¿Los cheklists reemplazan las regulaciones?

En el trabajo, tuve que implementar la gestión de proyectos en una empresa grande y flexible, en términos de gestión. "Rompí" los viejos e intenté iniciar nuevos procesos comerciales. Escribí las reglas, hice evaluaciones de personas en matrices motivacionales.
El CEO firmó órdenes que casi nadie siguió. Involucré a la compañía en el proceso, pero no encontraron el tiempo para mirar uno u otro documento. Algunos gerentes de proyecto sinceramente querían vivir de acuerdo con las nuevas reglas, pero no las entendieron. Traté de hacer que los documentos fueran lo más simples y comprensibles posible, pero esto no produjo resultados.

Comprendí que una regulación es un documento aburrido que solo me interesa, una comprensión meticulosa de la regulación requiere perseverancia especial, deseo y una mentalidad inquisitiva. Un pedido, documento u otro bloque de texto no puede ser una herramienta que explique y propague las reglas de la vida. El texto seco no puede inspirar, y el texto creativo es inaceptable en un entorno corporativo.

Luego decidí reemplazar las regulaciones con listas de verificación. Las listas de verificación ayudaron a una persona a no olvidarse de lo más importante en algún momento, pero no le dieron una comprensión del proceso en su conjunto. Las listas de verificación no podían describir los procesos comerciales, y esto era exactamente lo que se necesitaba.

Luego hice un experimento y combiné la descripción del proceso comercial y la lista de verificación plana habitual. Uno de los gerentes llamó a este método el metro de Moscú, lo llamé un flujo o proceso de prueba.

Rompí mis requisitos para los gerentes de proyecto en cada etapa en forma de listas de verificación jerárquicas y lo diseñé en forma de diagrama de árbol. Resultó una especie de descomposición de las listas de verificación para las etapas importantes del proyecto.

Cada gerente podía ver todos los requisitos en una hoja A4 y usar esta herramienta en su trabajo diario.

Mediante casillas de verificación, designé los pasos que deben completarse. Si las casillas de verificación tenían números, esto significaba que las acciones debían realizarse en ese orden.



Si no había números, entonces el gerente tenía que realizar todos los pasos en la rama, pero la secuencia no importaba.



Si quería indicar pasos o herramientas opcionales que se pueden usar, los designé con un punto en la línea de la lista de verificación.



Más tarde comencé a agregar palos de radio para poder ramificar las listas de verificación dependiendo de las condiciones. En mi caso, tal condición era con frecuencia el tipo de proyecto: típico o único (como lo llamamos)

Las ramas que se alejan de las listas de verificación raíz, como descompuestas, la lista de verificación y en un nivel inferior explicaron qué hacer.



Sorprendentemente, este formulario se ha vuelto bastante comprensible para la mayoría de los gerentes de proyecto y administración. Una mirada fue suficiente para comprender los requisitos y el proceso en su conjunto. La versión impresa de la lista de verificación le dio al jefe una herramienta de autocontrol. Una persona podría marcar los pasos dados, como en una lista de verificación regular.

Alinear los procesos de gestión de proyectos con la alta dirección también se ha vuelto más fácil. Acabamos de acordar la lista de verificación y las regulaciones no interesaron a nadie. Se limitaron a una línea como: "El gerente del proyecto debe cumplir con los requisitos de la lista de verificación de gestión del proyecto".

Más tarde me di cuenta de que podía usar esta herramienta para fines personales. Leí muchos libros de negocios y solía usar mapas mentales para estructurar nuevos métodos. Pero los mapas mentales no ayudan a visualizar los cambios en el proceso. Cuando lees el libro, quieres cambiar tus principios de acción en un área en particular, no olvides tomar pasos importantes que no tomaste antes.



Comencé a usar flujos de prueba (listas de verificación gráficas) para cambiar los principios de mi trabajo en un área en particular y, en mi opinión, esta es una herramienta bastante adecuada. Después de leer el libro, formulo nuevas reglas para mí en forma de una lista de verificación, luego comparto estas reglas con personas cuya opinión es importante para mí. Les envío una lista de verificación de transmisión y digo algo como: "Oye, ¿qué piensas si actúo así en tales situaciones?" Recibo comentarios y, sorprendentemente, no hay preguntas sobre qué es esto y cómo entenderlo.

¡Aquí hay una experiencia tan exitosa y espinosa! ¿Cómo hiciste frente a tales tareas? ¡Cree en la eficiencia de los documentos!