada con usted, en cada etapa daremos la palabra a nuestros especialistas especializados. "De primera mano" hablarán sobre la transición a un modo remoto de operación dentro de su área de responsabilidad.

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Teníamos que asegurarnos de que todos los especialistas, desde desarrolladores hasta contadores y gerentes, pudieran trabajar de forma remota de la misma manera que en el lugar de trabajo inmediato.
Al ser una empresa de TI, contamos con todos los especialistas necesarios que ayudaron a depurar los procesos comerciales clave para funcionar en un nuevo modo. Así que el día "D" estábamos completamente listos para la transición y la completamos sin excesos en solo un par de horas. Nuestros clientes pueden confirmar indirectamente que nada cayó, no se rompió y no comenzó a disminuir.

Quizás el aspecto técnico de la transición nos fue más fácil. Ilustramos esta tesis con dos comentarios más.
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Los gerentes necesitaban discutir previamente los problemas de disciplina dentro de sus departamentos e introducir algunas métricas para rastrear el desempeño del personal.

Durante los primeros días de trabajo remoto, todos los empleados de la compañía mostraron su mejor lado: no se detectaron violaciones disciplinarias graves, las personas entienden que un día de trabajo en una mesa en una oficina difiere de un día de trabajo en su propio sofá solo al tener un gato u otros miembros de la familia cerca (que también mostró plena conciencia cívica).
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El departamento de marketing de IT-GRAD es una de las divisiones más móviles de la empresa. Además de los empleados a tiempo completo, los especialistas subcontratados se encuentran en la estructura del departamento. La transición a un formato de trabajo remoto no se convirtió en algo extraordinario y fue percibido adecuadamente por el equipo. Para ser justos, vale la pena señalar que los rumores de cuarentena inminente han estado circulando en el campo de la información durante bastante tiempo, y el equipo estaba psicológicamente y funcionalmente listo para el cambio.
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Cedemos la palabra a Alik Fakhrutdinov , jefe de atención al cliente.
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En conclusión, presentamos una pequeña lista de verificación, que puede ser útil para usted si la transición a un sitio remoto en su empresa solo se está preparando o no va tan bien como nos gustaría. Por supuesto, la lista de verificación se basa en nuestra experiencia subjetiva, pero la mayoría de las recomendaciones son universales y pueden aplicarse en su empresa, ajustadas a las características de su empresa y organización interna.

0. Cualquier circunstancia "imprevista" debe prepararse con anticipación. Analice el campo de información, estudie las noticias, que están mínimamente relacionadas con su trabajo, y piense en los pasos para minimizar las consecuencias negativas de fuerza mayor. Como dicen, no puedes estar preparado para nada, pero esto no significa que no necesites prepararte para nada.

1. Examine el marco legal: es difícil preparar documentos a un ritmo de emergencia, por lo tanto, siguiendo el párrafo "cero" de la lista de verificación, debe saber claramente cómo actuar en una situación dada desde el punto de vista de la ley. En cuanto a udalenka, no olvide firmar todos los documentos necesarios con los empleados.

2. Siempre piense en la motivación de los empleados. Es la motivación lo que hace que no solo aparezcan en el trabajo en un horario, sino que trabajen eficientemente para obtener resultados. Para muchas personas es difícil separarse, incluso por un tiempo, con el funcionamiento normal. Esto puede causar problemas disciplinarios y una caída en el desempeño de los empleados.

3. Cuide la alfabetización informática de su personal. En el contexto del trabajo remoto, la capacidad de usar una PC no es solo una línea en un currículum, sino una necesidad.

4. La motivación es, por supuesto, buena, pero también es imposible aflojar el control sobre la disciplina ejecutiva. Involucre a los gerentes de departamento, explíqueles la importancia de la situación. Ningún empleado debe perder de vista a los superiores y colegas. El equipo debe seguir siendo un equipo.

5. Implementar medios corporativos de comunicación: mensajería instantánea, CRM, equipo personal. Esto permitirá que los empleados sean móviles y trabajen eficientemente tanto en horarios regulares como en un sitio remoto.

6. Considere organizar el acceso remoto a los recursos corporativos.

7. Las reglas del trabajo remoto deben publicarse para los empleados antes de la transición, de modo que haya una oportunidad para discutirlas y ajustarlas sobre la marcha.

8. Confía en tus empleados. Es sobre ellos donde descansa su negocio. Las medidas de control de Dragon solo alejarán a las personas de ti, reducirán la motivación y empeorarán el rendimiento. Todo debe ser con moderación: y control, y aliento, y confianza.

9. No cierre la oficina ni obligue a las personas a salir de la oficina. Un empleado siempre debe poder regresar a la oficina por algún negocio importante.

10. Con su propio ejemplo, demuestre una actitud positiva hacia sus colegas y subordinados.

11. Continuando con el párrafo 6, asegúrese de que esté a su alcance garantizar la llegada segura y la presencia de los empleados en la oficina: desinfecte las habitaciones y los lugares de trabajo, reduzca la cantidad de contactos personales entre los empleados.

12. No tenga miedo de la implementación apropiada de la tecnología en su negocio. Las tecnologías modernas en la nube pueden garantizar el funcionamiento de cualquier oficina desde cualquier parte del mundo. Experimente, domine nuevas herramientas para organizar su flujo de trabajo y confíe en sus colegas, entonces ninguna pandemia puede afectar la efectividad del equipo.

UPD: aclaró el título del artículo.

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