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Zwischen Zuhause und Büro. So organisieren Sie die Arbeit eines verteilten Teams

Habr, hallo!

Viele Unternehmen boten ihren Mitarbeitern heute an, von zu Hause aus zu arbeiten. Allerdings hat nicht jeder die Möglichkeit, remote zu arbeiten. Einige Spezialisten lassen ihre Kampfposten nicht in Büroräumen.

Das Artezio- Team beschloss, herauszufinden, wie man Arbeit in einem „gemischten“ Team aufbaut , das sowohl zu Hause als auch im Büro arbeitet. Wir haben diesen Text am Beispiel geschrieben, wie ein ähnlicher Prozess in unserem Unternehmen aufgebaut wird. Sie sprachen auch über das Dringende über das Tatsächliche: Was sind die Vor- und Nachteile bei der Fernarbeit? 

Quelle

Unser Unternehmen verwendet das Prinzip: Es spielt keine Rolle, ob diese oder andere Mitarbeiter remote arbeiten oder im Büro sitzen. Wir behandeln das gesamte Team so, als würden sie zu Hause in vollem Umfang arbeiten.

Einfach ausgedrückt, wir teilen unser Team nicht in diejenigen auf, die zu Hause "sitzen" oder im Büro arbeiten. Dies ist erforderlich, um die Fähigkeiten aller Teammitglieder aufeinander abzustimmen und allen die gleichen Arbeitswerkzeuge zur Verfügung zu stellen.

Wie die Arbeit aufgebaut ist


Alles beginnt mit der Planung. Dadurch können wir den Zeitrahmen klar darstellen, in dem wir ein bestimmtes Ergebnis erzielen. Grundsätzlich ist es immer notwendig zu planen, aber während der Arbeit eines verteilten Teams muss jeder klar verstehen, wann und was das Ergebnis der Arbeit sein sollte.

Um alles richtig zu planen, müssen wir uns einige Punkte merken.

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Wir haben also einen Plan, der in jeder Form vorliegen kann: eine MPP-Datei oder einfacher Text. Es muss jedoch unbedingt die Reihenfolge der Arbeiten, die zugewiesenen Ressourcen und die Fälligkeitstermine angegeben werden.

Nach der Planung reflektieren wir die Aufgaben im Team Collaboration System. Für unser Unternehmen ist dies Jira. Es geht so: 

  • Die Aufgabe wird in Jira (oder mithilfe eines anderen Tools für die Zusammenarbeit) dem Executor zugewiesen.
  • Der Auftragnehmer erledigt die Aufgabe und meldet Jira die Zeit an, die er zur Lösung des Problems benötigt.
  • Als wir Aufgaben basierend auf unserem Plan erstellt haben, haben wir auch die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben in Jira angegeben. Wir können auch neue Aufgaben erstellen, wenn wir beispielsweise festgestellt haben, dass wir etwas ändern oder einen während der Testphase festgestellten Fehler beheben müssen.

Jede Aufgabe hat ihren eigenen Lebenszyklus. Normalerweise verwenden wir die folgenden Status:

  • "Neue / offene Aufgabe" - für neue Aufgaben, die noch niemandem zugewiesen wurden;
  • "Bei der Arbeit" - Eine Aufgabe wird einem bestimmten Ausführenden zugewiesen, eine Aufgabe wird abgeschlossen, es werden Fortschritte bei der Fertigstellung erzielt und die Stunden für diese Aufgabe werden abgeschrieben.
  • „Gelöst / zur Überprüfung eingereicht“ - Die Aufgabe wurde vom Auftragnehmer abgeschlossen und wird überprüft.
  • „Wiederentdeckt“ - Nach den Ergebnissen des Audits wurde die Aufgabe erneut geöffnet.
  • "Geschlossen / geprüft" - Eine geschlossene Aufgabe kann darauf zurückzuführen sein, dass sie geprüft ist.

Quelle

Um zu verstehen, wie die Aufgaben ausgeführt werden und wie unsere Erwartungen an Zwischenergebnisse den Ergebnissen entsprechen, die nach Abschluss der Aufgaben erzielt wurden, kontrollieren wir diese Arbeiten:

  • Wir folgen dem Quellcode durch Pull-Request und führen eine Codeprüfung durch. Nachdem der Entwickler die Aufgabe abgeschlossen hat, wird der Code vom Teamleiter oder Architekten überprüft.
  • Wir führen Tests durch - dies ist eine unveränderliche Phase, die seit langem zum Standard geworden ist und auch für die Kontrolle gilt.
  • Regelmäßige Demonstrationen der Iterationsergebnisse - werden für Produktbesitzer und Kunden durchgeführt. Sie werden in erster Linie benötigt, um die Erwartungen des Teams und aller an dem Produkt interessierten Personen in Einklang zu bringen.

Das Wichtigste bei der Arbeit mit einem verteilten Team ist die Kommunikation. Jeder ist an verschiedenen Orten und es gibt keine Möglichkeit, schnell zu diskutieren oder jedem sofort etwas zu vermitteln. Daher muss die Kommunikation im Voraus geplant, durchdacht und mit technischen Mitteln durchgeführt werden, damit sie zuverlässig implementiert werden können.

Folgendes wird in unserer Praxis verwendet.

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Anrufe müssen im Voraus geplant werden. In dringenden Fällen können Sie natürlich sogar sofort anrufen, aber die Mitarbeiter sind möglicherweise nicht bereit. Die Regelmäßigkeit der Anrufe ist ebenfalls wichtig, damit alle Teammitglieder den Rhythmus spüren und sich auf einen Dialog vorbereiten. Es ist sehr wichtig, dass der Bildschirm demonstriert und die Sprache übertragen werden kann. Der Videostream ist völlig optional. Sprachbeteiligung ist wichtiger. Hauptsache - vergessen Sie nicht, Ihr Mikrofon rechtzeitig ein- und auszuschalten. Ja, nicht vergessen - damit die Kommunikation effektiv ist, müssen Anrufe aufgezeichnet und aufgezeichnet werden.

Für die Kommunikation verwenden wir am häufigsten Skype und Telegramm, nämlich Gruppenchats für die operative Kommunikation zu arbeitenden und nicht arbeitenden Themen.

Nützliche Webplattformen, die bei Offline-Veranstaltungen verwendet werden (um Teilnehmer einzubeziehen, Präsentationen zu zeigen). MyOwnConference oder iSpring Learn sind in Ordnung. Solche Plattformen eignen sich auch für die Online-Mitarbeiterschulung. Die Lautsprecher sprechen und wechseln die Folien vom Telefon aus oder stellen eine Verbindung über ein integriertes Video her.

Eine weitere gute Idee wäre, täglich 10-15 Minuten lang täglich gemeinsame Videokonferenzen abzuhalten. Für Mitarbeiter, die sich an einem entfernten Standort befinden, können sie sich auf die Arbeit einstellen und als eine Art Verbindungsglied zwischen Haus und Büro dienen.

Bei ordnungsgemäßer Verwaltung kann ein gemischtes Modell sehr effektiv sein. So können Sie beispielsweise die richtigen Spezialisten gewinnen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Dies spart dem Unternehmen Geld für die Suche nach einem Mitarbeiter in Städten mit hohem Personalwettbewerb. 

Darüber hinaus kann die Fähigkeit, unter komfortablen Bedingungen von zu Hause aus zu arbeiten, eine Möglichkeit für Unternehmen sein, qualifizierte Arbeitskräfte anzuziehen, was bedeutet, dass dieses Unternehmen auf dem Markt kompetenter und wettbewerbsfähiger wird.  

Vor- und Nachteile, nicht im Büro zu sein


Eines der ersten Bilder von Google für ein perfektes Home Office . Quelle 

Zumindest in IT-Unternehmen arbeiten die meisten Spezialisten (es gibt ein solches Gefühl) jetzt von zu Hause aus. 

Wie bei jedem anderen Ansatz zur Organisation der Arbeit hat die "Fernbedienung" ihre eigenen Vor- und Nachteile. Einige von ihnen stellen sich möglicherweise als erhebliches Hindernis für eine Reihe von Managern heraus, ihre Mitarbeiter in den Remote-Arbeitsmodus zu versetzen. Für andere wird es neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnen und die Arbeitsproduktivität steigern.

Unter den Minuspunkten sind die folgenden (wenn wir etwas vergessen haben, teilen Sie uns dies bitte in den Kommentaren mit).

  • Disziplin und Motivation

Es ist schwieriger, Mitarbeiter auf der -Fernbedienung zu motivieren und vor allem zu kontrollieren, als direkt im Büro. Viele Mitarbeiter haben möglicherweise Disziplinprobleme, weil kein Manager in der Nähe ist.

  • Steuerung

Es wird davon ausgegangen, dass die Überwachung der Erfüllung der Aufgaben des Mitarbeiters durch eine Remote-Betriebsart erheblich erschwert wird. Infolgedessen können die ursprünglichen Fristen verschoben oder überarbeitet werden. 

  • Einrichtungsgegenstände

Es wird angenommen, dass die häusliche Umgebung weniger diszipliniert ist als die Büroumgebung. Zusätzlich zum Zeitplan anderer Familienmitglieder wird der Mitarbeiter häufig von der ihm zugewiesenen Aufgabe abgelenkt oder arbeitet überhaupt nicht.

  • Fehlender Augenkontakt

Die psychologische Barriere aufgrund der Unfähigkeit, dem Mitarbeiter in die Augen zu schauen, um die erforderlichen Informationen direkt zu vermitteln. Die Unfähigkeit, sich persönlich an den Mitarbeiter zu wenden und die erforderlichen Fragen zu erörtern, kann die Situation verschlimmern.

Zusätzlich zu der obigen Liste gibt es eine Reihe von Schwierigkeiten, die Manager davon abhalten können, Mitarbeiter vollständig auf Remote-Arbeit zu übertragen:

  • Geschäftsfunktionen

Einige Unternehmen sind physisch nicht in der Lage, auch nur einen Teil ihrer Mitarbeiter für die Fernarbeit zu übernehmen. Dies liegt in der Regel an den Besonderheiten des Geschäfts oder seinen technologischen Merkmalen. Unter den zusätzlichen Faktoren kann man die Anforderungen vieler Kunden von Unternehmen an persönliche Kontakte und direkte Kommunikation mit ihnen feststellen.

  • Fachniveau

Für Anfänger ist ihre Schulung und Implementierung im Rahmen der Remote-Zusammenarbeit möglicherweise weniger effektiv. Arbeitgeber bevorzugen ein schnelles und effektives Eintauchen von "Anfängern" direkt vor Ort mit einem erfahrenen Kurator. Die Unternehmenskultur eines Unternehmens kann auch zusätzliche Einschränkungen auferlegen.

  • Sicherheit von persönlichen und Unternehmensdaten

Das Thema Datensicherheit des Unternehmens und seiner Mitarbeiter im Remote-Arbeitsmodus gewinnt zunehmend an Bedeutung. Das Risiko von Phishing- und Virenangriffen sowie Industriespionage und Datendiebstahl ist erheblich erhöht.

  • Persönliche Beziehungen und Kommunikation

Klassische Büroarbeit hat sich zur Gewohnheit gemacht, sich zu jedem Zeitpunkt des Arbeitstages an einen Mitarbeiter zu wenden, sich zu beraten, etwas an den Fingern zu erklären, das Problem direkt im Arbeitsprozess zu klären und zu lösen.

  • Der Remote-Arbeitsmodus legt seine Regeln für die Kommunikation fest. Das Prinzip der gegenseitigen Unterstützung ist in der Remote-Arbeitsumgebung sehr präsent, aber Sie sollten sich an seine Funktionen gewöhnen. Anstelle einer direkten Kommunikation im Büro müssen Sie beispielsweise manchmal den Gesprächspartner um Erlaubnis bitten, um einen Anruf zu tätigen oder zu chatten.

Die Remote-Arbeit des Mitarbeiters hat jedoch Vorteile (wir freuen uns sehr auf Ihre Ergänzungen in den Kommentaren):

  • Betriebsartenumschaltung

Für viele Psychotypen der Persönlichkeit von Mitarbeitern erhöht die Möglichkeit, den Arbeitsmodus (oder die Kombination aus Büro- und Fernarbeitsmodus) zu wechseln, ihre Produktivität und persönliche Verantwortung.  

  • Ergebnisorientiert

Stärkung der Rolle der Verantwortung für das Ergebnis der Arbeit und nicht für den Prozess selbst. Transparenz des Ergebnisses. Bewusstsein dessen, was von Ihnen "am Ausgang" erwartet wird.

  • Nicht finanzielle Motivation

Eine zusätzliche Gelegenheit für den Arbeitgeber, den Arbeitnehmer zu motivieren oder zu belohnen.

  • Disziplin

Reduzieren Sie das Risiko von Verspätungen und höherer Gewalt im Zusammenhang mit einer Verkehrssituation oder einem Wetter.

  • Komfort am Arbeitsplatz

Das Fehlen von Fremdgeräuschen, die Möglichkeit, das Mikroklima und die Umgebung an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

  • Niedrigere Betriebskosten

Zum Beispiel die Vermietung von Räumlichkeiten und die Ausgaben für die Haushaltsbedürfnisse des Büros

Es gibt höchstwahrscheinlich keinen einheitlichen und eindeutig korrekten Ansatz für die Organisation von Fernarbeiten oder das Debuggen des Arbeitsprozesses mit einem verteilten Team. 

Jeder Leiter oder Geschäftsinhaber im ersten Fall wendet diesen oder jenen Ansatz in seinem speziellen Fall wirklich an. Wo es möglich ist, flexibler zu sein, ohne gleichzeitig an aktuellen Indikatoren zu verlieren, und wo es sich lohnt, Zurückhaltung und Ausdauer zu zeigen. 

Wie arbeitet Ihr Unternehmen mit einem verteilten Team zusammen und versetzt Mitarbeiter an einen entfernten Standort?

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