Wie erstelle ich einen guten Kurzbericht?

Ende Mai und Anfang Juni ist die traditionelle Zeit für den Schutz von Diplomen an Universitäten. Zusätzlich zur Abschlussarbeit müssen die Studierenden vor dem Prüfungsausschuss eine kurze Präsentation (für 7-10 Minuten) vorbereiten und eine Präsentation halten. Und oft ist es für einen Studenten fast schwieriger, einen normalen Bericht / eine Präsentation zu erstellen, als selbst ein Diplom zu schreiben. Darüber hinaus stellt sich häufig heraus, dass es umso schwieriger ist, eine qualitativ hochwertige Leistung zu erbringen, je informativer und interessanter die Arbeit ist. In diesem Artikel bieten wir unsere Sicht auf die Lösung dieses Problems.



Wir in St. Petersburg, HSE, verbringen traditionell April bis Mai damit, mit Doktoranden an ihren Verteidigungsreden zu arbeiten (und in den letzten sechs Monaten, um vollständige Berichte zu hören). Und wir haben uns irgendwie damit abgefunden, dass es trotz des sehr hohen Niveaus unserer Schüler nur wenigen von ihnen gelingt, das erste Mal eine Probe zu absolvieren. In der Regel müssen wir Berichte 2-3 Mal anhören, Präsentationen bearbeiten, die Präsentation von Material hinzufügen / ändern / korrigieren, bevor wir die Präsentation für geeignet erklären und den Schüler zum Schutz freigeben. Und natürlich müssen wir den Schülern von Jahr zu Jahr die gleichen Grundprinzipien für die Erstellung eines Berichts, die Organisation einer Präsentation usw. erklären. Dieser Artikel ist ein Versuch, alle wichtigen Punkte, die wir traditionell Schülern erklären, die sich für die Verteidigung einsetzen, schriftlich darzulegen.Und wir werden uns freuen, wenn sich die hier vorgestellten Überlegungen nicht nur für unsere Studenten als nützlich erweisen, sondern auch für alle anderen Habr-Studenten, die dieses Jahr zur Verteidigung ihrer Diplome herauskommen, sowie für alle, die kurze Präsentationen bei der Arbeit vorbereiten müssen nach den Ergebnissen ihrer aktuellen Arbeit.

Hinweis: Weitere Abbildungen stammen aus der Präsentation der Abschlussarbeit des Erstsemesters unseres Masterstudiengangs „ Datenprogrammierung und -analyse “, Absolvent des Bachelor-Studiengangs „ Angewandte Mathematik und Informatik “ Egor Bogomolov.

1.Erstens begrenzt das Format einer 7-10-minütigen Präsentation die Anzahl der Folien in einer Präsentation erheblich. Die Erfahrung zeigt, dass es nicht mehr als 12-15 Folien geben sollte. Warum? Wenn wir einen 7-minütigen Bericht erstellen und 7 durch die Anzahl der Folien dividieren, erhalten wir durchschnittlich 30 Sekunden pro Folie. 30 Sekunden sind eine ziemlich kurze Zeitspanne, es ist schwer, in dieser Zeit etwas Sinnvolles zu sagen. Wenn die Anzahl der Folien größer wird, verwandelt sich der Bericht entweder in eine Maschinengewehrwarteschlange und niemand hat Zeit, etwas zu verstehen, oder es wird nicht garantiert, dass der Sprecher in die ihm zugewiesene Zeit passt. Lassen Sie uns auf dieser Grundlage die Anzahl der Folien (12–15) festlegen und verstehen, was darauf sein sollte.



2.Mit der ersten Folie ist alles mehr oder weniger klar: Der Titel des Berichts, der Autor, der wissenschaftliche Berater und die Organisation sind darauf angegeben. Es ist auch ratsam, die Stadt und das Jahr zu feiern. Der einzige subtile Punkt: Ich möchte, dass die Informationen auf der ersten Folie richtig formatiert werden. Diese Folie legt den Stil der gesamten Präsentation fest: den Stil und die Größe des Stifts sowie die Farben, die später verwendet werden. Zum Beispiel empfehlen wir die Verwendung von Blau und Weiß - den Unternehmensfarben des Turms.



Ich erzähle Ihnen etwas über den Stil der verbleibenden Folien. Bei jedem von ihnen ist es wünschenswert, sowohl die Kopf- als auch die Fußzeile zu machen. Es ist wünschenswert, den Namen des Präsentationsblocks im oberen (sagen wir zu den folgenden Blöcken) und im unteren Block anzugeben - den Nachnamen des Sprechers, den Kurznamen des Berichts und vor allem die Nummer der Folie im x / y- Format , wobei xIst die Nummer der aktuellen Folie, y ist die Gesamtzahl der Folien. Warum wird das gemacht? Zuhörer möchten in der Regel verstehen, zu welchem ​​Zeitpunkt im Bericht sie sich befinden und wie viele weitere Folien vor ihnen liegen. Wenn diese Informationen nicht verfügbar sind, entsteht entweder der Eindruck, dass der Bericht für immer gültig sein kann oder dass er jederzeit enden kann. Das ist nervig.

3. Fahren wir nun mit dem Inhalt der Folien fort. Der gesamte Bericht kann bedingt in zwei Teile unterteilt werden: den einleitenden Teil (vor der Formulierung der Ziele der Arbeit) und den inhaltlichen Teil (nach den Zielen und Vorgaben). Wichtig : In einem guten Bericht dauert der Einführungsteil ungefähr die Hälfte (!)die ganze Präsentation, und hier ist warum. Wenn der Redner keine normale Einführung macht, nicht alle Anwesenden dazu bringt, das Thema der Arbeit, die Erklärung des Problems usw. zu verstehen, hört niemand auf den inhaltlichen Teil - das Publikum versteht einfach nicht, worum es in dem Vortrag geht. Daher ist 50% Erfolg ein gut konstruierter Einführungsteil.



Wichtig : Aus unserer Sicht muss der einleitende Teil aus drei Blöcken bestehen. Erster Block- Erklärung des Problems, darin erklärt der Sprecher, was die Aufgabe ist, zu welchem ​​Themenbereich sie gehört, führt grundlegende Konzepte und Definitionen ein und gibt an, warum die Lösung für dieses Problem wichtig ist. Und dieser Block vergisst mit seltenen Ausnahmen nicht, alles in Ihren Bericht aufzunehmen. Leider weiß nicht jeder, wie man es ihr richtig sagt. Das typische Missverständnis des Sprechers ist, dass fast jeder über diese Aufgabe Bescheid weiß, mit Ausnahme kleiner Details. Und anstatt an den Fingern zu erklären, was seine Aufgabe ist, beginnt der Sprecher, die Begriffe, Definitionen und Fakten, die in der Regel nur ihm und einer engen Gruppe seiner Kollegen bekannt sind, frei zu verwenden, ohne sie in irgendeiner Weise zu erklären.

Ich kann etwas ziemlich Aufrührerisches sagen, aber die Erklärung des Problems sollte bis zu einem gewissen Grad der Antwort auf die Frage „Was machst du an deiner Universität / Arbeit?“ An Eltern / Freunde / Bekannte in der Bar ähnlich sein. Und es ist unwahrscheinlich, dass Sie mit Ihren Eltern in einer Bar oder in der Küche sitzen und sich in einen coolen Spezialisten verwandeln. Höchstwahrscheinlich werden Sie versuchen, zumindest den Themenbereich, in dem Sie forschen, mit Ihren Fingern zu erklären. Und in der Regel schaffen Sie es, wenn Sie in einer Bar / in der Küche sitzen, aber während des Berichts - aus irgendeinem Grund nein. Sie müssen verstehen: Je einfacher, klarer und verständlicher Sie sich mit Ihrem Themenbereich befassen, desto mehr Menschen werden Ihren Bericht bis zum Ende anhören.



Fahren wir mit dem zweiten Block fort- Eine Überprüfung der in diesem Bereich verfügbaren Ergebnisse. Die meisten Redner haben Probleme mit ihm. Aus irgendeinem Grund wird angenommen, dass es sicher weggeworfen werden kann, insbesondere bei Kurzberichten. Inzwischen ist dies ein kolossaler Irrtum, dieser Block ist kategorisch notwendig. Wenn es nicht im Bericht enthalten ist, bedeutet dies normalerweise zwei Optionen.

Die erste Option - der Redner versteht einfach nicht, dass neben ihm Hunderte, wenn nicht Tausende von Forschern auf diesem Gebiet arbeiten und Ergebnisse erhalten. Infolgedessen ist es sehr wahrscheinlich, dass alles, worüber der Redner sprechen wird, bereits vor langer Zeit von jemandem irgendwo getan wurde und er gerade das Rad neu erfindet.

Zweite Option- dass die Aufgabe für niemanden so uninteressant und unnötig ist, dass niemand sie tut. Daher ist die Relevanz dieser Aufgabe nahe Null, und das Anhören dieser Arbeit macht auch keinen Sinn. Dies sind natürlich Extremfälle, es gibt Zwischenfälle. Zum Beispiel einige Verweise auf 1994 Werke. Und wenn das alles ist - dann noch einmal Ärger, siehe die beiden oben diskutierten Optionen.

Liebe Kollegen, ohne die Ergebnisse anderer Forscher zu überprüfen, hat all Ihre Arbeit absolut keine Bedeutung! Darin müssen Sie die Zuhörer davon überzeugen, dass Sie über die neuesten Forschungsergebnisse auf diesem Gebiet informiert sind, das Material vollständig besitzen, wissen, wer, was und wann in den letzten 4 bis 5 Jahren . Ist dies nicht der Fall, können Sie den Bericht nicht mehr anhören.



Es scheint, dass Sie in einer Überprüfung der Literatur den einleitenden Teil beenden und mit der Formulierung der Ziele der Studie fortfahren können. Tatsächlich versuchen die meisten unerfahrenen Sprecher dies. Und das ist ein sehr grober Fehler: In jeder Präsentation muss es einen weiteren äußerst wichtigen Block geben, nämlich einen Block unter dem Codenamen „Big BUT“.. In diesem Block sollten Sie so etwas sagen: Ja, in meinem Bereich wurde bereits viel getan (siehe den obligatorischen 1. Teil) (siehe den obligatorischen 2. Teil), aber: es gibt solche und solche Nachteile in so und so einer Arbeit, in solchen Dies und das wurde dieser Arbeit nicht angetan, aber das und das bleibt aus dieser Arbeit unverständlich. Und in meiner Arbeit werde ich diese Punkte beseitigen / diese unvollendeten Aufgaben erledigen / meine eigenen, erfolgreicheren Lösungen anbieten. Und erst danach können Sie zum zentralen Teil des Berichts übergehen - der Formulierung der Ziele und Vorgaben der Arbeit .



4. Das Ziel jeder Arbeit sollte eines sein. Mehrfachziele sind nicht erlaubt. Wenn es mehrere davon gibt, sind es eher am falschen Ort und in der falschen Form die formulierten Ziele der Studie. Zweck- Dies ist etwas, das Sie ganzheitlich mit Ihrer Arbeit erreichen möchten: Erstellen Sie ein Softwareprodukt, stellen Sie einen Datensatz zusammen, erstellen Sie ein Modell, führen Sie eine Analyse durch usw. Überlegen Sie, was Sie mit Ihrer Arbeit erreichen möchten. In der Regel wird dies Ihr Ziel sein.

Wichtig: In sehr vielen Werken wird an dieser Stelle ein ziemlich schwerwiegender Fehler gemacht - das Ziel ist zu allgemein formuliert, z. B. "Erstellen eines Spam-Filtersystems" oder "Erkennen von Bots in sozialen Netzwerken". Kollegen, dies sind Aufgaben, die seit mehreren Jahren von großen IT-Unternehmen wie Google oder Facebook gelöst werden. Und es wird sehr lustig, wenn sich plötzlich herausstellt, dass diese globale Aufgabe in Ihrer Arbeit endlich gelöst wird. Mit einer sehr geringen Wahrscheinlichkeit werden die Zuhörer an ein derart optimistisches Szenario glauben. Höchstwahrscheinlich ist ein ähnlich breit formuliertes Ziel in der Regel immer noch ein Zeichen von Unerfahrenheit und / oder Inkompetenz. Bitte machen Sie keinen solchen Fehler - geben Sie Ihr Ziel ganz genau an.

Kommen wir zu den Aufgaben. Aufgaben- Dies ist im Wesentlichen ein kurzer Plan Ihrer Arbeit, eine kurze Beschreibung, wie Sie das oben festgelegte Ziel erreichen werden. Zum Beispiel "Sie müssen ein Modell erstellen": 1) Erstellen Sie ein solches und ein solches Werkzeug; 2) diesen und jenen Datensatz zu sammeln; 3) ein Prototypmodell bauen; 4) Testen Sie diesen Prototyp an solchen und solchen Daten. Um Aufgaben richtig zu formulieren, müssen Sie Ihre Arbeit oft nur noch einmal betrachten, sie in 3-4 große Blöcke aufteilen und diese Blöcke irgendwie aufrufen. Eigentlich werden dies Ihre Aufgaben sein.

Wichtig : Das Ziel oder die Aufgaben sollten keine neuen Begriffe enthalten. Wenn sie plötzlich auftreten, bedeutet dies, dass Sie die Erklärung des Problems nicht vollständig abgeschlossen haben, nicht alle Begriffe, Werkzeuge, Mechanismen, die normalerweise zur Lösung solcher Probleme verwendet werden, usw. vollständig erklärt haben. Als nächstes sollten nicht viele Aufgaben vorhanden sein. In der Regel sind dies 3-4 globale Aufgaben. Zerdrücke sie nicht, mache keine 7–8 Aufgaben. Schließlich sollten die Aufgaben ausreichend kurz und präzise sein . Idealerweise sollte jede dieser Aufgaben auf nachfolgenden Folien in der Fußzeile platziert werden.



5.Wir wenden uns nun dem zweiten wesentlichen Teil des Berichts zu. Der Aufbau ist sehr einfach. Sie haben noch ca. 7 Folien auf Lager. Sie sollten die letzte Folie für Schlussfolgerungen verlassen, 6 Folien bleiben übrig. Diese Folien sind entsprechend der Anzahl der Aufgaben in Blöcke unterteilt. Und für jede Aufgabe in Ihrem Kurzbericht hinterlassen Sie 1-2 Folien. Leider ist dies das Maximum, das Sie sich aufgrund des Zeitlimits leisten können. Was dorthin zu bringen ist, ist bereits eine ziemlich spezifische Frage, jeder sollte dieses Problem für sich selbst lösen. Hier ist es wichtig, wirklich wichtige Punkte in jeder der Aufgaben auszuwählen und zu versuchen, kurz darüber zu sprechen. Es gibt nicht genügend allgemeine Rezepte für diesen Teil, und Erfahrung ist hier sehr wichtig: Ihre, Ihr Vorgesetzter und Ihre Kollegen.





Oft stellen die Schüler an dieser Stelle die Frage: Nun, ich habe irgendwie schematisch an meinen Fingern Zeit, dort auf 1-2 Folien etwas zu zeigen; Aber es gibt viele wichtige Details, Dutzende wichtiger Details, und kein einziger Fachmann, der den Bericht hört, kann die Arbeit ohne diese zusätzlichen Informationen bewerten. Was ist in diesem Fall zu tun?

Hier sollten Sie Folgendes verstehen. In der Regel gibt es nur 2-3 Personen im Publikum, die wirklich verstehen, worum es in Ihrem Bericht geht. Höchstwahrscheinlich wären sie wirklich daran interessiert, die Details der Studie kennenzulernen. Im Übrigen sind die Details nicht wichtig, sie benötigen eine allgemeine Vorstellung. Erklären Sie es an Ihren Fingern und bereiten Sie für enge Profis aus jedem Block mehrere zusätzliche Folien außerhalb der Präsentation vor. Ihr Bericht enthält beispielsweise 15 Folien. Belassen Sie die Nummerierung bei x / 15, wobei x die Nummer der aktuellen Folie ist. Erstellen Sie hinter der 15. Folie weitere 16-17. Folien im Format x / 15, x = 16,17 usw., zu denen Informationen herausgenommen werden können, die nicht in die Hauptblöcke passen.



Wenn plötzlich (was keine Tatsache ist) nach Ihrem Bericht einer der Zuhörer beschließt, Ihnen eine bestimmte Frage zu stellen, öffnen Sie diese Folien und beantworten diese Frage ausführlich. Gleichzeitig sind Sie bei der Beantwortung der Frage nicht mehr auf die 7 bis 10 Minuten beschränkt, die Sie für den Bericht erhalten haben. Daher können Sie die Informationen hinzufügen, die physisch nicht in den Hauptbericht passten, über die Sie jedoch etwas erzählen wollten.



6.Gehe zur letzten Folie. Auf dieser Folie geben Sie die Schlussfolgerungen oder Ergebnisse Ihrer Forschung an. Tatsächlich müssen Sie hier nur die Aufgaben duplizieren, die in der Mitte Ihres Berichts formuliert wurden. Es stellt sich jedoch die Frage: Warum wird diese Folie dann überhaupt benötigt? Ist es nicht einfacher, die Aufgaben erneut anzuzeigen und zu sagen, dass sie alle erledigt sind? Nein, es gibt wichtige Unterschiede. Tatsache ist, dass Sie bei der Formulierung der Ziele der Studie immer noch nicht auf die Informationen zurückgreifen können, die Sie im Inhalt Ihres Berichts haben werden. Sie haben noch nicht bekannt gegeben, mit welchen Ideen, Methoden und Ansätzen Sie Ihr Ziel erreicht haben, wie erfolgreich Ihre Ansätze waren, wie gut Tests durchgeführt wurden usw. Am Ende Ihres Berichts ist das Publikum jedoch bereits in das Thema eingetaucht und kennt die Terminologie.Die von Ihnen vorgeschlagenen Lösungen sind bekannt, und Sie können die oben in den Schlussfolgerungen formulierten Aufgaben sicher aufzeigen und kurz beschreiben, wie genau Sie diese Probleme gelöst haben.

Nun, die Kirsche auf dem Kuchen in diesem Teil der Arbeit werden zum Beispiel Links zu Artikeln sein, die Sie basierend auf den Ergebnissen der Studie geschrieben haben, Berichte, die Sie auf einer bestimmten Konferenz erstellt haben, Softwareprodukte, die begonnen haben, den von Ihnen geschriebenen Code zu verwenden usw. .

Kleine Anmerkung: die letzte Folie ein separaten „Danke“ ist nicht notwendig - dieser Satz vollkommen ruhig kann man am Ende der Worte sagen. Eine Folie wie "Ihre Fragen?" Ist ebenfalls unangemessen. Dieser Satz sollte von der Person gesagt werden, die bei diesem Treffen den Vorsitz führt. Nehmen Sie ihr Brot nicht weg.

7. Nun, abschließend ein paar Worte darüber, was zu tun ist, wenn Sie keinen kurzen Bericht von 7 bis 10 Minuten, sondern einen großen Bericht von 30 bis 40 Minuten haben. Wichtig:Die gesamte oben beschriebene Struktur bleibt kategorisch unverändert. Es bleiben die Blöcke "Erklärung des Problems", "Überprüfung der verfügbaren Ergebnisse", der Block "aber", die Folie "Ziel und Ziele", die Folie "Schlussfolgerungen". Was ändert sich? Die Anzahl der Folien ändert sich hauptsächlich im Inhaltsteil: Jetzt können Sie anstelle von 1-2 Folien endlich 5-7 detaillierte Folien für jede Aufgabe einfügen.

Dies ist jedoch noch nicht alles: Wenn Sie den Inhaltsteil erweitern, sollten Sie den Einführungsteil nicht vergessen. Es sollte auch erweitert werden: Es ist notwendig, detaillierter über die Problemstellung zu berichten, um einen detaillierteren Überblick über die verfügbaren Ergebnisse zu erhalten. Denken Sie daran, dass der einleitende Teil zumindest, wenn nicht mehr, ein wichtiger Teil Ihres Berichts bleibt. Mach es schlecht - und niemand wird alle verbleibenden Informationen verstehen oder niemand wird zuhören.

Das ist alles im Allgemeinen. Wir hoffen sehr, dass diese Notizen für alle nützlich sind, die ihre Berichte erstellen, und insbesondere für diejenigen Studenten, die gerade Präsentationen ihrer Abschlussarbeiten vorbereiten.

PS Hier sehen Sie Diplome und Präsentationen von Absolventen unseres Bachelor-Studiengangs „ Angewandte Mathematik und Informatik “ für 2019. Natürlich sind sie alles andere als ideal und könnten (und sollten) verbessert werden, aber sie können einen Eindruck von einem letzten Teil der großartigen Arbeit zur Vorbereitung unserer Schüler auf die Verteidigung vermitteln.