👨🏼‍✈️ 🙎🏻 🔑 Clasificación de tareas prioritarias

Las técnicas de gestión del tiempo y varios sistemas de contabilidad para las tareas diarias me interesaron desde los primeros días de trabajo en la oficina. La matriz de Eisenhower se convirtió en una salvación del atolladero de los asuntos de rutina, y al principio la salvó del uso ineficiente del tiempo de trabajo. Pero, después de varios meses, el número de tareas aumentó tanto que la técnica del cuadrante mostró sus debilidades. Para considerarlos mejor, recordamos el principio de construcción de la matriz de Eisenhower. Dos ejes: urgencia e importancia, y 4 cuadrantes, respectivamente:

urgente e importante
urgente y no importante
no urgente e importante
no urgente y no importante

Se supone que la persona misma evaluará sus tareas de acuerdo con los criterios de urgencia e importancia, y luego colocará los resultados en los cuadrantes apropiados.

Y luego, hay una instrucción simple: las tareas urgentes e importantes se realizan de forma independiente e inmediata, lo urgente y lo no importante se delegan a alguien. No es urgente, pero las tareas importantes se pueden posponer, pero ciertamente se pueden hacer de forma independiente, pero las tareas no urgentes y no importantes generalmente se equiparan a una carga sin sentido; se recomienda posponerlas indefinidamente o delegarlas sin piedad, en general, sin darles un valor significativo para el proceso de trabajo. .

Si la urgencia de las tareas no es muy difícil de evaluar, en presencia o ausencia de plazos, ¿cómo evaluar la importancia? Además, es tan categórico: es importante y no importante. Por ejemplo, casi nunca tengo tareas no importantes, simplemente no las configuro para mí inicialmente. Todas las tareas son importantes en un grado u otro, y solo evaluar este grado es la principal dificultad en la planificación. ¿Y cuándo son estas tareas 10 piezas en cada cuadrante? ¿Donde empezar? Y esos 10 importantes, pero no urgentes, se convierten silenciosamente en 10 no menos importantes, ¡pero ya son bastante urgentes para 10 ya disponibles! ¿Y esos 10 urgentes, pero no importantes? ¿Qué se delega con ellos? Como si cada persona tuviera un equipo de asistentes y asistentes, listos para asumir un montón de sus tareas y tareas. Por lo general, no se trata de la delegación, cuando el control sobre la implementación se transfiere a la persona autorizada, sino al establecimiento de la tarea, ya veces, requiere más recursos para monitorear la implementación que para una decisión independiente.

Como lo demuestra la experiencia de muchos autores, incluso en el Hub GTD, una de las principales razones para la dilación es la presencia de tareas equivalentes. El conflicto interno debido a la falta de una clasificación clara por prioridad impide el uso eficiente del tiempo de trabajo.

Metodología de evaluación propia

Me intrigó la búsqueda de un sistema que pudiera establecer las prioridades de las tareas en sí, y solo debería realizar tareas en la lista, de arriba a abajo. Ni el análisis ABC, ni Pareto, ni otros métodos hicieron posible eliminar esta carga de acuerdo con la clasificación de tareas, en todas partes se requería que una persona eligiera independientemente la prioridad de una tarea.

Y comencé a clasificarlos yo mismo. Por importancia, dividí las tareas en 4 tipos: transparentes y accesibles. Cada tarea se puede asignar fácilmente a una de cuatro categorías. Al elegir una categoría, me guié por el principio opuesto: no "lo que conduce a la solución de la tarea", sino "¿qué sucederá si la tarea falla y no se completa a tiempo?" Entonces, los grados de importancia:

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Este sistema de clasificación de tareas por importancia facilitó significativamente el proceso de distribución de tareas, pero no contribuyó al logro del objetivo principal: asignar prioridad a la ejecución secuencial. Comprendí que era necesario complicar el proceso de cálculo de prioridad y agregar nuevos criterios para evaluar las tareas.

Entonces, hace muchos años, apareció mi primer sistema de clasificación de tareas en forma de tableta Excel. Los criterios de evaluación fueron parámetros clásicos:

Importancia
Urgencia

La importancia que ya hemos considerado, 4 categorías (de 1 a 4). En urgencia, también identifiqué 4 categorías con la asignación de cada índice de urgencia en orden creciente:

Tiempo para completar más de 48 horas.
El plazo para la implementación de 8-48 horas.
Duración 2-8 horas
Tiempo para completar menos de 2 horas

Y ahora describiré cómo traté de calcular este índice mágico, según el cual las tareas mismas deberían construirse con la prioridad óptima para la ejecución.

Al principio, para obtener el índice de prioridad, decidí simplemente resumir los valores de importancia y urgencia, pero rápidamente me di cuenta de que su importancia no es igual. Una tarea menos importante pero más urgente tenía el mismo índice que una tarea más importante, pero menos urgente (1 + 4 = 4 + 1). Aunque, incluso en términos de cuadrantes, esto no es correcto. Obviamente, la importancia tiene más peso que la urgencia, por lo que la importancia de la importancia, al calcular la prioridad, debe multiplicarse por un factor creciente.

Probé este sistema en el negocio durante varias semanas y obtuve el siguiente resultado: con una gran cantidad de tareas, el transportador comenzó a detenerse: tareas pequeñas, moderadamente importantes y no muy urgentes acumuladas, convertidas en urgentes y sistemáticamente expiradas, ya que estaban permanentemente en una prioridad inferior en comparación con más tareas importantes que están llegando constantemente. La violación de los términos para tales tareas dio un efecto negativo muy tangible en todo el proceso de trabajo. Por ejemplo: 3 horas dedicadas a un proyecto grande no permitieron cinco llamadas de 2 minutos para proyectos menos importantes. Y estas 5 llamadas perdidas, al final, se convirtieron en un problema más serio que violar la fecha límite para una tarea importante durante 10 minutos.

El sistema requería una nueva introducción. Y entré en el parámetro de complejidad. Esta es la cantidad de horas requeridas para completar la tarea. La complejidad es un parámetro indispensable para calcular la prioridad.

Eso es justo, a diferencia de la importancia y la urgencia, cuanto menor es la complejidad, mayor es la prioridad. Por lo tanto, no agregué el valor del parámetro de complejidad a la suma de las dos primeras variables, sino la fracción inversa para este número.

Por lo tanto, la introducción del parámetro de complejidad nos permitió no perder de vista tareas simples que no requieren mucho tiempo para completarse. Si le toma un par de minutos escribir una carta o una llamada telefónica, es más fácil hacerlo de inmediato, sin demora, y solo luego continuar con las tareas que requieren muchos recursos y son difíciles.

Durante varios años, la fórmula para calcular la prioridad ha cambiado y modernizado muchas veces, cubierta de coeficientes adicionales para optimizar el resultado. Por ejemplo, el valor de la urgencia comenzó a calcularse mediante la fórmula, y no aplicando valores del 1 al 4 de acuerdo con las condiciones dadas.

Automatización

Cada empresa tiene algunos medios para planificar y controlar las tareas cotidianas. Puede ser un CRM, un planificador o un organizador. Mi esposa, por ejemplo, comienza la jornada laboral durante muchos años seguidos escribiendo tareas en una hoja de papel. Alguien usa calcomanías en el monitor, algunas usan sistemas de gestión de proyectos comerciales o propietarios, y algunas usan recordatorios en Outlook. Todo esto, en un grado u otro, es útil e incluso necesario. Pero, dado que mi sistema de priorización se realizó en Excel, tuve que usar varios sistemas a la vez para trabajar con las tareas: uno para crear una lista con clasificación por prioridad, el segundo para rastrear el estado y la fecha límite. Trello, Megaplan y otros productos, aunque son muy funcionales, no se han arraigado en mi teléfono inteligente: la interfaz es demasiado confusa.Para la programación, recordatorios y seguimiento, utilicé aplicaciones estándar de iOS: Recordatorios, Alarma / Temporizador y Calendario. Por cierto, el calendario me sorprendió mucho cuando lo miré en detalle. Muchos usuarios de iPhone no saben que también es un planificador diario para la planificación de eventos. De particular interés para mí fue la funcionalidad de "Tiempo de viaje". Si está planeando una reunión, el sistema calcula el camino a pie o en automóvil de acuerdo con las ubicaciones geográficas iniciales y finales, y luego reserva esta hora inmediatamente antes de la reunión. También le recordará cuándo es hora de comenzar a reunirse o si es hora de avanzar a esta reunión.que también es un diario para planificar eventos. De particular interés para mí fue la funcionalidad de "Tiempo de viaje". Si está planeando una reunión, el sistema calcula la ruta a pie o en automóvil de acuerdo con las ubicaciones geográficas iniciales y finales, y luego reserva esta hora inmediatamente antes de la reunión. También le recordará cuándo es hora de comenzar a reunirse o si es hora de avanzar a esta reunión.que también es un diario para planificar eventos. De particular interés para mí fue la funcionalidad de "Tiempo de viaje". Si está planeando una reunión, el sistema calcula el camino a pie o en automóvil de acuerdo con las ubicaciones geográficas iniciales y finales, y luego reserva esta hora inmediatamente antes de la reunión. También le recordará cuándo es hora de comenzar a reunirse o si es hora de avanzar a esta reunión.

Pensé que sería genial tener una aplicación que combinara la capacidad de formular y clasificar todas las tareas, así como planificar reuniones y eventos con referencia a un período de tiempo específico en el diario, con el cálculo del tiempo de viaje en varios tipos de vehículos teniendo en cuenta los atascos . La tarea técnica comenzó a formarse en mi cabeza.

Desarrollo de aplicaciones iOS para uso personal.

Quería la aplicación primero para mí. El número de tareas diarias excedió 30, los recursos claramente no eran suficientes. Cuando pasas la mayor parte del día en el camino, a veces ya es un problema, simplemente no debes olvidar arreglar la tarea entre conversaciones telefónicas en el camino de una reunión a otra. También es difícil delegar o establecer tareas a terceros; hubo una experiencia negativa. Cuando transfiere no solo una, sino un grupo de tareas a un trabajo a la vez, el nuevo ejecutante generalmente elige las más simples y menos prioritarias para la ejecución, y como resultado, las más importantes deben completarse en el "modo héroe". La configuración del punto del problema lo resuelve, pero no hay tiempo ni herramientas para esto.

Me senté y escribí lo que quiero de esta aplicación universal:

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Planificación de eventos en el diario . La capacidad de calcular y reservar el tiempo de viaje, un sistema de recordatorio.

Con tales deseos, se escribió la primera versión de la aplicación Il Tempo , que ofrezco para probar en condiciones de combate.

IL TEMPO V1.2

La primera versión es muy simple, pero realiza la función todos los días. En primer lugar, dejé de perderme el momento de arreglar la tarea; me toma varios segundos iniciar una tarea en Tempo. Y en segundo lugar, el tormento de elegir una tarea para realizar ha desaparecido: ¡hago clic en la parte superior sin mirar y me pongo a trabajar!

La interfaz del programa se divide en dos ventanas:

Organizador . Este es el lugar donde caen todas las tareas que no tienen un vínculo claro con el tiempo de ejecución. Tienen una prioridad de ejecución, calculada por el programa automáticamente.

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Al agregar una tarea al Organizador, debe especificar la fecha límite para la ejecución, seleccionar el grado de importancia de la tarea de la lista de opciones y determinar el tiempo estimado requerido para completarla.

Por cierto, el parámetro de complejidad es el único en el que debe pensar. Requiere una evaluación objetiva de sus propias capacidades y recursos disponibles para realizar la tarea. Pero incluso si omite sistemáticamente este parámetro, no importa, puede usar el archivo de tareas para la calibración.

El archivo muestra el tiempo real dedicado a la ejecución, para que pueda entender por qué está más inclinado a: sobreestimar o menospreciar sus capacidades.

Las tareas pueden llevarse al trabajo, completarse y editarse. Todos los parámetros se pueden cambiar, incluida la importancia.

En el trabajo, puede realizar varias tareas a la vez, si es necesario. Todas las tareas en el trabajo están en la parte superior de la lista y están marcadas con un icono de triángulo.

Agregar un evento al Diario ocurre de la misma manera que en el calendario regular.

Hora de inicio, hora de finalización, tiempo de viaje si es necesario. Si se conoce el tiempo de viaje (ruta comprobada), seleccione un valor digital de la lista. Si no se conoce, deberá indicar las geolocalizaciones del principio y el final de la ruta para calcular el tiempo transcurrido en la carretera a pie o en coche.

Plan de desarrollo funcional en la segunda versión del programa.

La operación en el mundo real ayuda a identificar las necesidades de la nueva funcionalidad de la aplicación Il Tempo .

Por el momento, agregamos un nuevo parámetro al organizador: "Hora de comenzar la ejecución". ¿Por qué es necesario? Ejemplo: hay una tarea: una llamada a un cliente tomará un par de minutos. Dada la gran importancia y la baja complejidad de la tarea, hay muchas posibilidades de entrar en las tareas de mayor prioridad. Pero hay una condición: el cliente solicitó llamar no antes de 3 días después. Y todos estos 3 días, la tarea estará en la parte superior de la lista, al principio con una gran cantidad de horas antes de la fecha límite. Completarlo no es correcto, llevarlo al trabajo también es imposible. Queda por ignorar y esperar el tiempo designado, pero esto no es muy conveniente. El parámetro "Hora de inicio para la ejecución" permite teñir las tareas que no han alcanzado este plazo con color gris y eliminarlas de la clasificación de prioridad en la lista exactamente hasta la hora de inicio de la ejecución de la tarea.

También estamos pensando en la implementación del funcional "Workday". Este parámetro ayudará a resolver dos ideas a la vez:

Tenga en cuenta el tiempo planificado para los eventos en el diario, al calcular el empleo de tareas del organizador.
Calcule tareas que obviamente están condenadas al fracaso en los plazos.

¿Cómo se planea aplicarlo?

Usted indica en la configuración de la aplicación el período de su actividad en las tareas del organizador, digamos de 9:00 a 19:00. Por lo tanto, el programa sabe que tiene 10 horas al día para completar las tareas del organizador. De este tiempo libre, debe restar el tiempo dedicado a los eventos planificados: obtenemos la información del registro diario. Obtenemos una cierta cantidad de horas libres, pero con referencia a fechas e intervalos de tiempo específicos.

Hay una lista de tareas ordenadas por prioridad. Todos conocen la complejidad y la urgencia. Agregando secuencialmente la complejidad de todas las tareas, el sistema ocupará todo el tiempo libre de esta manera si las ejecuta a su vez como un transportador. Como resultado de los cálculos, una situación es permisible cuando la fecha límite para una tarea llega antes de lo que puede comenzar, dadas las restricciones acumuladas de tareas, eventos y días laborables.

Dichos "cadáveres" notorios deben ser rastreados en tiempo real y resaltar tales tareas con color. Esto permitirá, sin esperar una falla, delegar la tarea en una fecha anterior.

La aparición de tales tareas es inevitable si hay más trabajo del que puede hacer. Y esta funcionalidad le permitirá planificar recursos de manera más competente y predecir la congestión.

También planeamos hacer almacenamiento de bases de datos en la nube, sincronización, acceso web y autorización.

Bueno, el paso lógico es lanzar la versión para Android .

En conclusión

¿Quién descargará y probará la aplicación en condiciones de combate en tareas reales? Por favor, envíe sus comentarios.

También le pido que comparta su opinión en los comentarios y participe en las encuestas.

¡Gracias por la atención!

Clasificación de tareas prioritarias - aplicación IL TEMPO