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Die Situation für das Geschäft in Russland vor der Quarantäne war nicht ideal. Im Frühjahr 2020 haben jedoch die äußeren Umstände zuvor ausgearbeitete Pläne durchgestrichen und die Unternehmen gezwungen, sich stark an neue Realitäten anzupassen. Der Übergang von Mitarbeitern zu einem Remote-Betriebsmodus warf Probleme auf, die zuvor nicht gelöst worden waren. Wie organisiert man beispielsweise das Drucken und Übertragen von Dokumenten?

Viele dachten über den Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement (im Folgenden: EDI) und die Verwendung elektronischer digitaler Signaturen (im Folgenden: EDS) nach. Unternehmen, die diese Dienstleistungen anbieten, haben schnell Bestände vorbereitet und die Positionierung von EDI und EDS als rentable Alternative zum Ferndrucken und Scannen von Dokumenten implementiert. Aber ist das in der Praxis so?

Betrachten wir zwei Komponenten - Druckvolumen und Druckkosten - getrennt anhand realer Beispiele von Unternehmen, die EDI und EDS vor 2020 ausprobiert haben. Fügen Sie rechtliche Informationen hinzu und analysieren Sie die technische Seite des Problems.

Reduziertes Druckvolumen: gemischte Ergebnisse

Unternehmen, die EDI und EDS vor einigen Jahren eingeführt haben, haben es bereits geschafft, Statistiken über die Auswirkungen neuer Technologien auf das Druckvolumen zu sammeln. Die Ergebnisse waren gemischt.

Für einige ist das Gesamtdruckvolumen gesunken, aber nicht genug für den Return on Investment, für jemanden, der in einer Abteilung gesunken ist, in einer anderen jedoch gewachsen ist. Mal sehen, warum das passiert ist.

Unzureichende Reduzierung des Druckvolumens

EDO deckt nur einen kleinen Teil des Drucks ab, der im Büro hergestellt wird. Forschungsergebnisse zeigen, dass das durchschnittliche Bürodokument von einigen Stunden bis zu einem Werktag "lebt". Bei der Implementierung von EDI und EDS hat einer der Mitarbeiter das Recht, das Dokument in elektronischer Form zu unterschreiben und in das Online-Archiv hochzuladen. Aber woher kommen die Daten, um dieses Dokument zu erstellen?

Beispielsweise unterzeichnet ein Manager eine Vereinbarung mit einer elektronischen digitalen Signatur und lädt sie in ein EDI hoch. Er erhielt jedoch die Daten für die Erstellung des Vertrags in Papierform: von Auftragnehmern oder von Mitarbeitern ohne EDS. Die gleiche Geschichte mit Buchhaltungsberichten. Selbst wenn das endgültige Dokument in das EDI hochgeladen und die digitale Signatur signiert wird, erstellt der Buchhalter es auf der Grundlage gedruckter und signierter Dokumente von Mitarbeitern, die keine elektronische Signatur haben. Wenn alle Mitarbeiter verpflichtet sind, Dokumente an die Person zu senden, die den Vertrag erstellt oder elektronisch Bericht erstattet, drucken und unterschreiben sie das Dokument auch von Hand und scannen es dann ein. Daher wird die Einführung von EDS und EDI den größten Teil des Druckvolumens im Unternehmen nicht beeinflussen.

Das Druckvolumen ging in einer Abteilung zurück, in einer anderen jedoch

Das Unternehmen führte EDS und EDI ein, um keine Dokumente zu Transaktionen mit Gegenparteien zu drucken. Das Druckvolumen in der Verkaufs- oder Einkaufsabteilung ist zurückgegangen. Aber er ist in der Buchhaltung aufgewachsen. Warum?
Erstens, weil die Buchhaltung (zu Recht) der Sicherheit von Dokumenten in EDI nicht vertraut. Während es unmöglich ist, einen Systemabsturz, einen Verlust oder eine Beschädigung von Daten auszuschließen, muss jedes elektronische Dokument eine Hardcopy haben.

Zweitens, weil die Buchhaltung weiß, dass der Bundessteuerdienst während einer Steuerprüfung zur Bestätigung von Transaktionen Papierdokumente anfordert: Originale, Primärdokumentation. Daher drucken die Buchhalter aus und gehen für jede Transaktion zu den entsprechenden Dokumenten zum Schließen des Ordners. Das Druckvolumen einer Abteilung wird einfach in eine andere Abteilung übertragen.

Und selbst das Speichern von Kopien für die Gegenpartei ist nicht immer eindeutig. Denn jede Gegenpartei mit EDS und EDI überträgt die Verpflichtungen der Presse ebenfalls auf diejenigen, mit denen sie interagiert.

Es kommt vor, dass die Einführung von EDI (!) Das Druckvolumen erhöht. Ein Unternehmen hat in Vorbereitung auf das Finale die elektronische Übertragung von Zwischenversionen von Dokumenten eingeführt. Zuvor haben 6 Mitarbeiter das gedruckte Genehmigungsblatt gelesen und unterschrieben: Jeder hat Korrekturen vorgenommen und diese dann auf den anderen übertragen. Die endgültige Version des Dokuments wurde gescannt. Jetzt erhielten die Unterzeichner eine elektronische Version des Dokuments. Die Gewohnheit, mit Papier zu arbeiten, blieb jedoch bestehen: Jeder von 6 Mitarbeitern druckte ein Dokument, nahm Korrekturen mit einem Stift vor, kopierte sie elektronisch und schickte sie an den nächsten in der Kette. Fazit: Anstelle von 1 Dokument wurde mit dem Drucken von 6 begonnen. Das Druckvolumen erhöhte sich um das 6-fache!

Reduziertes Druckvolumen: Schlussfolgerungen

Studieren Sie vor der Einführung von EDI und EDS sorgfältig die Geschäftsprozesse im Unternehmen. Diese Technologien sind nur dann wirksam, wenn ihre Implementierung das Druckvolumen und die Kosten erheblich reduziert. Und denken Sie daran, dass Sie immer noch nicht davon abkommen, Berichte für die Aufsichtsbehörden und als Versicherung für den Fall eines Archivfehlers und eines Verlusts oder einer Verzerrung von Daten zu drucken.

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Kostensenkung: entgegengesetzte Ergebnisse

Die Einführung von EDI und EDS kann zu Einsparungen bei gedruckten Blättern führen. Aber was ist mit dem Geld?

Angenommen, das Unternehmen druckt viel und möchte die Kosten für Drucker, Verbrauchsmaterial und Service senken. Ein EDS kostet je nach Umfang des Unternehmens zwischen 1.000 und 6.000 Rubel pro Jahr. Die Implementierung von EDI kostet ungefähr 3.000 Rubel pro Monat (1C-System, das Senden von 100 Sätzen ist im Preis enthalten, jede weitere 10 Rubel).

Wenn Sie ein EDS für 1 Mitarbeiter platzieren, kann dieser mit der richtigen Anzahl von Dokumenten keine anderen Aufgaben lösen. Überprüfen und unterschreiben Sie nur Rechnungen, Verträge, Rechnungen, Handlungen usw. Daher wird das Jahresgehalt des Unterzeichners zu den Kosten für EDS und EDI hinzugerechnet. Und es ist unwahrscheinlich, dass die Unterzeichnung von Dokumenten, einschließlich Abschlüssen, einer Person in einer niedrigen Position mit einem geringen Gehalt anvertraut wird. Es ist einfach unsicher. Es gibt noch ein anderes Problem: Was passiert, wenn der einzige Mitarbeiter mit EDS krank wird, Urlaub macht oder kündigt?

Sie können ein EDS für 10 Mitarbeiter ausstellen, das jedoch 10 bis 60.000 Rubel pro Jahr kostet. Und mindestens 36 Tausend Rubel an den EDI-Betreiber.

Wenn Sie die Software implementieren, kostet die jährliche API-Lizenz für die Verwendung von EDI (Diadoc-Computer) 18.000 Rubel. Das gleiche Unternehmen bietet Vermittlungsdienste an: von 4200 Rubel pro Monat für die Übertragung von 600 Dokumenten bis zu 68,4 Tausend Rubel pro Monat für die Übertragung von 12.000 Dokumenten.

Und es ist notwendig, die Kosten für das Drucken von Dokumenten zu den Ausgaben für EDS und EDI hinzuzufügen, da das Unternehmen dies nicht vollständig ausschließen kann.

Kostensenkung: vorübergehender Übergang zu EDS und EDI

Einige Unternehmen sind sich der oben aufgeführten Fallstricke bewusst und berücksichtigen daher nicht den ständigen Übergang zu EDI und EDS. In der Quarantäne haben sie es jedoch eilig, diese Technologien vorübergehend einzuführen, um die Remote-Druckorganisation zu entlasten.

Das Mindestpaket für 1 Mitarbeiter kostet zwischen 3.000 und 5.000 Rubel pro Monat. Gleichzeitig druckt derselbe Mitarbeiter ungefähr 300-500 Blatt pro Monat. Die Kosten für den Druck von 300 bis 500 Blatt, einschließlich Ausrüstung, Service und Verbrauchsmaterial, kosten das Unternehmen zwischen 500 und 2000 Rubel (die endgültige Zahl hängt vom Format und den Druckeinstellungen sowie der Ausrüstung ab). Vergleichen Sie daher vor der vorübergehenden Einführung von EDI und EDS die Kosten für die Wartung einer Büroinfrastruktur an einem entfernten Standort mit den Kosten für die Umstellung auf andere Technologien. Und denken Sie an die versteckten Kosten.

Kostensenkung: Schlussfolgerungen

Die vorübergehende oder dauerhafte Implementierung von EDS und EDI ist nur dann optimal, wenn die Kosten für den Übergang und die verbleibenden Druckkosten die aktuellen Druckkosten nicht überschreiten. Definieren Sie daher in der Anfangsphase klar das Druckvolumen, das Sie nicht ablehnen können.

Die Erfahrung von Unternehmen, die EDS und EDI ausprobiert haben, zeigt, dass die Ergebnisse in den meisten Fällen nicht den Erwartungen entsprechen. Beispielsweise hat sich der Prozess des Signierens, Sendens und Empfangens von Dokumenten in der Buchhaltung erheblich beschleunigt, aber die Gesamtkosten sind gestiegen.

Informieren Sie sich über alle verfügbaren Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Druckkosten, um die Quarantänekosten zu senken. Vielleicht sparen Sie bei der Ferndiagnose von Geräten oder finden Verbrauchsmaterialien zum alten Preis. Wenn Sie fest davon überzeugt sind, dass auf EDS und EDI umgestellt werden muss, erstellen Sie einen Implementierungsplan und klare Kriterien für die Auswahl eines Anbieters. Und berechnen Sie das Druckvolumen vor, das nicht aufgegeben werden kann.

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Impressum

Die Verwendung von EDI und EDS hat mehrere rechtliche Aspekte. Laut Rechtsexperten stehen die Gerichte elektronischen Dokumenten skeptisch gegenüber und zögern, Daten in dieser Form zu akzeptieren.

Die zweite Frage: die Haltbarkeit von Dokumenten. Im Gegensatz zu Papier können EDI-Daten nach 3-5 Jahren nicht mehr entsorgt werden. Und in einigen Situationen ist dies hilfreich. Im vergangenen Jahr hat der Oberste Gerichtshof jedoch die Verjährungsfrist für Steuerverstöße fast aufgehoben. Im Leben des Unternehmens treten unterschiedliche Situationen auf. Daher lohnt es sich, sich mit Anwälten über die Auswirkungen von EDI und EDS auf die Art der Anfragen von Aufsichtsbehörden zu beraten.

Die technische Seite des Problems

Beginnen wir mit der Sicherheit. Wenn der EDI-Lieferant ein Drittunternehmen ist, hängt die Sicherheit von Dokumenten von seinem Sicherheitssystem ab. Was passiert mit den Archiven, wenn der Kunde EDI nicht mehr verwendet oder beschließt, den Betreiber zu wechseln?

Es gibt auch das Problem der Abhängigkeit vom Outsourcer. Ein Unternehmen konnte der Sberbank nicht rechtzeitig Unterlagen zur Erneuerung des EDS vorlegen und konnte die Sberbank zwei Wochen lang nicht online nutzen. Weil die Verbindung von einem anderen IT-Spezialisten hergestellt wurde und es unmöglich ist, die Geschwindigkeit seiner Arbeit zu beeinflussen.

Es treten auch einfache technische Fehler auf: Ein Buchhalter oder Manager kann keine Dokumente signieren und senden, da das Programm nicht funktioniert. Ein IT-Spezialist des Unternehmens ist verbunden und nimmt Verhandlungen mit einem externen IT-Spezialisten auf. Sie suchen nach der Ursache des Fehlers und nach einer Möglichkeit, ihn zu beheben. Zu diesem Zeitpunkt sind die Aktivitäten der Organisation eingefroren. Partner erhalten keine unterschriebenen Verträge und Rechnungen für Zahlungen oder bezahlte Rechnungen, Mitarbeiter erhalten keine Gehälter, Regierungsbehörden benötigen keine Dokumente.

Wenn das Unternehmen EDI und EDS umfassend implementiert, wer ist dann für die Pflege des Archivs im Inneren verantwortlich? Entweder hat der IT-Service zusätzliche Verpflichtungen, oder er stellt einen speziellen Mitarbeiter ein. Vielleicht jemanden aus dem Staat umschulen. Dies sind zusätzliche Kosten, aber die Hauptfragen sind: Welches Unternehmen erhält Zugriff auf die Archive und wie sollten Sicherheitsprotokolle aufgebaut sein, um Informationslecks oder vorsätzliche Datenkorruption zu verhindern?

Ein weiteres Problem: Was ist, wenn keine der Organisationen, mit denen das Unternehmen interagiert, EDI verwendet? Die Buchhalter eines Unternehmens gaben an, zwei Workflows durchführen zu müssen: Papier für Partner und elektronisch für den internen Gebrauch. Demnach drucken sie in Bereichen mit maximaler Verantwortung auch interne Unterlagen. Weil nicht alle Mitarbeiter im Umgang mit EDI gleichermaßen versiert sind. Und wenn Experten aus dem einen oder anderen Grund nicht im Büro sind, ist es für sie einfacher, ihre Kollegen zu bitten, ein Papierarchiv abzuholen, als telefonisch zu erklären, wie das System funktioniert. Das Risiko eines Datenverlusts ist zu hoch.

Ergebnisse

Es gibt Unternehmen, für die die Einführung von EDI und EDS die beste Optimierung der internen Prozesse und der Interaktion mit Auftragnehmern darstellt. Für andere Organisationen bringen die elektronische Signatur und das elektronische Dokumentenmanagement jedoch keine greifbaren Vorteile. Um zu verstehen, zu welchem Typ Ihr Unternehmen gehört, vergleichen Sie die Druckkosten mit den optimierten Druckkosten und den Kosten für den vorübergehenden / dauerhaften Übergang zu EDS und EDI.

Beeilen Sie sich noch heute nicht, auf EDI und EDS umzusteigen: Fallstricke, die Sie möglicherweise nicht kennen