🧘🏻 🤰🏼 🌰 Hurra (Oh nein) - udalenka 👷 🖕🏾 🐱

Der abrupte Übergang zur Fernarbeit ist für viele zu einer echten Herausforderung geworden. Die meisten Mitarbeiter von Localization and Support - Abteilungen des Plarium Krasnodar-Studios - arbeiten seit etwa fünf Jahren remote, mussten aber im vergangenen Monat auch einige Schwierigkeiten überwinden. Wir haben die Jungs gebeten, einige Tipps zu geben, wie man Fernarbeit effektiv organisiert und was wichtig ist.

Ausbildung

In der Vorbereitungsphase werden viele wichtige Entscheidungen getroffen, der rechtliche Teil wird berücksichtigt, Ergänzungen zu Arbeitsverträgen werden unterzeichnet ... Aber ich möchte mich darauf konzentrieren, was den gesamten weiteren Arbeitsprozess beeinflussen wird.

Es ist wichtig, über den psychologischen Zustand der Mitarbeiter nachzudenken, für die Fernarbeit neu ist. Lassen Sie sie wissen: Das Management weiß, was sie tun, alles ist geplant, sie sind in guten Händen. Hier spielt das Vertrauen des Führers selbst eine wichtige Rolle. Es ist auch zu bedenken, dass nichts etwas Besseres beruhigt als etablierte Arbeitsprozesse: Jeder Mitarbeiter muss verstehen, wie er unter den neuen Bedingungen handeln soll, und sollte keine Schwierigkeiten verspüren.

Apropos Prozesse: Wenn Sie zuvor noch kein Tool zur Aufgabeneinstellung hatten, brauchen Sie es jetzt definitiv: Sie werden bei mündlichen Vereinbarungen und E-Mails nicht weit kommen. Was ein Task-Tracker sein wird, hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab. Wir haben Erfahrung mit vielen Werkzeugen, darunter:

Jira - kann als Hauptaufgabenmanager für alle Abteilungen verwendet werden, die an der Arbeit am Produkt beteiligt sind.
Hansoft ist ein flexibles System, mit dem Sie Arbeitsprozesse und aufgewendete Zeit genau überwachen können.
Asana - ein einfaches Tool mit einer intuitiven Oberfläche, das für kleine Teams praktisch ist;
Trello - eine noch einfachere Option, das gute alte "Board" für die Durchführung von Aufgaben;
Google Sheets ist in Bezug auf Einfachheit und Zugänglichkeit führend in unserer Liste. So können Sie den Prozess der Nachverfolgung von Aufgaben für sich selbst anpassen, verschiedene Formeln und Diagramme verwenden und Dokumente für eine bequemere Wahrnehmung von Informationen formatieren.

Den Kontakt halten

Team Info Field und gegenseitige Unterstützung

Nachdem Sie sich zu Hause an Computer gesetzt haben, werden Ihre Mitarbeiter langsam vergessen, dass sie ein Team sind. Jetzt können Sie sich nicht an einen Kollegen wenden und in der Pause niemanden treffen, sodass jemand einen Mangel an Informationen verspürt. An einem entfernten Standort ist es besonders wichtig, dem Team Aufgaben zu geben, die es ermutigen, miteinander zu kommunizieren. Wir sollten versuchen, ein gemeinsames Informationsfeld zu organisieren, damit jeder an der Diskussion über Arbeitsthemen teilnehmen kann. Videokonferenzen sind dafür gut geeignet, was zu mehr Engagement, produktiver und einfacher Kommunikation beiträgt.

Es ist ziemlich schwierig, eine Person nicht zu sehen und sich über ihren Zustand zu informieren. Wenn der Mitarbeiter nicht daran gewöhnt ist, über seine eigenen Schwierigkeiten zu berichten, bleibt der Manager möglicherweise im Dunkeln und kann eine Verschärfung der Situation nicht verhindern. Stellen Sie Ihre Untergebenen auf maximale Offenheit ein und informieren Sie sich gegebenenfalls über Ihre Hilfsbereitschaft. Nehmen Sie am Leben des Teams teil, vergeben Sie persönliche und allgemeine Anrufe. Je ausgeprägter Ihre Präsenz ist, desto besser wird sich der Mitarbeiter unterstützt fühlen (aber gehen Sie nicht zu weit!).

Sie dürfen keine emotionale Isolation und Distanzierung eines Mitarbeiters zulassen, da Sie Gefahr laufen, anstelle eines Teams eine Gruppe entfremdeter Personen zu bekommen, die nicht an der Qualität der geleisteten Arbeit interessiert sind. Organisieren Sie einen Raum für informelle Kommunikation in einem Team - Chatrooms zum Überfluten von Instant Messenger, Gruppen in sozialen Netzwerken mit Unternehmens- oder Abteilungsnachrichten - und erzählen Sie ihnen beispielsweise, was letzte Woche getan wurde oder in der nächsten Woche getan wird, tauschen Sie Memes aus. Wenn Sie kundenspezifische Lösungen mögen, können Sie noch weiter gehen - moderne Technologien ermöglichen es Ihnen sogar, das Internetradio eines Unternehmens zu organisieren.

Online-Kommunikationsregeln

In der Fernarbeit nimmt die Bedeutung der Internetkommunikation zeitweise zu. Es ist wichtig, mit dem Team zu diskutieren, um die unterschiedlichsten Formen der Interaktion zu regulieren, die es jedem ermöglichen, im selben Informationsfeld zu bleiben, sich zu beteiligen - und sich nicht gegenseitig in die Arbeit einzumischen. Hier sind einige Regeln, die Sie vielleicht nützlich finden.

Behalten Sie die Ordnung in den Chats bei, suchen und verwenden Sie den für Sie geeigneten Messenger, erstellen Sie Listen mit Gesprächen und Kontakten, um sich nicht in der erhöhten Anzahl von Kanälen zu verlieren.
Denken Sie über alternative Kommunikation nach und wann Sie sie verwenden sollten. Mitarbeiter sollten in der Lage sein, einen Kollegen auf einem Mobiltelefon oder einem Telefon zu Hause anzurufen, wenn sie keine Nachrichten beantworten oder wenn es einfacher ist, die Angelegenheit mündlich zu besprechen.
Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter über alles verfügt, was für Videoanrufe erforderlich ist (Kopfhörer, Kamera). Unterschätzen Sie dieses Kommunikationsformat nicht: Es gleicht das Fehlen nonverbaler Signale - Gesten, Mimik - aus und verringert die Wahrscheinlichkeit einer mehrwertigen Interpretation, die häufig während der Korrespondenz auftritt.
Wenn wir in einem Chat beharrlich auf einen Kollegen klopfen oder versuchen, ihn dringend zu erreichen, können wir möglicherweise nicht sehen, wie mehrere Personen gleichzeitig auf ihn klopfen und Aufmerksamkeit fordern, und der Kollege selbst ist katastrophal beschäftigt. Verwenden Sie beispielsweise Status in Instant Messenger oder Google Kalender - jedes Tool, mit dem Sie die gegenseitige Beschäftigung berücksichtigen können.

Wir verwenden verschiedene Kommunikationsmittel:

Google Hangouts - Für Videoanrufe mit Mitarbeitern in mehreren Abteilungen. Sehr praktisch, da eine Synchronisierung mit Google Kalender erfolgt, sodass jeder sehen kann, wann ein Meeting geplant ist.
Slack - für schnelle ungeplante Anrufe;
Zwietracht - für die kontinuierliche Interaktion mit dem Team. Wenn Sie im "Raum" sitzen, können Sie sich jederzeit mündlich an einen Kollegen wenden. Dieses Format erzeugt den Effekt der Präsenz und erhöht den Teamgeist.

Qualitätskontrolle

Das udalenka-Format wirft unweigerlich Fragen zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität und der Qualität ihrer Arbeit auf. Der Manager befindet sich in einer Situation, in der er sich nicht einfach im Büro umsehen und die Geschäftigkeit seiner Untergebenen überprüfen kann - wer arbeitet und wer irgendwo verschwunden ist. Er hat einen völlig verständlichen Wunsch, die Kontrolle zu verschärfen, aber dieser Wunsch sollte zurückgehalten werden, da er die Arbeit von Untergebenen verhindern kann.

Es gibt Programme, die tagsüber Analysen vom Desktop auf dem Computer des Mitarbeiters erfassen, z. B. Screenshot Monitor. Sie können nützlich sein, wenn die Löhne stündlich sind und der Manager wissen muss, ob eine Person ihre Stunden verbringt oder trainiert. Darüber hinaus können Sie mit solchen Tools rechtzeitig reagieren, wenn ein Mitarbeiter einen schwerwiegenden Fehler macht oder seine Leistung abnimmt - im Allgemeinen, wenn Hilfe benötigt wird.

Nach unserer Erfahrung ist die Wirksamkeit solcher Tools jedoch nicht eindeutig: Sie demotivieren manchmal, insbesondere Vertreter kreativer Berufe. Wir empfehlen nicht, zusätzliche Arten der Berichterstattung einzuführen oder von Personen zu verlangen, ihre Anwesenheit am Arbeitsplatz ständig zu bestätigen. Es ist besser, von folgendem Gedanken auszugehen: Wenn die Qualität des Ergebnisses keine Fragen aufwirft, können wir davon ausgehen, dass die Verpflichtungen gegenüber dem Arbeitgeber erfüllt sind.

Zusammenfassung

Wie kann man nichts Wichtiges verpassen? Wir bieten eine kleine Checkliste an.

Das Team befindet sich im selben Informationsfeld - dank regelmäßiger Telefonanrufe, allgemeinem Mailing und Chat in Messenger.
Jeder erscheint unverzüglich am Arbeitsplatz - dies kann durch Aktivitäten im allgemeinen Chat oder während der täglichen Morgenanrufe verfolgt werden.
, . -, , . .
-. , , , .
. , , . .

Das wichtigste Zeichen, das Ihnen hilft zu verstehen, dass der Übergang zu einem Remote-Standort erfolgreich war, ist jedoch Folgendes: Die Hauptprozesse werden weiterhin ausgeführt, und die Effektivität des Teams nimmt nicht ab. Es ist interessant festzustellen, dass viele Mitarbeiter, die zu Hause arbeiten, eine noch höhere Produktivität aufweisen als im Büro. Natürlich hat die Udalenka sowohl Vor- als auch Nachteile, aber es gibt nichts zu behandeln. Viel Glück