🥋 🚌 🗺️ Cómo "remoto" mejora la colaboración 🧖🏼 👨‍🍳 😄

Si intenta hacer una lista de todo lo que se puede decir "mejor, menos, mejor", entonces es poco probable que incluya comunicación de trabajo en vivo: en muchas empresas, se considera un componente clave en la organización del intercambio de ideas, la resolución de problemas y el análisis grupal.

Pero, ¿qué sucede si la comunicación remota aplicada adecuadamente hace que el intercambio de ideas, la resolución de problemas y el análisis grupal sean más fructíferos?

En el informe Buffer de 2019, el 99% de los casi 2,500 encuestados dijeron que les gustaría poder trabajar de forma remota al menos de vez en cuando, y esto ya no es sinónimo de trabajar solo, gracias a la rápida difusión de las herramientas de colaboración digital.

Al aprender a usar estas herramientas, puede eliminar algunos de los obstáculos en la comunicación (y, por lo tanto, la productividad) con los que tiene que lidiar en su entorno habitual de oficina.

Traducido a Alconost

Cómo la comunicación remota ayuda a la colaboración

El incentivo para cotillear y unirse en "pandillas" se reduce

Los grupos sociales cerrados en la oficina, llamémoslos "pandillas", a menudo repiten la estructura social poco saludable que muchas personas conocen sobre la vida escolar. En una encuesta de CareerBuilder, el 43% de los encuestados indicaron que tenían muchos de estos grupos opositores viciosos en su oficina o lugar de trabajo.

Algunos notaron que debido a la dinámica social de la oficina, experimentan una sensación de miedo; muchos admitieron que se adaptan a comportamientos inusuales para cumplir con las expectativas de la "pandilla". Y el punto no es solo pretender que te gusta el golf o los reality shows: el 19% dijo que ridiculizó a otros o pretendió que no le gustaba alguien, para encajar mejor.

Dichos grupos no promueven la inclusión y el comportamiento prosocial. Por el contrario: te hacen sentir fuera de lugar y, a menudo, incluso causan paranoia. Las “pandillas” incitan al resentimiento, sus participantes no creen que la hostilidad personal de ninguna manera ayude en las reuniones, en la evaluación de colegas, procesos de trabajo, trabajo en equipo y productividad general.

Cuando trabajas de forma remota, no ves quién va a cenar con alguien y quién va a salir a conversar informalmente en algún lugar. Además, no tiene ninguna razón para pensar por qué Volodya y Katya pasan tanto tiempo a solas o por qué Dasha tiene una punción en forma de aguja en el antebrazo, lo que significa que no hay forma de compartir sus conclusiones falsas con los demás y ver cómo vuelan los rumores.

Sí, técnicamente, en las condiciones de trabajo remoto, es posible involucrarse en pandillas y chismes, pero los elementos básicos que motivan tal comportamiento están, de hecho, ausentes. Y sin la hostilidad que provocan los chismes y la agrupación, puede centrarse más en una colaboración importante.

Más fácil priorizar la comunicación.

La plataforma Udemy publicó en 2018 un informe sobre distracciones en el lugar de trabajo , que mostró que los colegas conversadores son el mayor obstáculo para mejorar la productividad en el trabajo. Y esto no es sorprendente, dado que el 70% de las oficinas utilizan un plan abierto sin oficinas separadas. Además, los investigadores mostraron que no hay evidencia empírica de que los patrones de interacción entre las personas puedan cambiar como resultado de los cambios en la arquitectura de la oficina. El jefe viene y dice: "Esto está de moda, lo haremos de esta manera", pero, desafortunadamente, tales decisiones autoritarias irrazonables no solo conducen a costos impresionantes, debido a la falta de confidencialidad y límites personales, los empleados también tienen que pagar.

Digamos que no tenemos conversadores. Pero al mismo tiempo, incluso hablar sobre el trabajo puede ser menos efectivo si los empleados no tienen los recursos para establecer límites personales. Cuando otros interrumpen constantemente nuestras tareas y conversaciones de alta prioridad, esto permite que las tareas de menor prioridad intervengan en el flujo de trabajo. De hecho, a menudo es un colega que, sin darse cuenta, sintió nuestro favor, llega sin previo aviso y espera recibir inmediatamente toda su atención.

Como resultado, las discusiones más importantes y urgentes que deben celebrarse se posponen o incluso se cancelan.

En un esfuerzo por ser cortés y receptivo, preferimos prestar atención a la persona que lo requiere aquí y ahora, en lugar de la tarea que debe abordarse.

El trabajo remoto permite priorizar y separar debates urgentes y no urgentes, importantes y sin importancia. Una carta puede esperar un par de horas. No es necesario contestar todas las llamadas: puede escribir en respuesta: "No puedo hablar ahora. ¿Llamamos a las dos en punto? " Incluso los chats grupales, como los equipos Slack y MS, brindan la oportunidad de evaluar la prioridad de varios debates grupales y participar en ellos en consecuencia. Además, si está discutiendo un tema con alta prioridad, y esto requiere atención, puede establecer el estado de "ocupado" o "en una reunión".

Menos intriga laboral

¿A menudo conociste a personas que simplemente no podían esperar para arremangarse y subirse los pantalones para meterse en el pantano de las intrigas de la oficina? Apenas. La mayoría de ellos hacen todo lo posible para deshacerse de este alboroto, aunque a menudo parece inevitable.

La creación de una atmósfera tensa en la oficina se ve facilitada por factores como la lucha por el respeto y el poder, la necesidad de ganarse el favor para obtener un aumento o un aumento, el robo de ideas, la traición de colegas, el comportamiento basado en el "servicio por servicio" y "ojo por ojo".

Como regla general, la competencia es un incentivo clave para las intrigas de la oficina. Como escribió la profesora Kathleen Reardon en Harvard Business Review , "donde hay competencia, especialmente por recursos limitados, es probable que surja intriga".

El trabajo remoto no es en modo alguno sin competencia, pero en tales condiciones, el comportamiento dañino y la intriga no pueden ser estimulados como sucede en un entorno de oficina.

Por ejemplo, el trabajo con material digital está bien documentado y es rastreable para una persona específica, lo que no se puede decir, por ejemplo, sobre el trabajo, parte del cual será la interacción personal. Esto hace que sea más fácil determinar su propia contribución al proyecto y confirmar su autoría en los casos en que los colegas pueden exagerar su participación o tomar directamente su merecido reconocimiento.

En las condiciones de trabajo remoto, no es fácil fingir que "trabajas duro y haces sacrificios interminables por el bien del equipo". Tal finta es mucho más fácil de hacer cuando hay espectadores. Pero si usted está sentado en su habitación, entonces sus esfuerzos y contribuciones naturalmente se vuelven más apegados al mérito que a la capacidad de tener una mejor luz.

La comunicación se vuelve más enfocada

El lunes por la mañana, lo habitual es preguntar a todos los que se encuentran en la oficina cómo fue el fin de semana. Algunos tienen algo que contar, y durante media hora vierten revelaciones a todos los que preguntaron. Al trabajar de forma remota, se puede hacer la misma pregunta por teléfono o por Skype, pero en este caso lo más probable es que se le responda de manera mucho más concisa.

No quiero minimizar la necesidad de un espíritu de camaradería, comprender las complejidades de la comunicación o decir que no es necesario profundizar en la vida de las personas con las que trabajas estrechamente todos los días. Creo que cuanto mejor conocemos a nuestros colegas, mayor es nuestra participación y confianza.

Sin embargo, quiero enfatizar la importancia de elegir el momento y el lugar correctos. Tratamos de concentrarnos y pasar la mañana con buen uso, pero cada vez que vamos al baño, a tomar un café, por casualidad nos encontramos con un amante del chat, nos encontramos inmersos en una conversación "de por vida", y somos completamente incapaces de determinar qué tipo de comunicación sirve mejor Nuestro objetivo actual.

Si el objetivo es conocerse mejor, entonces todo está bien. Pero, a menudo, el objetivo real es echar otro vistazo al diseño, verificar algunos números, prepararse para la reunión o algo así.

Se hace más fácil controlarte

La comunicación, por ejemplo, por correo electrónico, le permite pausar y pensar, y solo luego responder. Sucede, por supuesto, que presionamos el botón "enviar" antes de que tengamos tiempo de enfriarnos y volver a leer lo que está escrito en un ataque de ira, y luego lo lamentamos. Pero cuando las emociones tienen la oportunidad de realizarse al instante, tenemos menos posibilidades de pensar y calmarnos.

Incluso en chats personales y grupales, puede meditar y corregir lo que está escrito, y al final, suavizar su declaración y mostrar simpatía. Además, los chats le brindan la oportunidad de pensar en los motivos de su propia reacción ante algunas declaraciones o ante uno de sus colegas.
Por ejemplo, si alguien hace un comentario que parece agresivo, instintivamente desea ponerse a la defensiva. Pero después de reflexionar, la simpatía puede despertar en ti, porque verás que esta agresión es solo una manifestación de la duda de un colega.

Si todos están en la misma habitación y comienzan a derramarse emociones entre sí, la tensión puede acumularse muy rápidamente. Pero, de hecho, lo más probable es que todo esto suceda en una mesa o simplemente no habrá oportunidad de cambiar de asiento. En tal situación, se verá extraño si cierra los ojos para recuperar la compostura, o hace un par de flexiones para desahogarse, y es completamente imposible salir a respirar aire fresco y continuar la conversación cuando todos los demás se unen. Sin embargo, todos estos métodos para apaciguar sus emociones se pueden usar cuando el medio de comunicación es el teléfono.

A menudo, las conversaciones privadas (incluido el chat de video) pueden ser la forma más efectiva de resolver contradicciones complejas. Pero la comunicación remota brinda una oportunidad única para seleccionar cuidadosamente las palabras y aplicar deliberadamente métodos de autocontrol.

El trabajo remoto no es una panacea para los problemas de comunicación. Y si no te acercas a su organización pensativa y conscientemente, todo empeorará aún más.

Cuando los gerentes contratan equipos remotos o brindan a los empleados de oficina la oportunidad de trabajar desde casa, la responsabilidad recae en todos los miembros del equipo: deben esforzarse por organizar el trabajo en equipo y evitar las dificultades conocidas.

Los puntos frecuentes de dolor están relacionados con las conferencias, que no pueden evitar efectivamente el deseo de hacer otra cosa en paralelo. Si alguien no se mantiene enfocado durante la conversación, sino que decide revisar su correo electrónico o prepararse para la próxima reunión, esto generará confusión, malentendidos, prolongación de la conversación y un sentimiento de opcionalidad.

Para la colaboración remota, es importante tener buenas habilidades de comunicación escrita y verbal. En la oficina, a menudo no puede tratar de expresarse en la comunicación digital, porque otros lo verán y lo escucharán directamente. Pero si tiene que hablar en chats, por teléfono y correo electrónico, debe poder expresar de manera efectiva sus emociones y varios tonos de significado a través de estos canales. Si no ha logrado el dominio en esto, esto es normal, pero definitivamente debe desarrollar estas habilidades y mejorar.

Hablando de canales de comunicación. Muchos equipos remotos se exceden: si una persona es constantemente bombardeada con mensajes en correos electrónicos, salas de chat y otros medios de comunicación, entonces su jornada laboral puede convertirse en un flujo interminable de reacciones mal concebidas, en las que no hay lugar para una comunicación reflexiva.

Además, cuando trabajan de manera remota, los colegas deben hacer esfuerzos adicionales para conocerse y comprenderse mejor. Y si alguien carece de la motivación o la capacidad para hacer esto, el equipo no se sentirá unido.

Aquí hay algunos métodos que pueden ayudarlo a trabajar juntos y evitar los errores anteriores:

Establezca reglas básicas para las llamadas de conferencia (y proponga medidas para aquellos que no las seguirán).
Defina una estrategia de comunicación y elija qué herramientas se utilizarán para qué fines (por ejemplo, correo electrónico - para comunicación entre equipos, con clientes y contratistas, Slack - para comunicación dentro de un equipo y en persona, teléfono - para llamadas telefónicas semanales, etc.).
Slack ( MS Teams, ), , . .
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Sobre el traductor La

traducción del artículo se realizó en Alconost.

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