Automatisieren Sie HR-Prozesse mit Microsoft Teams, PowerApps und Power Automate. Rücktrittsanträge von Mitarbeitern

Guten Tag allerseits! Heute möchte ich ein kleines Beispiel für die Automatisierung des Prozesses zum Erstellen von Anwendungen für neue Mitarbeiter mit Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate und Teams vorstellen. Wenn Sie diesen Prozess implementieren, müssen Sie keine separaten PowerApps- und Power Automate-Benutzerpläne erwerben. Ein Office365 E1 / E3 / E5-Abonnement reicht aus. Wir erstellen Listen und Spalten auf der SharePoint-Website, PowerApps hilft Ihnen beim Erstellen des Formulars und Power Automate bietet die Möglichkeit, die Logik von Geschäftsprozessen anzupassen. Der letzte Prozess ist mit dem Team der MS Teams verbunden. Verschwenden wir keine Zeit und sehen, was passiert.



In der ersten Phase erstellen wir Listen und Details. Wir brauchen Listen:

1. Rücktrittsanträge von Mitarbeitern
2. Abteilungen
3. HR nach Einheiten
4. Administratoren

Jede Liste wird in Zukunft eine Rolle spielen, und wir werden sehen, welche. Wir erstellen die Details und konfigurieren das Navigationsmenü:

Powerapps

Jetzt erstellen wir mithilfe von PowerApps ein Formular für die Liste der Mitarbeiterabhebungsanwendungen. Im endgültigen Formular sieht es folgendermaßen aus:



Im Feld "Mitarbeiter" werden Office 365-Benutzer aus der Benutzerliste ausgewählt, "Veröffentlichungsdatum" wird im Kalender angezeigt, "Abteilung" wird im Abteilungsverzeichnis angezeigt und "HR" wird im Verzeichnis "HR nach Abteilungen" ausgewählt :



Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die Liste der zur Auswahl verfügbaren HR-Mitarbeiter nach der auf dem Formular angegebenen Einheit gefiltert wird. Verwenden Sie eine Formel, um Daten in PowerApps zu filtern. Für die Eigenschaft "Elemente" des Felds "HR" schreiben wir:



Zusätzlich können Sie im Formular kleine Einstellungen für den Standardwert für das Feld Status vornehmen. Schreiben Sie für die Eigenschaft "Standard" des Felds "Status":



Wenn das Formular zur Elementerstellung geöffnet wird, wird der Wert "Neu" in das Feld "Status" geschrieben. Andernfalls wird der Wert aus der SharePoint-Spalte für das aktuelle Element in das Statusfeld des Formulars eingesetzt.

Eines der Probleme mit PowerApps ist die Unfähigkeit, Daten aus SharePoint-Gruppen einfach abzurufen. In dieser Hinsicht ist es nicht einfach, die Sichtbarkeit / Verfügbarkeit von Feldern oder Objekten im Formular zu konfigurieren, wenn Sie sich darauf einstellen möchten, dass der Benutzer der SharePoint-Gruppe beitritt. Sie können jedoch eine Problemumgehung vornehmen. Speziell dafür haben wir im Voraus eine Liste der Administratoren erstellt:



Diese Liste enthält das Feld "Mitarbeiter" mit dem Typ "Benutzer oder Gruppe", das nur im Formular angezeigt wird, und das Feld "Name", in das der Name des ausgewählten Mitarbeiters geschrieben ist, wird nur in der Listenansicht angezeigt. Lassen Sie uns nun einen kleinen Trick in PowerApps machen. Beispielsweise können Sie die Verfügbarkeit eines beliebigen Felds unter der Bedingung konfigurieren, dass sich der aktuelle Benutzer in der Liste Administratoren befindet. Wir finden die Eigenschaft "Anzeigemodus" im Feld "Veröffentlichungsdatum" und schreiben:



Wenn sich nach dieser Formel mindestens ein Mitarbeiter in der Administratorliste befindet, dessen Anmeldung mit der Anmeldung des aktuellen Benutzers übereinstimmt, kann das Feld bearbeitet werden, andernfalls kann es angezeigt werden. Für eine höhere Zuverlässigkeit bringen wir den Login in Kleinbuchstaben, ansonsten gibt es alle möglichen Fälle.

Möglicherweise haben Sie bemerkt, dass der Titel des Formulars eine Schaltfläche "Aktionen auf Antrag" enthält:



Diese Schaltfläche wechselt zu einem anderen Bildschirm, in dem der Einfachheit halber alle möglichen Aktionen in der Anwendung erfasst werden:



Nach dem Klicken auf jede Schaltfläche wird ein zusätzliches Aktionsfenster geöffnet. Wenn beispielsweise die Aktion "Anforderung abbrechen" ausgewählt ist, wird ein zusätzliches Fenster mit der Möglichkeit geöffnet, einen Kommentar einzugeben:



Nach dem Klicken auf die Schaltfläche "Bestätigen" ändert sich der Status der Anwendung. Dies kann auch ohne Starten des Power Automate-Streams erfolgen. Wir werden die "Patch" -Funktion für die "OnSelect" -Eigenschaft der Schaltfläche verwenden:



Mit der Patch-Funktion aktualisieren wir das Anwendungslistenelement, indem wir es nach der Kennung des aktuellen Elements filtern. Wir ändern den Wert des Feldes "Status" und gehen zum Hauptbildschirm. Für die verbleibenden Aktionstasten ist die Logik ähnlich.

Es bleibt die Konfiguration des Verhandlungsflusses. Machen wir es in seiner einfachsten Form.

Leistungsautomatisierung

Unser Genehmigungsablauf startet automatisch, wenn Sie einen Antrag erstellen. Während der Implementierung wird der Status des Antrags geändert, der Abteilungsleiter wird empfangen und eine Benachrichtigung über einen neuen Antrag wird an den Leiter gesendet. Um den Leiter zu bestimmen, haben wir ein Verzeichnis mit „Abteilungen“:



Wir erstellen einen Power Automate-Stream:



Während der Ausführung dieses Streams erhält der Abteilungsleiter eine E-Mail-Benachrichtigung über die Erstellung einer neuen Anwendung und kann auf den Link klicken, um eine Entscheidung zu treffen, indem er auf die Schaltfläche:



Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zustimmen“ oder "Ablehnen" löst auch den Power Automate-Thread aus, der den Status der Anwendung ändert und eine Benachrichtigungs-E-Mail an einen HR-Spezialisten sendet:



Der Prozess ist fertig.

Teams

Der letzte Schliff ist die Organisation der Zusammenarbeit mit diesem Prozess. Dazu verbinden wir den Prozess mit dem MS Teams-Team:



Jetzt haben alle Mitglieder des MS Teams-Teams auf einer separaten Registerkarte Zugriff auf den Exit-Prozess für neue Mitarbeiter.

Natürlich kann in der Ablauflogik ein mehrstufiger Abgleich bereitgestellt werden, und es besteht die Möglichkeit, die Genehmigungskomponente zum Zuweisen von Power Automate-Aufgaben zu verwenden. Sie können auch Berichte einrichten und Benachrichtigungen generieren, die an den Chatbot von Microsoft Teams gesendet werden. Aber mehr dazu in den folgenden Artikeln. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und einen schönen Tag!