⭕️ 🐧 🤦🏽 Lifehacks für die Organisation von Online-Events 🍄 🥁 🤟🏻

Ich organisiere IT-Konferenzen seit vielen Jahren offline. Aber neue Realitäten zwingen unser Team, die Möglichkeiten des Online-Gehens zu erkunden. In diesem Artikel habe ich Informationen und Life-Hacks von Artikeln ausländischer Kollegen gesammelt. Viele Tipps sind für Organisatoren von Offline-Veranstaltungen relevant.

Online-Ereignisformate

Leben

Die Option kommt dem Format von Offline-Ereignissen am nächsten, nur ohne über Kaffeepausen zu sprechen. Sprecher und Zuhörer sind gleichzeitig mit der Plattform verbunden, Berichte werden „live“ übermittelt, die Teilnehmer kommunizieren in einem Chat und stellen Fragen.

Vorteile: klares und einfaches Format, Sprecher müssen keine vorläufigen Aufnahmen machen.
Nachteile: viele Risiken und unkontrollierte Situationen für die Organisatoren: Die Sprecher haben Probleme mit dem technischen Teil / der Sprecher erscheint einfach nicht zum richtigen Zeitpunkt, technische Plattform funktioniert nicht.
Lebe Tage oder Wochen

Dieses Format macht die Veranstaltung zu einem Mini-Festival. Dies kann verschiedene zusätzliche Sitzungen, Diskussionen und Diskussionen sowie einige Netzwerke umfassen, um die Interaktion während der Veranstaltung erheblich zu erweitern.
Bei der Aufnahme

Alle Sitzungen werden aufgezeichnet und am festgelegten Veranstaltungstag angezeigt.

Vorteile: weniger Risiko für Veranstalter.
Nachteile: Vorbereitende Vorbereitung und kein Sinn für „Ereignis“, da alles bereits im Voraus aufgezeichnet wurde.
In einer Aufnahme mit

In diesem Format werden die Reden selbst aufgezeichnet, aber die Redner sind während der Vorlesung online anwesend und können Fragen beantworten und andere Aktivitäten durchführen.

Vorteile: Die Sprecher können sich auf die Kommunikation mit den Zuhörern konzentrieren. In diesem Format sind Live-Chat und Aufzeichnung ausgewogener.
Nachteile: Die Organisation der Videoaufzeichnung von Aufführungen ist erforderlich.

Weitere Informationen zu Formaten finden Sie in diesem Artikel .

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Ein Beispiel für die Live-Rede eines Redners bei einer Offline-Konferenz

Unabhängig davon, welches Format Sie wählen, gibt es eine Reihe allgemeiner Tipps und Tricks, über die ausländische Quellen schreiben. Sie haben sich also entschlossen, Ihre Online-Veranstaltung zu organisieren.

Leben hackt

1. Finden Sie eine „große Idee“ für Ihre Veranstaltung

Es ist relativ einfach, Redner zu sammeln, mehrere Tage Webinare zu planen und alles als Online-Konferenz zu bezeichnen. Das Problem bei diesem Ansatz ist, dass sie aufgrund der Sitzung in der Regel lose miteinander verbunden sind, die Teilnehmer nur selektive Fakten erhalten und nur sehr wenig echte Schulungen stattfinden.

Finden Sie die „große Idee“, die Ihre Veranstaltung zusammenbringt. Diese Idee sollte zu einer einzigen Zeile werden, um die Sie alle Berichte erstellen und miteinander verbinden können.

Um diese Verbindungen für die Teilnehmer hervorzuheben, können Sie an jedem Tag der Konferenz einführende „vorbereitende“ und abschließende „zusammenfassende“ Sitzungen organisieren.

Verwenden Sie Vorbereitungssitzungen (ca. 30 Minuten), um eines der Hauptthemen oder -ideen der Konferenz hervorzuheben, um zu erläutern, wie die Berichte des kommenden Tages damit zusammenhängen und was die Berichte zusammenbringt.

Laden Sie die Teilnehmer in einer Zusammenfassung der Sitzungen ein, eine Bestandsaufnahme des Tages vorzunehmen, über ihre Erfahrungen nachzudenken und ihnen mitzuteilen, wie sie handeln möchten.

2. Erstellen Sie einen Ort, an dem die Teilnehmer interagieren können

Einer der Hauptnachteile von virtuellen Ereignissen wird normalerweise als Unfähigkeit bezeichnet, das gleiche Kommunikationsniveau wie bei Offline-Ereignissen zu erreichen. Obwohl die persönliche Kommunikation Eigenschaften aufweist, die nicht in eine virtuelle Umgebung übersetzt werden können, ist der Grad der Interaktion, den Sie im Netzwerk erstellen können, ziemlich hoch - wenn Sie sich anstrengen.

Als Webinar-Plattform können Sie Dienste verwenden, die die Möglichkeit bieten, Live-Sitzungen durchzuführen. Mit Zoom können Sie beispielsweise während der Webinare zusätzlich zur Q & A-Funktion eine Verbindung zum Chat herstellen.

Suchen Sie einen separaten Chat-Moderator. Bereiten Sie im Voraus geeignete Startfragen vor, die er an den Chat senden und die Diskussion starten kann. Bitten Sie den Moderator, die Zuhörer ständig zu ermutigen, an dem Gespräch teilzunehmen.

Stellen Sie nach den Online-Sitzungen einen Ort bereit, an dem die Diskussion zwischen den Präsentationen und danach fortgesetzt werden kann. Zum Beispiel sind private Gruppen Facebook und LinkedIn geeignet. Spezielle Services helfen dabei, die Diskussionswand und die Funktionen für soziale Medien in WordPress zu integrieren.

Denken Sie daran, dass Diskussionen niemals einfach so beginnen. Ich muss die Leute daran erinnern, daran teilzunehmen. Laden Sie die Teilnehmer ständig ein, während Live-Sitzungen zu chatten. Nehmen Sie nach der Veranstaltung in den E-Mail-Newsletter Erwähnungen der aktivsten Diskussionen in Gruppen auf und setzen Sie Links zu diesen.

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Verwenden Sie private Gruppen in sozialen Netzwerken oder Instant Messenger als Plattform für Diskussionen

3. Verwenden Sie mindestens ein Live-Video

Verwenden Sie mindestens ein Live-Video, auch wenn Ihre Veranstaltung in der Aufnahme vollständig geplant ist. Beispielsweise kann ein Moderator Redner zu Beginn eines Berichts vertreten. Das Ziel ist zu zeigen, dass die Lernumgebung zwar „virtuell“ sein kann, aber mit realen Menschen gefüllt ist - den Menschen, die zum Lernen und zur Diskussion da sind.

Bitte beachten Sie, dass die Teilnehmer sowohl den Redner selbst als auch seine Präsentation sehen. Dies gilt sowohl für Online-Ereignisse als auch für die Aufzeichnung. Die „Rahmen“ des Sprechers und der Präsentation können sich zum richtigen Zeitpunkt gegenseitig ersetzen oder in einem Fenster kombiniert werden.

Bei unseren Offline-Konferenzen hat beispielsweise Freiwilliger Stas Fomin Auftritte für seine 0x1.tv- Bibliothek aufgezeichnet und dem Video dann Präsentationen hinzugefügt.

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Fügen Sie dem Sprecher-Video eine Präsentation hinzu

4. Bieten Sie eine hervorragende Kundenbetreuung

Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer verstehen, welche Berichte wann und wo sie aufbewahrt werden, wie sie Zugriff erhalten, wann Aufzeichnungen verfügbar sind usw. Stellen Sie sicher, dass sich die Navigationslinks zu wichtigen Informationen in den offensichtlichen Bereichen der Konferenzseite befinden, und senden Sie mehrmals Erinnerungen mit allen erforderlichen Informationen an die registrierte Mailingliste.

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Support-Telefonnummer in die Fußzeile der Website ein, erstellen Sie eine Kontaktseite und erinnern Sie im Newsletter daran, wo Sie Hilfe erhalten können.

5. Sprechen Sie im Voraus mit den Sprechern

Sprechen Sie mit Ihren Lautsprechern, bevor sie sprechen. Erzählen Sie uns mehr über Ihr Publikum, die Erwartungen an den Bericht, die normalerweise vom Publikum besser wahrgenommen werden. Finden Sie heraus, welche Fragen der Redner diskutieren möchte, und diskutieren Sie, wie Sie dazu beitragen können, die Sitzung so erfolgreich wie möglich zu gestalten.

Planen Sie für jeden Bericht eine Testlaufzeit. Machen Sie sie im Voraus, damit die Redner Zeit haben, das Material fertigzustellen und gegebenenfalls erneut zuzuhören. Führen Sie den Redner in alle technischen Nuancen des Dienstes für die Online-Konferenz ein, in der Sie sich für eine Veranstaltung entschieden haben.

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Sprechen Sie mit Ihrem Moderator vor der Veranstaltung.

6. Adressieren Sie die Teilnehmer als Co-Autoren

Fragen Sie die Teilnehmer nach bestimmten Fällen für einige Präsentationen. Beispielsweise können Registranten eine Beschreibung ihrer Projektaufgabe oder einen Code bereitstellen, der bei einer Präsentation analysiert werden soll.

Führen Sie allgemeine „Follow-up“ -Sitzungen durch, um Probleme und Inhalte der Veranstaltung zu erörtern. Laden Sie die Hörer ein, an der Diskussion teilzunehmen und am Video teilzunehmen.

7. Ziehen Sie Sponsoren und Partner an

Wenn Sie eine Veranstaltung von einem Unternehmen aus organisieren, finden Sie diejenigen, die nicht Ihre direkten Konkurrenten sind, deren Dienstleistungen jedoch idealerweise Ihr Produkt ergänzen.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie kein großes Publikum haben. Die meisten Unternehmen möchten ein gut qualifiziertes Publikum finden. Wenn Sie die Möglichkeit geben können, vor einer solchen Gruppe zu sprechen, ist dies wertvoll.

Sie können Sponsoren verschiedene Optionen anbieten: von der Erwähnung ihres Unternehmens (z. B. durch Anzeigen ihrer Logos auf der Seite Ihrer Website oder durch Links zu ihnen im Newsletter) bis hin zur Möglichkeit, die Sitzung zu verwalten oder auf andere Weise während der Veranstaltung mit Ihrem Publikum zu sprechen. Diese unterschiedlichen Ansätze sollten natürlich unterschiedliche Preise haben.

Sponsoren können Ihren Mitgliedern Preise oder Rabatte anbieten - dies ist ein großartiger Ansatz, der die Aufmerksamkeit des Sponsors auf sich zieht. Schließlich kann eine Sponsoring-Marke nützlich sein, um Ihre eigene Marke zu unterstützen und das Vertrauen in die Veranstaltung zu stärken, was wiederum dazu beiträgt, Besucher anzulocken.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Tipps zur Suche nach Sponsoren, falls Sie noch nie mit dieser Aufgabe gearbeitet haben.

Identifizieren Sie die Vorteile, die Sie potenziellen Sponsoren bieten könnten, und beschreiben Sie sie klar.
Entdecken Sie andere Veranstaltungen in Ihrer Nähe, um herauszufinden, wer solche Veranstaltungen gesponsert hat. Suchen Sie gleichzeitig nach Informationen zu den Preisen von Sponsoring-Paketen.
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8. -

Eine virtuelle Veranstaltung kann lange dauern, wobei kürzere Sitzungen an mehreren Tagen in der Woche für 1-2 Stunden geplant sind.

Wenn Sie über einen längeren Zeitraum Wissen erwerben, haben Ihre Teilnehmer mehr Zeit, das Gelernte zu verdauen, zu analysieren und anzuwenden. Und Sie erhalten eine Planungspause, passen sich während der Veranstaltung an und reduzieren Ihre Arbeitsbelastung.

Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Hörer Chatrooms für Diskussionen verwenden. Erstens haben sie einfach mehr Zeit. Zweitens werden sie mit ziemlicher Sicherheit mehr Fragen und Kommentare zum Inhalt erhalten.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Möglichkeit, Leistungen vorab aufzuzeichnen. Sie können Sitzungen vor der Konferenz vollständig aufzeichnen oder eine Aufzeichnung für Notfälle erstellen, wenn sich beispielsweise herausstellt, dass der Sprecher nicht online sprechen kann.

9. Speichern Sie keine Erinnerungen

Eines der Merkmale virtueller Konferenzen ist die Möglichkeit, später zu verschieben oder gar nicht zu kommen. Darüber hinaus machen die Aufzeichnungen von Berichten, die von den meisten virtuellen Konferenzen angeboten werden, die Ausrede „Ich werde es später sehen“ (und natürlich sehen sie es später selten).

Es gibt keine Möglichkeit, dieses Problem vollständig zu lösen, aber eine der effektivsten Methoden besteht darin, häufige Erinnerungen zu senden. Dies umfasst E-Mail-Erinnerungen für bevorstehende Berichte, Erinnerungen für die Teilnahme an Diskussionen und Erinnerungen an veröffentlichte Beiträge - all dies hilft Ihnen, auf dem Laufenden zu bleiben und die Teilnehmer einzubeziehen.

Natürlich ist es wichtig, es nicht zu übertreiben und die Teilnehmer nicht mit zu vielen Benachrichtigungen zu ärgern, aber es ist besser, sich zu irren, als dass Ihre Veranstaltung vor dem Start nicht in Erinnerung bleibt.

10. Finden Sie Zeit für all das oben Genannte.

Wenn Sie der obigen Liste einen Tipp hinzufügen möchten, ist dies "Start im Voraus!"

Alles, was hier beschrieben wird, ist machbar, auch alleine oder von einem sehr kleinen Unternehmen, aber Sie müssen vorausplanen, damit alle Teile in einer Reihe stehen.

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Ein ausführlicher Artikel über diese Life Hacks (auf Englisch).

Und zum Schluss noch ein paar kurze Tipps

Denken Sie an Zeitzonen (insbesondere, wenn Sie die Teilnahme von ausländischen Sprechern planen).
Verwenden Sie Ihre Redner und Teilnehmer, um Werbung zu machen - bieten Sie ihnen vorgefertigte Texte und Bilder zu Ihrer Veranstaltung an, die sie in sozialen Netzwerken teilen können, und bitten Sie die Redner, auf ihren Seiten über die Vorbereitung einer Rede zu berichten.
Schreiben Sie ein detailliertes Szenario der Konferenz und schreiben Sie alle möglichen Risiken und Lösungen im Voraus auf.
Studieren und konfigurieren Sie eine Ersatzplattform im Voraus, um technische Probleme zu vermeiden, und bringen Sie Ihren Rednern und Moderatoren bei, diese ebenfalls zu verwenden.
Erstellen Sie einen Organisator-Chat für die Dauer der Veranstaltung, um dringende Probleme zu besprechen.

Haben Sie bereits eine Online-Veranstaltung gehabt? Teilen Sie Tipps und Life-Hacks mit Anfängern. :) :)

Lifehacks für die Organisation von Online-Events