💅🏻 🧝 🤹🏻 Remote Tools: Wie der Missbrauch von Anwendungen uns fast 50.000 US-Dollar gekostet hat 🐲 ✋🏽 😸

Wir arbeiten seit 2013 remote und wissen, an welchen Orten Newcomer-Remote-Mitarbeiter ihre Köpfe schlagen. Artikel 5 der dummen Fehler, die wir gemacht haben, als wir nach den perfekten Bewerbungen für das Online-Büro gesucht haben.

Bonus am Ende: Ein Link zu einem Verzeichnis von Anwendungen für Remote-Arbeit.

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Unsere Firma heißt Ratio, wir beschäftigen uns mit kundenspezifischer Webentwicklung. Bis 2018 arbeiteten wir im Format „Büro in Moskau + Remote-Mitarbeiter in den Regionen“. Jetzt gibt es überhaupt kein Büro mehr, aber es gibt ein voll verteiltes Team von mehr als 20 Mitarbeitern.

Hier werden wir über unsere Fehler bei der Organisation eines Remote-Büros sprechen. Seien Sie versichert, in den kommenden Monaten werden viele Führungskräfte über dieselben Orte stolpern wie vor sieben Jahren.

Übrigens haben wir kürzlich einen Online-Katalog mit Anwendungen für Remote veröffentlicht. Am Ende des Artikels befindet sich ein Link: Sie können das Projekt selbst bewerten und Ihre Eindrücke in den Kommentaren teilen.

Fehler 1: Dokumente statt Wissensdatenbank

Bei Google Drive geht es um Einweg-Tablets und offizielle Zettel. Wenn Sie dort Formulare und Vorschriften speichern möchten , zu denen Sie immer wieder zurückkehren, ist es besser, sofort auf die Wissensdatenbank zu schauen: Notion , Coda , Confluence , Yandex.Wiki .

Im Leben eines jeden Unternehmens kommt eine Zeit, in der es Zeit ist, Erfahrungen und Prozesse zu erfassen - andernfalls werden Neulinge verrückt, wenn sie in Ihr Team aufgenommen werden. Aber wenn die Vorschriften 30-40 werden, müssen sie irgendwie strukturiert sein, sonst können Sie nicht schnell die richtige finden.

Einmal hat unser Manager eine halbe Stunde damit verbracht, eine Datei in Google Drive zu finden. Dann haben wir beschlossen, die gesamte Projektdokumentation an Notion zu übertragen. Diese scheinbar einfache Angelegenheit kostete das Unternehmen 20 Mannstunden. 20 bezahlte Stunden, um Dokumente neu zu organisieren.

Um den Fehler zu erkennen, haben wir auf der Grundlage von Notion die gesamte Managementinfrastruktur gesammelt - Projekte, Personalmanagement, ein CRM-System und ein soziales Unternehmensnetzwerk. In Google Text & Tabellen würden wir das sicherlich nicht tun.

Fehler 2: Manager werden als Darsteller kontrolliert

In den ersten Monaten nach einem vollständigen Übergang zu einem Remote-Standort haben wir versucht, die Kosten für Managementaufgaben genau zu berechnen. Ha!

Der quadratisch verschachtelte YouTrack mit klarer TK, Fristen und Schätzungen ist ideal für Entwickler. Mit dem gleichen Tool für Manager stießen wir schnell auf Probleme - Aufgaben wurden vom Bulldozer geschätzt, Termine wurden ständig gebrochen und die Menschen litten. Perfektionistische Hölle: kein Gefühl der Vollendung, nichts funktioniert so, wie es sollte.

Es ist klar, dass eine solche Kontrolle nutzlos war. Die erledigten Aufgaben wurden gesammelt und dann auf einmal markiert - die Manager verwendeten YouTrack nicht , um den Arbeitstag zu organisieren. Der genaue Produktivitätsverlust ist schwer zu messen, aber es ist klar, dass sie riesig waren.

In einer solchen Situation ist es sinnvoll, Manager an einen separaten Standort zu verlegen, an dem weniger Felder ausgefüllt werden müssen und mehr Freiheit besteht. Normalerweise ähnelt diese Site eher einer erweiterten Aufgabenliste als einem Tracker.

Zuerst stöberten wir in Asana , entschieden uns dann aber, doppelte Anwendungen aufzugeben und wechselten zu Notion . Es gibt überhaupt keine klaren Vorlagen: Jeder Manager erledigt Aufgaben so, wie es ihm passt. Außerdem haben wir Notion sofort in Slack integriert - dies hat uns vor unnötiger Kommunikation bewahrt. Berichte über erledigte Aufgaben werden jetzt automatisch gesendet.

Fehler 3: Freigabe statt Unternehmensspeicher

Zuerst haben wir die Dateien nach Bedarf geteilt: In Telegrammen haben wir uns gegenseitig entleert oder auf persönliche Laufwerke hochgeladen. Designer haben Figma noch nicht verwendet, alle Arbeiten gingen in Photoshop - Dateien wurden häufig übertragen, gingen aber noch häufiger verloren.

Drei- oder viermal haben wir bei Projekten Betriebszeit verloren, wir mussten die Schnittstellen erneut zeichnen. Wiederholen Sie unsere Fehler nicht und verwenden Sie sofort Google Drive , Box , Dropbox oder Yandex.Disk .

Fehler 4: Passwörter in Aufgabenbeschreibungen

Cybersicherheitsprobleme haben uns zunächst nicht gestört. Passwörter wurden dort gespeichert, wo sie normalerweise benötigt werden - in Aufgaben und Projektkarten. Dieser Ansatz hat uns fast 50.000 US-Dollar gekostet.

Es war wie folgt : Wir wären fast in die NDA eingestiegen , weil YouTrack festgefahren war und es Suchmaschinen ermöglichte, ihre Innereien zu indizieren. Wir hatten alles da: Logins, Passwörter, alle sensiblen Daten. Der Kunde bemerkte ein Leck und gab uns einen Hut.

YouTrack-Entwickler haben den Fehler korrigiert. Wir konnten dem Kunden zustimmen, aber nach dieser Geschichte vertrauen wir keinen Passwörtern für Dienste, die nicht auf Cybersicherheit spezialisiert sind. Jetzt hat das Unternehmen einen geschlossenen Informationskreislauf und verwirrte Regeln: Alle Anmeldungen / Passwörter sind in 1 Passwort , wir tauschen keinen Zugriff in Chats aus, wir speichern sie nicht in Produktionsanwendungen .

Fehler 5: Kostenloses Open Source

Seit einigen Jahren haben wir Slack für das gesamte Team bezahlt . Gruppenanrufe sind dort praktisch, die Bildschirmfreigabe ist funktionsfähig - es war cool, als sie eine Funktion zum Zeichnen über den Bildschirm des Gesprächspartners hinzufügten. Im Jahr 2017 reduzierte unser Ankerkunde (ein Drittel des Umsatzes) das Auftragsvolumen aufgrund von Geschäftsproblemen. Wir mussten Knochen schneiden, einschließlich des Büros.

Hier haben wir die Welt der kostenlosen Software mit vollem Funktionsumfang entdeckt. Wir haben bei einer Reihe von Rocket.Chat + Jitsi Meet als Dialer angehalten - beide Produkte sind auf ihren eigenen Servern installiert, was völlig zu uns passt. Die Schnittstelle ist schief, aber wir sind harte Encoder - Funktionen sind am wichtigsten. So kam es uns zumindest vor.

Wir haben 20 Stunden Management und 20 Stunden Entwicklung für die Bereitstellung, das Testen und die Implementierung neuer Anwendungen aufgewendet und dann angefangen, auf natürliche Weise zu spucken. Rocket.Chat war fehlerhaft, Benachrichtigungen kamen nicht rechtzeitig an und insgesamt gab es ein unangenehmes Gefühl: Um zu arbeiten, mussten wir buchstäblich durch eine unbequeme Oberfläche waten.

Infolgedessen haben wir auf die kostenlose Version von Slack ohne vollständigen Chat-Verlauf und Google Meet zum Anrufen umgestellt . Dennoch erwies sich die Startversion eines kostenpflichtigen Produkts als besser als eine völlig kostenlose Lösung. Der verkürzte Nachrichtenverlauf wurde sogar zu einer Gelegenheit, die Disziplin im Team zu verbessern. Alle wichtigen Projektinformationen sollten in Notion und nicht in Chatrooms gespeichert werden.

Wählen Sie Werkzeuge mit Bedacht aus

Das Wichtigste in einem verteilten Team sind nicht Anwendungen, sondern Rituale und Personen - nicht jeder ist für einen entfernten Standort geeignet, und die verbleibenden müssen regelmäßig miteinander verklebt werden. Anwendungen sind zweitrangig, aber ohne sie können Sie keinen guten Workflow organisieren.

Wir haben kürzlich Remote gestartet, ein kostenloses Verzeichnis von Anwendungen für Remote-Arbeiten. Schauen Sie vorbei, um die richtigen Dienstleistungen für Ihr Büro zu finden. Wählen Sie mit Bedacht und wiederholen Sie nicht die Fehler, die hinter uns liegen.

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Wir haben auch ein Aufkleberpaket für die Kommunikation in einem Remote-Team erstellt:
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