Ordnerfreigabe in der Zimbra Open-Source Edition

Freigegebene E-Mail-Ordner sind eine der gefragtesten Funktionen für geschäftliche E-Mails. Diese Funktion ermöglicht es mehreren Personen, Briefe zu lesen, die gleichzeitig in dasselbe Postfach fallen. Daher wird sie häufig bei der Organisation der Arbeit in den Abteilungen Vertrieb und technischer Support verwendet. Auf Wunsch unseres Lesers sprechen wir darüber, wie die Funktion von freigegebenen E-Mail-Ordnern in Zimbra OSE funktioniert und in welchen Fällen sie verwendet werden sollten.


1. Das einfachste und häufigste Szenario für die Verwendung freigegebener E-Mail-Ordner in Zimbra OSE ist ein freigegebenes Postfach für eine gesamte Abteilung. Nehmen wir zum Beispiel ein Unternehmen mit einer Verkaufsabteilung von fünf Mitarbeitern und einem einzigen Postfach sales@zimbra.cloud.loc, das Anfragen und Fragen von Kunden erhält. Die Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter der Abteilung Zugriff auf eingehende Briefe in dieser Mailbox haben. Es wird davon ausgegangen, dass Mitarbeiter anschließend über ihre persönlichen Postfächer mit Kunden korrespondieren.



Um dies zu erreichen, reicht es aus, jedem Mitarbeiter einfach allgemeinen Zugriff auf den Posteingangsordner im Postfach sales@zimbra.cloud.loc zu gewähren. Dies geschieht wie folgt. Im Webclient müssen Sie sich mit dem Konto sales@zimbra.cloud.loc anmelden und alternativ jedem Mitarbeiter in der Verkaufsabteilung Zugriff auf den Posteingangsordner gewähren. Wenn Sie Zugriff gewähren, können Sie die Rechte auswählen, die der Benutzer für diesen Ordner haben wird. Für einen normalen Mitarbeiter wäre es vernünftig, nur Zugriff auf das Lesen von Daten aus einem Ordner und auf den Abteilungsleiter für dessen vollständige Verwaltung zu gewähren.



Wenn Zugriffsrechte für Mitarbeiter erteilt werden, erhält jeder von ihnen einen Brief in der E-Mail mit dem Vorschlag, einen freigegebenen Ordner zur Liste der Ordner in seinem Postfach hinzuzufügen. Nachdem das Angebot angenommen wurde, verfügt der Mitarbeiter über einen freigegebenen Ordner auf der linken Seite des Webclients. Nach dem Bestehen kann der Mitarbeiter die eingehenden E-Mails in der Mailbox sales@zimbra.cloud.loc anzeigen und mit diesen Briefen arbeiten, als wären sie in seiner eigenen Mailbox angekommen.



Ein aufmerksamer Leser kann feststellen, dass sich dieser Ansatz nicht wesentlich von der üblichen Mailingliste unterscheidet, aber tatsächlich gibt es immer noch Unterschiede. Die wichtigste ist, dass Benutzer im Gegensatz zur Mailingliste sehen, ob jede der empfangenen E-Mails beantwortet wurde. Dies minimiert die Wahrscheinlichkeit, dass der Benutzer zwei oder mehr Antworten von verschiedenen Managern auf eine gesendete Nachricht erhält.

2.Ein weiterer häufiger Anwendungsfall für die Verwendung freigegebener Postfächer ist der interne technische Support. Beispielsweise hat der technische Support eines Unternehmens mit vielen Abteilungen eine einzige E-Mail-Adresse TechSupport@zimbra.cloud.loc, an die Mitarbeiter ihre Bewerbungen senden. Natürlich ist es nicht möglich, alle eingehenden Anträge in einer Box zu sammeln und allen Mitarbeitern des technischen Supports Zugriff zu gewähren, da das Risiko erhöht ist, dass der richtige Spezialist im allgemeinen Ablauf an ihn gerichtete Anträge verpasst.



Mithilfe von Zimbra OSE-E-Mail-Filtern können Sie dies vermeiden. Sie überprüfen eingehende E-Mails auf Einhaltung aller Bedingungen und führen abhängig von den Ergebnissen der Überprüfung eine Aktion aus oder führen sie nicht aus. Aufgrund der Tatsache, dass Bewerbungen an Spezialisten aus einem begrenzten Personenkreis stammen, können Sie den E-Mail-Filter so konfigurieren, dass er automatisch eine eingehende Bewerbung basierend auf dem Namen des Absenders an den Ordner des entsprechenden Spezialisten sendet. Danach werden alle von Mitarbeitern eingegangenen Bewerbungen automatisch in verschiedenen Ordnern verteilt, und der Administrator muss den Spezialisten nur noch allgemeinen Zugriff auf die entsprechenden Ordner gewähren.



Das gleiche kann über die Kommandozeile erfolgen. Wie im Fall des Webclients müssen wir zuerst den Benutzerzugriffsrechten für den Ordner gewähren und ihn dann in das Postfach einbinden, auf das wir zugreifen möchten. Verwenden Sie den Befehl zmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc mfg "/ TechSupport1" Konto TechSupport1@zimbra.cloud.loc r, um Zugriff auf den Ordner zu gewähren . Das letzte Attribut im Befehl bedeutet die Rechte, die wir dem Benutzer gewähren. Zusätzlich zur Leseberechtigung ® können Sie Schreibzugriff gewähren (w), Unterordner erstellen (i), Einladungen annehmen (x), Elemente löschen (d) und verwalten (a). Sie können den Ordner mit dem Befehl bereitstellenzmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc cm "/ TechSupport1" TechSupport1@zimbra.cloud.loc "/ TechSupport1" .





Ein großes Plus dieser Option für die Organisation von Anwendungen für den technischen Support ist, dass sie sehr gut skaliert und mit allen E-Mail-Clients kompatibel ist. Beispielsweise kann das Anzeigen von öffentlichen Ordnern in Thunderbird konfiguriert werden. Damit der freigegebene Ordner in diesem E-Mail-Client angezeigt wird, müssen Sie sich bei Ihrem Konto anmelden und es so konfigurieren, dass E-Mails über IMAP empfangen werden. Als Nächstes müssen Sie den freigegebenen Ordner in den Kontoeinstellungen abonnieren. Anschließend wird der freigegebene Ordner in der allgemeinen Liste der E-Mail-Ordner angezeigt. Ebenso wird das Anzeigen von öffentlichen Ordnern in MS Outlook konfiguriert.





3.Darüber hinaus können öffentliche Ordner verwendet werden, um E-Mails zu delegieren, während ein Mitarbeiter nicht anwesend ist. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise in den Urlaub fährt, kann er seinem Kollegen Zugriff auf seine E-Mail-Ordner gewähren, der eingehende E-Mails anzeigen kann. In der Regel geht eine solche Delegierung eines Postfachs mit der Gewährung des Rechts einher, E-Mails im Namen des Benutzers zu senden, der Zugriff auf seine E-Mail-Ordner gewährt hat.

Dies erfolgt in den Kontoeinstellungen des Mitarbeiters, der in den Urlaub fährt, und kann auf zwei Arten erfolgen. Im ersten Fall handelt es sich genau um "Senden im Namen von", bei dem der Empfänger des Briefes sieht, dass eine andere Person mit ihm aus der Post der Person kommuniziert, an die er ursprünglich geschrieben hat. Im zweiten Fall ist es "Senden als", bei dem der Empfänger des Briefes einen Brief von der Person erhält, mit der er spricht, ohne zu erwähnen, was eine andere Person tatsächlich beantwortet hat.



Das gleiche kann in der Kommandozeile gemacht werden. Mit dem Befehl zmprov grr account TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc sendAs geben wir dem Benutzer TechSupport1 das Recht, als Benutzer von TechSupport2 auf Briefe zu antworten. Ebenso der Befehlzmprov grr account TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc sendOnBehalfOf nur anstelle des Rechts, eine E-Mail als Benutzer zu senden, geben wir dem Benutzer TechSupport1 das Recht, im Namen des TechSupport2-Benutzers auf Briefe zu antworten.

Selbst wenn ein Mitarbeiter kündigt oder in den Urlaub fährt, funktioniert sein Postfach weiterhin, sodass ein Teil der Geschäftsprozesse, die an den Mitarbeiter gebunden sind, und seine E-Mail nicht unterbrochen werden.

Bei allen Fragen zur Zextras Suite können Sie sich per E-Mail an katerina@zextras.com an den Vertreter der Firma "Zextras" Ekaterina Triandafilidi wenden