Get best of the week

5 Fallstricke für die persönliche Wirksamkeit

Wenn Sie gelernt haben, alle Lebensbereiche unter Kontrolle zu halten, lesen Sie einen anderen Artikel. Wenn Sie jedoch von zu Hause aus arbeiten und über eine Verbesserung der persönlichen Effektivität nachdenken, ist diese Analyse genau das Richtige für Sie. Aufgrund persönlicher Erfahrungen und der Kommunikation mit Kollegen sammelte Kirill Beloborodko, Projekt- und Personalmanager im EPAM-Büro in Charkiw, typische Fehler, die einen Neuling in den Aufschub treiben könnten, anstatt zu helfen, mehr zu tun.

Cyril ist ein langjähriger Anhänger von Werkzeugen zur Steigerung der persönlichen Effektivität. Er führt sie nicht nur in seine Arbeit ein, sondern in fast allen Lebensbereichen. In diesem Frühjahr, als die meisten IT-Experten unter Quarantäne remote arbeiten mussten, halfen sie ihm, zu Hause produktiv zu bleiben und eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten. Auf unsere Bitte hin teilt Cyril seine Erfahrungen und Empfehlungen mit Ihnen.



Ein bisschen Theorie


Im Laufe der Jahre des Testens und Testens habe ich viele Bücher gelesen und eine Reihe von Werkzeugen getestet. Wenn Sie gerade erst angefangen haben, sich mit dem Thema persönliche Effektivität zu befassen, empfehle ich:

  • David Allen , „Wie man Dinge in Ordnung bringt. Die Kunst der Produktivität ohne Stress . “ Das ist ein Klassiker. Die folgenden Bücher folgen und entwickeln Allens Praktiken.
  • Gleb Archangelsk , "Time Drive. Wie man es schafft zu leben und zu arbeiten . “ Das Buch kann etwas kritisch behandelt werden, ist aber eine der umfassendsten Quellen zum Zeitmanagement.
  • Maxim Dorofeev , Jedi-Techniken . Eine relativ neue Sammlung bewährter Aufführungstechniken verschiedener Autoren.
  • , «7 ». . .
  • , , « ! 1 ». , . , , .

Nachdem Sie eines dieser Bücher gelesen haben, werden Sie verstehen, dass die erste grundlegende Fähigkeit, die für die persönliche Effektivität erforderlich ist, darin besteht, eingehende Fälle zu beheben und zu beschreiben und sie anschließend in ein beliebiges System einzugeben. David Allen schrieb über analoge Dinge wie Korrespondenzschalen. Jetzt ist es natürlich besser, digitale Werkzeuge zu verwenden. Gleichzeitig hat sich das Grundprinzip nicht geändert: Aufgaben sollten festgelegt, in Kategorien eingeteilt und nach Ausführungszeit klassifiziert werden. Hierfür eignet sich der klassische Ansatz der Eisenhower-Matrix.

Nun, der Schlüssel nach dem Kennenlernen der Theorie ist, die Praxis zu verbinden.

Werkzeuge für Effizienz


Allgemeiner Tipp: Egal wie Sie Papiertagebücher mögen, denken Sie über die Wahl eines digitalen Werkzeugs nach. Natürlich ist die Auswahl sehr groß und es ist wichtig, eine Anwendung zu finden, die Ihren Anforderungen entspricht. Sie müssen jedoch nicht ständig Notizen von einem Notebook auf einen Laptop oder ein Smartphone übertragen. Dies ist meiner Meinung nach kontraproduktiv.

Hier sind die Tools, die ich ausprobiert habe:

  • Standardnotizen und Checklisten im Smartphone . Der üblichste Weg, aber für den Anfang ist es ziemlich bequem;
  • persönliches Board in Trello . Eine gute Option, multifunktional und einfach zu verwaltende kleine Projekte. Weil viele Leute es als persönliches Kanban-Board benutzen. Aber für mich persönlich war es etwas umständlich, mit übermäßigen Details. Die tägliche Aufrechterhaltung der Relevanz erforderte Anstrengungen.
  • - Pomodoro. . , . – . . , . 2020 30 . , .
  • Toggl. . . .
  • Todoist . Dies ist die App, mit der ich gelandet bin. Ich führe darin Arbeits- und Heimaufgaben aus, bilde Listen mit Literatur und Angelegenheiten. Mein Todoist ist nach den Prinzipien von Stephen Covey in 7 große Kategorien unterteilt. Einige Kategorien haben interne Unterabschnitte, und ich platziere Aufgaben darin, wobei ich die Priorität mit Farbcodes markiere. Ich teile einige mit meiner Frau und meinen Freunden, damit Sie die Gesamtarbeit für eine bestimmte Aufgabe optimieren können.

Sie haben also ein für sich geeignetes Werkzeug ausgewählt und damit begonnen, die persönliche Effektivität zu steigern, wie in den Büchern und in der Anwendung angegeben. Hier können Sie ...

Anfängerfallen


Falle Nr. 1 . Verbringen Sie die ganze Zeit damit, Dinge zu reparieren. Das fühlte ich einmal an mir. Wenn Sie alle Aufgaben bis ins kleinste Detail aufschreiben, bleibt nicht genügend Zeit für deren direkte Implementierung. Legen Sie eine bestimmte Barriere fest: Wenn die Implementierung beispielsweise weniger als fünf Minuten dauert, legen Sie keine Festschreibung fest, sondern tun dies sofort. Darüber hinaus ist das Navigieren in einer Aufgabenliste schwierig und ineffizient.

Falle Nr. 2. Das ganze Bild - breite Striche. Ein weiteres Extrem ist ebenfalls möglich: Die Aufgaben, die Sie beheben, sind zu allgemein. Wenn Sie zu einer anderen Priorität gewechselt haben, können Sie sich nach einer Woche nicht mehr daran erinnern, in welcher Phase Sie angehalten haben und was Sie jetzt tun müssen. Der Ausweg besteht darin, ein verdauliches „Bit-Size“ -Format zu entwickeln und die große Aufgabe in Teile zu unterteilen, die in einer halben Stunde abgeschlossen werden können (z. B. „das Präsentationsskelett vorbereiten und zur Genehmigung senden“). Sie sollten nicht die Angst haben, die Aufgabe in einer bestimmten Zeit nicht zu erledigen, und daher den Wunsch haben, sie zu übertragen.

Falle 3. Abstrakte Formulierung. Aufgaben sollten so beschrieben werden, dass sie verständlich sind und der Erfolg ihrer Implementierung leicht zu messen war (z. B. „Eine Reihe von Telefonanrufen zuweisen“, „Eine Roadmap für das aktuelle Projekt erstellen“, „Mit etwas über dieses und jenes Thema sprechen“ - erfolgreich Optionen: "Englisch lernen", "Wissen im Personalmanagement aufbauen" - nicht wirklich). Aufgaben ohne Besonderheiten werden täglich migriert und laufen Gefahr, unerfüllt zu bleiben.

Falle 4. Schwierigkeiten mit Prioritäten. Es gibt zwei polare Ansätze, aber es lohnt sich, sich an einen zu halten. Man sagt, es sei besser, den Tag mit der schwierigsten Aufgabe mit hoher Priorität zu beginnen (Brian Tracy schreibt darüber in seinem Buch „Iss einen Frosch! 21 Wege, die Zeit zu lernen“). Eine andere - bietet an, mit den "Übertaktungs" -Aufgaben zu beginnen, aber stellen Sie sicher, dass die wichtigen Aufgaben nicht von Tag zu Tag migrieren.

Falle Nr. 5. Hohe Erwartungen. Versuchen Sie, die Anzahl der Fälle, die Sie an einem Tag ausführen können, angemessen einzuschätzen. Zum Beispiel führen Sie durchschnittlich 5 Aufgaben aus. Wenn Sie 10 planen, wird es schwierig sein, mit allen fertig zu werden, und die Qualität kann schließlich lahm sein. Lassen Sie außerdem einen Zeitpuffer für das "Betriebssystem". Sie wird es immer sein. Es ist auch nützlich, Aufgaben nach taktischen und strategischen Aufgaben zu sortieren (letztere erfordern natürlich mehr Zeit. Dies sollte bei der Planung berücksichtigt werden).

Ein paar nicht offensichtliche Tipps


Es kommt vor, dass uns die Anwendung langweilig wird und wir riskieren, eine neue gute Angewohnheit zu entwickeln . Eine gute "Prävention" wird von Todoist und einigen anderen Tools erdacht: Der Benutzer der Anwendung hat Karma. Es steigt, wenn es keine überfälligen Aufgaben gibt und Sie alles erledigen, was Sie geplant haben. Es spornt an.

Versuchen Sie, dem Antrag nicht nur Mitarbeiter, sondern auch andere Aufgaben für die persönliche Effektivität hinzuzufügen. Machen Sie eine Art von dynamischem Analogon des „Rades des Lebens . “ Auf diese Weise können Sie rechtzeitig feststellen, welcher Lebensbereich seit langem Aufmerksamkeit erfordert.


Machen Sie Ihren Arbeitskalender zu Ihrem Verbündeten! Dies gilt insbesondere für diejenigen, die es aktiv nutzen und an vielen Meetings teilnehmen. "Sperren" Sie im Kalender die Zeit, zu der Sie sich konzentrieren müssen(oder zu Mittag essen. Manchmal ist es wichtig). Lassen Sie gleichzeitig freie Zeitnischen frei, damit Kollegen ohne zusätzliche Erläuterungen in Ihrem Zeitplan navigieren können.

Abschließend


Sie fragen sich wahrscheinlich, warum dies alles benötigt wird? Meiner Meinung nach helfen die Techniken der persönlichen Effektivität, mit Bedacht eingesetzt, Zyklen zu schließen. David Allen behauptet in seinem Buch, dass offene Zyklen (dh Dinge, die nicht abgeschlossen sind) uns daran hindern, vorwärts zu kommen. Für mich war dieser Gedanke die Hauptentdeckung seines Buches.

Und ein effektives Task-Management-System kann sowohl in den Stream eintauchen, den Mihai Chiksentmihayi im Buch „Stream. Psychologie der optimalen Erfahrung “und daraus ableiten.



Versuchen Sie, den Flusszustand zu erreichen, indem Sie morgens beginnen, nicht sehr schwierige Aufgaben zu erledigen, und weiter zunehmen. Vielleicht liegt Ihnen dieser Ansatz näher als das Angebot von Brian Tracy, "zuerst den Frosch zu essen"

More articles:


All Articles