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Wie man zusammenarbeitet, getrennt arbeitet

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Die Medien sind voll von Nachrichten über die epidemiologische Situation und Empfehlungen zur Selbstisolation.

Es gibt jedoch keine einfachen Empfehlungen für das Geschäft. Führungskräfte des Unternehmens standen vor einer neuen Herausforderung: Wie können Mitarbeiter an einen entfernten Standort versetzt und ihre Arbeit so aufgebaut werden, dass alles „wie zuvor“ mit minimalen Produktivitätsverlusten ist?

Was im Büro funktioniert hat, funktioniert unter entfernten Bedingungen oft nicht. Was kann getan werden, um sicherzustellen, dass verteilte Teams eine effektive Zusammenarbeit und Interaktion innerhalb und außerhalb des Teams aufrechterhalten?

Die Verfügbarkeit von Mobilkommunikation, schnellem Internet, praktischen Anwendungen und anderen modernen Technologien trägt im Allgemeinen dazu bei, viele Hindernisse zu überwinden und eine produktive Arbeit mit Partnern oder Kollegen aufzubauen.

Aber du musst dich vorbereiten.

Alles wird nach Plan verlaufen. Wenn er es ist


Fernarbeit erfordert eine spezielle Konstruktion interner Prozesse und Kommunikation. Und die Vorbereitungsphase kann viele Fragen und Probleme beseitigen, bevor sie auftreten.

Sowohl im Büro als auch bei abgelegenen Arbeitsbedingungen ist alles auf vier Säulen aufgebaut:

  • Planung
  • Organisation
  • Steuerung
  • Motivation

Zunächst müssen Sie und Ihr Team die richtigen Ziele festlegen, das Berichtssystem neu erstellen und die asynchrone und synchrone Kommunikation innerhalb des Teams korrekt kombinieren. Asynchrone Kommunikation besteht aus Briefen, Chats, aktualisierten Berichten und Kommunikationsoptionen, die keine sofortige Reaktion erfordern. Synchrone Kommunikation ist Echtzeitkommunikation mit schnellem Feedback.

Es ist sehr wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Planung bei Remote-Arbeiten Regelmäßigkeit erfordert. Es ist notwendig, ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und strategischen und operativen Aufgaben zu halten und das Arbeitstempo für vorrangige Aufgaben wöchentlich oder sogar täglich festzulegen. Die richtige Planung und Zielsetzung machen die Arbeit verständlich und helfen, Burnout zu vermeiden. Sie werden sich vom Prozess nicht isoliert fühlen.

Videokonferenzen: Das Werkzeug Nummer eins


Die Isolation entfernter Mitarbeiter ist eher informativ als sozial. Sie verpassen es nicht, neben jemandem zu sitzen (obwohl dies auf unterschiedliche Weise geschieht), sondern sorgen sich hauptsächlich um den Mangel an schnellem Zugang zu Informationen und Kommunikation mit Kollegen. Sie haben nicht die Möglichkeit, einem Kollegen eine Frage zu stellen und sofort eine Antwort zu erhalten, einen kleinen Sieg zu feiern oder eine Nachbesprechung durchzuführen, eine Brainstorming-Sitzung durchzuführen oder einfach über Pläne für das Wochenende zu plaudern.

Zum Teil wird dieser Mangel durch Videokonferenzdienste ausgeglichen.

Mit Videokonferenzen können eine oder mehrere Personen ein Gespräch in Echtzeit führen, entweder telefonisch oder über eine Online-Videokonferenzplattform. Anrufe sind ein synchroner Kommunikationskanal, können aber auch verwendet werden, wenn nur eine Person mit einer Gruppe spricht, beispielsweise um Webinare durchzuführen . Beispiele für solche Dienste: OVKS von MegaFon , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.

Leistungen:

  1. Videoanrufe vermitteln Intonationen, Emotionen, Gesichts- und andere verbale Signale des Gesprächspartners und helfen so, seine Stimmung zu klären und zu verstehen.
  2. Zusätzliche Informationen machen Nachrichten klarer, fügen emotionalen Inhalt hinzu und tragen zum Aufbau von Kommunikation und Vertrauen bei.

Nachteile:

  1. Zeitliche Koordination. Anrufe können nur in Echtzeit erfolgen, was den Kommunikationsprozess für ein Team erschwert, das auf verschiedene Zeitzonen verteilt ist.
  2. Der Kommunikationsverlauf ist in keiner Weise dokumentiert. Anrufe hinterlassen kein schriftliches Ergebnis.
  3. Deutung. Die Qualität der Kommunikation ist nicht für alle optimal (insbesondere für diejenigen, die im Land selbstisoliert sind). Wörter werden nicht immer richtig wahrgenommen.

Wann sollten Videokonferenzen verwendet werden?


  • Regelmäßige Treffen, eins zu eins und Gruppe
  • Team Mitapas
  • Planung und Brainstorming (am besten mit Video)
  • Beheben von Missverständnissen oder Umgang mit verschärften oder emotionalen Situationen aus anderen Kanälen (wie Mail, Chat)

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Teamarbeit an einem Remotestandort nicht produktiv genug ist, verschwenden Sie keine Zeit - versuchen Sie, die Situation zu ändern.

  1. Geben Sie tägliche Schecks mit dem Team ein.
  2. Befolgen Sie genau den Zeitpunkt und die Ziele des Meetings, schreiben Sie sie in die Einladung und erinnern Sie sie ganz am Anfang.
  3. Mach deine Hausaufgaben. Bereiten Sie sich auf das Meeting vor und schreiben Sie auf Papier, welche Ideen Sie zu diesem Meeting geführt haben, welche Erwartungen Sie an die Teilnehmer haben und welche Erwartungen sie an Sie haben.
  4. Bitten Sie die Teilnehmer, Rollen zu teilen (Notizen machen, Informationen bereitstellen, als Moderator des Meetings fungieren).
  5. Halten Sie keine Besprechungen für ein großes Team ab (mehr als 8 Personen).
  6. Vergessen Sie nicht, Ihre Besprechungen mit der Zeitzone der Teilnehmer zu synchronisieren.

Wenn alles zusammen: wie man Hauptversammlungen organisiert


Besprechungen aller Mitarbeiter des Unternehmens sind zu einer beliebten Möglichkeit geworden, Informationen auszutauschen.

Es gibt einige Tipps, wie Sie sie besser organisieren können:

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Wenn es um Brainstorming geht, ist es für verteilte Teams wichtig, ein gemeinsames digitales Tool zu verwenden. Sie können während einer Brainstorming-Sitzung Ideen sammeln, gruppieren und klassifizieren.

Hier sind einige wichtige Tipps, die Ihnen helfen, effektiv zu stürmen:

  1. Ein Remote-Team kann ein Tool für das kollaborative Projektmanagement auswählen, das die Kanban-Board-Funktionen unterstützt, mit denen viele Teams bereits vertraut sind, z. B. Trello.
  2. Eine Alternative könnte das von der Webinars- Plattform bereitgestellte Tool sein - ein Zeichenbrett, das jeder sieht und das von jedem Teilnehmer bearbeitet werden kann.
  3. Verwenden Sie die Abstimmungsoption, um zu bewerten, welche Idee am interessantesten umzusetzen ist. Alle Statistiken können später im CSV- oder XLSX-Format hochgeladen werden.

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  4. Die Erfahrung zeigt, dass es besser ist, Mitarbeiter vor einem Angriff zu warnen, damit sie Zeit haben, über Ideen nachzudenken. Wenn die Gruppe zusammenkommt, kommen die Teilnehmer nicht mit leeren Händen.

Bei korrekter Verwendung kann synchrone Kommunikation, wie z. B. Videoanrufe, ein hervorragendes Werkzeug für die Durchführung von Teamarbeit, die Verfolgung der Ergebnisse und die emotionale Unterstützung aller Teammitglieder sein. In Kombination mit asynchronen Tools helfen sie verteilten Prozessteilnehmern, nicht weniger (und manchmal auch produktiver) zu sein als ihre Kollegen im Büro.

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