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Meetings sind einfach. Drei tägliche Übungstipps



Laut PMI verbringt der Projektmanager 90% seiner Zeit mit der Kommunikation mit Stakeholdern. Der Zweck einer solchen Kommunikation besteht darin, eine Reihe von Fragen zu erörtern und zu entscheiden. Ein Meeting, das sich der Diskussion von Themen widmet, ist die Definition eines Meetings.

Ich gehe davon aus, dass effektive Besprechungen eine Schlüsselkompetenz für jeden Leiter sind, zumindest in Bezug auf die Häufigkeit der Nutzung.

Im Dezember letzten Jahres (2019) wurde der Comedy Club mit der Produktion von „Ein sehr wichtiges Treffen in einem sehr großen Unternehmen“ veröffentlicht . Mein Facebook-Band war voll mit Reposts dieses Videos mit den Worten "Sieh genauso aus wie wir", "Hauptsache, es funktioniert nicht wieder so" oder "ähnelt nichts?". Auf dem Habr erschien ein Artikel mit einer Analyse der Produktion .

Lange vor dem Comedy-Club wurden Meetings zu einem der Hauptthemen von Scott Adams ' populärem Dilbert-Comic . Dies ist nur dann der Fall, wenn sowohl lustig als auch traurig gleichzeitig.

Ich glaube nicht nur zu dieser Zeit hatte ich die rhetorische Frage: "Wenn jeder dieses Problem kennt und so viele Möglichkeiten beschreibt, es zu lösen, warum ist es dann immer noch so relevant?"

Mein Lieblingsbuch zu diesem Thema ist "Death from the Meetings" von Patrick Lensioni . Als ich es vor ein paar Jahren las, beschloss ich, dass ich definitiv versuchen würde, es Wort für Wort auszudrücken.

Vor sechs Monaten hatte ich eine solche Gelegenheit, aber ich konnte nicht ohne Abweichungen vom Original auskommen.

Im Moment kann ich sagen, dass ich mit dem Ergebnis zufrieden bin, deshalb habe ich beschlossen, einige Tipps aus meiner Erfahrung zu teilen. Ich hoffe, Sie finden sie nützlich.

Anpassung in 3 Punkten für jeden Tag:

Einstufung


Zeigen Sie Ihren Kalender an und versuchen Sie, jede Ihrer Besprechungen einer der Gruppen zuzuweisen:

  • Status
  • taktisch
  • strategisch

Probleme treten auf, wenn wir versuchen, zwei Arten von Besprechungen in einer zu kombinieren.

Beispiel: Manager werden einmal pro Woche nach Status synchronisiert und diskutieren dann Probleme, die sich angesammelt haben. In meinem Fall führte dies dazu, dass die Tagesordnung von Woche zu Woche wanderte und in wichtigen Fragen keine nennenswerten Fortschritte erzielt wurden.

Visualisierung


Finden Sie ein Tool zum dynamischen Generieren von Agenden für taktische Besprechungen. Es kann jedes Werkzeug sein, mit dem es möglich ist, ein Kanban-Board zu erstellen (z. B. Mirro, Trello, Asana, JIRA). Es ist für Sie viel einfacher, wenn die Fragen nach Wichtigkeit geordnet werden und die Vereinbarungen und nächsten Schritte an einer Stelle festgelegt werden. Vergessen Sie auch nicht, die zur Erreichung strategischer Ziele erforderlichen Themen auf die Tagesordnung zu setzen.
Zum Beispiel:Ich habe mir in Trello ein einfaches Kanban-Board gemacht und alle Teilnehmer gebeten, alle Fragen in die Spalte „Backlog“ einzutragen. Dies führte dazu, dass die Jungs bereits vor dem Treffen mögliche Themen sehen und sich auf die Diskussion vorbereiten konnten. Zunächst bat ich die Jungs, mit einer Farbe auf der Karte ihre Zufriedenheit mit den Fortschritten in diesem Bereich anzugeben, um zu verstehen, welche davon am schmerzhaftesten sind. Im Laufe der Zeit gingen wir zur Klassifizierung nach Dringlichkeit und Wichtigkeit (niedrig / mittel / hoch) über, wobei dieselben Etikettenfarben verwendet wurden.

Steuerung


Teilen Sie taktische Besprechungen in zwei Typen ein: eine wöchentliche Besprechung zur Erörterung von Themen und spezielle Besprechungen zu einem bestimmten Thema. Wenn die Frage für alle einfach erscheint, dauert eine Einigung über den Algorithmus zur Lösung und die nächsten Schritte nicht länger als fünf Minuten. Wenn sich herausstellt, dass die Lösung des Problems eine zusätzliche Ausarbeitung und Sammlung von Informationen erfordert, wird die für die Frage verantwortliche Person ernannt und die geschätzte Zeit für den Abschluss des nächsten Schritts festgelegt. Mit diesem Ansatz wird es möglich, alle Themen der Tagesordnung zu diskutieren und alle Problempunkte zu identifizieren. Die Hauptsache ist, dass jede Frage einen Eigentümer hat, der für die Umsetzung der geplanten Schritte verantwortlich ist und die Stakeholder über Änderungen während Besprechungen vom Typ „Status“ auf dem Laufenden hält.

Zum Beispiel:Bei Fragen, bei denen klar ist, was zu tun ist, habe ich die Spalte "Status" auf derselben Tafel gestartet. Ich bereite mich damit auf ein kurzes Meeting zur Synchronisierung vor, um nicht die Nachrichten über die Schritte zu verpassen, die in der Zeit vom letzten Meeting geplant waren.

Ein paar Timing-Tipps:


Status - mindestens alle 2 Tage von 5 bis 15 Minuten.
Taktische wöchentliche von 45 bis 90 Minuten.
Taktische Specials von 30 bis 90 Minuten.

Strategische Meetings erfordern Vorbereitung und Zeit. Es ist besser, sie aus dem Büro zu tragen, damit die Mitarbeiter nicht von den täglichen Aufgaben abgelenkt werden. Ich gebe sie einmal im Quartal aus und bitte Sie, sie den ganzen Tag für diese Veranstaltung freizugeben.

Ich habe versucht, den Artikel so kurz und nützlich wie möglich zu gestalten. Ich bringe zusätzlich eine Reihe von Veröffentlichungen von Habr mit, die meiner Meinung nach dazu beitragen, ein Thema zu eröffnen:


Ich freue mich über Ihre Fragen und Kommentare.

Produktive Treffen und einen schönen Tag :)

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