🧖🏽 🗯️ 🎷 YouTrack jetzt mit einer Wissensbasis 🤳🏻 ↘️ 🚊

Hallo Habr!

Verbundenes Youtrack-Team von JetBrains. Unsere Benutzer haben uns lange gebeten, etwas zu entwickeln, mit dem sie die Dokumentation direkt im Tracker speichern können. Und im Rahmen der Hauptversion 2020.2 fand ein wichtiges Ereignis statt: Eine Wissensdatenbank wurde in YouTrack veröffentlicht. Jetzt können Sie nützliche Informationen sammeln, um an einem Ort zu arbeiten, und interne Dokumentation direkt in YouTrack neben Projekten und Aufgaben speichern. Ihre externen Benutzer können Antworten auf ihre Fragen direkt im Tracker finden.

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Für Details willkommen in der Post.

Was ist das?

Wir haben kein Fahrrad erfunden: Unsere Wissensbasis ist eine Sammlung von Artikeln. Artikel sind in einer Baumstruktur organisiert, deren Wurzel das Projekt ist: Somit kann jedes Projekt eine verzweigte Artikelstruktur haben.

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Für diejenigen, die Kürze mögen, werde ich nachfolgend die Hauptmerkmale der Wissensdatenbank auflisten. Für diejenigen, die sich Skripte und Bilder ansehen möchten, sind weitere willkommen.

Sie können also nicht nur Artikel erstellen, sondern auch:
1. Mit der Volltextsuche nach dem gewünschten Artikel suchen.
2. Verwenden Sie den WYSIWYG- oder Markdown-Editor.
3. Erstellen Sie eine Vielzahl von Inhalten mithilfe von Tabellen, Checklisten und geordneten Listen sowie durch Anhängen oder Einbetten verschiedener Medien - von YouTube-Videos bis zu Google-Dokumenten.
4. Diskutieren Sie Artikel in den Kommentaren, erwähnen Sie Kollegen und Aufgaben.
5. Abonnieren Sie Benachrichtigungen über Änderungen und Kommentare in Artikeln, die für Sie interessant sind.
6. Zeigen Sie frühere Versionen des Artikels an und stellen Sie gegebenenfalls eine der vorherigen Versionen wieder her.
7. Verwalten Sie den Zugriff auf Artikel sowohl mithilfe von Rollen (wir haben entsprechende Berechtigungen hinzugefügt, um den Zugriff auf Artikel auf Projektebene zu steuern) als auch mithilfe von Sichtbarkeitslisten die Sichtbarkeit einzelner Artikel (oder ganzer Artikelzweige) - genau wie bei Aufgaben.

OK, und was tun?

Nach den Erfahrungen unserer Benutzer gibt es zwei der beliebtesten Szenarien für die Verwendung einer Wissensdatenbank: interne Teamdokumentation (Besprechungsnotizen, Urlaubspläne, interne Leitfäden) und eine öffentliche Wissensdatenbank für externe Benutzer (häufig gestellte Fragen, Produktdokumentation, Roadmaps).

Interne Dokumentation Ihres Teams

Ein modernes Team ist ohne Dokumentation kaum vorstellbar: Notizen von Besprechungen, Checklisten für neue Teammitglieder oder sogar Anweisungen zum Einrichten eines VPN. Die YouTrack-Wissensdatenbank hilft dabei, alles an einem Ort zu sammeln, und ist natürlich nicht nur für Entwicklungsteams nützlich.
Angenommen, Sie organisieren die Teambildung für Kollegen. Um eine Veranstaltung zu planen, erstellen Sie einen Artikel in der Wissensdatenbank und schreiben Sie dort Ihre Ideen auf. YouTrack speichert den Entwurf automatisch und Sie können jederzeit darauf zurückgreifen.

Geben Sie im Dropdown-Menü über dem Titel des Artikels an, für wen Ihre Artikel sichtbar sind. Sie können den Zugriff auf einzelne Dokumente und Zweige in der Artikelhierarchie einschränken - genau wie bei der Arbeit mit Aufgaben. Standardmäßig steht der Artikel jedem zur Verfügung, der die Berechtigung hat, den Artikel im Projekt zu "lesen". Sie können diese Sichtbarkeit jedoch jederzeit einschränken. Die Sichtbarkeitseinstellungen werden in der Wissensdatenbankhierarchie weitergegeben, sodass angehängte Artikel für dieselben Personen wie der vorgelagerte Artikel sichtbar sind.

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Das Lesen eines Volltextes ist nicht sehr einfach - und hier kommen die Fähigkeiten unseres Herausgebers zum Einsatz. Erinnern Sie Ihre Kollegen beispielsweise daran, wie großartig Teambuilding im letzten Sommer war, indem Sie ein Video anhängen, oder strukturieren Sie Ihre Inhalte mithilfe von Tabellen, Checklisten und geordneten Listen.

Und nach der Veröffentlichung des Artikels ist es Zeit, Kollegen einzuladen, Ihre Idee zu diskutieren - der Erwähnungsmechanismus funktioniert genauso wie bei Aufgaben. Mach dir keine Sorgen, du wirst nichts verpassen - Benachrichtigungen werden über Kommentare kommen. Wenn Sie verfolgen möchten, was in einem Artikel eines anderen Autors passiert, markieren Sie ihn einfach mit einem Sternchen, um auch Benachrichtigungen darüber zu erhalten.

Eine offene Wissensdatenbank für Ihre Benutzer

In der Wissensdatenbank ist es bequem, nicht nur Dokumentationen und Roadmaps zu speichern. Ihre Benutzer haben möglicherweise Fragen zur Verwendung Ihres Produkts. Das Sammeln von Antworten auf häufig gestellte Fragen und Verwendungsleitfäden an einem Ort und deren öffentliche Verfügbarkeit ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Benutzern das Leben zu erleichtern.

Erlauben Sie zuerst anonymen Zugriff.an Ihren YouTrack-Server, damit externe Benutzer die Wissensdatenbank ohne Registrierung betreten können. Die Zugriffskontrolle ist sehr flexibel - Sie können separate Artikelzweige für einen bestimmten Personenkreis öffnen: Ihr Team, registrierte Benutzer oder für alle. Jetzt müssen Sie nur noch Ihre Wissensbasis füllen! Schreiben Sie Artikel, fügen Sie Tabellen hinzu, hängen Sie Dateien an und haben Sie keine Angst, Änderungen vorzunehmen. Alle Versionen des Artikels sind auf der Registerkarte "Verlauf" verfügbar, und Sie können jederzeit den Unterschied zwischen den Versionen erkennen und auf einen der vorherigen Status zurücksetzen.

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Beantworten Sie Kundenfragen in den Kommentaren zu den Artikeln, erhalten Sie Benachrichtigungen über Aktualisierungen und verlinken Sie in Aufgabendiskussionen auf Artikel aus der Wissensdatenbank. Erwähnen Sie Kollegen in den Kommentaren, wenn ihre Hilfe benötigt wird, und veröffentlichen Sie Links zu verwandten Artikeln und Aufgaben - alle erforderlichen Informationen stehen Ihnen bereits zur Verfügung.

Wissensdatenbanksuche

Sowohl in offenen als auch in geschlossenen Wissensdatenbanken funktioniert eine Volltextsuche, bei der alle Artikel gefunden werden, die das gesuchte Wort oder die gesuchte Phrase enthalten. Es ist einfach, von den Suchergebnissen zum richtigen Artikel zu wechseln, um die Antwort auf Ihre Frage zu finden.

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Verwenden Sie dies bei JetBrains?

Wir im YouTrack-Team haben eine Regel: Wir führen immer eine wesentliche Änderung des Produkts für uns selbst durch. Die Wissensbasis war keine Ausnahme. Beispielsweise führen wir dort seit mehreren Monaten Aufzeichnungen über unsere wöchentlichen Besprechungen und haben einen ganzen Abschnitt der internen Dokumentation erstellt: Sie finden einen Schulungsplan für neue Techniker des technischen Supports, Anweisungen für die Durchführung geplanter Arbeiten an Cloud-Servern und Empfehlungen für den Urlaub.

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Viele Funktionen und Korrekturen wurden genau nach unserer Erfahrung implementiert: Etwas, das in den Layouts praktisch aussah, erwies sich als nicht sehr komfortabel, oder wir hatten das Gefühl, dass einige Funktionen fehlten. Und in der Nacht vor der Veröffentlichung der Klassiker des Genres fanden wir einen ziemlich schwerwiegenden Fehler und konnten ihn mit gemeinsamen Teambemühungen beheben.

Gibt es noch etwas Interessantes?

Natürlich ist die Wissensbasis nicht die einzige Verbesserung in YouTrack 2020.2.

Projektadministratoren können jetzt eine Gruppe von Benutzern einrichten, die standardmäßig Aufgaben im Projekt sehen. In diesem Szenario müssen Sie keinen Code mehr schreiben. Darüber hinaus haben wir die Liste der Feldtypen erweitert, die in andere Typen konvertiert werden können: Beispielsweise kann ein Textfeld in ein Zeichenfolgenfeld und ein Statusfeld in ein Aufzählungsfeld konvertiert werden, um einen Konflikt mehrerer Statusfelder zu vermeiden.

Für eine produktive Arbeit mit Kollegen aus anderen Teams können Sie Tags, gespeicherte Suchanfragen, agile Boards und Berichte auf eine neue, flexiblere Weise freigeben, nämlich für mehrere Benutzergruppen gleichzeitig.

Wir haben auch neue Einstellungen für den Arbeitsbereich und die Aufgabenliste sowie die Aktion "Aufgabe als Entwurf klonen" hinzugefügt. Für diejenigen, die gerade erst anfangen, mit agilen Boards zu arbeiten, haben wir den Prozess der Erstellung eines Boards so weit wie möglich vereinfacht. Lesen Sie mehr über alle Innovationen in unserem Blog .

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