🌡️ 💥 😉 Trello - ein effektives Wissensmanagementsystem für ein kleines IT-Team 🥑 👪 👨🏽‍🎨

Wenn wir über eine Wissensbasis sprechen, repräsentieren wir normalerweise ein komplexes System in einem großen IT-Unternehmen oder Unternehmen. Sie verwenden die Datenbank, um Anweisungen, Dokumentationen, Kurse und Fertigkeitskarten zu speichern. Aber auch kleine Teams brauchen Wissensdatenbanken. Zum Beispiel können Designer Links zu Websites speichern, um sich inspirieren zu lassen, Beispiele für Kunden, Onlinedienste für die Arbeit und Artikel.

Die Verwendung sperriger Produkte wie Confluence ist dafür unpraktisch, kleine Teams sind mit Trello besser dran. Mit diesem einfachen und praktischen Tool können Sie an einem Abend ein praktisches Wissensspeicher organisieren, das einfach zu warten und zu aktualisieren ist. Genau das hat das Webdesign-Team von Atman Digital getan und war zufrieden. Wie sie die Wissensbasis in Trello nutzen, welche Vorteile dieser Ansatz bietet und wer geeignet ist, wird Roman Khorin zeigen - CEO von Atman Digital.

Warum Trello wählen?

Wenn ein Designer ein kommerzielles Projekt durchführt, hat er zwei Fragen: „Wo habe ich das gesehen?“ und "Wie kann das gemacht werden?" Ein erfahrener Spezialist hat ein visuelles und visuelles Gedächtnis der von ihm entwickelten Projekte und Dienstleistungen. Eine Referenz zu finden (Beispiel) und zu verstehen, wie ein Projekt implementiert wird, ist für ihn eine einfache Aufgabe. Anfänger haben jedoch kein solches Gedächtnis - sie müssen ständig das Design neuer Websites und Dienste studieren.

Atman Digital hat ein junges Designteam. Nach Abschluss mehrerer Aufträge stellte sich die Frage: „Wie organisiert man einen Erfahrungsaustausch in einem Team?“ Um zu wachsen und sich zu entwickeln. Dies erfordert die Suche nach einem Weg zum Austausch nützlicher Dienste und Referenzsätze - einer Wissensbasis.

Wir hatten keine Zeit, eine tiefe solide Basis aufzubauen. Da die ersten Projekte in Trello waren, war das Team bereits mit diesem Tool vertraut. Er wurde ausgewählt, um die Wissensbasis zu organisieren.

Die Struktur von Trello ist einfach und intuitiv: Listen, Karten, Checklisten. Wir haben die Basis einfach und schnell organisiert und uns dank der vertrauten Oberfläche daran angepasst. Bei Trello ist es einfach, die externen Links zu organisieren, aus denen die Basis der Designer besteht. Das Hinzufügen von etwas Neuem zur Datenbank ist auch für das gesamte Team einfach und verständlich.

So funktioniert die Atman Knowledge Base

Die Basis ist hierarchisch: Sie ist in verschiedene Kategorien unterteilt, von denen jede Karten mit einer zusätzlichen Unterebene in Form von Checklisten enthält.

Kartenspiel in der Wissensdatenbank.

Die erste Ebene der Hierarchie ist die Workflow- Trennung . Alle Projekte beginnen mit der Analyse und setzen sich mit dem Prototyping fort. Referenzen und ein Mudboard sind ein visueller Stil, der einem Kunden angeboten werden kann, um das gesamte Projekt in diesem Stil zu realisieren. Weiteres Design-Rendering und mehrere Schritte, die nicht im Bild sind.

Wenn ein Designer ein Problem hat, möchte er sich daran erinnern, was er gesehen hat, oder Erfahrungen aus der Vergangenheit nutzen. Probleme treten nicht nur so auf, sondern zeigen in Bezug auf den Workflow beispielsweise die Kundenbeispiele von Websites oder fügen dem Layout ein neues Element hinzu. Daher ist die erste Ebene die Aufgabentrennung.

Die zweite Ebene sind die Arten von Materialien . Dies sind Karten innerhalb eines Abschnitts, die strukturiert werden können.

Auf der Ebene darunter - auf der Karte - eine Liste der Materialien , die wir für die Arbeit verwenden. In diesem Fall sind dies Websites, von denen wir uns inspirieren lassen. Dies ist „Grundwissen“, das nicht mehr in Komponenten unterteilt werden kann.

Funktionen der Atman Knowledge Base

Es basiert auf Links zu anderen Websites und Onlinediensten. Zuallererst ist das visuelle Erlebnis, das online ist, für den Designer wichtig. Über die Links haben wir alle Informationen digitalisiert, die wir als Wissen benötigten: Beispiele für Arbeit, Dienste, Artikel, Videos, interne Dokumente in Google Text & Tabellen. Digitalisiert, strukturiert und an einem Ort montiert.

Die Basis ist überfüllt, wenn Sie ihr nicht folgen. Daher haben wir eine separate Rolle als Moderator, der die Datenbank regelmäßig bereinigt und etwas Neues hinzufügt.

Wie kommt Wissen in die Datenbank? Jeder kann Wissen hinzufügen, aber zuerst geht er über den „Distributor“. Dies ist ein Filter, der dumm von nützlich herausfiltert.

Wenn ein Teammitglied etwas Interessantes gesehen hat, legt er es in den "Spender" auf einer der Karten: "Es ist definitiv nützlich!" oder "Kann nützlich sein." Die Materialien der zweiten Karte werden vom Team auf Nützlichkeit besprochen.

Der Moderator betritt regelmäßig die Datenbank und überprüft alle im "Distributor" angesammelten Links. Dann entscheidet er, was mit ihnen geschehen soll - löschen oder in eine andere Kategorie übertragen und gegebenenfalls eine Beschreibung hinzufügen.

Ein System von Erinnerungen und Benachrichtigungen . In den ersten Lebenswochen war die Basis voller Emotionen. Später begann die Popularität zu sinken und es gab nur einen Moderator - mich. Um das Problem zu lösen, habe ich ein System von Erinnerungen und Benachrichtigungen eingeführt.

Der Hauptkommunikationskanal ist Slack. Es hat Integration mit Trello. Wir haben alles so eingerichtet, dass eine Benachrichtigung angezeigt wird, wenn Sie dem Slack-Team-Chat neues Material hinzufügen. Zunächst wurden Benachrichtigungen an Designer im Chat gesendet. Als sie sich beschwerten, dass Benachrichtigungen ablenken, haben wir in Slack einen separaten Kanal für Benachrichtigungen erstellt und diejenigen hinzugefügt, die dies wollten.

Jede Woche teilen wir beim Telefonieren Erfahrungen, Eindrücke und bewerten die Arbeit. Zu Beginn jedes Meetings erinnere ich Sie an die Basis - ich frage, wer was hinzugefügt hat, was ich neu gelernt habe, was ich anbieten könnte. Während des Workflows gebe ich auch Verweise auf die Datenbank.

Was ist gut passiert?

Struktur . Die Hierarchie vom Produktionsprozess zum "Elementarwissen" hat sich gut gezeigt. Die Materialien sind klar strukturiert und leicht zu finden, den Link, den Sie benötigen.

Bearbeiten . Die Basis in Trello ist einfach zu bearbeiten: Text ändern, neue Abschnitte, Listen, Links hinzufügen. Selbst wenn jemand einen Fehler gemacht hat, kann alles behoben werden.

Anleitung . Wir haben eine separate Anweisung geschrieben, die Anfängern hilft, die Funktionsweise der Datenbank zu verstehen und sie nicht zu beschädigen.

Das Erinnerungssystem ermutigt das Team, die Datenbank zu verwenden, und der „ Distributor “ hilft dabei, nutzlose Materialien zu filtern und die Datenbank nicht zu verschmutzen.

Allgemeine Arbeit. Es ist praktisch, wenn jedes Mitglied des Teams an dem Prozess teilnehmen kann. Es gibt keine einzelne Person, die sich mit Wissensmanagement beschäftigt - jeder hilft.

Was ist schlecht passiert?

Kurze Beschreibungen . Es gibt kein Problem mit einfachem Wissen, das in einem Satz beschrieben werden kann. Das passiert aber nicht immer.

In der Checkliste werden die ersten drei Links beispielsweise als "Die besten Websites der Welt nach Kategorien" bezeichnet. Warum sind die Namen gleich? Welche Kategorien? Womit beziehen sich die Hierarchien Nummer 1, Nummer 2 und Nummer 3? Wenn Sie erklären, was der Autor der Karte gemeint hat, nimmt sie zu viel Platz ein, und das Checklistenformat ist für eine umfassende Beschreibung unpraktisch.

Krücken für große Dateien . Die Basis ist nicht sehr praktisch zum Posten von Videos, Fotos oder Textmaterialien. Das Problem ist gelöst, wenn die Dateien in die Cloud hochgeladen werden und einen Link in Trello hinterlassen. Aber auch dies ist eine „Krücke“.

Die Wissensbasis ist offen . Es besteht das Risiko, dass Teammitglieder Materialien aus der Datenbank entfernen oder zusätzliche hinzufügen, wobei der „Distributor“ umgangen wird.

Defekte Links . Je größer die Basis, desto mehr Links. Einige von ihnen werden schließlich inaktiv - kaputt. Wir haben keine automatische Überprüfung auf inaktive Ressourcen und Websites.

Aggregatorartikel . Die Hierarchie der Basis geht davon aus, dass wir vom Allgemeinwissen zum "Elementarwissen" übergehen - zu Links zu einer bestimmten Ressource. Aggregatorartikel sind Materialien wie „12 beste Dienstleistungen für einen Designer“ oder „999 nützliche Websites zur Inspiration“.

Das Team hat die Tendenz, Aggregatorartikel zur Datenbank hinzuzufügen, aber sie sind nutzlos, sie brechen die Hierarchie und ruinieren die Logik. Aus "elementarem" Wissen befinden wir uns in diesem Durcheinander, wo wir wieder herausfinden müssen, wo, was und warum.

Ohne Internetzugang ist die Datenbank nicht verfügbar. Trello selbst und alle Links funktionieren nicht ohne das Internet. Sie können es nicht einmal im Voraus herunterladen.

So verbessern Sie das System

Unser Team hat Zugriff auf die Bearbeitung, da es bisher keine Zwischenfälle mit der Entfernung von etwas Wichtigem gab. Wenn Sie möchten, können Sie den Zugriff des Teams auf Bearbeitungsmaterialien einschränken . Erstellen Sie dazu zwei Karten: die Basis und den "Distributor". Die Mitarbeiter fügen Materialien zu einer separaten Tafel hinzu, von der der Moderator sie an die Hauptbasis überträgt. Beschränken Sie in der Hauptdatenbank die Bearbeitungsrechte der Mitarbeiter.

Verwenden Sie das Tag-System in Trello . Tags sind farbige Blöcke mit Namen. Zum Beispiel bedeutet Rot Bücher, Blau Links und Grün Videos. Sie können auf die Karte schauen und sofort anhand der Farbe verstehen, was darin liegt. Mithilfe von Tags kann der Datenbank eine zusätzliche Strukturierungsebene hinzugefügt werden.

Verwenden Sie weitere Funktionen von Plugins. Das Tool entwickelt sich schnell und es gibt sicherlich Tools, die Ihnen persönlich helfen.

Schlussfolgerungen und Empfehlungen

Trello half dabei , schnell eine Wissensbasis aufzubauen . Alles, was übrig blieb, war, alle Links von den Lesezeichen zu sammeln.

Die Wissensdatenbank in Form von Links ist für das Designteam praktisch - das Material ist in drei Klicks verfügbar. Es ist auch bequem, als Aufbewahrungsort für Ideen zu verwenden. Wie wir herausgefunden haben, nicht nur für Designer, sondern zum Beispiel für die Front-End-Entwicklung.

Je erfahrener die Spezialisten sind, desto seltener nutzen sie die Wissensbasis . Wenn eine Person bereits voll ist und Erfahrung gesammelt hat, verwendet sie ihre eigene Beobachtung. Aber die Basis wird von Anfängern aktiv genutzt und lernt schneller.

Ohne Benachrichtigungssystem wird die Aktivität reduziert . Wenn Sie nicht daran erinnern, keinen Informationshintergrund zu erstellen, wird die Datenbank immer weniger verwendet.

Außerdem ging die Aktivität zurück, weil wir von Trello zu PlanFix migriert sind. Der Arbeitsbereich ist nicht verbunden - es ist schwieriger, zu Trello zurückzukehren: Sie müssen einen Tab öffnen und suchen. Wenn der Arbeitsbereich in der Datenbank nicht mit anderen verbunden ist, wird die Aktivität in der Datenbank ausgeblendet.

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