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Cómo diseñar un sistema automatizado a gran escala para una gran empresa en siete pasos

Diseñar un sistema automatizado para que una gran empresa trabaje con sus contrapartes. Creación de dos tipos de cuentas personales a la vez: para un empleado de una empresa y para un distribuidor. Tareas en las que no todos confían. Y diseñamos dicho sistema para uno de los principales fabricantes de materiales de construcción y acabado en Rusia.

La empresa es enorme: varios niveles de gerentes, gerentes, comercializadores, analistas, contadores. Y múltiples interacciones con alrededor de 150 distribuidores que trabajan en diferentes regiones del país. Todo este sistema tuvo que ser simplificado y automatizado.

Había algo en lo que trabajar. En primer lugar, la gerencia no tenía información completa sobre los consumidores finales de los productos vendidos por el distribuidor, su volumen de ventas real y saldos de existencias. El suministro de productos debido a esto no fue equilibrado. Llegó a tales casos cuando los regalos dados a los distribuidores en función de los resultados de las campañas de marketing no les llegaron. En la propia empresa, los gerentes aceptaron pedidos en forma de archivos de Excel y se negaron a compartir información sobre el estado actual de las cosas. La gerencia de la compañía entendió que esto no podía continuar. Al mismo tiempo, no se atrevieron a trabajar con un gran integrador de TI debido al alto costo del trabajo.

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Paso 1: investigación de dominio


Estudió en detalle toda la información sobre las actividades de la empresa y los productos. Tuve que aprender, por ejemplo, a distinguir entre sí diferentes tipos de placas y tiritas. Nos familiarizamos con la información en el sitio web del cliente y en los sitios de sus competidores. Obtuve acceso a los documentos internos de la empresa, las reglas, las instrucciones, los contratos con los distribuidores y al sistema interno 1C.

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Paso 2: identifique los principales objetivos comerciales del CEO


Los diálogos con la persona principal de la empresa resultaron útiles. Identificado y acordado sobre los objetivos principales del liderazgo. A saber:

  • Organice rápidamente los datos de los envíos de la empresa. Con base en estos datos, evalúe la imagen general de las ventas, realice un seguimiento de las tendencias, haga planes, resuelva problemas identificados y potenciales.
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En esta etapa, se realizaron docenas de entrevistas con empleados de la compañía: jefes de división, gerentes en varios niveles y especialistas en marketing. Utilizamos los métodos de grupos focales, monitoreando las actividades de las personas en sus lugares de trabajo. De hecho, durante un mes nuestros especialistas se convirtieron en empleados de la empresa cliente. Al menos a nivel interno. Profundizamos en todo lo más cuidadosamente posible. Hasta el punto de que se sentaron a espaldas de los gerentes y observaron de principio a fin cómo trabajan con las órdenes. Los gerentes, por supuesto, no pueden ser envidiados en tal situación, pero no tenían a dónde ir.

Se prestó especial atención a la recopilación y análisis de información sobre los derechos y niveles de acceso de los empleados de la empresa a los datos y cómo el empleado puede utilizar esta información. La tarea de recopilar información fue facilitada en parte por la administración de la empresa. Dos jefes de división fueron especialmente seleccionados, quienes, de ser necesario, podrían recibir y darnos la información necesaria.

Los datos también se recopilaron en el curso de la comunicación con los distribuidores. Tuvimos suerte: además de las contrapartes en nuestra región, también logramos comunicarnos con representantes de otros, justo en ese momento se realizó la reunión anual de distribuidores de la compañía en nuestra ciudad. Debo decir que la perspectiva de hacer que sus actividades sean lo más transparentes posible para la compañía del cliente no fue particularmente entusiasta para la mayoría de los distribuidores. Y en el curso de la comunicación fue difícil hablar con la gente y obtener retroalimentación de ellos sobre problemas e ideas para resolverlos.

El resultado principal de esta etapa más larga del proyecto fue una descripción detallada de los procesos de negocios, deseos, tareas del usuario en UML, anotaciones BPMN 2.0 y archivos de texto.

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Dificultades

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4:


En base a los datos obtenidos, se creó una gran cantidad de tablas y diagramas de varios tipos. Describieron los flujos de datos, todas las entidades, sus relaciones, estados e interacciones.

Se formó una larga lista de objetos, sus atributos, tipos y fuentes que indican lo que cada uno de los empleados puede hacer con estos objetos en su cuenta personal.

Por ejemplo, un gerente de ventas trabaja con los distribuidores y sus pedidos, pero no puede agregar nuevos distribuidores y ver cómo se realiza el envío. Él ve su plan, pero no ve el plan general del departamento. Él ve la variedad de bienes, pero no le agrega bienes. Puede controlar la recepción de regalos promocionales, pero no crea promociones. Etc.

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Paso 5: desarrollo de scripts personalizados


Creó scripts básicos y auxiliares para todo tipo de usuarios, patrones de comportamiento.

Aquí hay un ejemplo bastante simple de un script de usuario. El jefe de la división decidió asegurarse de que todos los pedidos de los distribuidores se procesen de manera rápida y eficiente. Para hacer esto, en la sección de pedidos, el usuario seleccionó los pedidos de la última semana y miró directamente la lista con todos sus estados. Luego seleccionó las órdenes con el estado "en proceso" y observó a qué gerentes pertenecen estas órdenes.

Nuestros expertos describieron varias docenas de tales escenarios para la versión MVP. E incluso con esto, absolutamente todo no podría tenerse en cuenta en esta etapa. El resto fue planeado para las siguientes etapas del desarrollo del proyecto.

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Paso 6: crear una estructura de cuenta de usuario


En base a los escenarios descritos, determinamos un conjunto de elementos funcionales de la cuenta personal para todo tipo de usuarios y la estructura de secciones y datos. Para cada tipo, se diseñó su propia estructura de partición con la funcionalidad que necesita.

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Paso 7: crear un prototipo y especificaciones técnicas


La herramienta Axure se utilizó para crear un prototipo interactivo del futuro sistema. Después de varias reuniones, acordamos este prototipo con la administración de la empresa cliente y elaboramos una especificación técnica clara y detallada para la primera etapa de trabajo, sobre la base de la cual podemos ocuparnos del desarrollo de software y la posterior implementación del sistema.

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Pasaron tres meses desde el comienzo hasta el final del trabajo en el proyecto.

Esta fue nuestra primera experiencia de un trabajo analítico a gran escala. Ahora estamos convencidos de que somos capaces de resolver problemas que muchos asocian solo con grandes integradores de TI.

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