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Eine Konferenz online verschieben: InnerSource Commons Summit Experience

Selbstgemachte Hausschuhe, T-Shirts und lange Zoomringe sind in diesem Frühjahr in Mode. Auch die Konferenzaktivitäten halten mit den Trends Schritt. Große russische IT-Events gehen an Online- und internationale Giganten, die traditionell an den Standorten von Tausenden von Besuchern gesammelt haben, werden nun mit virtuellen Koronaviren besprüht . Wir bleiben auch nicht zurück, eine kleine Gruppe von Enthusiasten aus der InnerSource Commons- Community , die nach unseren Plänen die Probleme der Verwendung von Open Source-Ansätzen innerhalb der Organisation in Madrid für Paella diskutieren sollten, und jetzt organisieren wir zwischen den Berichten einen Wettbewerb für den köstlichsten Kuchen, der in der Mikrowelle hergestellt wird.

InnerSource Commons Summit

Laut Johannes Tigges, dem Autor des Kuchens und des Fotos, war es köstlich

InnerSource Commons ist eine kleine internationale Gemeinschaft von Menschen, die sich für das Thema InnerSource interessieren: Anwendung von Open Source-Prinzipien in einem Unternehmen. Das Thema ist interessant, komplex, erfordert Aufmerksamkeit und spezielle Ansätze. Viele Unternehmen wenden die Praxis an, und in jedem Fall ist der Weg zum Erfolg anders: Irgendwo entschied sich ein kleines Unternehmen für eine offene, ausgereifte Entwicklungskultur, in der Ingenieure untereinander in einer Ingenieursprache kommunizieren, irgendwo löst ein großes Unternehmen die Probleme einer übermäßigen Abhängigkeit zwischen Teams und Mitarbeitern mit Sprachbarrieren zwischen Geschäftsbereichen. Dies wird einmal alle sechs Monate offline diskutiert: einmal in Amerika und einmal in Europa. Dieses Mal konnten wir uns aus offensichtlichen Gründen nicht offline treffen. Um nicht die Gelegenheit zu verlieren, unsere Erfahrungen auszutauschen und zu sprechen, haben wir beschlossen, die Veranstaltung online zu übertragen.Ich werde diese Erfahrung teilen.

Wie gut es am Anfang war


Ein typisches Format für die Vorbereitung auf den Gipfel: Für ein paar Monate rufen wir einmal pro Woche an, planen ein fantastisches Wochenende, gefüllt mit nützlicher Kommunikation und spanischem Bier. Der Prozess ist wie bei erwachsenen Kindern: Berichte erhalten, mit Sprechern arbeiten, Teilnehmer registrieren, Sponsoren finden, Catering auswählen und ein Zimmer mieten. Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes - ein Raum für die Hauptberichte, der zweite kleinere für „Breakout-Sessions“ - Kammerdiskussionen. Die meisten an der Vorbereitung beteiligten Personen arbeiten aus der Ferne, während für die empfangende Partei (der Gipfel findet jedes Mal in einem neuen Land statt) mehr Arbeit geleistet wird. Gleichzeitig machen wir einen Ausfallzu einer großen Open Source-Konferenz, um über InnerSource zu sprechen. Wir haben allen Teilnehmern mitgeteilt, dass die Konferenz wie geplant in Madrid stattfinden wird. Eine Woche später, einige Wochen vor Beginn der Konferenz, wurden die Grenzen geschlossen, Flugzeuge hörten auf zu fliegen, das "Confinado" -Regime begann auf der ganzen Welt, wie die zu Hause sitzenden Spanier sagten.

Es versteht sich, dass es kein Offline-Ereignis geben kann und Sie online gehen müssen. Zunächst ändern wir das Format: Die drei ersten vollen Tage der Veranstaltung werden für vier Stunden zu zwei Tagen. Wie die Praxis gezeigt hat, ist es schwierig, die Aufmerksamkeit der Menschen stärker zu erhalten, die Besucher werden müde. Einige Lautsprecher fallen sofort ab, da sie nicht bereit sind, online zu gehen. Die Teilnahme an einem virtuellen Format implizierte eine Abweichung von der von der Community akzeptierten Regel der Chatham-Hausregelverspricht ein gewisses Maß an Privatsphäre, um die Öffentlichkeit zu vervollständigen. Die Berichtszeiten wurden verkürzt - statt 30-40 Minuten blieben 15 Minuten für die Präsentation für Präsentationen und 20 Minuten für die Haupt-Keynotes. Die Entscheidung ist riskant, aber was zu tun ist. Das Format der Reden wurde geändert - anstelle einer Live-Aufführung zeichneten die Sprecher den Videobericht im Voraus auf.


Teilnehmer am Kaffeetassenwettbewerb

Ein wichtiger Teil der Konferenz ist die Live-Kommunikation: Wenn dies nicht der Fall wäre, hätten Sie die Wiedergabeliste auf YouTube löschen können, und die Sache steckt im Hut. Dies hat Offline-Gipfel konzentriert. Dies wurde diesmal betont und, wie das Feedback nach der Veranstaltung zeigte, nicht umsonst. Alles begann mit der Eröffnung des Eingangs zur Konferenz 20 Minuten vor dem Start, wo sich die Leute kennen lernten und über freie Themen sprachen, und es passierte immer, mit Ausnahme der Zeit für Präsentationen. Ständig eingeschaltete Webcams der Teilnehmer gaben den Effekt persönlicher Präsenz.

Konferenzvorbereitungen


Die erste Aufgabe ist die Wahl der Plattform. Da vor Beginn der Konferenz nicht viel Zeit blieb, haben wir eine zuverlässige Option gewählt, die die Kriterien berücksichtigt:

  • Unterstützung für bis zu hundert Teilnehmer mit Video
  • Videoinhalte senden;
  • Chat und Moderation der Teilnehmer;
  • Aufteilung des Publikums in kleine Diskussionsräume.

Dann haben wir einen detaillierten Plan der Veranstaltung mit den Rollen aufgeschrieben, einen Marketingplan mit den vorbereiteten Tweets und Veröffentlichungen erstellt und ein Video der Reden und Beats erstellt. Wir haben Anweisungen für Teilnehmer und Redner gegeben und den Prozess einstudiert. Einladungen zum Kalender im Voraus gesendet.

Die Rollen waren wie folgt.

  • Der Gastgeber ist dafür verantwortlich, die Konferenz vom Wartezimmer aus zu betreten, die Teilnehmer auf die Diskussionsräume zu verteilen und den Plan zu befolgen.
  • MC (EMC oder Rädelsführer) - Parteiführer. Startet ein Gespräch zwischen den Teilnehmern, erklärt die Regeln, kündigt Sprecher an, streamt das Video und scherzt in den Pausen.
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Von den 80 Personen, die am ersten Tag anwesend waren, hielten 70 bis zum Ende durch. Die meisten Besucher aus Europa nahmen am Abend teil, für die Einwohner Amerikas war es Morgen und für ein paar Leute aus China - tiefe Nacht. Am zweiten Tag boten sie an, Freunde anzurufen, und versammelten etwas mehr als hundert Leute. Trotz der Einsamkeit und der Gesamtzahl der Teilnehmer war es nach den Bewertungen möglich, die Aufrichtigkeit des Offline-Formats aufrechtzuerhalten. Dies wurde durch interaktive Einsätze erreicht.

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Online ist schlimmer als offline. Nichts geht über persönliche Kommunikation. In der heutigen Realität haben Online-Veranstaltungen mit Schwerpunkt Kommunikation jedoch das Recht auf Leben. Im virtuellen Format gibt es einen harten Kampf um Aufmerksamkeit: Sie müssen mit Benachrichtigungen, YouTube und dem Wunsch konkurrieren, bei Verkäufen herumzusuchen, die nur einen Klick entfernt sind. Ohne das Format der Veranstaltung zu ändern, sind eintönige Vorlesungen unproduktiv. Laut Bewertungen haben wir es geschafft, es zu überwinden.

PS Wenn Ihr Unternehmen die Prinzipien von InnerSource verwendet, schreiben Sie bitte in PM oder auf die Kontakte im Profil.

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