👩🏻‍🤝‍👨🏾 👩🏽‍⚖️ 🌹 Fehler, die ein Projekt jeglicher Komplexität ruinieren. Erfahrung von Redmadrobot-Managern 🦄 ☮️ 🕺🏽

Wir Elektriker starten seit 2008 Projekte und haben über 11 Jahre ein starkes Team von Robomanagern gebildet. Das Pumpen von Eisen hilft bei der Bekämpfung von Missionen und eine der schwierigsten ist die Verwaltung des Projekts. Die Situationen, in denen es notwendig wird, die Verantwortung von PM (Projektmanager) zu übernehmen, sind unterschiedlich: im Marketing - beim Erstellen einer Site, in der Personalabteilung - bei der Organisation von Veranstaltungen. Wir erinnern uns an Dutzende solcher Fälle.

Wir haben eine Liste der Fehler neuer Projektmanager erstellt und diese durch unsere Empfehlungen ergänzt. Der Artikel bietet zwei Optionen für Empfehlungen: einfach und für diejenigen, die verwirrt werden möchten - mit Verweisen und Links zu nützlichen Ressourcen. Sie haben also keine Chance, sie mit der richtigen Aufmerksamkeit zu wiederholen. Wir hoffen, dass dies Ihr Projekt einfacher und besser macht und den Prozess seiner Erstellung vorhersehbar macht.

Am Anfang

Ein erfolgreicher Start ist der halbe Erfolg. Hier einige Fehler, die sich negativ auf die weitere Entwicklung des Projekts auswirken können.

Fehler Nr. 1: Fehlende Vereinbarungen mit den Interessengruppen

Ein Moment, der zu Beginn nicht vernachlässigt werden sollte, ist die Diskussion der Erwartungen an das Produkt mit Stakeholdern - Personen oder Organisationen, die die Entwicklung des Projekts beeinflussen können.

Tipp: Definieren und koordinieren Sie zu Beginn mit allen Beteiligten die Ziele und geplanten Ergebnisse .

Die Erwartungen an das Produkt stellen die Anforderungen an das Ergebnis und beeinflussen die weitere Arbeit des gesamten Teams erheblich. Die Koordination hilft, mögliche Missverständnisse und Meinungsverschiedenheiten bei der Entwicklung des Projekts zu vermeiden.

Eine einfache Lösung : Erstellen Sie ein Textdokument oder eine Tabelle, in der die Erwartungen der Stakeholder erfasst werden. Um Ihr Leben zu vereinfachen, können Sie unsere Hilfe für strukturierte Inhalte verwenden .

In dem Dokument ist es wichtig, nicht nur die Erwartungen aller und aller festzulegen, sondern auch Wünsche auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Das Ziel sollte von allen Teilnehmern vereinheitlicht, verständlich und gebilligt werden. Synchronisieren Sie das Dokument nach der Erstellung mit dem Team (wahrscheinlich erhalten Sie noch ein paar Ideen) und senden Sie es an die Stakeholder, um alle Punkte zu finalisieren.

Kompliziertere Option :Das eiserne Team von Analysten und Designern von Redmadrobot sammelt zu Beginn des Projekts immer einen Produktpass - ein Dokument, das die Merkmale und Hauptziele beschreibt. Es enthält Schlüsselindikatoren und dient als Leitfaden für die Weiterentwicklung eines Projekts oder einer Gruppe von Projekten. Wenn Sie Probleme vermeiden möchten, müssen Sie sie ausarbeiten, mit dem Team synchronisieren (alle Arten von Ideen sammeln) und mit den Stakeholdern koordinieren. Danach sollten die Ergebnisse der Koordination für alle festgelegt werden - Briefe senden, das Dokument in die Cloud stellen oder in Miro eine Tafel erstellen .

Um zu verwenden die Pass - Vorlage für Ihre Zwecke, ergänzen sie mit den notwendigen Fragen auf der Grundlage Ihrer Spezifika

Fehler Nummer 2: gedankenlose Formulierung von Zielen und Vorgaben in einem Team

Einer der Gründe, warum Ideen den Test der Zeit nicht bestehen, ist das Fehlen einer „Machbarkeitsbrücke“. Der Manager kann die Ziele der Stakeholder verstehen und wissen, wie sie erreicht werden können, aber nicht die Vision des Ergebnisses darstellen. Oder sehen Sie immer noch das gewünschte Ergebnis, berücksichtigen Sie jedoch nicht alle Schwierigkeiten, die in Zukunft wahrscheinlich auftreten werden. Am Ausgang haben wir das gute alte „Nichts“, aber wir verstecken uns hinter „externen Faktoren“, „ungeplanten Aktivitäten“ und „jemand ist schuld, aber wir haben es nicht vermutet“.

Tipp: Beschreiben Sie Schritt für Schritt ausführlich, wie Sie die Pläne implementieren möchten .

Eine einfache Lösung : eine Option für die unabhängige Verwendung - Verwenden Sie eine der bewährten Methoden zum Festlegen von Zielen, z. B. SMART. In unserer Arbeit verwenden wir häufig Ansätze.DoD und DoR .

Da das Projekt jedoch eine Teamangelegenheit ist, muss es genutzt werden, wenn die Möglichkeit besteht, die Implementierung gemeinsam zu planen und darüber nachzudenken.

Die Option ist komplizierter : Studieren Sie mit Kollegen eine der Methoden, um Ziele zu setzen und diese korrekt umzusetzen. Dazu teilen Sie die Planung der Ergebnisse in mehreren Iterationen, und dann einen tiefen Tauchgang (Eintauchen in das Projekt) des gesamten Teams nach der Methodik für die Festlegung von Zielen. Entscheiden Sie, wie Sie alle Ihre Kollegen in den Planungs- und Leistungsprozess einbeziehen möchten, und stellen Sie vor allem sicher, dass es für das gewünschte Ergebnis funktioniert .

Fehler Nr. 3: Verlagerung der Verantwortung

Hier ist alles einfach: Verantwortung und Rollenverteilung im Team sollten allen Teilnehmern klar sein. Irgendwann (und es kann sicherlich kommen, glauben Sie mir) müssen Sie herausfinden, warum etwas schief gelaufen ist und jemand eine wichtige Aufgabe nicht erfüllt hat.

Tipp: Damit dies so selten wie möglich (oder besser gar nicht) geschieht, machen Sie die Verteilung der Verantwortung im Team transparent. Dann kann jeder seine Aufgaben verstehen und wie das Schicksal des Projekts von seiner Arbeit abhängt .

Und für den Fall, dass etwas im Projekt nicht nach Plan verläuft, sollte der Manager klar verstehen, in welchem Teil der Fehler aufgetreten ist. Andernfalls besteht für PM die Gefahr, die Arbeitsergebnisse zu gefährden und das gesamte Team zu demoralisieren. Eine der besten Lösungen zur Schaffung von Transparenz ist die Verwendung einer MatrixVerantwortung. Es kann basierend auf der Komplexität des Projekts, der Teamgröße und den Vorlieben ausgewählt werden.

Eine einfache Lösung, wenn Sie sich nicht darum kümmern möchten und ein kleines Projekt haben:

Treffen Sie sich mit Kollegen und identifizieren Sie die Rollen im Team. Zum Beispiel macht der Manager während der Besprechungen Notizen und der Designer koordiniert sie dann mit den Stakeholdern - die Rollen können alles sein, denken Sie selbst an sie.
Schätzen Sie, welche Rollen jedes Teammitglied übernehmen kann.
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Die Hauptsache ist, sich darauf zu einigen, wie Sie in einem Team interagieren und es auf eine bequeme Weise beheben möchten: Text, in Miro oder zum Beispiel eine Mind Map skizzieren - wie es Ihnen passt.

Die Option ist komplizierter : Bei großen Projekten können Sie ein Vorbild des Projekts in Form einer Karte erstellen und eine Beschreibung der Funktionen jeder Rolle hinzufügen (dies kann beispielsweise in Miro erfolgen) .

Aber die Matrix selbst wird wenig nützen. Damit das aufgebaute Verantwortungssystem Früchte tragen kann, muss seine Umsetzung ständig überwacht werden. Zum Beispiel, um die möglichen Konsequenzen seiner Verteilung zu lösen: Beseitigen Sie unnötige, verbessern Sie die aktuelle und fügen Sie eine neue hinzu.

Im Zuge der Implementierung: über die Implementierung

Die Hauptaufgabe des Managers während der Durchführung des Projekts besteht darin, die geplanten Aufgaben zu erledigen, die ihn und das gesamte Team zum gewünschten Ergebnis führen. Dies kann erreicht werden, wenn Änderungen kompetent verwaltet werden, Qualitätsverbesserungen in die Prozesse eingeführt werden, Überschüsse beseitigt werden und ständig ein Zwischenergebnis erzielt wird. Und hier ist eine kurze Liste dessen, was Sie auf diesem schwierigen Weg behindern könnte.

Fehler Nr. 4: Mangel an Teamwork-Tools

Jede Arbeit benötigt Werkzeuge, aber es ist wichtig, nur diejenigen zu implementieren, die zur Entwicklung des Projekts beitragen. Leider passiert oft das Gegenteil, wenn neue Möglichkeiten dem Leben des Teams unnötige Bürokratie, schädliche Vorschriften und andere unangenehme Dinge hinzufügen.

Tipp: Verwenden Sie nur die Tools, die für die Implementierung des Projekts von entscheidender Bedeutung sind. Betten Sie sie in Ihre Prozesse ein und teilen Sie dem Team mit, wie sie verwendet werden sollen .

Identifizieren Sie dann die Verantwortlichen für den technischen Support und die Relevanz der Tools. Alle darin enthaltenen Informationen sollten regelmäßig aktualisiert, gemäß den möglichen Regeln bestellt und dem Team zugänglich gemacht werden.

Eine einfache Lösung :Jagen Sie nicht der Mode nach - verwenden Sie zugängliche und universelle Tools wie Trello oder Google-Tabellen .

Dank seines Kartensystems eignet sich Trello perfekt zum Verteilen von Aufgaben. In ihnen können Sie wichtige Teile des Projekts festlegen: den Prozess der Ausführung von Arbeiten, die Durchführung von Transaktionen und Anwendungen, die Organisation von Workflows und andere Dinge. Google-Tabellen eignen sich gut für Multitasking. Bei Redmadrobot werden sie von Teams häufig auf verschiedene Arten verwendet:

Projektbudgets planen und verwalten.
Form und Kontrolle des Plans und des Fortschritts einfacher Projekte.
Aufgaben verteilen.
Notieren Sie die Ergebnisse von Retrospektiven.
Der Rückstand des Produkts wird gebildet.
Sie planen die Ressourcenbelastung aller Mitarbeiter und jedes Projekts separat.
Montieren Sie Produktmonitore und Systemfehler usw.

Die Aufgabe eines effektiven Tools ist es, das Leben des Teams zu vereinfachen. Trello- und Google-Tabellen leisten hier gute Arbeit. Unabhängig von Ihren Vorlieben gibt es jedoch verschiedene Arten von Tools , die Sie in jedem Projekt benötigen: Delegation, Besprechungen oder Synchronisierung, Risikomanagement, Kommunikationskanäle und Interaktionen.

Die Option ist komplizierter : Für viele Jahre irreparablen Schadens für unsere Kunden haben wir ein Werkzeugsystem geschaffen. Jedes Team, das in Projekten unterschiedlicher Ebenen und Komplexität arbeitet, kann es verwenden. Sie können es als Basis verwenden, wenn Sie eine eigene Liste der erforderlichen Dienste erstellen .

Fehler Nr. 5: Fehlen klarer Prioritäten

In einer Situation, in der alles Priorität hat, gibt es tatsächlich keine Prioritäten. Wenn die Arbeit in vollem Gange ist und sich das Projekt entwickelt, bedeutet dies nicht, dass das Team zum gewünschten Ergebnis übergeht.

Tipp: Priorisieren Sie jede Aufgabe genau, damit das Team versteht, was zuerst zu tun ist .

So wissen Sie, wie sich die Bemühungen auf die Kollegen verteilen, und stellen sicher, dass die Ziele in Ihrem Kopf ihren Prioritäten entsprechen.

Eine einfache Lösung : Wenn Sie ein kleines Projekt haben, verwenden Sie die MoSCoW- Methode - sie eignet sich gut zur Bestimmung der Priorisierung. Auch zahlen die Aufmerksamkeit auf die REIS und ICE Methoden .

Die Option ist komplizierter : In einem großen Projekt hilft die Bildung eines eigenen Systems zur Priorisierung eingehender Aufgaben. Es kann sein gebaut auf der Grundlage von Google - Tabellen oder Trello .

Mithilfe von Google-Tabellen oder Trello können Sie ein System erstellen, das die Anforderungen des Teams berücksichtigt. Mit Google-Tabellen können Sie beispielsweise Filter und Formeln konfigurieren, die die Buchhaltung automatisieren. Basierend auf den für einen bestimmten Parameter festgelegten Punkten können Filter und Formeln automatisch eine endgültige Liste mit Prioritäten erstellen, was Zeit spart.

Fehler Nummer 6: Fehlen von Kontrollpunkten und Bewertung des Ergebnisses

Wenn der Pfad lang ist, muss er in Segmente unterteilt werden. Eine solche Technik hilft dem Manager, den Arbeitsprozess besser zu kontrollieren, und das Team sieht das Ergebnis und ist motiviert, zu arbeiten, ohne sich zu verlangsamen.

Tipp: Teilen Sie jede Aufgabe in Mikrotasks auf und legen Sie den Zeitrahmen für ihre Implementierung fest. Je mehr Aufmerksamkeit Sie den „Checkpoints“ widmen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass einige Arbeiten unbeaufsichtigt bleiben .

Lösung :

Identifizieren Sie wichtige Meilensteine für den Abschluss des Projekts.
Bestimmen Sie für jeden Prüfpunkt das gewünschte Ergebnis.
Bewegen Sie sich in kleinen Iterationen zu jedem Kontrollpunkt und passen Sie das Ergebnis nach Bedarf an.
Fühlen Sie sich frei, das Unnötige zu entfernen.

Bei dem Projekt geht es um Änderungsmanagement. Haben Sie also keine Angst, Risiken einzugehen. Die Hauptsache ist, sicherzustellen, dass sich das geplante Ergebnis lohnt und das Team Ihre Idee genehmigt hat. Und übertreibe es nicht mit Verantwortung. Totale Kontrolle ist Ihr absoluter Feind, was zu chronischem Misstrauen gegenüber Kollegen und zur Schaffung einer feindlichen Atmosphäre im Team führt.

Im Zuge der Implementierung: über Interaktion

Projekte werden von Menschen durchgeführt, die ständig miteinander interagieren. Ihre Aufgabe als Manager ist es, zu verstehen, wie Sie den problematischen „menschlichen“ Teil - Kommunikation und Interaktion - ausgleichen können. Machen Sie nicht die folgenden Fehler.

Fehler Nummer 7: Versäumnis, das Team zu informieren

Um den Vektor der Projektentwicklung, Eskalation, Lösung von Problemen und Anforderungen klar zu definieren, ist es wichtig, das Team über alle funktionierenden Änderungen zu informieren. Dies gilt nicht nur für Kollegen, sondern auch für Stakeholder.

Hinweis: Wenn Sie von Änderungen im Projekt erfahren haben, sollten Sie nicht zu faul sein, um dem Team davon zu erzählen. Organisieren Sie dazu eine ständige Information aller Teilnehmer .

Lösung :

Stellen Sie sicher, dass Sie allen Teilnehmern Briefe mit dem Status des Projekts senden. Offenlegung: Ein kurzer aktueller Status, welche Schlüsselaufgaben das Team gerade bearbeitet, wo es Probleme und Blocker gibt (wo die Aufmerksamkeit der Stakeholder erforderlich ist) und welche Ergebnisse das Team bereits erzielt hat.
Bestimmen Sie die Häufigkeit solcher Buchstaben.
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№8:

Die Probleme selbst verschwinden nicht oder lassen nicht nach, sondern sammeln sich in der Regel an und erzeugen den Effekt einer Zeitbombe. Es ist naiv zu glauben, dass ein Problem oder Konflikt, wenn er nicht provoziert wird, verschwindet. Daher benötigt jedes Team einen klaren Mechanismus zur Eskalation von Problemen und Konflikten. Der Projektmanager sollte in der Lage sein, in kritischen und ungeplanten Situationen die richtigen Entscheidungen zu treffen und Wege aus der „Stagnation“ zu finden (in Situationen, die überprüft werden müssen).

Tipp: Erstellen Sie einen verständlichen Eskalationsmechanismus für Probleme und Konflikte im Team. So werden Kollegen verstehen, dass sie in jeder Situation gehört werden und ihre Sichtweise für andere wichtig ist .

Eine einfache Lösung :Informieren Sie das Team über die Grundregeln für die Eskalation. Formulieren Sie dazu, wie Sie sehen, den Eskalationsprozess idealerweise und fixieren Sie ihn in Form einfacher Abstracts. Platzieren Sie die Informationen in einem „gemeinsamen Raum“, damit jeder zum richtigen Zeitpunkt Zugriff auf das Dokument hat .

Die Option ist komplizierter : Erstellen Sie Ihr eigenes Eskalationssystem. Erstellen Sie dazu eine Liste von Kollegen, die Ihnen bei der Lösung von Problemsituationen und Konflikten sowie bei der Festlegung strategischer Maßnahmen helfen. Es wurden viele Artikel über die Funktionen des Eskalationstools und dessen Organisation geschrieben. Wenn Sie also an diesem Thema interessiert sind, googeln Sie es einfach .

Denken Sie daran, dass der Erfolg des Produkts von Ihren Entscheidungen abhängt. Konfliktverhütung ist ein Signal dafür, dass das Team bereit ist, offen über ihre Probleme zu sprechen.

Und am Ende

Ein Projekt hat immer Endpunkte und ein Finale. Sammeln Sie Ihre Kraft und machen Sie nicht die letzten beiden Fehler.

Fehler Nr. 9 und Nr. 10: mangelnde Reflexion und Nachbesprechung

Unter den Projektbedingungen führt der Mangel an Analyse häufig zu Fehlern: ergriffenen Maßnahmen, angewandten Ansätzen und Praktiken sowie kürzlich erstellten Prozessen. Als Manager müssen Sie zu verschiedenen Zeiten zuhören und hören, was in Ihrem Team passiert, und rechtzeitig Qualitätsänderungen an seiner Arbeit vornehmen. In solchen Fällen hilft die Reflexion, die es Ihnen ermöglicht, den zurückgelegten Weg zu verstehen.

Eine einfache Lösung : Kontrollieren Sie den emotionalen Hintergrund des Teams, ziehen Sie iterativ und konstant Bilanz. Verbringen Sie beispielsweise wöchentlichen oder vierzehntägigen Blues. Vergessen Sie beim Zusammenfassen nicht, abgeschlossene und geplante Aufgaben zu kürzen. Feiern Sie immer den Teamerfolg und haben Sie keine Angst, über Fehler zu sprechen. Und sprechen Sie Probleme aus, die nicht nur aktuell, sondern bereits gelöst sindStellen Sie sicher, dass Sie die Ergebnisse solcher Besprechungen aufzeichnen und in Entwicklungsaufgaben umwandeln.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Ergebnisse solcher Besprechungen aufzeichnen und in Entwicklungsaufgaben umwandeln.

Die Option ist komplizierter : Wir bei Redmadrobot verwenden zwei Tools: eine Retrospektive des Teamprojekts und eine individuelle Reflexion für den Leiter. Die Retrospektive hilft dabei, den emotionalen Hintergrund des Teams zu regulieren, Rückmeldungen aus der vergangenen Zeit zu entfernen und sich vor allem zu bedanken .

Individuelle Reflexion ist ein Werkzeug des Managers, mit dessen Hilfe er seine Aktionen im Projekt im letzten Zeitraum analysieren kann. Es ist wichtig zu analysieren, was Sie vorhatten, was Sie am Ende bekommen haben und wie Sie sich beim nächsten Mal verhalten werden. Eine ziemlich einfache Erfolgsformel, wenn Sie sie pünktlich und verständnisvoll anwenden.

Reflexionsprobleme werden je nach Situation angepasst, es gibt jedoch nur einen Standard beim Kompilieren. Versuchen Sie, die Antwort auf jeden von ihnen zu finden:

Wo bin ich?
Was hatte ich vor?
Was hast du am Ende bekommen?
Was ist passiert und was ist gescheitert?
Was mache ich als nächstes?

Wir haben nicht die vollständigste Liste der Fehler erhalten, aber wenn Sie sie nicht einmal machen können, werden Sie das Projekt einfacher und effizienter machen. Wir, die Roboter, sind davon überzeugt, dass Fehler der Weg zu Spitzenleistungen sind, weil wir ständig daraus lernen. Wir empfehlen Ihnen daher, keine Angst vor Risiken zu haben. Vergessen Sie auch nicht, nicht nur Kollegen, sondern auch sich selbst zuzuhören. Sind Sie einverstanden?

Kristina Borisova, Projektmanagerin bei Redmadrobot, berichtete über ihre ironischen Erfahrungen.

Fehler, die ein Projekt jeglicher Komplexität ruinieren. Erfahrung von Redmadrobot-Managern