🧑🏾‍🤝‍🧑🏾 🤥 🔥 Cómo armar un mitap genial: 16 consejos de tres "mitapers seriales". Eventos de Líder-TI # 1 😙 ⛴️ 🦍

Entrevistamos a los expertos que comieron las reuniones durante las reuniones (¡y algunos incluso tuvieron una mordida de la pitón!), Y descubrimos cómo organizan tales eventos, qué esquemas de organización y trucos de vida funcionaron, de lo que advierten y a qué se prestan atención. Esto, por supuesto, no es una guía exhaustiva para realizar un mitap, sino una selección de consejos que, sin embargo, pueden ahorrarle mucho dinero, tiempo personal y neuronas.

En TI, mitap es más que mitap: también es una herramienta de red, y una fuente de conocimiento, y un formato de ocio. Y para el organizador: una forma de mostrar su profesionalismo, fortalecer la marca personal en la industria, hacer contactos útiles. Parece que todos están haciendo mitaps, y quizás tú también quieras el tuyo. La única pregunta es por dónde empezar y dónde colocar las pajillas más tarde.

Aquí están los que compartieron su rica experiencia con nosotros:

Grigory Petrov (eyeofhell), DevRel en Evrone , jefe del comité de programa de Moscow Python Conf ++, uno de los organizadores de la comunidad de Moscow Python . Desde 2012, la comunidad ha realizado 72 mitaps para desarrolladores de Python en Moscú.

Pavel Makarov , director del centro de formación " Master IT " (Ulyanovsk). Durante dieciséis años ha estado organizando reuniones para dos audiencias: especialistas en TI y empresarios (en los sitios del Punto de Ebullición de Ulyanovsk, durante aproximadamente dos años, donde pasó un total de más de 150 reuniones).

Alexander Popov , empresario, jefe de la comunidad de entorno empresarial (Volgogrado), realiza decenas de eventos al año.

En primer lugar, comprenda que el movimiento no es tan terrible como está pintado.

La organización de un mitap no requiere habilidades fundamentales, rasgos de personalidad extraordinarios y es mucho más fácil armarlo que organizar incluso una pequeña conferencia. Sí, y no es necesario quebrarse "por un gran propósito": el organizador introvertido no necesita tratar de "encender el extrovertido".

Grigory Petrov:

en 2020 en Moscú y San Petersburgo es relativamente fácil organizar una reunión. El principal deseo. Es más difícil en las regiones, pero no es catastróficamente más difícil.

Un mitap consta de tres componentes principales: plataformas, invitados, altavoces. Por lo general, se hacen de tres a cuatro informes en las reuniones, y los informes en sí mismos, por supuesto, son más ligeros y concisos que en las conferencias, un promedio de 15-20 minutos. Además, el formato mitap implica más comunicación. Tome el mismo Meetup de Python de Moscú y Conf ++ de Python de Moscú. Tienen un único leitmotiv: recopilamos desarrolladores principalmente por el bien de la comunicación.

La diferencia es una. Los desarrolladores profesionales acuden a la conferencia, a quien su empleador compra un boleto, y formulan preguntas específicas y obtienen respuestas de los profesionales, incluidos CTO e ingenieros líderes de empresas mundiales. A Mitapas también asisten principiantes, aquellos que desean ingresar a la profesión y especialistas en TI de áreas relacionadas, principalmente para hablar entre ellos.

No siempre es hacer preguntas sustantivas, sino, por ejemplo, averiguar dónde comenzar a entrenar en una pila tecnológica particular o en cualquier especialidad.

Alexander Popov:

Sé más audaz. Sí, debe prepararse para cualquier evento de manera responsable, pero en el caso de un mitap, la gente espera menos de los organizadores que cuando vienen a una gran conferencia.

Si algo sale mal, ni siquiera es un hecho que el público lo notará: por ejemplo, que no hay marcadores, el orador habla sin una presentación o falta el proyector. No hay cánones. Las personas se comunican en una onda amigable y generalmente no buscan dificultades e inconsistencias en su entrenamiento: "Bueno, eso es probablemente lo que se pretende".

No es necesario tener a sus espaldas un equipo de personas con ideas afines, especialmente empleados contratados, y los trabajadores independientes deben ser atraídos por pura necesidad.

Nadie te molesta para recoger y sostener un mitap solo. Muchos lo hacen Además, este enfoque es razonable en el sentido de que casi siempre alguien se destaca en el equipo organizador, "quién más lo necesita". Al mismo tiempo, es absolutamente normal delegar parte de las tareas a artistas individuales, socios o voluntarios.

Alexander Popov:

Para organizar una reunión, una persona puede ser suficiente. Los tres estamos involucrados en eventos: yo, mi asistente y representante del sitio asociado. Dos personas más están "en el gancho": ayudan a escribir eventos, trabajan con redes sociales y monitorean aspectos técnicos (si están en su lugar, hay un proyector con una pantalla de presentación de eventos antes de comenzar, si la persona está sentada en el escritorio, si hay sillas u otomanas arregladas).

Aproveche al máximo las soluciones preparadas

Además, en todas las etapas de la preparación del evento. Si lo desea, se pueden organizar reuniones, al menos pequeñas, y aún más en ciudades con una alta concentración de empresas de TI, casi sin costos financieros. Al menos con un mínimo. Pero al principio existe el riesgo, ya sea por ignorancia o por el reaseguro, de poner dinero en algo de lo que sería fácil prescindir.

Tiene sentido recopilar aplicaciones de los oradores, así como recibir comentarios de los invitados de mitaps, utilizando formularios comunes de Google. Para registrar visitantes al evento, Timepad o Meetup.com son adecuados.

Cuando se trata de detalles, comience a organizar reuniendo una audiencia

Lo más difícil es entender a quién invitar a la reunión y luego averiguar dónde encontrar a esas personas y cómo atraerlas hacia usted. Quizás esta etapa está cargada de los riesgos más agudos. Por desgracia, lo habitual: se encuentra el sitio, los altavoces están "cargados", todos los amigos y colegas prometen descender. El organizador hizo un anuncio en el grupo de Facebook del mitap y publicó publicaciones que "calientan" a la audiencia. Como resultado, 15 personas se registraron, tres vinieron. Sucede, no hay nada que hacer. Sea como fuere, incluso con una base de contactos y con una promoción razonable, muchas menos personas vienen a un evento gratuito de lo que se registraron, un promedio de 30-45%.

Ed.: El porcentaje de visitantes se denomina índice de planificación. Lo estudiamos por separado en una publicación con estadísticas de nuestros 18 mil eventos.

Grigory Petrov:

Antes de hacer tu mitap o serie de mitaps, haz contactos tú mismo. Ven a otras reuniones, a amigos, a universidades, a fiestas profesionales y reúne contactos.

No hay que tener miedo a la competencia. Y el hecho de que usted sin experiencia también será un pionero. ¿Quieres, por ejemplo, organizar un Rust-mitap, pero no lo son? Te preguntas qué tipo de idiomas se distribuyen entre los "Rostovitas". Mira en las próximas conferencias habrá muchos "pitonistas" y "ventajas". Usted va a la conferencia, contacta al organizador: "Hola, quiero hacer un Rita mitap, ¿puedo anunciarlo desde el escenario e invitar a los oyentes?" Alguien se niega rotundamente, por temor a que alejes a su audiencia, y alguien estará de acuerdo de buena gana.

Lo mismo con las invitaciones personales. Acércate a la persona y dile: “Hola. Quiero hacer un mitap sobre la refactorización del código en Python. ¿Eres curioso? " Si está interesado, invítelo a intercambiar contactos en Telegram. Agréguelo allí con la etiqueta de Meetup. Tan pronto como haya más de cien entradas en una etiqueta, bingo. A continuación, describimos la fecha del evento para que no se cruce con las conferencias más grandes de la industria, con días festivos, etc. Y usted va a negociar con el sitio. Luego, analice metódicamente a aquellos que fueron probados en Telegram: "Hola, tenemos el primer mitap de tal y tal fecha, me alegrará verlo", con referencia a la página del evento. Los primeros dos años, de una forma u otra, los huéspedes potenciales deberán ser procesados principalmente a través del mensajero y por correo electrónico.

No pierdas de vista para quién exactamente haces un mitap específico

Por ejemplo, para juniors, pre-middle o middle, etc. Quizás, al registrarse para un evento, sería aconsejable pedirle a las personas que indiquen el nivel de competencias. Como opción, los principales intereses profesionales también son importantes, pero es importante no exagerar: vale la pena preguntar con más detalle a aquellos representantes de la audiencia que ya han visitado uno o dos de sus eventos y que son al menos algo leales a usted, de lo contrario, una gran cantidad de preguntas adicionales amenaza con matar el deseo de una persona de registrarse .

Piense de antemano qué oportunidades de comunicación brindará a los invitados del mitap y cómo simplificar su trabajo en red.

Deliberadamente, reunir a la gente con fuerza no es la mejor opción. Sin embargo, si un mitap implica una actividad interactiva o algún tipo de actividad conjunta de los participantes, resulta que ciertas herramientas para simplificar el conocimiento son útiles.

Alexander Popov:

Si la audiencia es pequeña, unas treinta personas, primero le damos a cada uno de los reunidos 20-30 segundos para presentarse de acuerdo con un cierto algoritmo: dicen dónde trabaja, qué tipo de experiencia tiene, cuál es su solicitud actual y cómo puede ser útil para otros. Normalmente comienzo conmigo mismo y paso el testigo a alguien de la audiencia. Tarda unos 15 minutos. Cuando hay más visitantes (de 20 personas), esta técnica requiere mucho tiempo. Luego dividimos a las personas en grupos de seis a ocho personas, y se comunican de acuerdo con el mismo escenario, pero dentro de su círculo. Luego les pido a todos los participantes que se mezclen y formen nuevos círculos para que haya tantos extraños en su grupo como sea posible.

Mitapas se trata principalmente de hablar, pero no se olvide de los oradores y los temas.

Al mismo tiempo, tanto los oradores como los temas deberían trabajar para garantizar que los participantes ... sí, fue fructífero hablar de ellos.

Grigory Petrov:

En el caso de los mitaps, el estrellato del hablante no es tan importante. Más importante aún, es capaz de empujar a las personas hacia una comunicación productiva, plantea temas candentes para la industria. Por ejemplo, en nuestras reuniones de Python, el interés más vivo en el público es causado por temas que inician la capacitación, involucran a las personas en la interacción: es Python realmente bueno para principiantes, es realmente adecuado solo para ML. O, en términos generales, "Python vs. Vaya al backend "," Como en 2020, la situación es con el desarrollo de aplicaciones móviles en Python "y así sucesivamente. Si comprende el tema (y es mejor hacer realmente eventos sobre el tema en el que se le guía y se le cobra), entonces usted mismo sabe que la comunidad se está "quemando" en relación con él, lo cual es lo más candente. <...> Los oradores son los menos problemáticos de los tres componentes principales del mitap. Habla tu mismobuscando candidatos entre amigos, en su empresa, en otras conferencias y reuniones relevantes. Es óptimo cuando hay tres altavoces en el mitap. Nadie vino, está bien. Con el tiempo, formará una reserva de la cual, en caso de una enfermedad repentina del hablante, puede "sacar" rápidamente el repuesto.

Una forma razonable de elegir los temas correctos para el mitap es "simplemente preguntar" a su público objetivo qué es, inquietante y atractivo.

Alexander Popov:

Cuando estábamos desarrollando un curso de capacitación para empresarios, se entrevistó a 150 personas. Hablamos con cada uno de 10 a 30 minutos y les hicimos preguntas abiertas que revelaron sus "dolores" y necesidades, "Lista de deseos". Con base en sus respuestas, compilamos una "matriz de significados", confiando en que, en muchos aspectos, formulamos los temas de los siguientes eventos.

Al elegir un sitio, verifique las condiciones "amigables para los humanos" en él.

¿Será fácil para los invitados llegar al lugar y luego será cómodo para ellos pasar en el espacio esas dos, tres, cuatro horas que asignaron para la reunión?

Pavel Makarov:

Asegúrese de que sea conveniente para su audiencia llegar al lugar de la reunión, tanto en transporte público como en privado. ¿Hay estacionamientos cerca, hay una cafetería cerca? Si su mitap es más largo de lo habitual y proporciona un descanso para almorzar. Compruebe qué tan luminosa es la habitación y qué tan bien se atenúa (es suficiente para el funcionamiento normal con el proyector). Finalmente, ¿hay una fuente seria de ruido cerca del lugar? Por ejemplo, la construcción cercana es un gran inconveniente. <...> Pocos de los organizadores, además de la temperatura en la sala, prestan atención a lo saturado que está con el oxígeno. La sala, donde se reunieron entre 50 y 80 personas, rápidamente se esfuma. Compré especialmente un analizador de aire y lo comprobé yo mismo: después de media hora, la norma de contenido de dióxido de carbono es el doble en la habitación. Y eso significaLos visitantes pierden la capacidad de trabajo, les resulta más difícil concentrarse en el material. Así que verifique de antemano qué tan bien está ventilada la habitación. Mis colegas y yo vemos de inmediato si las ventanas del pasillo se abren para que no haya corrientes de aire, si hay espacio para que los invitados se muevan durante el descanso durante la emisión.

Ed .: si su mitap no tiene fines de lucro, siempre puede gastarlo en uno de los puntos de ebullición más cercanos .

Muchos tienen una buena selección de instalaciones y equipos. No tomarán dinero por esto.

Se prefiere especialmente una plataforma con una sala de estar, donde los visitantes puedan comunicarse libremente entre sí y con los altavoces.

Grigory Petrov:

Si hay una habitación en el espacio con sillones, una pantalla, un proyector ... y eso es todo, entonces esto es extremadamente malo para un mitap. La plataforma debe estar adaptada para la comunicación. Así es como están organizados nuestros cerebros: cuando hay varias personas cercanas, hablan entre sí y cuando hay entre 100 y 150 de ellos, es difícil para ellos comenzar a discutir algo entre ellos. Incluyendo, por lo tanto, necesitamos una zona para la comunicación, preferiblemente con té y café. Incluso si las calderas de café son propietarios de espacio, está bien.

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Lo que se debe hacer después con el video depende de si la parte del contenido del mitap es exclusiva, si la grabación es de alta calidad, quién se reunió en el evento (y si necesitarán dicho contenido luego). Una opción de trabajo es subir los discursos de los oradores a un canal de YouTube con acceso directo a enlaces y compartir grabaciones con su audiencia (por ejemplo, proporcione un enlace a un video en un boletín de correo electrónico). Además, mirar el mitap desde el punto de hecho puede ser útil para trabajar en errores.

Es genial si la administración del sitio está involucrada en la grabación de video y tiene el equipo necesario y la persona responsable de ello (esto no es raro). No, no importa: simplemente seleccione un punto con una vista decente para disparar, coloque una cámara réflex simple o incluso un teléfono inteligente en un trípode y active la grabación. Para empezar, es absolutamente normal.

Obtenga una lista de verificación de mitap

Incluso si todavía hay pocos puntos en el escenario de su preparación para los eventos que está organizando, es mejor escribir un documento consolidado que enumere:

- todas las acciones principales que deben tomarse al organizar el evento;
- todas las personas con las que interactúa regularmente durante la organización de reuniones;
- elementos en los que debe verificar en el sitio (baterías de repuesto para el micrófono, cables y adaptadores, clicker, interruptor deslizante, etc.).

Gracias a dicha lista de verificación, también será más fácil para usted conectarse rápidamente con el trabajo de nuevas personas que se han unido a su equipo.

Alexander Popov:

La lista de verificación de nuestro equipo enumera todas las actividades y áreas de responsabilidad del mitap. Qué a qué número se debe lograr, y por quién. En particular, quién y cuándo está de acuerdo con los oradores, describe el evento y crea una página de registro, ordena y recibe imágenes del diseñador, coloca anuncios y publicaciones informativas, prepara el salón para el evento y más.

La duración del mitap depende de muchos factores, pero es mejor que se ajuste dentro del rango de una hora y media a dos, dos horas y media

Menos, es poco probable que sea capaz de hacer algo significativo, más, aumenta el riesgo de que la audiencia comience a "desenfocarse" y no todos los interesados estén listos para pasar la mayor parte del día o toda la noche en un evento local de TI.

Pavel Makarov :

No solo hay un máximo razonable, sino también una duración mínima razonable de un mitap. En mi experiencia, esto es aproximadamente una hora y media. Al final, si el evento es más corto, las personas, incluso con un buen programa, pueden sentirse decepcionadas de haber pasado un tiempo en el camino y haber abandonado otras actividades por el mero hecho de ser demasiado pequeñas. Óptimo: de dos a tres horas. Pero si el mitap dura tres horas o más, entonces después de una hora y media (más o menos) vale la pena tomar un descanso.

Grigory Petrov:

Las reuniones gratuitas de un formato más o menos estándar se realizan con mayor frecuencia los días laborables después del trabajo, de aproximadamente 19:00 a 21:00 (los más activos por iniciativa propia continúan comunicándose en la fiesta posterior). Está claro que durante algún tiempo debe establecerse para "contracción" (en cuyo caso, reemplace el micrófono, espere un poco a los que llegan tarde, etc.). Damos a los oradores unos veinte minutos, entre sus discursos, pausas para la comunicación durante 10-15 minutos. Puede organizar tales eventos el viernes por la noche, solo entonces existe un gran riesgo de que las personas prefieran su pasatiempo para tener un pasatiempo diferente.

No debe comenzar a promocionar mitaps antes de tres semanas antes de que comience

Pero el período mínimo depende de su base de contactos, de su "calentamiento", de la reputación de sus reuniones, de la rapidez con que puede organizar un evento, etc.

Pavel Makarov:

En 2019, comenzamos los preparativos en una semana, incluso menos. Pero tenemos una gran base, y la experiencia en la realización de mitaps es decente. Para aquellos que solo están probando su organización, les aconsejaría poner todo en todo durante dos semanas y media. Tal período es suficiente para determinar el posicionamiento del evento, crear una página de destino, crear un ciclo de mensajes, comenzar a recopilar registros, etc. No tiene sentido comenzar antes: la gente se enfriará y no vendrá.

Pero necesitas promover el mitap, él no avanzará

(Esto solo funciona para aquellos que hacen mitaps geniales durante muchos años seguidos, e incluso con reservas). Lo mejor en un plan detallado.

Pavel Makarov:

Antes de cada reunión determinamos qué canales usaremos y qué lanzaremos. Por lo general, el primero es el correo electrónico: enviamos cartas con información sobre el próximo evento a aquellos participantes en eventos pasados que aceptaron recibir el boletín por correo electrónico. El segundo es la distribución de VK en nombre del grupo a aquellos miembros que se han suscrito a un tema específico (tenemos varias líneas de eventos). El tercero es SMS. Cuarto: mensajes de voz a un número de teléfono. Cada uno de los cuatro canales no es totalmente accesible y abierto, por lo que los combinamos en diferentes proporciones.

A continuación, hacemos publicaciones en Facebook y VKontakte. En algunos casos, también compramos publicidad dirigida, y en otros, no (para participantes en reuniones anteriores, audiencias similares, etc.). Para no "sobrecalentar" a la audiencia, no es frecuente. Mensajes de voz al teléfono: desde la fuerza de una vez al mes. Texto: no más de una vez por semana, pero generalmente incluso menos. Resulta que al organizar un mitap, podemos molestar a las personas con un máximo de dos "olas". Además, el segundo generalmente tiene lugar tres días antes del evento (muchos dejan el registro "para más tarde", aquí se calculan). Con aquellos que se registraron, se está realizando trabajo adicional. Es imprescindible que les recuerden en la víspera que mañana tendrá lugar un mitap: por lista de correo, SMS, mensaje en VKontakte, dependiendo de la situación y el historial de sus comunicaciones.

Antes de la posible indignación por los correos de voz: periódicamente cuestionamos a nuestra audiencia si este formato es molesto. Curiosamente, casi nadie está molesto, siempre que la voz provenga de nosotros no más de una vez al mes.

Si no va a limitarse a uno o dos eventos, es mejor realizar mitaps con una regularidad predeterminada

Por ejemplo, una vez cada tres meses. Si el mitap y su organizador desaparecen del campo de visión de la audiencia, se destetará rápidamente y comenzarás a perder la base recolectada con tanta dificultad.

Grigory Petrov:

Para que el mitap crezca, debe reunir cuidadosamente la audiencia de los primeros usuarios, cuidarla y rastrear su dinámica. Es muy importante firmar visitantes y aquellos interesados en la lista de correo y los anuncios de los siguientes eventos. Es bueno enviarles un resumen una vez al mes, que incluye el anuncio del próximo mitap, y si grabaste un video, también puedes darle un enlace. Esto es importante: las personas se acostumbran al hecho de que reciben el boletín. Poco a poco crecerá esta audiencia de los primeros en adoptar. Quizás 100 personas se registren en la primera reunión, pero vendrán 30; visite el segundo "suscribirse" 110 y obtenga 27; el tercero registrará 130, y solo 40 verá en el pasillo y así sucesivamente. En unos pocos años, tendrás una audiencia leal y vasta. Si lo manejas sistemáticamente, en algún momento te das cuentaque el siguiente mitap "de alguna manera él mismo" reunió a cien personas.

Este es un trabajo gratificante a largo plazo. Tiene sentido hacerlo todo el tiempo. Digamos que cada día, de cinco a siete minutos, para agregar contactos de invitados potenciales al mensajero, una vez cada dos o tres semanas, vaya a otras reuniones y haga arreglos con los sitios.

PD: Quizás también esté interesado en todo tipo de estadísticas sobre diversos eventos, desde el número promedio de participantes hasta el índice de planificación. Recolectamos uno de 18 mil eventos y escribimos una publicación separada .

Bueno, si está buscando una plataforma para su mitap (conferencia, seminario, conferencia), eche un vistazo a nuestros Puntos . ¡Todo es gratis!

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