😬 🤹🏻 💓 Escribir un proceso comercial en Bitrix24 con un depósito para el futuro 🤷 🗾 🧑🏿

En el trabajo, participo en el soporte al usuario y el mantenimiento de la versión en caja de Bitrix24 CRM, incluida la escritura de procesos comerciales. Cabe señalar que, de hecho, no soy un especialista "puramente" de Bitrix, pero esta es una de mis responsabilidades. De hecho, tengo muchas responsabilidades, por lo que casi siempre tengo que hacerlo no como quisiera, sino rápidamente y trabajar, porque hay una gran falta de tiempo (estoy seguro de que no soy el único que trabaja en tales condiciones). Actualmente, tengo dos años de experiencia trabajando con este CRM (conozco a Bitrix desde hace más de 10 años) y me gustaría contarle algunos de los errores que cometí al escribir, probar y dar servicio a los procesos comerciales, lo que me hizo debe ayudar constantemente a los usuarios, realizar cambios e incluso reescribir completamente los procesos comerciales desde cero.

Para empezar, debemos creer que cualquier estabilidad es relativa, y estar en una zona de confort es temporal. Los empleados van y vienen (incluso aquellos que se sientan en un lugar muy bueno), los departamentos se reorganizarán, el personal aumentará y disminuirá, los departamentos abrirán y cerrarán, etc. Cuando estudié en el instituto, el profesor de información comprometedora nos dijo que cuando estudiamos copromat en Rusia, el estado estático se toma como base, y luego aprendemos la dinámica, pero en otros países la dinámica se toma como base, y la estadística se considera un caso especial. Altavoces. Personalmente, me gusta más este enfoque, no me da la oportunidad de divertirme con el hecho de que "ahora todo se ha calmado y nada cambiará". Solo créelo, será más fácil para usted más tarde.

Divagación lírica: antes de hablar sobre cómo escribir procesos de negocio “con las creaciones del futuro”, debe estimar la jerarquía de su empresa para que pueda comprender quién puede pedirle o exigirle que escriba o cambie un proceso de negocio. Una vez que el jefe de una unidad se me acercó y me dijo: necesitamos un proceso de negocios para interactuar con otras unidades, de lo contrario, todo es malo para nosotros. Y realmente tenían todo mal, incluso bastante horrible. Durante tres o cuatro días hábiles, escribí este BP, lo hice casi a la perfección, y otras unidades lo tomaron y dijeron que el proceso de negocio no tiene sentido, no es conveniente y no funcionarán en absoluto. Estoy sentado, no preocupado (este no es mi problema, deberían haberlo resuelto al nivel del director general), y luego ese líder viene a mí y me dice: gracias por el trabajo,Puede eliminar el proceso, la posición general de esas unidades ha sido aceptada. Y así fue muchas veces en una variedad de problemas y cambios. Desde entonces, escribo procesos de negocios solo cuando el director está de acuerdo con esto.

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Ahora volvamos a nuestros procesos comerciales. A veces son muy pequeños, solo 1-2 clics, solo para corregir el hecho de que alguien pidió permiso para hacer algo, y alguien permitió no andar con papeles (y no perderlos). Parece obvio: el subordinado le pregunta al líder si es posible o no, y el líder presiona los botones apropiados. ¿Simplemente? ¡Nada como eso! ¿Y si no hay líder? ¿Y si ahora tuvieras que elegir otro? ¿Y si fue y se fue sin confirmar? ¿Y si lo llenaste mal? ¿Y si hay algo más? Y si ... Y estos son todos los problemas con los que luchamos constantemente y mejoramos el proceso, pero solo hasta que llegue un nuevo empleado. Como viene, entonces todo comienza de nuevo: las mismas preguntas, los mismos errores, etc. Mi jefe me regaña constantemente por no hacer suficientes comentarios e instrucciones,pero realmente me gusta pisar el rastrillo, y a veces puedes saltar sobre ellos. Es broma :-) Ahora actuaré de manera diferente: primero, no un diagrama de bloques (como sugiere el manual del usuario), sino las instrucciones habituales. Si todos la entendieron y todos están de acuerdo con ella, entonces dibujamos un diagrama de flujo y si estamos de acuerdo con ella, entonces escribimos un proceso comercial. Puede ser pequeño ahora, y con el tiempo puede crecer hasta tal punto que realmente discutirá la compra de un televisor 4K con una diagonal "más grande" para ver todo el proceso y ver si hay algún error, incluso en la lógica. Por cierto, antes de comenzar a escribir, sería bueno asegurar las firmas de todos los gerentes cuyas unidades usarán este proceso, para que luego no haya quejas sobre trabajos inconvenientes, lógica incorrecta, etc.y a veces puedes saltar sobre ellos. Es broma :-) Ahora actuaré de manera diferente: primero, no un diagrama de bloques (como sugiere el manual del usuario), sino las instrucciones habituales. Si todos la entendieron y todos están de acuerdo con ella, entonces dibujamos un diagrama de flujo y si estamos de acuerdo con ella, entonces escribimos un proceso comercial. Puede ser pequeño ahora, y con el tiempo puede crecer hasta tal punto que realmente discutirá la compra de un televisor 4K con una diagonal "más grande" para ver todo el proceso y ver si hay algún error, incluso en la lógica. Por cierto, antes de comenzar a escribir, sería bueno asegurar las firmas de todos los gerentes cuyas unidades usarán este proceso, para que luego no haya quejas sobre trabajos inconvenientes, lógica incorrecta, etc.y a veces puedes saltar sobre ellos. Es broma :-) Ahora actuaré de manera diferente: primero, no un diagrama de bloques (como sugiere el manual del usuario), sino las instrucciones habituales. Si todos la entendieron y todos están de acuerdo con ella, entonces dibujamos un diagrama de flujo y si estamos de acuerdo con ella, entonces escribimos un proceso comercial. Puede ser pequeño ahora, y con el tiempo puede crecer hasta tal punto que realmente discutirá la compra de un televisor 4K con una diagonal "más grande" para ver todo el proceso y ver si hay algún error, incluso en la lógica. Por cierto, antes de comenzar a escribir, sería bueno asegurar las firmas de todos los gerentes cuyas unidades usarán este proceso, para que luego no haya quejas sobre trabajos inconvenientes, lógica incorrecta, etc.primero, no un diagrama de bloques (como lo sugiere el manual del usuario), sino las instrucciones habituales. Si todos la entendieron y todos están de acuerdo con ella, entonces dibujamos un diagrama de flujo y si estamos de acuerdo con ella, entonces escribimos un proceso comercial. Puede ser pequeño ahora, y con el tiempo puede crecer hasta tal punto que realmente discutirá la compra de un televisor 4K con una diagonal "más grande" para ver todo el proceso y ver si hay algún error, incluso en la lógica. Por cierto, antes de comenzar a escribir, sería bueno asegurar las firmas de todos los gerentes cuyas unidades usarán este proceso, para que luego no haya quejas sobre trabajos inconvenientes, lógica incorrecta, etc.primero, no un diagrama de bloques (como lo sugiere el manual del usuario), sino las instrucciones habituales. Si todos la entendieron y todos están de acuerdo con ella, entonces dibujamos un diagrama de flujo y si estamos de acuerdo con ella, entonces escribimos un proceso comercial. Puede ser pequeño ahora, y con el tiempo puede crecer hasta tal punto que realmente discutirá la compra de un televisor 4K con una diagonal "más grande" para ver todo el proceso y ver si hay algún error, incluso en la lógica. 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Por cierto, antes de comenzar a escribir, sería bueno asegurar las firmas de todos los gerentes cuyas unidades usarán este proceso, para que luego no haya quejas sobre trabajos inconvenientes, lógica incorrecta, etc.para que luego no haya quejas sobre trabajos inconvenientes, lógica incorrecta, etc.para que luego no haya quejas sobre trabajos inconvenientes, lógica incorrecta, etc.

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Es esta frase la que ahora pondré a la vanguardia al escribir procesos de negocios. De hecho, la práctica muestra que hay una posición, la gente simplemente cambia en ella. Como era el cargo de director financiero, lo es. Como era el contador principal, se quedó. Y el jefe de contabilidad de gestión no ha ido a ninguna parte. Y, en general, guardo silencio sobre los jefes de los departamentos de ventas. Otra cosa es que las publicaciones no han ido a ninguna parte. Por lo general, es como: sentarse, trabajar, y luego recibes la noticia: "Masha se va, Tanya viene". Es necesario recordar de inmediato frenéticamente en qué procesos comerciales participa una persona, dónde uno debe ser reemplazado por otro, etc. O pueden decir lo contrario, solo de la serie "Masha se va". Retiró a una persona de todas partes, se sentó en su casa de baja por enfermedad / de vacaciones, o se fue a algún lugar, y luego gritó "Tanya salió aquí, pero por alguna razón no hay acceso a ninguna parte".Bueno, claro, todavía no lo han agregado a Bitrix, sin mencionar los roles en los procesos de negocios.

Por lo tanto, es más fácil si no piensas en personas específicas, sino en las publicaciones que ocupan actualmente. Sí, en el proceso comercial habrá 1-2 bloques adicionales, pero cuando una persona cambia, no necesita recordar dónde y de qué fue responsable, solo necesita reemplazar el valor variable de una persona a otra y eso es todo.

Los permisos correctos por departamento son muy importantes

Hipotéticamente, la estructura de la empresa es completamente vertical: Propietario - Director - Contador jefe - Jefe de departamento - Empleado (o algo así). Y puede ser horizontal: propietario - director - muchos departamentos. Y tal vez un poco más.

Solía establecer derechos para cada empleado específico. Por ejemplo: hay una contadora Lena, ella debería ver todos los pagos y envíos. Entramos en los procesos comerciales relevantes y prescribimos nuestra Lena allí. ¿Qué pasa si será transferida o renunciará? Entonces, la forma más fácil es dar el acceso necesario a todos los que están en el grupo de "Líderes", pero esto es incorrecto, porque los procesos y los archivos de los empleados estarán disponibles no solo para sus gerentes y contabilidad, sino también para los jefes de otros departamentos.

Hay muchas opciones aquí, personalmente recientemente dejé de trabajar con grupos. Creamos un grupo, le agregamos empleados (o un empleado) y ya está. Ya no tiene que preocuparse por el hecho de que el antiguo empleado ve mucho, y el nuevo no: simplemente agrega al grupo o lo excluye. Rapido y Facil.

Guarda todos los datos, comentarios y notas

Si acude a una persona con un memorando en papel, entonces él no puede aprobarlo verbalmente, le pone una firma. Pero verbalmente puede dar un comentario detallado, que incluye establecer una condición como "Firmaré, pero si resulta así, entonces no compre / no compre". Y si necesita firmar con dos, entonces, en principio, puede volver a contar. Es por eso que necesita guardar todo y, lo más importante, nunca prescribir "duro" quién puso el comentario, sino siempre tomarlo de una variable. Al principio, realmente pequé esto: ¿dónde debería el director confirmar los comentarios en su nombre, dónde está el contador principal en su nombre? Y luego se les pregunta a las personas por qué prohibieron o son adecuadas para rehacer, pero ellos mismos no saben que prohibieron a alguien hacer algo :-)

Grabamos absolutamente todos los archivos

Anteriormente, grabamos solo los archivos "finales", pero luego no lo hacíamos a menudo, sin embargo, nos enfrentamos al hecho de que la gente comienza a discutir sobre "No lo descargué", "cuando confirmó que el archivo era diferente", etc. O, en general, comenzaron a volver al proceso comercial 2-3 meses después del cierre.

Pases de prueba: lo más voluminoso posible, pero no por mucho tiempo

Seré honesto y diré que cuando le pides a los empleados que prueben los procesos comerciales, no les importa un comino. Alguien es perezoso (aunque sentarse no hace nada), alguien no tiene tiempo, y alguien es francamente tonto y no entiende lo que hay que hacer. Comencé a probar uno, inconvenientemente. Comencé a probar con mi supervisor: es más fácil y más conveniente, pero obviamente él no tiene otros (como escribí antes, no hay instrucciones, aunque parece obvio). Como resultado, decidieron esto: paso por cada rama del proceso comercial una vez, luego pruebo con los gerentes si todo está claro para ellos. Si todo está claro y les expliqué para que puedan volver a contarlo a sus empleados, entonces tomamos un empleado de cada departamento y comenzamos por la fuerza (aunque generalmente es bastante posible encontrar un voluntario de cada departamento). Si todo está bien aquí,entonces el proceso de negocio comienza a funcionar y lo anuncia de inmediato para todos los empleados.

Copiar y clonar procesos

A veces, para acelerar el trabajo en un proceso de negocios, tomo la plantilla anterior y la edito. Tan rápido, pero al final obtengo:

Comentarios incorrectos
variables extra;
Descripciones de tareas incorrectas
enlaces rotos;
subir archivos al lugar equivocado;
derechos de acceso incorrectos;

y muchas más cosas que no quisiera obtener al final. Traté de escribir desde cero, largo e incómodo. Como el menor de los males elegí copiar el proceso y caminar suavemente y leer cada bloque para ver si lo estoy haciendo bien. Por lo general, todos los errores técnicos cometidos en esta etapa se detectan cuando pruebo el proceso solo. Encontramos errores lógicos con los líderes.

Hacer cambios significativos

Sobre el hecho de que antes de crear un nuevo proceso comercial necesita obtener el consentimiento de todos los participantes, escribí antes. En principio, lo mismo aquí, excepto que al final es importante antes de comenzar una nueva versión del proceso de negocios, hacer un "comunicado de prensa" donde es importante no solo hablar sobre los cambios, sino también hacer una comparación de los elementos "era" y se convirtió."

Es posible que no te haya dicho nada nuevo, ya sabías todo esto antes, pero me alegrará si ayuda a alguien a no pisar mi rastrillo. Si tiene preguntas, pregunte en los comentarios.

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