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Nos ponemos en la piel del gerente de la oficina. Algoritmos básicos de suministro

Decidí escribir este artículo después de visitar una oficina, no había té negro allí. Había mucho verde, pero no negro. Y hubo interrupciones en el café.

Y después de cada visita a un distribuidor autorizado, cuando el auto se descompone, sigue existiendo el deseo de escribir este artículo. Una vez que incluso escribí, a través del formulario de comentarios en el sitio web del distribuidor. Porque estoy cansado de correr y comprar piezas para correr yo mismo.

En general, quiero contar con palabras simples sobre los métodos más comunes para organizar las adquisiciones. Para hacerlo realmente simple y claro, utilizaré todos estos métodos en lo que todos saben y ven: suministrar a la oficina té, café y azúcar.

Entonces, imagine que de alguna manera se convirtió de repente en un gerente de oficina. El anterior renunció hace un mes y se fue a vivir a Indonesia. Cómo hizo lo que se desconoce. Y debe organizar un suministro de oficina normal, lleno de programadores, evaluadores, líderes de equipo, gerentes, etc.

Programación volumétrica


La programación del espacio, u OKP, es la mayor expectación para el proveedor, ya que requiere un mínimo de esfuerzo y responsabilidad.

La esencia radica en el nombre mismo. Simplemente se le da una lista de lo que necesita comprar, indicando la nomenclatura y la cantidad. Por ejemplo, 10 paquetes de té negro, 5 verdes, 15 paquetes de granos de café, etc. Generalmente hay un subíndice en la lista, como "este es un plan para el mes". Por lo tanto, resulta la programación volumétrica: debe comprar una cierta cantidad durante un período determinado. Un período generalmente se llama horizonte de planificación.

El origen de este plan no te molesta realmente. Todo lo que necesita hacer es encontrar proveedores y hacer pedidos. Bueno, o a pie con una bolsa de cuerdas a Auchan para escapar. En esto, su misión se completa antes del próximo período de planificación.

Se les pide a los proveedores particularmente perezosos que les hagan un plan para el año. Entonces necesitas trabajar, de hecho, una vez al año.

Planificación, es decir La identificación de necesidades puede ocurrir de varias maneras.
Por ejemplo, puede preguntar a todos los empleados: cuánto té, café y azúcar agrega. Todos dirán algo, usted resumirá la evidencia y obtendrá un plan. Puedes delegar la colección de requisitos a los gerentes, luego obtienes algo como aplicaciones internas, tan queridas en las fábricas (cuando una unidad ordena algo de otra).

Otra opción es elaborar un plan basado en indicadores reales del período anterior. Por ejemplo, se sabe que en diciembre se bebieron 20 paquetes de té negro, 10 té verde, 40 paquetes de granos de café. Simplemente puede tomar y copiar estos datos en el plan para enero, y hacerlo todos los meses.

Y puede tener en cuenta la estacionalidad, por ejemplo, hacer un plan para el verano, tomar datos para el invierno, pero reducir a la mitad los números. Está claro, después de todo, que en verano hay menos personas (vacaciones), y las bebidas calientes no van tan bien (calientes).

Exóticos frenéticos - atornille aquí MRP, la metodología para determinar los recursos materiales de la empresa. Es cierto, entonces definitivamente serás expulsado de la oficina. Solo haz que todos hagan planes.

Deje que los gerentes hagan un plan de ventas. Luego, a partir de ello, deje que los programadores y los líderes de equipo delineen un plan de producción: bueno, qué van a hacer este año, qué tipo de trabajo, proyectos, etc. Y luego contrate y contrate a una persona que cree una "especificación de trabajo del programador" para usted y, además, un diagrama de flujo. En la especificación de recursos se escribirá, por ejemplo: para la producción de una hora de trabajo del programador, se requieren 0.75 bolsas de té negro, 20 g de azúcar y 8 g de granos de café.

Bueno, eso es todo. Los programadores le escribirán un programa que “molestará” los planes de producción, para calcular cuánto necesita comprar café, té, etc. para producir la cantidad correcta de trabajo para los programadores.

Las ventajas de tal esquema son obvias. Usted, como proveedor, vive de manera fácil y sencilla. Sin rumores, el plan se prepara de manera silenciosa, con anticipación, y en el momento adecuado solo debe hacer un pedido al proveedor. También es conveniente para los financieros: el monto que gasta en la compra se conoce de antemano y se conoce con precisión. Por lo tanto, puede incluirlo de manera segura en el presupuesto de flujo de efectivo y, en el momento adecuado, simplemente pagar la factura del proveedor.

Pero el resto de los muchachos tendrán que apretarse. En primer lugar, a aquellos programadores a quienes expulsarán de sus trabajos para acomodar todo el volumen comprado de café, té y azúcar. Especialmente si se almacenan por un año. Después de todo, tenemos una oficina, no una fábrica, y no hay almacén. Hay un pequeño cuarto de servicio, pero el sys.admin y la señora de la limpieza con sus trapeadores ya se encuentran allí. Y el papel higiénico debe almacenarse en algún lugar.

Y lo más interesante: muy pronto no te quedará té negro. Y habrá demasiado verde. Porque el plan elaborado para el año quedará obsoleto en una semana. Los telépatas todavía están de vacaciones, y calcular la necesidad de un período prolongado es simplemente poco realista. Se agregarán empleados, o viceversa: se darán por vencidos, sus preferencias cambiarán o resulta que simplemente cometieron un error en los cálculos.

OKP es muy insensible a los cambios en la demanda. No le importa un comino. Como dicen, lo que se ordenó, luego bebe, incluso si cambias de opinión.

Y luego el director vendrá corriendo y preguntará: ¿dónde está el dinero? Capital de trabajo, vida, dinero real. Pero no hay ninguno, todos fueron a comprar té, café y azúcar. El té tendrá que pagar salarios, electricidad, organizar el intercambio para nuevas computadoras portátiles. El dinero se congela en té y café.

Orden por orden


Este esquema es más complicado para usted, ya que tendrá que lidiar con las adquisiciones con frecuencia. Ustedes vienen y anuncian: bueno, chicos, a partir de este día compro exactamente eso y exactamente lo que piden. Y usted será responsable del volumen comprado personalmente.

Lo principal aquí no es ampliar la compra. Deje que cada empleado ordene té, café y azúcar para sí mismo. Él le escribe una orden a usted, y su jefe la respalda para compartir la responsabilidad con su subordinado. Y simplemente toma este pedido y lo reenvía al proveedor.

Por lo general, se compran computadoras portátiles, pero también es posible té con café.

Los beneficios son obvios. Usted, de nuevo, no necesita bañarse en absoluto. Simplemente ejecute la aplicación: envíela al proveedor, obtenga la factura, envíela al departamento financiero para el pago, espere la entrega y entregue el paquete de té de la suerte al afortunado.

Es un poco más complicado con el dinero: el presupuesto no se conoce de antemano. Hoy ordenó 10 paquetes de té, mañana - 50. Los financieros se rebelarán y requerirán restricciones y límites. Por ejemplo, en especie: no más de 20 paquetes de té negro por mes. Algo así como las tarjetas de límite límite.

Y aquí comienza la historia más interesante, que trae consigo el esquema "orden por orden". En términos simples, esto es srach.

Juzga por ti mismo. Todos hicieron un pedido por sí mismos, lo que significa que el té que compró era suyo. No hay oferta general, solo personal. No importa si se trata del stock de un departamento, equipo o personalmente de algún tipo de programador. ¿Compartir? No. Después de todo, una persona pasó por un complicado procedimiento de pedido, avistamiento, coordinación de pagos, etc.

Entonces, alguien se sentará con té y alguien sin él. Bueno, aquellos que se perdieron la "ventana de transferencia". Pedimos, bebemos, olvidé, arrastrar desde casa.

Si los financieros establecen un límite en la adquisición, entonces el costo será sobre el uso de este límite. Todos intentarán ordenar más para no quedarse sin un recurso tan importante. Y el límite no es de goma. Todos los programadores deberán ser amigos de usted, el gerente de la oficina, para garantizar un derecho de orden prioritario. Prepare una caja en la mesa para bombones.

Y luego necesita un nuevo empleado que se encargará de la reasignación de recursos. Llamémoslo DOP: Departamento de Planificación y Despacho. Se le llevará la solicitud de compra, y él, la solicitud de movimiento de reservas. Bueno, es como "te pido que tomes 10 paquetes de té negro de los probadores y nos lo des, desarrolladores, porque estamos finalizando el proyecto y realmente lo necesitamos". Una persona de DOP tendrá que llevar un armario completo para bombones.

Y al final, el director vendrá corriendo y gritará: ¿por qué nadie trabaja? Y cuando trabajan, comparten azúcar con cucharas.

Teoría de las restricciones del sistema


La teoría de las restricciones del sistema, o simplemente CBT, es un enfoque de gestión y planificación de Elijah Goldratt. En general, la TCC, como enfoque, es universal y encontrará un lugar en cualquier actividad. Basado en este concepto, se han creado varias herramientas prácticas para diversas industrias y procesos, pero la TCC más extendida se encuentra en el suministro.

En diferentes sistemas, encontrará varias variantes de los nombres de este método, pero casi nunca se menciona el TOC. Por ejemplo, BBV (drum-buffer-rope), mantenimiento de existencias, planificación de consumo, stock de seguridad, etc.

La esencia es la misma: compre tanto como consuma. Y mas a menudo. Desde el punto de vista del programador / ingeniero, este esquema se ve magnífico, porque no necesita pensar en absoluto, es completamente autorregulado.

Entonces, vienes el primer día, toma una bolsa de cuerdas y arrastra a Auchan. Tome té negro y verde, granos de café, azúcar. Cuánto, generalmente no me importa. Pero mejor, menos. Toma uno a la vez.

Luego decides por ti mismo que irás a Auchan una vez al día. Esto se llamará el "período de reposición". Puede llamar un "búfer de tiempo", o simplemente un búfer.

Además aún más fácil. Ven con una bolsa de cuerdas a la cocina, coloca cuidadosamente todo en un estante y ve a trabajar por ti mismo. Solo sea paciente y resistente al estrés, porque en una hora vendrán corriendo hacia usted y le dirán que el café ha terminado.

Bueno, piensa en algo, dilo ocupado, déjalos aguantar. Por la mañana, vaya a la cocina y vea lo que queda de su compra ayer. Luego reste lo que queda de lo que compró y obtenga su ingesta diaria.

Si falta algo, compre más hoy. Por ejemplo, dos paquetes de café en lugar de uno. Si queda té verde, no lo compre hoy.

Ahora un poco de terminología. La cantidad de cada posición que desea mantener en la cocina es el nivel objetivo. También se llama el "búfer". La imagen que encontró en la mañana en la cocina es el estado del búfer, es decir porcentaje del stock real del tamaño del búfer.

Por ejemplo, si compró un paquete de té verde y en la mañana ve que queda la mitad, el estado del búfer es del 50%. Si no hay café en grano, el estado del búfer es 0%. Y si alguien sacó dos paquetes de té negro de su casa y ya bebió el suyo ayer, entonces el estado del búfer es del 200%.

A la TCC no le gusta elegir números exactos o, como dijo el propio Goldratt, medir el ruido. Era necesario, dijo, mirar a vista de pájaro. Y divide el búfer en tres zonas. Estado del búfer 0-33% - zona roja, 33-66% - zona amarilla, 66-100% - zona verde. Colorea a ti mismo para el estado del búfer por encima del 100% piensa en ti mismo, por lo general hago púrpura También hay un estado negativo del búfer, está marcado con negro, pero este no es nuestro caso.

El resto es simple. Para cada posición, determine el color del estado del búfer. Si es rojo, compre más hoy que ayer. Si es amarillo, tanto como ayer. Si es verde y superior, no compre nada.

Surge la pregunta: ¿cuántas unidades aumentan el búfer? Goldratt dijo: cuide los cálculos, ajústelos en un tercio del búfer. Bueno, en nuestro ejemplo esto no funcionará, compramos uno a la vez y a escala industrial, es bastante normal. Por primera vez, puede duplicar el búfer.

El color rojo dice que el consumo es más rápido que el reabastecimiento, y debe aumentar el tamaño del búfer para no caer en una ración hambrienta. El color amarillo dice que todo es normal y que es necesario vivir. El color verde indica que el consumo está rezagado y que se sobreabastece.

En realidad, eso es todo. Contaban por colores qué y cuánto comprar, huyeron a Auchan y trabajaron más en usted. Por la mañana, ve a la cocina y repite los cálculos. Esta es la autorregulación del sistema. No hay necesidad de pensar en absoluto. Por supuesto, aparte de pensar, determinar el estado del búfer.

Poco a poco, el tamaño de los amortiguadores se estabilizará, y solo necesita reponer el suministro. Luego, puede darle el suministro de oficina de té y café a alguien menos inteligente que usted. Emita una instrucción simple: todas las mañanas en la cocina debe haber 10 paquetes de té negro, 3 cafés verdes, 15 granos y 20 paquetes de refinados. Compra lo que falta.

Y luego solo tienes que mirar a veces cómo está allí. Después de todo, la situación está cambiando: estacionalidad, vacaciones, preferencias, número de empleados, etc. Solo necesita mirar el color del búfer y ajustarlo un poco para las posiciones individuales.

¿El café se vuelve rojo en unos días? Aumentar el búfer en un tercio. ¿El té verde es siempre verde? Menos un tercio. Bueno, etc.

Y todo en chocolate, después de varios días de autoajuste. Sí, en la práctica real, por supuesto, no comienzan con un paquete, solo toman información histórica sobre el consumo y comienzan el primer día con estos números. Este es solo el punto de partida de la autorregulación del sistema.

El financiero ahora sabe nuevamente cuánto dinero se necesita para el té y el café, porque los volúmenes de compra son raros y se conocen con bastante precisión. Los empleados están contentos porque todo está siempre ahí y con una pequeña reserva. El administrador del sistema está contento porque no lo expulsa de la trastienda. Estás contento porque trabajar es fácil y sencillo.

Y el director está feliz porque todos están felices.

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