👩‍👧‍👦 👳 🌱 Automatización de un periodista. Parte 1: Tareas y Calendarios 🧜🏽 🕴🏻 👊🏻

Durante más de 15 años he trabajado como periodista técnico. Ayudo a hablar sobre productos, tecnologías y, qué puedo ocultar aquí, me integro en la estrategia de caza.

Hay una demanda para mí, por lo que durante muchos años la tarea para mí ha sido mejorar la eficiencia de mi trabajo. Como dicen, hay muchas tareas interesantes y estoy solo ...

No estoy en la "frontera extrema" en términos de tecnología. Pero si alguna herramienta de automatización popular aparece en el mercado, tarde o temprano me informarán si la quiero o no. Por lo tanto, a lo largo de los años de trabajo, probé docenas de diferentes "cosas que hacen la vida más fácil". Pero al final, solo unos pocos realmente entraron en uso. Quiero hablar sobre ellos

(y este es mi esposo pintado en una camiseta;)

En pocas palabras, es imposible hablar de todo un campo de actividad, por lo que nos sumergiremos por etapas. Inmediatamente haré un comentario: esta no es una revisión de los servicios (casi cualquiera puede ser reemplazada por un análogo), sino solo una historia sobre mi enfoque personal. Además, hablaré "en mis propias palabras", ignorando todas las políticas editoriales requeridas para el trabajo y simplificando el proceso de producción de texto.

Parte 1. Tareas y calendarios

El trabajo de un periodista técnico no es solo conversaciones interminables y escribir artículos, sino también una gran capa de rutina. Una vez que todo comenzó con pedidos únicos para revisar artículos sobre fuentes abiertas. Ahora mi trabajo es un coloso en constante movimiento, donde no se pueden perder los plazos para solicitar comentarios, aprobar cotizaciones, enviar para la revisión, donde existen obligaciones para publicaciones periódicas, etc.

La única forma de frenar el caos que está sucediendo en la vida real es la organización y la clasificación.

Tengo tres tipos de tareas

El primero son los eventos que están estrictamente vinculados al tiempo: entrevistas, reuniones, reuniones. Se pueden transferir, pero no individualmente, sino solo después de una discusión con los participantes.

Tales tareas son más convenientes para crear en el calendario. La mayoría de mis socios comerciales usan Google Calendar, y yo también. En un momento probé todo tipo de Outlook, pero atar un lugar de trabajo o bailar con una pandereta para sincronizar con versiones portátiles fue un gran obstáculo.

El segundo tipo son las tareas a gran escala, en las que debe tener una gran cantidad de tiempo restante para llevar a cabo. La tarea primero debe cargarse en el cerebro y luego generar el resultado. Ejemplo: crear el texto de un artículo basado en información recopilada previamente. Esto es difícil de hacer con pequeños enfoques.

El tercero es toda la rutina que rodea las dos primeras tareas. Ocho llamadas sobre la organización del tiempo de la entrevista, cinco recordatorios al orador sobre la aprobación de las citas, la aprobación de los plazos y los planes temáticos, la redacción de preguntas y la discusión preliminar con el cliente del texto, la solicitud de fotos de los oradores para los artículos ya preparados, si así lo requiere el personal editorial, etc. Esto también incluye la clase de tareas que surgió no hace mucho tiempo para formalizar las actividades de los empresarios individuales (contratos, actos, cuentas, pago de impuestos). Junto con esto, hay asuntos familiares: logística infantil, suministros para el hogar: productos, consumibles y mucho más.

Para el primer tipo de tareas necesita un calendario, para el resto, está contraindicado (puramente mi opinión). Las tareas del segundo y tercer tipo no se pueden mezclar en una lista, porque esto da una idea errónea sobre el tiempo total disponible para el trabajo, pero sería mejor "sustituir" las primeras tareas en la lista con la segunda. Los asuntos familiares generalmente se mantienen mejor separados del trabajo ... ¿Y cómo implementar esto?

Hace 10 años, sin siquiera tener una clasificación tan clara en mi cabeza, pensé en la eficiencia y comencé con una tableta Excel, tareas en Thunderbird e intentos de ajustar Outlook monstruoso para mí. Pero en 2011, tomé una decisión importante de dejar el 100% a distancia. Al principio, no podía tomar tareas el 100% del tiempo de trabajo y lo usé para un estudio exhaustivo y la configuración del proceso de trabajo. Incluyó el seguimiento del tiempo, leyó libros sobre efectividad personal y gestión de casos, probó varias herramientas recomendadas. El tiempo libre terminó rápidamente, aparecieron las tareas por dinero, pero el hábito de RTM (Remember the milk), que aún estaba en conjunto con los cuadernos de Evernote, surgió de toda esta actividad. Hubo un tiempo en que incluso tenía una cuenta paga para ambos ...

En 2015, junto con la disminución de su propio trabajo debido al nacimiento de su primer hijo, tuvieron que reconsiderar la viabilidad de usar cuentas pagas de servicios extranjeros; es comprensible por qué. A partir de ese momento, los volúmenes superaron y superaron los indicadores anteriores. Pero ahora lo mismo, solo que mejor, está disponible de forma gratuita.

Cómo se ve todo ahora. RTM

El centro de todo es RTM, con una versión web. Lo uso como mi "centro de control del caos" personal. A pesar de que la movilidad es importante para mí (una computadora que funciona, una computadora portátil / tableta, un teléfono inteligente para "tapar agujeros" rápidamente en la carretera), la aplicación en el teléfono inteligente no funcionó para mí. Al principio, su modelo interfería con la sincronización una vez al día en una cuenta gratuita, luego en un modelo pagado simplemente "no". Todavía uso la aplicación solo en casos de emergencia cuando necesito registrar un negocio, estando lejos de cualquiera de los lugares de trabajo.

Uso listas (por cliente), etiquetas (por ocupación), listas inteligentes:

todas las tareas de trabajo relevantes (es decir, todas excepto la lista "algún día"),
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Hace un año, destaqué tareas en el camino (independientemente del cliente y la naturaleza de la actividad). Ella vivía en las afueras, para salir de la zona, tomó tiempo. Traté de planificar todos los asuntos de campo durante una semana en un día. Debido a esto, se obtuvo una optimización del tiempo no ácida. Pero con el traslado al centro, este "feng shui" perdió su significado: parte de los asuntos ahora generalmente se puede hacer con acceso de 10 minutos en un scooter eléctrico.

Por cierto, también clasifiqué las cosas en listas por lugar de ejecución antes, pero resultó que esto afecta en algún lugar del 5% de los registros, por lo que el efecto general es cercano a cero. También destaqué los casos relacionados con el pago (cuando se acuerdan los documentos o se espera dinero). A veces una familia joven necesitaba dinero con urgencia: quería entender qué acciones podrían acelerar algo. Esta práctica va y viene, dependiendo de la relación entre ingresos y gastos.

Para resaltar tareas pequeñas de las grandes, así como llamadas y viajes de todo lo demás, uso notas adicionales en el encabezado de la tarea.

"0 -" Tomo nota de cosas cortas que puede hacer durante los descansos (verificar, enviar, recordar rápidamente por correo),
"CALL:" y "EXIT:" se usan, respectivamente, para llamadas telefónicas y casos fuera del hogar.

Lo mismo podría implementarse con etiquetas, pero mi enfoque hace que sea fácil influir en los detalles de la clasificación por fecha límite y no requiere una tarifa de suscripción mensual.

Apenas uso las prioridades integradas de RTM: extraño sus cuatro grados. De hecho, uso 2 prioridades, la más alta y ninguna, agregando mi lógica:

Las tareas cortas de la más alta prioridad llegan automáticamente a la parte superior de la lista (como escribí anteriormente, tienen un índice "0-").
Configuré tareas largas de la más alta prioridad en la mañana del día laboral en la cola manualmente, estableciendo los nombres "1-", "2-", etc. A veces, esta calificación se mantiene durante 2-3 días sin cambios.
Las tareas sin prioridad se encuentran al final de la lista.

Tal esquema es conveniente, ya que tengo tareas a gran escala del segundo tipo (2 a 5 horas), es decir, Todo esto no tiene que rehacerse varias veces al día.

En las notas para la tarea en RTM, generalmente almaceno enlaces a los documentos necesarios: un archivo con la entrevista, texto de descifrado, cartas sobre la tarea por correo. Anteriormente, todo esto caía en notas de Evernote, que estaban vinculadas a tareas. Pero la práctica ha demostrado que es más fácil no inventar un servicio adicional para almacenar textos e hipervínculos para proyectos actuales. El archivo es otro asunto, pero lo contaré en otro momento.

Vista del calendario

RTM tiene un inconveniente importante: no hay vista de calendario. Las tareas se pueden ordenar por hora, etc., pero aquí está el clásico "Mes", como en Google Calendar, no se puede ver aquí. Por lo tanto, el ya mencionado Google Calendar se utiliza para registrar información sobre entrevistas y reuniones. Un incentivo adicional en la dirección de esta herramienta es el hecho de que varios de mis clientes también la usan. Comparta convenientemente las citas programadas por correo.

Un gran problema hasta hace poco era la sincronización curva de RTM y Google Calendar. De manera predeterminada, estaban listos para enviar listas de tareas completas de ida y vuelta. Y recientemente, Google generalmente dejó de admitir cualquier función a través de la cual se implementó esta sincronización en la versión gratuita. Necesito mantener registros de las entrevistas planificadas del Calendario en RTM (y solo en esta dirección). Resultó que esto se puede hacer a través de IFTTT. Al crear o cambiar un caso en el calendario, el servicio me envía un correo electrónico a la cuenta RTM, agregando así una tarea con ciertos parámetros. Entonces, cuando planifico una semana, veo en la vista de calendario (Mes) lo que se fija en qué día. Y todas las mañanas, al abrir RTM, obtengo en la parte superior de la lista información sobre cosas planificadas para un momento determinado.

Integración donde se pierden tareas

IFTTT también se utiliza para recopilar tareas de diferentes cuentas. Tengo clientes que usan Trello y Asana. Cuando se me asigna una tarea allí, la información sobre ella a través de IFTTT cae en mi lista de tareas pendientes. Respondo al cliente sobre el proyecto en su sistema, pero puedo llevar a cabo mi propia planificación en una ventana. Esto es muy valioso

Del mismo modo, he construido agregando tareas a través de bot telegram.

En el momento de un fuerte aumento en la carga después del decreto, noté que fácilmente podría perder la tarea cuando recibo muchas llamadas diferentes en diferentes canales. Pero esta pérdida ocurre solo al momento de cambiar entre aplicaciones. Aquellos. me escribieron, por ejemplo, en el carro, que el texto debería corregirse. Es más probable que lo olvide si entro en la aplicación móvil RTM para agregar una tarea, y en ese momento alguien llamará. Después de la llamada, veo la interfaz RTM, pero no recuerdo por qué era necesaria ...

La solución es solucionar el hecho de la tarea en sí antes incluso de que abandones la aplicación. Entonces, mis tareas se agregan a través del bot de telegramas (de IFTTT) y a través de Gmail (la opción "Agregar a tareas" y la integración de tareas con RTM a través de Zapier); en mi caso, estos son los dos canales principales para recibir tareas.

Trello para tareas familiares

Al describir el tercer tipo de tareas, mencioné asuntos familiares. Para no confundirlos con todo lo demás, elegí un servicio fundamentalmente diferente: Trello. Para dos con mi esposo, tenemos un tablero donde se descargan todas las cosas relacionadas con reparaciones, jardines de infantes, logística del hogar, etc. Específicamente no hay automatización. Desde el tablero "hogar" en RTM o Calendario, las tareas se obtienen solo en casos de emergencia. Y solo a mano.

Eso es todo por hoy. La próxima vez hablaré sobre trabajar con oradores. En esta parte, no todo es tan sencillo, por lo tanto, se discutirá no solo sobre lo que ya uso, sino también sobre cómo se ve este tipo de actividad y por qué no es posible usar las herramientas existentes para ello. ¿Quizás la mente colectiva me dirá algo aquí?