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Pequeñas empresas en cuarentena: el pánico es enemigo de la razón

Solo digamos: dejar a los empleados para trabajar en casa en estas pocas semanas es, por un lado, genial, humano y correcto, incluso por pánico, por un torrente de basura de los canales de telegramas. Y, sorprendentemente, es mucho más fácil para Yandex y otras grandes empresas que para una pequeña empresa que se encuentra en un ciclo constante de producción-promoción-ventas y cuya rentabilidad está vinculada a 2-3 procesos comerciales principales. Por lo tanto, muchos ahora experimentan no pánico, ni miedo, sino confusión: no está claro cómo vivir, cómo sobrevivir, cómo no detener el asunto. O parar y esperar? De hecho, no todo es tan aterrador: lo principal es salvar la mente, usar racionalmente el tiempo, no meter dinero y mantener las relaciones humanas en el equipo. Tenemos algunos consejos


¡No tortures a los gatos! Pero lleve las flores de la oficina por un tiempo a casa o no olvide regar con un margen :-)

Este artículo no figuraba en nuestro plan de contenido y, francamente, la situación de pandemia no es el mejor momento para publicaciones rápidas. Pero nos molestaron dos cosas: la confusión mencionada anteriormente y el flujo de publicidad de varios servicios en línea. Aquí no nos involucraremos en el moralismo y tomaremos de la mano, solo hablaremos sobre el trabajo remoto y sus riesgos para la empresa. Además, tenemos empleados remotos en RegionSoft, y esto nunca les ha impedido en algunos años vender, presentar y promocionar efectivamente nuestros productos en algunos lugares: RegionSoft CRM y el sistema de tickets ZEDLine Support .

Muy bien, deja de hablar ... al grano.

No hablaremos de empresas comerciales, cafeterías, tiendas no alimentarias, etc., es decir, sobre la esfera B2C, tendrán dificultades y cuanto más difícil sea la situación, más problemático será mantener a la empresa en la forma en que entró en este año. Nuestro texto es para pequeñas empresas B2B que se dedican al desarrollo, publicidad, producción para negocios, etc. 

No se asuste y evalúe los riesgos.


Sí, la situación no es muy agradable en este momento. Debido al desarrollo de una variedad de medios, la blogósfera y las microcomunicaciones, parece mucho peor que la situación en el mismo año 2009, simplemente porque casi todos pueden hablar "expertamente" sobre el tema y contribuir al pánico. Sin embargo, no deje caer todo y tome decisiones apresuradas. El hecho es que, en el caso del teletrabajo, e incluso en el contexto de una crisis económica y social general, la compañía probablemente disminuirá las ventas, aumentará los costos y, como resultado, reducirá las maniobras, pero será necesario cumplir con todas las obligaciones con el personal, los clientes, los socios, proveedores, etc.

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La cuarentena en una empresa no debe ser una medida de moda, sino una decisión racional y objetivamente necesaria, que debe determinarse no solo por el estado de las cosas en el país, sino también por la situación epidemiológica general en la ciudad. Esto sigue siendo una medida extrema. Recuerde: la cuarentena y el trabajo remoto ciertamente afectarán el nivel de sus ingresos, por lo tanto, correlacione y calcule los riesgos.

Sin embargo, si se toma la decisión de cuarentena y usted decide llevar a los empleados al modo de oficina en el hogar, debe actuar de la manera más competente, racional e incluso económica posible. Esta es la situación en la que todos los recursos deberían centrarse exclusivamente en el proceso de trabajo: no tengo grasa, estaría viviendo.

No dejes a la gente


Es importante. Un empleado que trabajaba en la oficina apenas se transfiere al trabajo remoto, además, dos extremos ocurren con mayor frecuencia: 1) el empleado cae en una desesperada adicción al trabajo y trabaja todo el tiempo sin dormir; 2) el empleado queda impresionado de la libertad y está inmerso activamente en las tareas del hogar, iniciando el trabajo de forma independiente y solo manteniéndose en contacto en las salas de chat. Pero generalmente, fuera de estos extremos, una persona en los primeros días de una oficina en el hogar está confundida, cansada, deprimida e incluso deprimida. Debido a que el entorno familiar ha cambiado, el nivel de comunicación ha cambiado, la rutina habitual se ha ido. Hubo una soledad aislada o una batalla por el derecho a trabajar dentro de la horda de gritos y reproches. 

Por lo tanto, estar juntos, comunicarse en un chat informal, comenzar un nuevo período de trabajo inusual con las tareas más simples de "overclocking", estar en contacto a través de canales familiares para su empresa: desde una sala de chat por teléfono hasta Skype o mensajería corporativa. Debe haber un sentido de unidad de equipo y el máximo ambiente de trabajo.

Si siente que su colega o subordinado ha comenzado a caer de la realidad laboral, hable con él personalmente, descubra la razón y ayude a resolver el problema. Debe comprender que el trabajo debe continuar. 

Por desgracia, la cuarentena pondrá algo en su lugar y los "gerentes y hackers de crecimiento efectivos" que pasan días detrás de las reuniones y los mítines se quedarán sin trabajo. Inmediatamente verá empleados leales y desleales, podrá evaluar cómo se organizan el equipo y la psicología en su interior. ¡Pero esto no significa que deba despedir a tales empleados! Déles una oportunidad: cargue una nueva tarea volumétrica, confíe la coordinación del trabajo y garantice la comunicación, etc. Todos los desmontajes se van por el período de la oficina. 

Cumplir con las leyes laborales. Si decide que su empresa continúa trabajando y lo hace como siempresi es posible, no reduzca los salarios, no demore los pagos, no acorte el día. Nada motiva a los tristes empleados en cuarentena como los salarios que caen en una tarjeta a tiempo. Pero si ha decidido reducir la jornada laboral y los salarios por este tiempo, hágalo de acuerdo con el estado de derecho. Aquí hay una buena instrucción para aquellos que desean transferir empleados a una ubicación remota estrictamente de acuerdo con la ley .

Si es necesario, ayude a los empleados a transportar a casa el equipo necesario para el trabajo (desde la oficina), envíe una VPN, configure la telefonía. En ningún caso, no se ponga a trabajar y especialmente a sus propios empleados de PC del sistema para realizar un seguimiento de las horas de trabajo, el seguimiento, los diferentes keyloggers y otras tonterías publicitadas. La confianza y el respeto son dos cosas que harán que cualquier empleado remoto trabaje para usted, incluso en la luna. Y si no hay confianza, entonces a tus rastreadores de tiempo no les importa. Como dice el refrán, el lobo y algunas ovejas roban. Guarde solo las herramientas de control que estaban en su empresa en el momento de la decisión de trabajar de forma remota.

Cuida la seguridad de los datos


Cualquier control remoto es un duro golpe para la seguridad, porque prácticamente no tiene control sobre los empleados y las conexiones de red. No es tan malo si el tiempo de trabajo se dedica a programas de televisión o tareas domésticas, peor si la información comercial se transmite activamente bajo la cobertura de una noche de coronavirus. Por lo tanto, siga algunas reglas.

  • Registre todo lo que se puede registrar a nivel de software o acceda al servidor central.
  • Acceso cercano a información crítica durante la cuarentena.
  • Si hay procesos comerciales inseguros que pueden ignorarse temporalmente, deséchelos.
  • Si no está seguro de la confiabilidad de algún empleado o si hubo precedentes, delegue otras tareas que no requieran matices especiales de configuración de seguridad.
  • Configure la autenticación de dos factores para todos los servicios externos e internos utilizados en el trabajo, incluidos el correo corporativo y la mensajería instantánea.
  • Si tiene un buen administrador del sistema, permítale configurar una VPN; esto funcionará de manera más conveniente y el control sobre el movimiento de datos será más transparente.

Lo principal es no permitir problemas en el equipo y conflictos para que no haya despidos ofendidos e incontrolados con el retiro de información comercial importante.

Trabaje como siempre, siempre que sea posible


No es necesario cambiar fundamentalmente los procedimientos de interacción, los canales familiares de comunicación, ni siquiera el almuerzo. Deje que todo esté como estaba en la oficina, la cuarentena no es el momento para la innovación. Sin embargo, no olvide que los empleados liberarán más tiempo de lo que se gastó en charla, café, etc. No les exija un trabajo arduo, pero sorprenda, por ejemplo, suscríbase a cursos de capacitación sobre los perfiles de los departamentos o entregue libros electrónicos que deberán resumirse y contarles a sus colegas después de salir de la oficina.

Entonces matará tres pájaros de un tiro: aumente el compromiso, bombee a cada empleado e inmediatamente obtenga una herramienta para el regreso efectivo a la oficina, que comienza con una discusión de temas útiles y un mini conjunto educativo.

Sin embargo, no fuerce nada: si uno de los empleados le pide personalmente una hora y media para preguntas personales (por ejemplo, comunicación con niños), no se niegue. Una figura que nadie en la oficina por un total de 8 horas no funciona :-)

Trabaja en tareas perdidas


La empresa siempre tiene tareas para las que faltaba algo. Por ejemplo, la formación de un sistema de ventas, la revisión de los procesos comerciales, pero al menos probar una nueva pila de tecnología para el proyecto. Como todavía pone en cuarentena parte de la rutina de trabajo en cuarentena, dedique tiempo a estas tareas "onerosas", dividiéndolas entre empleados o pares de empleados que pueden comunicarse más fácilmente entre sí.

Pídales a los empleados que sugieran soluciones a los problemas y que los compartan, por ejemplo, en Google Docs, donde todos pueden realizar ediciones o comentarios. Como resultado, obtendrá un montón de nuevos proyectos que se pueden utilizar en futuros trabajos. 

Importante: trabaje en tales tareas en modo lluvia de ideas. Es decir, las nuevas propuestas no deben ser discutidas, criticadas y menos aún negadas; simplemente deben complementarse con propuestas. Todas las discusiones y acalorados debates seguirán en el entorno operativo y de trabajo de la oficina.

¿Se automatiza el negocio?


Hasta cierto punto, ahora es incluso un buen momento para la automatización, porque en el contexto de una desaceleración en la rutina, usted y sus empleados tendrán más tiempo para aprender un nuevo software, aprender y completar datos. Esta tesis está confirmada por muchos años de experiencia: nuestro escritorio RegionSoft CRM demostró ser excelente en el trabajo de equipos distribuidos (especialmente si hablamos del sistema de tickets ZEDLine Support , la nube es una nube). 

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  • ¡No se alarme con las historias de horror de los anunciantes! No le pasó nada a su equipo, solo las mesas no están en las oficinas vecinas, sino en las casas vecinas o en las calles vecinas. Mientras trabajabas, trabaja, pero no debes dejar de desarrollar. Por el contrario, depure los procesos comerciales, domine la automatización y supere a los competidores como si estuvieran en pie.  

En este momento es un buen momento para dos cosas: elegir una herramienta de automatización futura y revisar los procesos comerciales para una implementación excelente. Elija varios CRM, ERP, sistemas de soporte, etc., contacte lentamente a los proveedores (que también perderán su carga de trabajo y tendrán mucho más en comunicación) y comience a probar demostraciones con el personal y discutir opciones. 

Junto con esto, indique a todos que describan en detalle todos los procesos comerciales en los que está involucrado e indiquen honestamente las debilidades y fortalezas del proceso. Luego, recopile todos estos datos y transfiéralos a un empleado de negocios experimentado e inmerso para reunir los procesos. Cuando tiene un mapa de procesos, puede comenzar a optimizarlos y revisarlos. Como resultado, al salir de la cuarentena, puede implementar el software que necesita de acuerdo con los requisitos formados y no perder el tiempo en este proceso. Este será un gran comienzo para un nuevo "nuevo" año laboral si decide trabajar de forma remota para los empleados.

Hay una ventaja importante en estas tareas: los empleados no están húmedos y se encuentran en un estado de solución responsable a un nuevo problema.  

No hagas estupideces


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Todo en este mundo tiene un principio y un fin. Recientemente celebramos el Año Nuevo y esperábamos lo mejor, y a principios de enero vimos un mundo que parecía estar a punto de desatar el tercer mundo. ¿Alguien recuerda esto ahora? No. Lo mismo ocurrirá con la epidemia: tarde o temprano desaparecerá o desaparecerá, incluso antes todos regresaremos a nuestras oficinas, que seguirán siendo seguras y cómodas. En cualquier situación extrema, es importante permanecer humano, mantener la dignidad humana, apoyarse mutuamente. El virus pasará, pero la gente se quedará. Y que todo sea igual e incluso mejor.

Y ... ¡sé saludable!

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