👦🏾 🌝 🍼 Wie wir den Betrieb von ABBYY-Büros während der Quarantäne technisch unterstützen 🏩 ◼️ 🚣🏼

Habr, hallo! Mein Name ist Oleg und ich bin verantwortlich für den IT-Service in der ABBYY-Unternehmensgruppe. Vor mehr als einem Monat begannen ABBYY-Mitarbeiter auf der ganzen Welt, nur zu Hause zu arbeiten ~~und zu leben~~ . Keine Freiflächen und Geschäftsreisen mehr. Hat sich mein Job geändert? Nein. Obwohl eigentlich ja, aber es hat sich vor 2-3 Jahren geändert. Und jetzt bieten wir die Arbeit von Büros in 13 Ländern auf die gleiche Weise wie zuvor an. Es ist nur so, dass wir es jetzt zu Hause tun - in der Küche, auf dem Sofa oder auf dem Balkon, und im Büro ist nur eine Person im Dienst. Hier ist er übrigens:

Heute werde ich darüber sprechen, welche Aufgaben der ABBYY-IT-Service jetzt lösen muss, wie uns die Beamten in den Büros retten, warum MS-Teams und Zoom jetzt unser Alles sind und vieles mehr. Willkommen bei Katze.

Es war einmal vor der Quarantäne ...

Vor 5-7 Jahren war ABBYY ein Unternehmen, das sich auf die Entwicklung der internen Infrastruktur konzentrierte. Wir haben ein wenig Cloud-Produkte verwendet - wir haben versucht, Anwendungen in uns selbst bereitzustellen, und daher war der Zugriff von außen auf sie schwierig. Aber die Zeiten haben sich geändert ...

Cloud-Produkte entwickelten sich viel schneller und boten mehr Flexibilität und Funktionsvielfalt. Und jetzt ist es oft einfach unmöglich, Analoga mit On-Premise-Funktionen zu finden.

Die Mitarbeiter brauchten Mobilität. Vertrieb und Marketing sind ständig auf Geschäftsreisen, reisen um die Welt, gehen zu Meetings - sie benötigen lediglich jederzeit und überall Zugriff auf Unternehmenssysteme.

Auch die Generation der Menschen hat sich verändert. Neue junge Mitarbeiter arbeiten lieber in Coworking, Cafés, von zu Hause aus. Mobilität ist ihnen wichtig. Deshalb haben wir technisch ein Arbeitsumfeld geschaffen, das dem des Alltags ähnelt. Kollegen fühlen sich viel wohler, wenn sie nicht zwischen dem Büro und einem anderen Ort wechseln müssen, an dem sie arbeiten können.

Jetzt sind internationale Niederlassungen von ABBYY in 13 Ländern von den USA bis nach Australien geöffnet. Und es ist viel bequemer, eine gemeinsame Cloud-Infrastruktur zu haben, als durch interne Dienste an einen bestimmten Standort gebunden zu sein.

Vor einigen Jahren haben wir unsere Strategie überarbeitet und begonnen, Cloud-Anwendungen aktiv für die Arbeit zu nutzen. Zum Beispiel mögen wir Office 365 - MS Teams, OneDrive, SharePoint und andere.

Dies bedeutet nicht, dass alle Mitarbeiter auf Cloud-Lösungen angewiesen sind. ABBYY verfügt über eine umfangreiche interne Infrastruktur. Beispielsweise nutzen Entwickler lokale Einrichtungen zum Trainieren neuronaler Netze. Ich würde sagen, dass wir Cloud-Produkte und unsere eigene interne Infrastruktur von etwa 50 bis 50 verwenden.

Über die Popularität von RDP

Wir durften immer remote mit dem internen Netzwerk arbeiten, und jeder wählte die für ihn geeignete Methode. Diejenigen, die eher im Büro sind, bevorzugen RDP (Remote Desktop). In der Regel hat jeder seine eigene Ausrüstung zu Hause: Sie ist nicht immer leistungsstark und kann von der ganzen Familie verwendet werden. Und bei der Arbeit - ein moderner Computer, der konfiguriert und mit allem verbunden ist. Daher ist es von zu Hause aus bequemer, eine Verbindung zu RDP herzustellen und zu arbeiten, ohne auf das zu achten, was Sie auf einem PC haben.

Für das Büro in Moskau (das Forschungs- und Entwicklungszentrum, die Büros von ABBYY Russia und ABBYY Emerging Markets befinden sich hier) hatten wir normalerweise immer zwei RD-Gateways für die Fernverbindung, die sie bewältigten. Aber jetzt ist diese Verbindungsmethode sehr beliebt geworden. Um die Last auszugleichen, stellte der IT-Service zwei weitere zusätzliche Gateways bereit. Dies ist wahrscheinlich die einzige Infrastrukturänderung, die wir seit März vorgenommen haben.

Im Folgenden werde ich Statistiken über das Moskauer Büro von ABBYY bereitstellen, da hier mehr als 800 Personen arbeiten und die Daten am aussagekräftigsten sind.

VPN

Es gibt Kollegen, die es gewohnt sind, mit VPNs zu arbeiten. Jetzt haben viele Firmengeräte mit nach Hause genommen. Meist nahmen sie Laptops und Monitore mit. Wenn Sie ständig remote arbeiten, ist ein weiterer großer Monitor viel praktischer. Wir haben keine zusätzliche Ausrüstung für Mitarbeiter gekauft.

Teilnehmer

Selbst eine Quarantäne ist ohne Mitarbeiter im Büro nicht möglich. Wir haben zwei Systemadministratoren ernannt - Yura und Stas. Jeder von ihnen arbeitet eine Woche im Büro, eine Woche - von zu Hause aus. Die Jungs haben einen regelmäßigen Zeitplan - von 10 bis 19.

Sie helfen, technische Probleme zu beseitigen, mit denen Mitarbeiter konfrontiert sind. Wir haben eine Menge Ausrüstung und sie bricht manchmal. Meistens hat jemand einen Computer-Freeze. Eine Festplatte stürzt ein paar Mal pro Woche ab, etwas brennt aus, Sie müssen es ändern, reparieren.

Es gab mehrere Fälle von Stromausfällen, was bedeutet, dass jemand Computer neu starten muss, da Mitarbeiter dies nicht remote tun können. Im Allgemeinen werden 90% ihrer Zeit für die Wartung von Bürogeräten aufgewendet.

Es gibt einige ungewöhnliche Aufgaben, die Dienstoffiziere während der Quarantäne zu erledigen begannen.

Legen Sie Papier in Drucker ein und nehmen Sie gedruckte Dokumente heraus. Dies ist für Mitarbeiter erforderlich, die eingehende Dokumente verarbeiten und von Heimcomputern auf einem funktionierenden Drucker drucken. Wenn sie ins Büro zurückkehren, nehmen sie sofort alle Dokumente weg und drucken keine 100500 Seiten. Das war natürlich später möglich, aber wir helfen den Kollegen, den üblichen Prozess nicht zu ändern - jetzt gibt es so viele ungewöhnliche Dinge.
Wir haben Scanner und Drucker verpackt und zu Kollegen transportiert, die sie bei der Arbeit brauchten. Einer der Angestellten, die sich in die Hütte zurückzogen, wurde dabei unterstützt, das Kabel so anzuschließen, dass er über ein stabiles Internet verfügte.

Übrigens hilft die mobile Anwendung ABBYY FineScanner AI auch dabei, Dokumente zu scannen, darin enthaltenen Text zu erkennen, Signaturen zu erstellen, Dateien in 12 gängige Formate zu konvertieren und vieles mehr. Bis einschließlich 31. Juli gewähren wir Premium-Zugang zu ABBYY FineScanner AI.

Und am Wochenende?

Am Wochenende sind keine Mitarbeiter im Büro. Wir haben mit unserem Systemadministrator vereinbart, der in Otradnoye (wo sich unser Büro befindet) lebt. In diesem Fall wird er kommen und helfen. Und seine Hilfe hat sich als nützlich erwiesen: Am Wochenende gab es mehrere Fälle von Stromausfällen. Es war notwendig, den Betrieb der Geräte wiederherzustellen.

Geht vorbei

Für alle Mitarbeiter, die zur Quarantäne ins Büro kommen müssen, haben wir im März Ausweise für mos.ru ausgestellt. Wenn Sie jetzt arbeiten müssen, erstellt der Mitarbeiter auch einen Pass mit einem QR-Code. Die Möglichkeit, ins Büro zu kommen, bedeutet jedoch nicht, dass Kollegen jeden Tag dorthin gehen. Normalerweise gibt es im Gebäude nur einen Begleiter. Der Rest darf nur im Notfall kommen.

In Büros in anderen Ländern

In anderen ABBYY-Büros ist die Situation im Allgemeinen dieselbe: Sie sind geschlossen, und die Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus und verwenden dieselben Tools. Zum Beispiel gibt es im amerikanischen Büro nicht einmal einen diensthabenden Beamten. Der lokale Systemadministrator hat bereits vor der Quarantäne einen Teil der Ausrüstung aus dem Lager übernommen. Wenn ein neuer Mitarbeiter herauskommt, sendet er den konfigurierten Laptop einfach per Post.

So bleiben Sie in Kontakt

Jetzt ist die Belastung der Kommunikationskanäle im Vergleich zu der Zeit, als die Leute im Büro arbeiteten, sogar gesunken. Der Hauptverkehr - Herunterladen von Dateien und Ansehen von Videos - erfolgt jetzt über Heimanbieter. Eine Kanalerweiterung war nicht erforderlich, obwohl wir dies für dieses Jahr geplant hatten.

In der Quarantäne haben wir zunächst die Regeln für die Wiederherstellung der Kommunikation sorgfältig überprüft. Wir haben mehrere Überwachungstests hinzugefügt, ein Schema für den Wechsel zu Sicherungskanälen ausgearbeitet und die Regeln für den Lastausgleich untersucht.

Wie kann die Sicherheit an einem Remotestandort gewährleistet werden?

Das wichtigste war zweifellos die Sicherheit. Darauf haben wir uns aber auch vorbereitet. Vor einem Jahr wurde die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeführt. Ich denke, dies ist eines der notwendigen Dinge, wenn Menschen viel außerhalb des Unternehmensumfelds arbeiten. Und das ist so, dass man es nicht schnell sagen kann. Der Zugriff auf Unternehmensressourcen erfordert jetzt zwei Faktoren. Wenn jemand in den Remote-Arbeitsmodus wechseln möchte, ist dies ein Muss für die Informationssicherheit.

Wir sehen, wie Betrüger versuchen, Anmeldeinformationen zu erhalten. Dies sind hauptsächlich Phishing-Angriffe. Obwohl E-Mails geschützt sind, kann Phishing technisch nicht vollständig verhindert werden. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter selbst verstehen, dass sie nicht auf verdächtige Links klicken oder Dateien aus Nachrichten öffnen müssen, die sie nicht erwartet haben. Zu diesem Zweck haben wir ein Webinar für Mitarbeiter durchgeführt und uns daran erinnert, was in solchen Situationen zu tun ist. Jetzt ist ein sehr guter Zeitpunkt für solche Webinare, da Menschen in einer ungewöhnlichen Situation gesammelt, konzentriert, offener für Informationen sind und diese besser wahrnehmen.

Wir haben auch auf einfache Regeln für die Arbeit von zu Hause aus geachtet, zum Beispiel die Notwendigkeit, die Arbeitssitzung auszuschalten, den Computer beim Verlassen zu sperren, Konten aufzuteilen: Sie arbeiten unter einem, das Kind spielt unter einem anderen. Dies ist sehr wichtig, da das Kind sieht, wie Vater oder Mutter an die Tastatur klopfen, und es auch tun möchte. Er wird kommen, klopfen, aber wir wissen nicht, worauf er klopfen wird und in welchem Programm er die Daten löschen oder ersetzen wird.

Wir haben Kollegen auch gebeten zu überprüfen, wie sie ihr Heim-Internet konfiguriert haben, wie das Passwort lautet und ob es überhaupt existiert. Natürlich haben sie reserviert: Wenn eine Person nicht versteht, was zu tun ist, ist es besser, dies nicht zu tun. In Kontakt zu bleiben ist viel wichtiger. Sie baten die Mitarbeiter auch, die WLAN-Router zu Hause zu überprüfen. Einige wurden sogar empfohlen, etwas anderes zu kaufen, weil sie über eine so alte Ausrüstung verfügten, dass sie nicht mit den aktuellen Geschwindigkeiten der Anbieter arbeiten konnten.

Über die beliebtesten Anwendungen auf der Fernbedienung

Sie haben wahrscheinlich bereits vermutet, dass dies Kommunikationsmittel sind. Da wir Office 365 verwenden, kommunizieren Mitarbeiter über den Team-Messenger sowohl untereinander als auch mit externen Personen. Er hat sich perfekt bewährt.

Die Anzahl der Gruppennachrichten, die von Mitarbeitern aller Büros an Teams gesendet wurden, hat zugenommen:

Vom 21. Februar bis 20. März haben wir> 689.000 Nachrichten gesendet.
Vom 21. März bis 19. April haben wir> 1 Million Nachrichten gesendet.

Die Anzahl der Anrufe wurde erhöht (eins zu eins):

Vom 21. Februar bis 20. März waren es 11,5 Tausend.
Vom 21. März bis 19. April -> 16 Tausend.

Neben Teams verwenden wir auch Zoom, da die Audio- und Videoqualität in diesem Service zu den besten auf dem Markt zählt. Darüber hinaus bietet Ihnen Zoom die Möglichkeit, die Konferenz anzurufen und eine Verbindung per Telefon herzustellen.

Bis zum 15. März hat die Anzahl der Besprechungen bei Zoom fast 100 pro Tag nicht überschritten, und ab der zweiten Monatshälfte haben wir bei ABBYY begonnen, diesen Service aktiver zu nutzen:

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Im April war fast jeder Arbeitstag bei Besprechungen bei Zoom von 100 und mehr:

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Jetzt gibt es viele Unzuverlässigkeitsnachrichten im Internet Zoomen Es ist keineswegs überraschend, dass dem beliebtesten Instrument jetzt solche Aufmerksamkeit geschenkt wird. Wir stehen mit unseren Vertretern von Zoom in Kontakt und sehen, wie ernst das Unternehmen alle Funde nimmt. Wir haben auch verschiedene Maßnahmen ergriffen. Die einfachste und effektivste davon ist das Verbot, Besprechungsaufzeichnungen im Cloud-Speicher zu speichern.

Internet-Sicherheit ist in erster Linie die Aufmerksamkeit des Mitarbeiters. Wir glauben, dass Zoom damit fertig wird, und diese Situation wird diesen Service nur noch stärker machen.

Die Grafik zeigt, wie in der zweiten Märzhälfte die Zahl der Teilnehmer an Meetings bei Zoom zu wachsen begann. Wie die Anzahl der Minuten.

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Im April setzte sich der Trend fort und mehr Mitarbeiter nahmen an Zoom-Webinaren und -Treffen teil.

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Für uns sind Zoom und Teams doppelte Dienste. Das Vorhandensein von zwei Kommunikationsinstrumenten ist jetzt wahrscheinlich erforderlich, da die Telekommunikationslast enorm ist. Es gab Fälle, in denen einer der Dienste im ungünstigsten Moment ausfiel, dann riefen die Mitarbeiter schnell einen anderen Dienst an und arbeiteten weiter.

Darüber hinaus sind dies auch Kommunikationsmittel. Es ist wichtig, dass die Menschen jetzt in Kontakt bleiben. Die meisten Anrufe bei ABBYY werden mit eingeschalteten Kameras getätigt. Als ich im Büro arbeitete, schien ich die Kamera nicht einzuschalten. Jetzt, in welcher Form auch immer, schalten Sie es immer ein. Fast immer.

Anstelle einer Schlussfolgerung

Die technische Vorbereitung des Unternehmens auf die Arbeit an einem entfernten Standort ist nicht in wenigen Tagen möglich. Dies ist besser im Voraus vorbereitet. Wir haben vor langer Zeit mit der Umstellung auf Cloud-Services begonnen, weil wir unseren Mitarbeitern helfen wollten, mobiler zu sein. Wie sich herausstellte, ist diese Mobilität jedoch auch in Situationen nützlich, in denen Quarantäne angekündigt wird.

Wahrscheinlich haben wir jetzt alle unsere Arbeitskosten für den Übergang und den Wechsel der Infrastruktur von intern zu extern wieder hereingeholt, weil die Leute ihre Ausrüstung mitgenommen, Büros verlassen, zu ihren Häusern und Hütten gegangen sind ... und nichts hat sich geändert.

Vielen Dank für die Fotos für den Beitrag an unseren Systemadministrator Yura Anikeev.

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