So organisieren Sie den Planungsprozess in der SAP Analytics Cloud

Planungs- und Budgetierungssysteme existieren seit Jahrzehnten, und eines der Hauptprobleme dieser Systemklasse ist immer noch die unzureichende Flexibilität. Fast jeder hat die zeitaufwändige Aufgabe, Daten neu zu berechnen und zu konsolidieren. Und wenn es darum geht, das Geschäftsmodell und das Datenmodell zu ändern, nach denen die Neuberechnung geplanter Indikatoren erfolgt, kann fast niemand damit umgehen. Wenn Sie beispielsweise Reorganisationen durchführen oder sich für das Outsourcing einzelner Produktionsprozesse entscheiden, sollte das Planungssystem alle Abrechnungsdokumente im Zusammenhang mit der Bildung von Kosten und Finanzergebnissen anpassen und sehr schnelle Änderungen ermöglichen. Die Berücksichtigung dieser Anforderungen sollte nicht zur Bildung eines Systems führen, in dem die Planungskosten den durch die Implementierung erzielten Effekt übersteigen.

Planung ist die Festlegung strategischer Geschäftsziele und die Festlegung, wie diese erreicht werden können, indem jährliche Budgets erstellt, Fortschritte bei Prognosen verfolgt und Szenarien modelliert werden, um neue Möglichkeiten zu finden. Alle Pläne werden erstellt, indem historische Daten für die Zukunft projiziert, Informationen aus verschiedenen Funktionsbereichen gesammelt und Trends, Risiken und potenzielle Marktchancen berücksichtigt werden. Beispielsweise stellt die Geschäftsleitung eines Fahrradherstellers eine wachsende Nachfrage nach Elektrofahrrädern fest und beschließt, den Absatz dieser Art von Produkten in den nächsten drei Jahren um 20% zu steigern. Im Budget für das nächste Jahr legt die Finanzabteilung die Gesamtkosten und -einnahmen fest, die sich aus der Umsetzung dieses Plans ergeben.

Die Aktivitätsplanung ist jedoch nicht auf Führungskräfte und Finanzanalysten beschränkt. Es gibt eine Zusammenarbeit von Abteilungen in der gesamten Organisation:

• Vertriebsleiter legen neue Quoten fest und bestimmen, welche Regionen und in welchem ​​Umfang den Umsatz steigern. Sie fördern den Verkauf von E-Bikes mit höheren Provisionen.
• Die Marketingabteilung plant Werbeaktionen und Kampagnen, um den E-Bike-Umsatz zu steigern.
• Die Betriebsabteilung stellt die Verfügbarkeit der Lieferkette und der Produktionskapazität sicher, um den Lagerbestand für diesen Produkttyp zu erhöhen.
• Die Personalabteilung plant, technische Spezialisten einzustellen, die Erfahrung mit Elektromotoren haben, und neue Schulungsressourcen für das vorhandene Personal zu schaffen.

Jede dieser Maßnahmen ist mit einem zentralen Finanzplan und einem vom Management festgelegten gemeinsamen Ziel verbunden. Da jeder Plan komplex ist und unter Beteiligung aller Abteilungen des Unternehmens erstellt wird, kann die Arbeit mit autonomen Tabellenkalkulationen oder in separaten Planungssystemen den Prozess verlangsamen und zu Fehlern und Unsicherheiten führen. Es macht es auch schwierig, sich an einen sich schnell verändernden Markt anzupassen.

In dieser Situation hilft die SAP Analytics Cloud aufgrund des breiten Spektrums an Planungs-, Business Intelligence-, Prognose- und Kollaborationsfunktionen, die den Planungsprozess einfacher und schneller machen, sehr. Die Einfachheit und Geschwindigkeit dieses Werkzeugs beruht auf seiner Flexibilität. In jeder Phase können Änderungen vorgenommen werden, und die nächste und vorherige Phase spiegeln die vorgenommenen Änderungen wider.

Im Allgemeinen sieht der Planungsprozess in der SAP Analytics Cloud folgendermaßen aus (Abb. 1).


Abbildung 1.

Vorbereiten. Zunächst bereiten wir die Daten für die Arbeit vor: Wir stellen eine Verbindung zu den Quellen her und erstellen darauf basierend ein Planungsmodell. Anschließend wird es automatisch mit neuen Daten aus Quellquellen gemäß einem von uns speziell konfigurierten Zeitplan angereichert.

Zeitplan Als Nächstes wird ein Aufgabenkalender erstellt, mit dem Sie viele parallele Workflows organisieren, Ausführende und Prüfer ernennen und Fristen festlegen können. Der Kalender verfolgt den Fortschritt von Aufgaben und Prozessen sowie die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter (Abb. 2).


Abbildung 2.

Vorhersagen.Bei der Erstellung eines Plans bilden natürlich immer historische Daten oder eine darauf basierende Prognose immer die Grundlage. Mit der Funktion für Vorhersagevorhersagen können Sie auf Knopfdruck eine automatische Vorhersage abrufen und im Zeitreihendynamikdiagramm anzeigen oder direkt in die Haupttabelle mit dem Plan einfügen (Abb. 3).


Abbildung 3.

Planen. Als nächstes gehen wir direkt zur Planung. Mit diesen Funktionen in der SAP Analytics Cloud können Sie Folgendes implementieren:

• Strategische Pläne erstellen.
• Budgetanalyse und Verteilung seiner Artikel.
• Vergleich von Budget und Prognose mit Fakten.

Eines der größten Planungsprobleme in einer Organisation ist die Notwendigkeit, viele Pläne zu erstellen: Vertrieb, Produktion, Finanzen und Personal. Und ein separates Thema ist die Schaffung auf der Grundlage einer konsolidierten.

Wenn ein Analyst beispielsweise die Vertriebsplanung abschließt, kann er die generierten Einnahmen in die Gewinn- und Verlustrechnung übertragen. Ebenso sind Personal- und Vertriebs-, Vertriebs- und Finanzpläne miteinander verknüpft. Gleichzeitig stammen Finanzdaten direkt aus SAP S / 4HANA, HR-Daten aus SAP SuccessFactors und Verkaufsdaten aus SAP IBP (Abb. 4).


Figur 4.

Zum Beispiel müssen wir die Umsatzprognose für einen bestimmten Produkttyp aktualisieren. Dazu wählen wir einfach die gewünschte Zelle aus und geben den gewünschten Wachstumsprozentsatz ein. Nach Änderungen berechnet das System alle abhängigen Indikatoren neu und hebt sie farblich hervor. Darüber hinaus können die Tabellen in der SAP Analytics Cloud als Excel-Tabellen verwendet werden, dh wir können einige Zwischenberechnungen direkt auf der Berichtsseite frei durchführen (Abb. 5).


Abbildung 5.

Mit dem Tool können Sie auch Zuordnungsprozesse automatisieren.

Verteilen Mit dieser Funktion kann der Benutzer Werte auf derselben Hierarchieebene innerhalb einer verfügbaren Dimension von einer Zelle in eine andere verschieben. Angenommen, wir möchten die geplanten Werte der Betriebskosten auf die Warenkategorien verteilen (Abb. 6).


Abbildung 6.

Nachdem Sie die gewünschte Quellzelle ausgewählt und die Funktion "Verteilen" aufgerufen haben, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie verschiedene Optionen zum Verteilen des vorhandenen Werts simulieren können. Wir können die Analyse und die erforderliche Hierarchieebene auswählen, innerhalb derer Werte verschoben werden können. Im obigen Beispiel werden 50 Millionen aus der Produktkategorie Bekleidung auf Schuhe umverteilt.

Verbreitung Mit dieser Funktion können Sie den Prozess der Verteilung von Werten von einer Zelle oben in der Hierarchie nach unten implementieren. Dies kann automatisch oder durch Anpassung erfolgen.

Wenn ein neuer Wert in eine leere Zelle eingegeben wird, wird dieser Wert für die unteren Ebenen der Hierarchie derselben Dimension in allen Artikeln zu gleichen Teilen verteilt.

Es besteht aber auch die Möglichkeit, die Verteilung manuell vorzunehmen. Zum Beispiel wollen wir die Lohnkosten nach Regionen verteilen. Nachdem Sie die gewünschte Zelle ausgewählt und die Spreading-Funktion aufgerufen haben, wird ein Dialogfeld angezeigt. Darin können Sie die gewünschte Verteilung dieser Art von Kosten manuell festlegen, die Kopierfunktion aus einer beliebigen ausgewählten Zelle in der Tabelle verwenden oder eines der verfügbaren Skripte zum automatischen Ausfüllen auswählen (Abb. 7).


Abbildung 7.

Zuweisen.Mit einer anderen Zuordnungsfunktion können Sie den Wert auf mehrere Zellen auf einer bestimmten Ebene in der Hierarchie einer Analyse verteilen. Im Gegensatz zu den Distribute- und Spreading-Funktionen ist hier keine bestimmte Quellzelle erforderlich. Angenommen, wir möchten dem Kostenplan für Vertrieb und Marketing für einen bestimmten Produkttyp 50 Millionen hinzufügen. Mit der Funktion Zuweisen können wir einem bestimmten Kostenelement einen Wert hinzufügen und ihn verteilen (Abb. 8).


Abbildung 8

Mit dem Tool können Sie auch den Planungsworkflow automatisieren, indem Sie Datenaktionen erstellen. Dies sind Prozesse, die Kopier- und Einfügefunktionen sowie komplexe Formeln mithilfe von Skripten umfassen. Mit ihrer Hilfe ist es möglich, Prozesse wie Cashflow-Planung, Abschreibungen und Transfervorgänge zu simulieren. Prozesse mit unterschiedlichen Schwierigkeitsgraden werden vom Benutzer in einem praktischen Simulationsmodus entwickelt, können in die Berichterstellung integriert und auf Knopfdruck gestartet werden. Mit anderen Worten, es ist ein Analogon zu Makros in Excel, funktioniert jedoch im Low-Code-Modus.

Kopiervorgänge erleichtern das Verschieben von Daten zwischen verschiedenen Modellen. Wenn wir beispielsweise separate Modelle für die Planung von Personalbestand und Ausgaben haben, können wir Datenaktionen verwenden, um Daten aus diesen Modellen in das zentrale Finanzmodell zu kopieren.

Angenommen, wir möchten einen automatisierten Prozess zum Übertragen von Saldowerten zum Ende der vorherigen Periode in einer Zelle vom Saldo zum Anfang der aktuellen Periode erstellen (Abb. 9).


Abbildung 9. Sie können

einen solchen Prozess mit einem einfachen visuellen Editor oder durch Schreiben eines Skripts in der BPC-Logiksprache erstellen, die SAP BPC-Beratern möglicherweise vertraut ist. Hierbei ist zu beachten, dass das System dem Benutzer beim Erstellen von Code hilft, indem es mögliche Optionen für Funktionen bietet.

Dies ist der im visuellen Editor erstellte Prozess (Abb. 10).


Abbildung 10.

Das Erstellen einer Datenaktion erfolgt in mehreren Schritten. Zuerst „zeichnen“ wir die Inhaltsstruktur:

• Zunächst legen wir Bedingungen für die Übertragung nur von Vermögens- und Schuldenkonten und von Eigenkapital fest.
• dann modellieren wir die Formel für die Übertragung des Schlusssaldos des Vormonats auf den Eröffnungssaldo des aktuellen Monats.
• Die zweite Formel enthält die Berechnung des Schlusssaldos des aktuellen Monats.
• Wir platzieren alle Formeln in einem Zyklus, sodass die von uns vorgeschriebenen Aktionen für jeden Monat des laufenden Jahres wiederholt werden (Abb. 11).

Abbildung 11.

Nach der Erstellung der Inhaltsstruktur wählen wir einen bestimmten Datenabschnitt aus, wenden Filter an und beginnen, die Formeln mit dem Kontext zu füllen: Bestimmte Messelemente und Indikatoren, dh wir erklären dem System genau, worauf die angegebenen Formeln angewendet werden müssen.

Anschließend fügen wir die Schaltfläche zum Starten der erstellten Datenaktion direkt zum Analysebericht hinzu und erhalten die erforderlichen Ergebnisse, wenn Sie darauf klicken (Abb. 12).


Abbildung 12.

Datenblockierung. Mit dieser Funktion können Sie die Bearbeitung bestimmter Datenabschnitte für bestimmte Benutzer oder deren Gruppen einschränken. Wenn weitere Änderungen an den Datenblockierungseinstellungen erforderlich sind, können Sie diese im Aufgabenkalender planen, der am Anfang des Artikels erwähnt wurde (Abb. 13).


Abbildung 13.

Versionierung. Darüber hinaus kann der Benutzer sehen, wie sich die verschiedenen Pläne aufeinander und auf die tatsächlichen Daten beziehen. Eine Analyse der Abweichungen sollte durchgeführt und die Pläne sollten innerhalb des Budgets gehalten werden. All dies ist durch die Versionierung möglich, mit der Sie gleichzeitig alternative Planungsszenarien erstellen und im System freigeben können, ohne Verwirrung zu stiften und diese unverändert zu lassen (Abb. 14). Originaldatensatz.


Abbildung 14.

Visualisierung.Die letzte Phase des Planungsprozesses in der SAP Analytics Cloud wird die Reflexion der Ergebnisse auf eine Weise sein, die für die visuelle Wahrnehmung bequem ist. Für jede Version von Budgets und Prognosen können Visualisierungsobjekte erstellt werden, die den Unterschied zwischen ihnen deutlich widerspiegeln (Abb. 15).


Abbildung 15.

Kommunikation. Zusätzlich zu all diesen Phasen wird der gesamte Planungsprozess von einer ständigen Kommunikation zwischen den Benutzern des Systems begleitet. Mitarbeiter können Kommentare zu jedem Zeitplan oder einer bestimmten Zelle der Tabelle hinterlassen, jeden Benutzer des Systems markieren und in einem speziellen Chat eine Diskussion führen (Abb. 16 a, b).


Abbildung 16 a.


Abbildung 16 b.

Die Planungsmethode in der SAP Analytics Cloud ist somit ein Zyklus, mit dem Sie alle Prozesse „in Betrieb nehmen“ können und gleichzeitig die Möglichkeit flexibler Änderungen lassen.

Die SAP Analytics Cloud eignet sich zum Aufbau eines Unternehmensplanungssystems für das Unternehmen sowie für Punktpläne einzelner Abteilungen.

Dieses Tool ist eine eigenständige Lösung und kann Teil einer herstellerübergreifenden Architektur werden. Die Integration der SAP Analytics Cloud in SAP-Lösungen ist nativ. Darüber hinaus gibt es Standard-Geschäftsinhalte für verschiedene Branchen und Geschäftsbereiche. Viele der vordefinierten Berichte aus dieser Liste enthalten Planungsszenarien für Tools wie S / 4HANA, IBP, Ariba, Erfolgsfaktoren und viele andere SAP-Lösungen. In den folgenden Artikeln werden gemeinsame Planungsszenarien mit SAP Analytics Cloud beschrieben.

Darüber hinaus werden wir im nächsten Artikel über AutoML und seine Funktionen sowie über die Verwendung der SAP Cloud Platform zur Erstellung von Erweiterbarkeit für ERP-Systeme sprechen.

Gepostet von Anastasia Nikolaevich, SAP CIS Business Solutions Architect