✳️ 👩‍🎤 😯 Traducimos un portal corporativo en Microsoft Teams ⛺️ 🍲 🐧

Hola Habr!

La audiencia de mensajería corporativa de los equipos de Microsoft superó los 20 millones de usuarios por día, dijo la compañía el 19 de noviembre de 2019.

Teams todavía está por delante de su competidor: el mensajero corporativo Slack, que ahora tiene 12 millones de usuarios.

En mi humilde opinión, esta es una brecha bastante lógica, que solo crecerá más. Microsoft ha creado un excelente producto que le permite trabajar de manera bastante efectiva en un equipo, especialmente cuando está distribuido geográficamente.

Hemos estado utilizando Teams casi desde el primer día de su existencia en el mercado ruso, y recientemente en nuestra compañía ha exprimido por completo el portal tradicionalmente querido en SharePoint Server, y la cantidad de conversaciones por correo se ha reducido en un promedio de 5-7 veces.

Este tema es tan amplio que simplemente no se puede incluir en 1-2 artículos, por lo que comenzaré con un enfoque general sobre el uso de Microsoft Teams como un único punto de entrada para nuestros empleados. También en un futuro próximo planeo publicar una serie de artículos técnicos si el tema es de su interés.

¿Cómo era el antiguo portal?

Nuestro antiguo portal fue creado en Microsoft SharePoint Server y no era solo un portal, sino un ecosistema completo para los empleados de la empresa, que incluye los siguientes bloques principales:

Un nuevo empleado es todo lo que un empleado que comienza a trabajar con nosotros necesita saber. De hecho, esta es una pequeña base de conocimiento que incluye la misión de la compañía, enlaces útiles, acceso a comunidades internas y otra utilidad para la adaptación sin problemas de los empleados.
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Déjame mostrarte un ejemplo de cómo se veía nuestra comunidad de analistas.

La introducción del portal corporativo aumentó la eficiencia de la compañía en un 15% y facilitó seriamente la vida de las oficinas remotas.

Las principales desventajas fueron:

Una ruptura con el principal canal de comunicación de la empresa (en ese momento era correo + sombra de TI en forma de comunidades en Skype).
Para participar en la discusión, ver las noticias o realizar una encuesta, debe ir al portal.
Falta de un cliente móvil conveniente.
El diseño modesto.

Concepto de portal en los equipos de Microsoft

Comenzamos a desarrollar el concepto de un nuevo espacio corporativo en Microsoft Teams de acuerdo con la metodología de Microsoft (Teams Assessment), que incluye reuniones con equipos clave, resolver escenarios de interacción típicos y adaptar estos escenarios a las capacidades de Office 365.

Las primeras reuniones se llevaron a cabo con gerentes de la compañía (gerentes gerentes, RRHH, jefes de departamento y comunidad, jefes de proyecto). Como resultado, las direcciones generales de los cambios quedaron claras:

Transfiera todo el trabajo de rutina (adaptación de empleados, recordatorios de tareas, envío de información y mucho más) a los bots de chat.
Implemente una fuente de noticias en un sitio de noticias de SharePoint Online que se conecte sin problemas a los equipos y envíe de manera proactiva las noticias sin tener que iniciar sesión en SharePoint.
Distribuya los servicios populares de la compañía por canales y bots para que coincidan con los escenarios de trabajo en equipo. Por ejemplo, otorgue a los gerentes de proyecto acceso a reservas de salas de reuniones, actos, planes de producción y calendarios; CRM, base de conocimiento y contratos - a vendedores, etc.
Involucre otras herramientas que puedan aumentar aún más la efectividad de las comunicaciones (Planner, Stream, GitHub y otras).

Nuevo empleado

Anteriormente, en el portal corporativo, teníamos una página para novatos, que enumeraba los principales servicios de la empresa, acceso compartido, responsable de los procesos comerciales.

Con la introducción de Microsoft Teams, fuimos más allá. Se decidió realizar un proceso de adaptación completo utilizando chat bots.

Se parece a esto:

SharePoint Online . , – 1, SAP .
HR , -.
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HR , ( , , ).
Después de ponerse a trabajar, el bot de acuerdo con el proceso comercial declarado envía gradualmente al empleado toda la información necesaria: quién es su jefe, enlaces a recursos, reglas de la compañía, etc.
Con el tiempo, el bot recopila comentarios sobre si el empleado está satisfecho con todo en la empresa.

Noticias y eventos de la empresa

Para implementar los principales canales de comunicación de los empleados, hemos creado un equipo separado.

Por el momento, el equipo tiene varios canales:

Común.
Trabajos
Nuestra vida.
Nuevo empleado.
Servicios.

Continuaremos refinando este concepto. Por el momento, no todos los empleados incluidos en el equipo pueden escribir en el canal compartido. Para quienes hablan hay un canal Nuestra vida . Se reúnen para un viaje de esquí, compran viejos gramófonos y llevan a sus hijos a tazas juntos.

Se han creado equipos separados con sus participantes y sucursales para conversadores únicos como el Consejo de la Mujer o el intercambio de hacks de vida turística.

El canal general tiene varias pestañas.

La composición de las pestañas depende de la dirección del canal. En nuestro caso, la pestaña Noticias merece la máxima atención . Cuando va a él, la página de noticias de SharePoint Online se abre de inmediato.

Servicios de la empresa

El tema de la prestación de servicios a los empleados de la empresa merece una publicación por separado. No todos pueden y deben automatizarse en O365 por varias razones. A menudo también porque la compañía ya ha invertido en otras soluciones para automatizar procesos comerciales (en mi memoria, ha habido compañías en las que un empleado tiene que trabajar en 10 o más sistemas diferentes).

Todavía no hemos migrado todos nuestros servicios a SharePoint Online. Sin embargo, realmente queríamos que nuestros empleados tuvieran una única ventana para obtener rápidamente los documentos, certificados y servicios necesarios.

Esta ventana fue el bot de chat en Microsoft Teams.

Pasamos al bot con un diálogo arbitrario o simplemente seleccionamos el servicio deseado de la lista y resolvemos nuestros problemas sin salir de la aplicación.

El trabajo se lleva a cabo tanto en un modo de diálogo simple como en las tarjetas integradas para procesos más complejos.

Por ejemplo, el proceso de pedido de papelería.

El bot puede enviar a los empleados en viajes de negocios, crear tareas, solicitar la información necesaria, devolver formularios de comentarios, tareas de coordinación, etc. Además, en la parte posterior puede tener absolutamente cualquier sistema que tenga una API.

Por lo tanto, Microsoft Teams se ha convertido en el principal punto de entrada para el inicio rápido de los procesos empresariales. Y a este respecto, por supuesto, su principal valor es la presencia de un cliente móvil.

Comunidades

Implementamos comunidades con el mismo principio de equipos. Te mostraré con el ejemplo de un equipo de marketing cómo se puede organizar dicho espacio.

El canal común es el trabajo principal del equipo. Todas las discusiones se llevan a cabo en su hilo, lo cual es muy conveniente.

Y es aún más conveniente poder coeditar cualquier documento (especialmente presentaciones) directamente desde la pestaña Documentos .

Toda la base de conocimiento de la comunidad puede presentarse en una pestaña separada tanto como una biblioteca de documentos como en otras herramientas.

En los canales comunitarios, ejecutamos activamente Planner. En otras pestañas, está toda la RAM para conferencias, contenido, trabajo con proveedores.

En lugar de una conclusión

Todavía estamos en el proceso de transferir todo lo que se ha acumulado en la empresa al ecosistema O365, pero ya estamos viendo resultados positivos tanto en nuestro lugar como en nuestros socios y clientes.

En alguna parte leí la frase "La innovación es un deporte de equipo". Y en Microsoft Teams, esta frase se refleja completamente.

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