🌍 👨🏾‍🔧 🅿️ Lista de verificación de adaptación como herramienta de entrada suave ⏭️ 🤱 🕛

Un nuevo empleado en una empresa es estresante tanto para un novato como para una empresa. Para él, todo lo que lo rodea no es familiar: oficina, producto, equipo, pila tecnológica, procesos. Todo esto necesita ser adaptado y resuelto rápidamente para no torturar a otros.

El proceso de adaptación puede dejarse al azar. Dados los costos del departamento de recursos humanos, el jefe del departamento, el líder del equipo y otros empleados para encontrar el personal adecuado, este es un enfoque ineficaz. Cuando un principiante entiende que nadie lo ayuda a unirse al equipo, simplemente se irá en un período de prueba. Si permanece, la adaptación tomará demasiado tiempo; nadie la controla.

Por lo tanto, el proceso de adaptación es importante para configurar. Un sistema que funcione bien ahorra tiempo y recursos de la empresa y los empleados, le permite presentar a un recién llegado al curso de las cosas lo más rápido posible y comenzar a obtener resultados de él.

Una lista de verificación adaptativa lo ayudará a configurar el sistema. Contiene los aspectos clave de la adaptación en las diferentes etapas de la introducción a la posición: zonas de adaptación, qué habilidades y en qué secuencia debe aprender un principiante, un sistema de tutoría, certificación y comentarios. Más información sobre qué es una lista de verificación y cómo funciona, dígale a Alexey Petrov (pifagor_mc)

Alexey - Jefe del departamento de control de calidad FunCorp, conferenciante, autor de los cursos de prueba. En TI desde 2005, dirige desde 2010. Pasó de ser un probador junior a un director de calidad.

Y de nuevo él, a bordo

Como jefe del departamento de control de calidad, regularmente contrato personas, y también surge la cuestión de adaptarlas regularmente. Pero esta pregunta no solo la hago yo, sino también otras compañías cuando es necesario trasladar a un nuevo empleado a la realidad actual. El tema de la incorporación ahora está a raíz de la popularidad.

¿Por qué sucede?

Encontrar profesionales de TI es difícil.

Esto se debe a la situación demográfica, la gran competencia, la alta demanda de especialistas y su costo, con la salida de personas a otros países.

Todos estos motivos retrasan la búsqueda de especialistas. Un reclutador o RR. HH. Pasa varios meses contratando : revisando HeadHunter, LinkedIn, My Circle, invitaciones y entrevistas. Pero esta situación no es catastrófica. Una catástrofe es perder a una persona cuando finalmente la encontraron: se fue a trabajar y después de 2 semanas se fue debido al estrés.

He estado incorporando repetidamente en diferentes compañías. Una vez que llegó a un puesto de director en el holding Mail.ru. Como parte de la incorporación, por alguna razón me presentaron a dos desarrolladores comunes, y un mes después, ambos dejaron la compañía. Luego tuvieron miedo de presentarme a alguien más.

En las grandes empresas, la adaptación suele ser realizada por una unidad completa en la estructura de recursos humanos, y en empresas más pequeñas, jefes de unidad y líderes de equipo. Como líder, también participé en esto, pero el proceso no me convenía. Comencé a preguntarme: "¿Cómo estructurar y organizar la adaptación de un empleado?"

¿Qué se suele adaptar? En cosas básicas: personas, asuntos del hogar, un producto y su mercado, procesos, arquitectura, empresa, regulaciones, tradiciones, herramientas. Pero un principiante rara vez se adapta en todos los aspectos, y la mayoría de las veces, todo va de acuerdo con uno de los cuatro escenarios clásicos.

Adaptacion tipica

Enorme documento o carpeta ilegible . Este es un largo trapo monolítico en el que se recopilan todos los documentos desde el comienzo de los tiempos hasta el momento actual. Otra opción es una carpeta FTP con una base de conocimiento. Todo esto recibe palabras de despedida: "¡Lee!"

¿Dónde comenzar, dónde terminar, cómo navegar esto? Una persona se pierde en una base de conocimiento fragmentada y se desmotiva aún más. Permítame recordarle que contratamos a un especialista de clase alta a un precio de seis cifras , que consiste en su salario y horas de recursos humanos y otros colegas dedicados a la contratación. Como resultado, el especialista descansa sobre una tela para los pies. ¿En serio?

Lista de documentos dispersos "a petición" . Esta situación es aún peor. Por ejemplo, un empleado tiene una pregunta:

- ¿Cuál es el ciclo de vida de las tareas en nuestro rastreador?
- Ve a Peta, él te mostrará la documentación. Ella está mintiendo en algún lado, ¡simplemente no la encontrarás!
- ¿Cómo reservar una sala de reuniones?
- Ve a Dasha
- ...?

Un nuevo empleado necesita hacer una pregunta, tratar de resolverla, encontrar una persona que sepa cómo resolverla, y solo después de eso le dará algún tipo de respuesta. O tal vez no lo harán.

Reunión de bienvenida . Este procedimiento en diversas formas se implementa en muchas empresas. Ella estaba en cada segunda compañía donde trabajé durante 15 años. Cómo se ve? Llega RRHH, a veces un supervisor directo, y en media hora le dice cómo está organizada la empresa, dónde puede cerrar sus preguntas básicas, a quién preguntar. Eso es todo, más adelante.

De ninguna manera. Muchas compañías no tienen un procedimiento de adaptación. Una vez, llegué a la empresa como líder, me reuní con el equipo y salimos a almorzar el primer día hábil. Mi supervisor inmediato se nos acercó y decidió organizar una "reunión de bienvenida". Se sienta y dice:

- Lesha, este es tu equipo. Ustedes son adultos, entonces lo descubrirán ustedes mismos.

Cinco segundos y se fue. En esta adaptación dentro de la empresa terminó.

Todo parece estar mal. ¿Es posible resolver el problema?

Mi receta es una lista de verificación de adaptación

Lo he estado usando durante los últimos cuatro años.

¿Cómo apareció él? Nos descomponen y se modificó el mayor footcloth monolítica: hemos dividido en bloques temporales y funcionales, descargamos materiales adicionales de los aspectos que faltaban, por ejemplo, la revisión historias sobre un producto, mercado o procesos dentro de una empresa. Se escribieron materiales adicionales por sí mismos dentro de la unidad, o se enviaron a colegas de recursos humanos, al departamento de comestibles, a desarrolladores, para que llenen nichos. Entonces se formó esta lista de verificación.

Nos pidió a todos los documentos de antelacióny póngalos en un lugar, en una lista de verificación con enlaces. Es muy conveniente cuando la empresa tiene una base de conocimiento. Lo tuve Confluence: te permite poner enlaces, adjuntar archivos, videos. Sin interrupción de la producción, el empleado puede familiarizarse con la lista completa de conocimientos.

Convertimos la primera reunión de bienvenida en un evento iterativo , con comentarios regulares.

Hablemos sobre los matices de la lista de verificación con más detalle.

Los pilares de la lista de verificación

Estos son los momentos que determinan su estructura: publicidad, bloques de tiempo, criterios de rendimiento comprensibles, mentor y comentarios.

Mentor

Se adjunta un mentor a la lista de verificación . Este es el conductor de un nuevo empleado en la empresa, sin él en ningún lado. A veces sucede que el mentor se convierte en el supervisor inmediato. Pero cuando entre 10 y 15 personas ingresan al equipo, el líder gastará una cantidad excesivamente grande de recursos en tutoría.

Un líder no tiene que convertirse en un mentor principiante.

La tutoría no requiere las competencias del líder. Suficientes ideas básicas sobre qué y cómo funciona la empresa.

Si usted es un líder, delegue la tutoría . Encuentre dentro del equipo personas empáticas que estén interesadas en la aparición de personas y recursos adicionales y comprométalos. Lo harán mejor que tú. Por ejemplo, como en Mail.ru Group. La compañía tiene un instituto completo de mentores, una casta separada con sus propios entrenamientos. Allí el título de "mentor" es honorable.

La lista de verificación es pública . Imagine a un recién llegado desafortunado: está estresado, tratando de entender lo que está sucediendo, no comprende dónde crecer y qué hacer dentro de la empresa. Alrededor de él camina HR o líder del equipo, entrecerrar los ojos y marcar en algún tipo de "lista de verificación". ¿Es absurdo? Por supuesto, es por eso que la lista de verificación está disponible tanto para el mentor como para el empleado. Ahora en FunCorp usamos la práctica cuando la lista de verificación es pública y en relación con el equipo.

El acceso público aumenta la responsabilidad de un mentor y un novato . Cuando todo el equipo ve el progreso de un nuevo empleado y su camino en la lista de verificación, la responsabilidad del mentor crece en un orden de magnitud.

Involucra al mentor y al equipo en el pasaje.. Aquí el equipo no es un supervisor, sino un asistente. Si alguien ve que no hay dudas sobre las tradiciones en la lista de verificación, uno de sus colegas puede decir sobre esto: "Tenemos una tradición: ¡todos los viernes se sacrifican con cerveza!" Quizás esto sea ficción, pero entonces participa en la adaptación de un nuevo empleado.

Esto involucra no solo un mentor y un supervisor inmediato, sino todo el equipo. Este es un buen apoyo psicológico para un recién llegado. Él entiende que no se trata de personas dispersas que miran con recelo y ponen algunas garrapatas, sino un equipo que lo apoya.

Bloques temporales

Descomponer y conquistar . La lista de verificación se divide en bloques: primera semana, segundo, primer mes, segundo y tercero. Dentro de la lista de verificación, estas líneas de tiempo le permiten dividir el paño en una lista de tareas. Será extraño que una persona, en el marco de la adaptación, en la primera semana intente comprender una herramienta compleja que es útil solo para el tercer mes de trabajo.

Por el contrario, también funciona: ¿por qué posponer la familiarización con los baños de la oficina hasta el tercer mes? Aunque me encontré un par de veces con una situación en la que solo era a pedido. La pregunta del baño era un secreto detrás de siete sellos: nadie se mostró ni se lo dijo, en casa vas al baño antes y después del trabajo, pero aguantas en el trabajo o intentas averiguar por alguien dónde está esta "oficina".

Clara cronología de la adaptación. Un principiante va de lo simple a lo complejo: primero, tradición y producto, luego se familiariza con su equipo de producto, luego obtiene los accesos necesarios. Cuando todo se completa, un empleado de pleno derecho está listo y realiza una determinada capa de trabajo.

Definición de hecho

Criterios obvios y comprensibles para completar una tarea . Esto es importante: ayuda a evaluar si el elemento se ha completado realmente y la marca de verificación no está marcada "por el simple hecho de marcar".

A veces, entre un mentor y un principiante, existe la tentación de entrar en una "conspiración criminal", para marcar un elemento en la lista de verificación sin verificar.

- Necesito familiarizarme con algunas regulaciones. - Vi en alguna parte de Confluence una lista de regulaciones. Probablemente me familiaricé con ellos.

El mentor también piensa:

- Bueno, me familiaricé, luego me familiaricé.

No hagas esto.

Durante una reunión individual y la recopilación de comentarios, recomiendo la detección diagonal en los elementos de la lista de verificación. Por ejemplo, si un empleado ha tratado con tickets en el sistema de seguimiento, pregúntele sobre los estados clave. Si instaló y configuró la herramienta para el trabajo, asegúrese de que esto sea cierto. Tamizar ayuda a aclarar la realidad de la implementación de elementos.

No recomiendo organizar controles como en un comité de examen . Puede alcanzar la senilidad: "Sentémonos y le mostrará lentamente cómo descubrió el punto de ir al baño". Sea más suave, recuerde que no tomó un junior, sino un profesional. Es consciente de que la lista de verificación es un "mapa de puntos de referencia". El empleado comprende que su propio éxito en la empresa depende de la honestidad de la ejecución. Si está engañando, se engañará a sí mismo, no al empleador.

Comentarios uno a uno

Al final de cada bloque, celebramos reuniones individuales para obtener comentarios.

Verifique la lista de verificación: descubra qué puntos se completan . Idealmente, al final del período del informe, todos los elementos deberían estar completos. Este es un indicador de que un nuevo miembro del equipo recibió el equipaje necesario de conocimientos, habilidades y competencias.

También es una buena oportunidad para hablar con una persona.sobre lo que le gusta o no le gusta en el trabajo, el equipo y la compañía. En mi experiencia, cuando los recién llegados vienen a la empresa, todos dicen que les gusta todo. A veces es euforia, lentes rosados, pero a menudo es un temor por su futuro destino. Un hombre piensa que será despedido si dice que Petya es un mal gerente. Por lo tanto, él guarda silencio, sufre, se va durante el período de prueba y Petia permanece. Solo en la entrevista de salida nos enteramos de que el recién llegado no quería trabajar con el gerente.

Asegúrese de recoger lo "negativo". Al recopilar comentarios, profundice y sugiera opciones: "Quizás no le guste el proceso o algo en la oficina. ¿Quizás nuestras órdenes y tradiciones no están satisfechas? Son las personas "frescas" de la compañía las que tienen una apariencia de no fumar. Destacan los problemas que ya no ves, porque estás acostumbrado a eso "históricamente".

Proporcionar retroalimentación . También debe hacerlo: indique que la persona está bien y qué no, cuáles son los problemas, cómo ajustar su comportamiento o sus calificaciones.

Comentarios uno a uno sobre bloques de tiempo

Consideremos con más detalle: cada bloque de tiempo por separado.

Primera semana. Valoración personal y objetivos

Dos clasificaciones . Después de la primera semana de trabajo, proporcione dos calificaciones: su personal, como su supervisor inmediato y mentor. Hable sobre todo lo que le gusta y no le gusta sobre el proceso de completar la lista de verificación y realizar el trabajo inicial.

A todos los recién llegados que vienen a mis equipos, les doy una instalación simple: un buen recién llegado "bombardeará" a todos con preguntas.

Un novato que no hace preguntas, en el mejor de los casos, no hace nada, en el peor de los casos, hace algo mal. En este momento, una vez más, digo que él con la mayor frecuencia posible dirige las preguntas al mentor, el gerente y los colegas, porque esto involucrará aún más en el proceso de adaptación.

Objetivos . Recuerde los objetivos que debe completar para pasar con éxito el período de prueba. Si hay objetivos y criterios claramente definidos para su cumplimiento durante el período de prueba , entonces el nivel de estrés del nuevo empleado será un orden de magnitud menor que en una situación en la que no comprende hasta el último día. ¿Ha pasado el período de prueba o no?

Hablar objetivos y criterios en la primera reunión de instalaciónpero no en el primer día de trabajo. El primer día, el principiante está interesado en preguntas del nivel: "¿Dónde está el comedor, dónde está el baño, cómo entrar al rastreador?". Después de que la principiante haya recuperado el aliento durante una semana, exprese los objetivos para que comprenda a dónde va, cuántos "niveles" y "jefes" están por delante.

Segunda semana. Evaluación de unidad

Comentarios de la unidad . Usted evalúa al empleado y le brinda retroalimentación no solo de usted personalmente, como mentor o líder, sino que también recopila material de la unidad en la que trabaja.

No te separes del colectivo . Esto es especialmente importante. Como jefe de la división, informe noticias exclusivamente en la instalación "Creemos que trabaja bien (o mal)". El enfoque cuando el líder da su opinión y luego menciona por separado que el equipo no lo cree, da la impresión de que el jefe es bueno y que alguien en el equipo está tramando.

Cuando recopile comentarios de los empleados del departamento, elija una de las dos opciones. En la primera opción, te pones del lado del equipo: recopila opiniones negativas junto con argumentos. En el segundo, separe lo negativo si no está de acuerdo con la opinión del equipo y explique por qué. Pero no se separe del equipo, llegue a una opinión común.

Primer mes. Evaluación de colegas de otros departamentos y movimiento hacia las metas.

Evaluación de otras unidades . Es lógico suponer que en las primeras 2-3 semanas una persona trabajará más dentro de su propio equipo en pequeñas operaciones de rutina que le permitirán participar en el trabajo dentro de su unidad. A finales del primer mes estará más estrechamente integrado con equipos externos. En este momento, otros equipos y unidades formarán una opinión sobre el nuevo empleado, que puede recopilar.

Proteja los intereses de sus empleados.. No se puede contrastar con otros equipos: "Nosotros, en las pruebas, pensamos que eres genial, pero el desarrollo no lo es". Esto crea un mal ambiente entre los equipos. La situación es similar a la recopilación de comentarios dentro de su propia unidad: ya sea de acuerdo con la tesis que fue presentada desde el exterior, o disputarla. La responsabilidad de la retroalimentación no debe dividirse y limitarse.

Objetivos . En el primer mes, regresa a los objetivos del período de prueba y ayuda a establecer los siguientes pasos concretos para su implementación. Es en este momento que una persona está lo más lista posible para dominar las herramientas básicas, obtener acceso, realizar operaciones estándar, integrarse en equipos, conocer a las personas adecuadas. Él puede comenzar a "encender" precisamente en la marca mensual.

Segundo mes. Evaluación tímida de otros departamentos, primera advertencia

Comentarios de los líderes de equipo de los equipos vecinos . El novato ya ha trabajado con grupos enteros. Lo más probable es que los Timlids se hicieran una idea de él. Es importante recopilar las opiniones de los líderes de equipo sobre el empleado y permitir que la persona sienta que su aparición en la empresa es notable y provoca una reacción: positiva o negativa.

El segundo mes y la reunión con comentarios es el momento perfecto para la "última advertencia china" . Dígale al empleado sobre sus "jambas": "Si continúa haciendo A, B y C y no comienza a hacer 1, 2, 3, entonces no pasará el período de prueba". Si habla con él correctamente, al final del tercer mes, la persona no tendrá preguntas sobre si pasó el período de prueba o no.

La transparencia, que se logra a través de la lista de verificación, incluida, permite al empleado reducir el estrés en el momento de la adaptación.

Tercer mes Los resultados del período de prueba y el logro de los objetivos.

Resumiendo . Un principiante pasa por un período de prueba, usted resume, habla sobre objetivos. Es genial si los objetivos no son estereotipados, sino formulados de acuerdo con SMART: específicos, de tiempo limitado, medibles y relevantes.

Cuéntanos sobre lo bueno . Como líder, difunde positivo en nombre de la empresa. Cuando una persona llega al clímax de un período de prueba, etiquételo aprobación y positivo. Díganos dónde se mostró la persona con éxito, cuántas y qué tareas realizó durante el período de prueba, resuma.

Alabanza. Después de completar el período de prueba, asegúrese de alabar al empleado. En la cultura rusa, este es un gran problema. Tengo la impresión de que cuando nacemos, nos envían 3 trenes de carga de críticas, y los elogios son un vaso. Por lo tanto, pensamos: ¿alabar o no? ¿Alabar un poco hoy o ahorrar el año que viene?

¿Qué tan útil es una lista de verificación?

El tema de la adaptación está regulado : hay una instrucción, puedes caminar y marcar. La instrucción es pública: un nuevo empleado, mentor y todo el equipo están involucrados en ella.

Una lista de verificación es una herramienta escalable y flexible . Lo estoy compartiendo contigo, lo compartirás dentro de la empresa y el equipo. La mayor parte de la lista de verificación es general: no está vinculada a una unidad funcional específica, no contiene matices relacionados con el producto, los procesos, la arquitectura, los problemas domésticos y las tradiciones. Agregue puntos generales a la plantilla y agregue, dependiendo de la unidad funcional, cuyos empleados pensaron hacer la incorporación en su equipo.

Hoja de ruta de objetivos ante tus ojos. Con ella, el paso del período de prueba es más cómodo. Esta es una secuencia clara de acciones: un conjunto de 30-50 puntos que paso a paso lo acercará a la meta. Pasar puntos es como un juego con diferentes misiones que deben completarse para llegar al Gran Jefe. Cuanto más logrado, más cerca está la victoria.

La entrada más rápida de empleados . No te olvides del negocio. Usted gastó mucho dinero y recursos para contratar a un especialista de clase, no lo perdió y lo llevó a los indicadores de operación de producción lo más rápido posible: este es el objetivo principal, la compañía está satisfecha.

Argumento a favor de la libertad condicional temprana. Para algunos recién llegados, una lista de verificación se convierte en un desafío. Conocí a personas que lo realizaron antes de lo previsto y revisé todos los puntos en 1.5-2 meses. Esta es una buena ayuda para discutir el cierre temprano del período de prueba. Puede ir al manual con el documento y decir: “Mira, tenemos un procedimiento, un reglamento. Por lo general, lleva 3 meses, y Dasha pasó en 2. Verificamos, todo está bien, tomémoslo ”.

Puede usar el ejemplo de una lista de verificación de adaptación para un especialista en garantía de calidad. La estructura general y la lógica de compilación están diseñadas como en un material. Por lo demás, adáptate a tus propias necesidades.

- . . , «». , Knowledge Conf 2020.

, , — . — 18 . , — , 23 . , Telegram-, .

Lista de verificación de adaptación como herramienta de entrada suave