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Remote Accounting - als Geschäftsvorteil

Die Einführung eines Selbstisolationsregimes, arbeitsfreier Tage, Selbstisolation und anderer restriktiver Maßnahmen bei einer Pandemie veranlasste eine noch größere Anzahl von Arbeitgebern, Arbeitnehmer von zu Hause aus in die Ferne zu verlegen. Die Buchhaltung ist eine Aktivität, die aus der Ferne ausgeführt werden kann. Die Hauptsache ist, den Arbeitsprozess richtig zu organisieren und nicht gegen gesetzliche Anforderungen zu verstoßen.

Das Rechnungswesen ist ein Verfahren, mit dem die Organisation und Regulierung des Rechnungswesens eines Unternehmens, einer Organisation oder eines Instituts jeglicher Art durchgeführt wird. Da die Arbeit des Rechnungswesens in direktem Zusammenhang mit den Finanzen der Organisation steht, sollten erfahrene und vertrauenswürdige Mitarbeiter damit umgehen. Kleine und mittlere Unternehmen benötigen heute jedoch keine eigene Buchhaltung. Dieselben Aufgaben können zu geringeren Kosten durch Remote-Accounting gelöst werden.


Was ist Fernabrechnung? Ein Outsourcer - eine auf diesen spezialisierte Drittorganisation oder ein Freiberufler -, dh ein Buchhalter, der im Rahmen eines Vertrags remote arbeitet, kann die Buchhaltungs- und Steuerunterlagen des Unternehmens übernehmen. Seine Aufgabe ist es, alle Finanztransaktionen des Kunden und deren Dokumentation, Erstellung von Berichten, Kontoauszügen, Erstellung von Zahlungsdokumenten, Bilanzierung von Sachanlagen, Abrechnungen mit Lieferanten, Verkaufsbuchhaltung usw. aufzuzeichnen. Daher muss er mit dem Geschäft des Kunden vertraut sein und verstehen, was Operationen wert sind für bestimmte Dokumente.

Leistungen ...


Im Idealfall sollte ein solcher entfernter Mitarbeiter die Steuerbelastung des Unternehmens verringern, die beste Option für die Dokumentation von Vorgängen bieten, Schulden gegenüber Käufern oder Auftragnehmern aufgrund von Verzögerungen bei der Papierarbeit vermeiden, die Abgrenzung und Zahlung von Steuern, Gehältern und Prämien an Mitarbeiter überwachen.

Durch die Einstellung eines Remote-Spezialisten oder eines Outsourcing-Unternehmens kann das Unternehmen erhebliche Einsparungen bei der Buchhaltung erzielen. Darüber hinaus ist der Outsourcer daran interessiert, die Fähigkeiten seiner Mitarbeiter ständig zu verbessern, er verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Kommunikation mit Regulierungsbehörden und ist stets über Gesetzesänderungen informiert. Ein Outsourcer kommuniziert auch mit Vertretern der Regulierungsbehörden. Ein Spezialist, der Fernabrechnungen durchführt, berechnet die Höhe der Steuern im Voraus und teilt der Unternehmensleitung mit, wie sie eingehen und wie sie reduziert werden können.

Wenn die Buchhaltung einem Outsourcing-Unternehmen anvertraut wird, ist der Kunde nicht verpflichtet, Versicherungsprämien zu erheben und den Buchhaltern andere soziale Garantien zu geben, um sich mit Personalschulungen und Fortbildungen zu befassen. All dies wird von einer spezialisierten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft durchgeführt. Der Vertrag mit ihr beschreibt die gesamte Liste der erbrachten Dienstleistungen. Wenn Sie professionelle Beratung benötigen, bietet das Remote-Unternehmen einen ähnlichen Service gegen eine zusätzliche Gebühr an.

... und Risiken


Remote Accounting ist jedoch das höhere Risiko: Betriebs-, Personal-, Reputationsrisiken, Informationssicherheitsrisiken, Verlust vertraulicher Informationen. Es ist auch weniger in der Lage, die Arbeit der beteiligten Spezialisten effektiv zu kontrollieren, was einen möglichen Verstoß gegen die Meldefristen im Falle einer Vertragsbeendigung darstellt.

Daher ist trotz der offensichtlichen Vorteile ein „Buchhalter in der Ferne“ eine Option mit gewissen Unannehmlichkeiten. Ein Outsourcing-Unternehmen ist eine zuverlässigere Alternative für fast das gleiche Geld. Sie kann die kompetentesten in einem bestimmten Außendienstmitarbeiter zur Verfügung stellen. Einige Outsourcing-Unternehmen bieten zusätzliche Dienstleistungen wie Rechtsberatung, Personalakten, Steueroptimierung, Zugang zu Überweisungssystemen und Überprüfung von Gegenparteien an.

Dem Outsourcer kann die vollständige Buchhaltung oder ein Teil der Arbeit anvertraut werden, z. B. Berichterstattung oder Gehaltsabrechnung. Es ist am bequemsten, den Outsourcer anzuweisen, alle Berichte des Unternehmens zu erstellen und einzureichen: Berichte an das IFTS (Gewinn, Mehrwertsteuer, Einkommensteuer, PFR, FSS, MHIF, Transportsteuer, Grundsteuer, Grundsteuer, Verbrauchsteuern und andere). Das Outsourcing-Unternehmen kümmert sich um die Erstellung einer elektronischen Signatur und verwendet diese für die Erstellung von Berichten und deren Übertragung über das Internet.

Der Vertrag mit dem Outsourcer schreibt in der Regel den Umfang und den Zeitplan der Arbeiten, Kriterien für die Beurteilung der Qualität der Dienstleistungen, den Umfang und den Mechanismus der Zahlung der Vergütung, Bestimmungen zur Vertraulichkeit von Informationen, Geschäftsgeheimnisse und die Haftung der Parteien vor. Es ist notwendig, die notwendigen Dokumente und Vereinbarungen vorzubereiten und den Algorithmus für die Fernarbeit eines Finanzspezialisten festzulegen. Der Kunde bietet dem Outsourcer Zugriff auf Primärdokumente und das Buchhaltungssystem. Es gibt eine Reihe von Buchhaltungssystemen - 1C, der My Business-Webdienst usw. Das häufigste ist 1C.

Es ist auch notwendig, das Maß der Verantwortung des Outsourcers für seine eigenen Fehler zu bestimmen. Wenn ein Outsourcer seine Aktivitäten gegen Buchhaltungsfehler versichert, besteht keine Angst, dass Fehler in der Buchhaltung mit Geldstrafen verbunden sind.

Buchhaltung in der Cloud


Es sollte über das effektivste Workflow-Schema entschieden werden. Es wird häufig praktiziert, einem Buchhalter Scans von Primärdokumenten per E-Mail zu senden. Software und Datenbanken können auf dem Server des Unternehmens gespeichert werden und der Zugriff auf sie erfolgt über das Internet oder sie werden auf den Servern des Hosting-Anbieters oder in der Cloud gehostet. Buchhalter haben die Vorteile des Cloud Computing bereits erkannt.


In der Regel bietet ein Outsourcing-Unternehmen Kunden Fernzugriff auf das Rechnungswesen, um Daten anzuzeigen. Bei Bedarf können Sie die Datenbank mit den Daten abholen. Die Buchhaltungsfirma gibt Ihnen die vorbereitete Basis und hilft Ihnen bei der Installation auf Ihren Geräten.

Besonderes Augenmerk sollte auf die Häufigkeit der Erstellung von Sicherungskopien der Datenbanken (in der Regel ist der Anbieter dafür verantwortlich) und auf die Sicherheit der Datenübertragung gelegt werden, da aus der Ferne jetzt häufiger beispielsweise personenbezogene Daten übertragen werden und andere Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen.

Befindet sich das 1C-Programm in der Cloud, können Sie von Ihrem Heim-PC oder Laptop aus damit arbeiten. Wenn Sie eine Cloud 1C mieten, erhalten Sie von überall auf der Welt rund um die Uhr Zugriff darauf. Und zu einem Preis Cloud 1C ist für jedes Unternehmen ziemlich erschwinglich.

Miete oder Hosting 1C


Unabhängig davon, wer in der Buchhaltung tätig ist, Spezialisten des Staates, Freiberufler oder Outsourcer, kann 1C: Enterprise bequem auf einem virtuellen Server (VPS) im Rechenzentrum des Hosting-Anbieters bereitgestellt werden. Ein solcher Server kann sowohl unter Windows als auch unter Linux funktionieren. In diesem Fall sind die Kosten für die Ausrüstung und deren Wartung nicht erforderlich. Unternehmen erwägen zunehmend, einen Server als Alternative zum Kauf zu mieten. 

Die meisten Systemadministratoren und 1C-Entwickler verwenden Microsoft Windows Server und MS SQL. In der Regel handelt es sich hierbei um ein VPS mit einem KVM- oder Hyper-V-Virtualisierungshypervisor. Für 1C benötigen Sie 2 GB RAM und mindestens 40 GB Festplatte.

In Russland VPS-Serververmietung von 1C(1C: Buchhaltung, 1C: Verwaltung unseres Unternehmens, 1C: Unternehmen, 1C: Integrierte Automatisierung usw.) bietet eine Reihe von Hostern. In diesem Fall können Sie mit 1C von jedem Gerät und von überall auf der Welt aus arbeiten. Sie können Ihre Datenbanken auf einen virtuellen Server übertragen oder von Grund auf neu erstellen.

Vorteile von 1C Hosting:

  • Einsparungen bei den Kapitalkosten, Sie müssen keine Serverhardware kaufen, Sie müssen keine Lizenz für 1C, Microsoft-Produkte kaufen.
  • 1C-Infobasen auf einem virtuellen Server sind jederzeit und überall rund um die Uhr verfügbar. 
  • Benutzerfreundlichkeit, da 1C auf VPS auf allen Geräten mit Internetzugang funktioniert.
  • Sie müssen keine Zeit für Updates und Backups aufwenden, normalerweise erledigt der Anbieter dies für Sie.
  • Hohe Zuverlässigkeit des Rechenzentrums.

RUVDS verfügt beispielsweise über ein breites Netzwerk zuverlässiger Rechenzentren (sie befinden sich in Moskau, St. Petersburg, Kasan, London, Frankfurt, Zürich, Amsterdam, Jekaterinburg). Wir arbeiten mit dem größten Netzwerk und unabhängigen Rechenzentren mit einer hohen Zuverlässigkeitsbewertung von mindestens TIER III (SLA 99,998%). Unsere Server werden mit leistungsstarken und neuen Geräten eines Partners - Huawei - betrieben.
Neben einem verbesserten Schutz und Backup auf Rechenzentrumsebene, der FSTEC-Zertifizierung, haben wir einen Versicherungsvertrag mit dem weltweit größten Unternehmen - dem Versicherer AIG - abgeschlossen. Jetzt können wir unseren Kunden - juristische Personen - attraktive Bedingungen für die individuelle Versicherung ihrer Aktivitäten und Daten auf den virtuellen Servern des Unternehmens bieten. Eine solche Versicherung gibt den Kunden das Vertrauen, dass sie im Falle eines Vorfalls Schadenersatz erhalten können. Darüber hinaus minimiert dies die Folgen der Krise, die durch Datenlecks verursacht werden, und eine Entschädigung bei Verstößen gegen die Integrität von Unternehmensinformationen.

Mit virtuellem 1C in der Cloud nach dem SaaS-Modell (Software as a Service) können Sie die Software als monatlichen Zahlungsdienst verwenden und von überall aus mit 1C in der Cloud arbeiten. Es ist nicht erforderlich, Software zu kaufen, zu warten und zu aktualisieren. Kosten 1C in der Cloud ist viel billiger als der Kauf einer IT-Infrastruktur für 1C.

Daher wird die Cloud-Lösung anhand der Kriterien Praktikabilität und Servicekosten ausgewählt. Kunden erhalten eine funktionierende lizenzierte Lösung, ohne sich an Spezialisten wenden zu müssen, um das 1C-System zu aktualisieren. Die Einsparung von Zeit, Geld sowie die Möglichkeit, von verschiedenen PCs aus mit der Anwendung zu arbeiten, können entscheidende Faktoren bei der Auswahl eines Produkts sein. Durch das Abonnieren können Kunden ihr Kerngeschäft automatisieren, Aufzeichnungen führen, Gehälter berechnen und Berichte über das Internet einreichen.

Wie die Testergebnisse zeigen , ist 1C auf VPS / \ VDS eine interessante Lösung, die die Kopfschmerzen vieler Unternehmen lindern kann. Daher lohnt es sich, auf die Dienste „VPS-Server mit vorinstalliertem 1C“ zu achten. Natürlich - unter Berücksichtigung aller Vor- und Nachteile einer solchen Entscheidung.

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