Organisieren der Remote-Arbeit mit digitalen Zextras-Jobs

Im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie standen viele Unternehmen vor der Notwendigkeit, alle oder einen Teil ihrer Mitarbeiter in den Fernbetrieb zu überführen. Das Hauptproblem bei dieser Arbeitsweise ist die Organisation der Interaktion, damit die Mitarbeiter auch außerhalb des Büros bequem kommunizieren und gemeinsam an Dokumenten arbeiten können.

Heutzutage gibt es viele Softwarelösungen zur Implementierung solcher Funktionen im Unternehmen. Aus einer Reihe von Gründen können jedoch bei weitem nicht alle verwendet werden. Einige Unternehmen sind beispielsweise an einem Cloud-Service interessiert, der einfach funktioniert, während ein anderer Teil des Unternehmens nach einem zuverlässigen Kollaborationssystem für das Hosting auf ihren eigenen Servern sucht. Eine universelle Lösung, die für jeden geeignet ist, ist die digitale Workstation-Plattform von Zextras, die auf der Open-Source-Edition der Zimbra Collaboration Suite basiert.

Diese Lösung basiert auf Open Source-Produkten und hat mittlerweile mehr als 15 Millionen Benutzer weltweit. Die digitalen Workstations von Zextras werden aufgrund des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses ausgewählt. Neben grundlegenden Funktionen für Kollaborationssysteme wie E-Mail, Tagebuch, Adressbücher und Aufgabenlisten bietet die Zextras-Plattform zum Erstellen digitaler Workstations umfassende Unternehmens-Chats, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen sowie Unterstützung für mobile Geräte. Diejenigen, die die Zextras-Plattform auf ihren eigenen Servern bereitstellen möchten, werden auf jeden Fall ein zuverlässiges Transaktionssicherungssystem und die Möglichkeit zur hierarchischen Verwaltung der Datenspeicherung zu schätzen wissen.

Nehmen Sie zum Beispiel ein Unternehmen, das sich mit der Lieferung von Industrieverpackungen beschäftigt. Aufgrund der Gefahr einer Coronavirus-Infektion hielt es der Leiter des Unternehmens für angemessen, seine Verkaufsabteilung, Rechtsabteilung und das Management auf Fernarbeit zu verlagern, wobei nur Lagerarbeiter und Fahrer „vor Ort“ blieben und ihnen die erforderliche Schutzausrüstung zur Verfügung stellten. Zusammen mit der getroffenen Entscheidung sind eine Reihe von Problemen im Zusammenhang mit der Lösung der aktuellen Aufgaben aufgetreten.



Daher muss die Verkaufsabteilung nicht nur Anrufe tätigen und Bestellungen entgegennehmen, sondern auch ständig den Rabattbetrag für einen bestimmten Kunden mit dem Manager abstimmen. Es ist erforderlich, die gesendeten kommerziellen Angebote zu koordinieren und tägliche Besprechungen und Besprechungen durchzuführen. Die Rechtsabteilung muss außerdem ständig Vereinbarungen erstellen und genehmigen, sich zu bestimmten Themen beraten lassen, und das Management muss überwachen, was im Unternehmen geschieht, und rechtzeitig wertvolle Anweisungen erteilen.

Für die Remote-Arbeit entschied sich das Unternehmen für den Zextras Cloud-Dienst.vom Cloud-Dienstanbieter MerlionCloud, mit dem Sie eine Cloud-Umgebung zum Organisieren von E-Mail-Diensten, Chats, Dokumentenkollaboration, Datensicherung und -speicherung, Support für mobile Geräte und persönliche Speicher erstellen können. Die Plattform zeichnet sich durch ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit zu einem wettbewerbsfähigen Preis aus.

Die Garantie für die Zuverlässigkeit des Dienstes besteht darin, dass er den modernen Standards der DSGVO, ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 und ISO 27018 entspricht, die Kontrolle und Qualität der Geschäftsprozesse, Sicherheit und Datenschutz sowie Vertraulichkeit garantieren. Dank der Überwachung rund um die Uhr sowie des Einsatzes fortschrittlicher Anti-Spam- und Virenschutzsysteme werden E-Mail-Benutzer und damit das Unternehmen selbst zuverlässig vor Cyber-Angriffen geschützt. Der Zextras Cloud-Dienst selbst befindet sich im Europäischen Rechenzentrum.



So erhielt das Unternehmen eine private, sichere und voll ausgestattete E-Mail mit Unterstützung für so beliebte E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird sowie für mobile Geräte und viele andere moderne Funktionen. Darüber hinaus konnten alle Manager, die zuvor öffentliche E-Mails für ihre Arbeit verwendet hatten, problemlos auf den neuen Dienst migriert werden.



Der Corporate Chat in der Lösung von Zextras ist so gestaltet, dass er so benutzerfreundlich wie möglich ist. Zu diesem Zweck wird eine Aufteilung in Intercoms, Gruppen und Kanäle verwendet. Mit ihnen können Sie das gesamte Unternehmen in einem großen Besprechungsraum zusammenfassen, in dem Probleme im Zusammenhang mit jedem Mitarbeiter besprochen werden. Anschließend können Sie für jede Abteilung des Unternehmens einen eigenen Kanal erstellen, damit die Mitarbeiter dort ihre internen Probleme besprechen können. Mithilfe von Gruppen können Sie die Interaktion zwischen verschiedenen Abteilungen organisieren. Beispielsweise kann der Direktor eines Unternehmens eine temporäre Gruppe erstellen, einen Produktdesigner, einen Vermarkter und einen Produktionsleiter einladen, sich dieser Gruppe anzuschließen, um gemeinsam ein neues Design für die Verpackung zu entwickeln, wobei alle möglichen Nuancen berücksichtigt werden.



Verpassen Sie nicht die an sie gerichteten Nachrichten. Die Mitarbeiter werden von der mobilen Anwendung Zextras Team für iOS- und Android- Betriebssysteme unterstützt , die den Mitarbeitern ständig Benachrichtigungen über neue Nachrichten und Videoanrufe sendet.

Die üblichen USB-Flash-Laufwerke für den Dateiaustausch wurden durch den privaten persönlichen Cloud-Speicher von Zextras Drive ersetzt. Darin können Mitarbeiter des Unternehmens die für die Arbeit erforderlichen Dateien speichern und gegebenenfalls anderen Mitarbeitern Zugriff darauf gewähren. In diesem Fall werden die Dateien nicht in einem Ordner gespeichert, und jeder Mitarbeiter verfügt über eine persönliche Festplatte, auf der er die Dateien nach eigenem Ermessen organisieren kann. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise verschiedene Arten von Dokumenten in verschiedenen Ordnern speichern.



Mit Zextras Drive können Sie Mitarbeitern auch rollenbasierten Zugriff auf Dokumente gewähren. So kann ein Mitarbeiter beispielsweise einem Kollegen den Zugriff so gewähren, dass er nur das Dokument anzeigen kann, und er kann seinem Manager Zugriff auf das Dokument gewähren, damit er verschiedene Änderungen daran vornehmen kann. Darüber hinaus können Sie Dokumente von Zextras Drive für Personen freigeben, die nicht im Unternehmen arbeiten, z. B. für Kunden oder Auftragnehmer. Daher beherrschten viele Mitarbeiter die Dateifreigabe schnell direkt im Zextras-Team, was die Geschwindigkeit der Zusammenarbeit erheblich erhöhte.



Der volle Nutzen von Zextras Docs wurde von der Rechtsabteilung bewertet. Mit dieser Entscheidung können Sie Verträge gemeinsam entwerfen. Dank des Einsatzes dieses Tools konnte die Abteilung sogar die Zeit für die Einigung auf Dokumente im Vergleich zu den normalen Bürobedingungen verkürzen. Auch jetzt haben die Mitarbeiter des Unternehmens die Möglichkeit, Mitarbeiter anderer Abteilungen in die Erstellung von Dokumenten einzubeziehen. Dank dessen hat sich die Geschwindigkeit beim Erstellen von Berichten, Verträgen und kommerziellen Angeboten erheblich erhöht.

Neben Heim-Laptops können Mitarbeiter ihre digitalen Zextras-Workstations mit ihren Mobilgeräten verbinden. Um die sich daraus ergebenden Risiken für die Informationssicherheit auszuschließen, ermöglicht der Systemadministrator des Unternehmens der Funktion die Verwaltung mobiler Geräte. Sie können damit Daten auf dem Gerät löschen, blockieren oder sogar die Verbindung zum Server trennen, wenn ein Smartphone oder Tablet kompromittiert wird. Außerdem können Sie die Funktion der Kamera, der Speicherkarte, der drahtlosen Verbindungen und einer Reihe anderer Funktionen deaktivieren, deren Verwendung mit Risiken für die Informationssicherheit verbunden ist.

Darüber hinaus können Sie mit Zextras Mobile für jedes Gerät ein zusätzliches mobiles Kennwort hinzufügen. Dieses Kennwort stimmt nicht mit dem tatsächlichen Kennwort des Kontos überein, kann jedoch zum Synchronisieren des Mobilgeräts mit dem Server verwendet werden und wird benötigt, damit Angreifer, die das Gerät gestohlen oder gehackt haben, auch nach dem Extrahieren des Kontokennworts nicht zum Server gelangen können.

Zusätzlich zur Cloud-Option ist es möglich, die digitalen Workstations von Platform for Zextras auf den Servern des Unternehmens bereitzustellen. Da die Plattform keine Systemressourcen beansprucht, müssen Sie keinen leistungsstarken Server dafür erwerben. Lesen Sie in unserem Artikel, wie Sie die Zextras-Plattform für digitale Workstations auf Ihrem eigenen Server installieren .

Mit dieser Bereitstellungsoption wird die von Zextras Backup bereitgestellte Sicherungsfunktion kritisch. Die Reservierung ist transaktionaler Natur, dh das System sichert automatisch buchstäblich jede von Benutzern ausgeführte Aktion. Mit diesem Backup-Ansatz können Sie den Server zuverlässig vor Ransomware-Viren schützen und haben immer eine aktuelle Sicherung der Daten auf dem Server zur Hand.



Die von Zextras Powerstore bereitgestellte Funktion der hierarchischen Speicherverwaltung ermöglicht die Optimierung der Betriebskosten der Serverinfrastruktur durch Reduzierung der Kosten für die Informationsspeicherung. So können beispielsweise aktuelle und aktuelle Daten, auf die Benutzer häufig zugreifen, auf schnellen, aber teuren SSDs gespeichert werden, und alte Daten, auf die Benutzer nicht so häufig zugreifen, können auf langsamen, aber billigen Festplatten oder sogar gespeichert werden Senden Sie sie an den Cloud S3-kompatiblen Objektspeicher.



Darüber hinaus wird bei der Installation der Plattform zum Erstellen digitaler Zextras-Workstations auf den Servern des Unternehmens eine vollständige Vertraulichkeit der Daten im Unternehmenschat erreicht, die bei Verwendung öffentlicher Dienste und Instant Messenger grundsätzlich nicht erreicht werden kann.

Es ist auch möglich, eine vollwertige Video-Chat-Funktion hinzuzufügen, mit der Mitarbeiter vollwertige Besprechungen im Videoformat abhalten können. Dank dieser Funktion können Mitarbeiter vertraute Besprechungen organisieren, ohne das Risiko einer Ansteckung mit einem Coronavirus einzugehen.



Mit der Funktion "Sofortbesprechung" können sie Videoanrufe mit Kunden führen. Generieren Sie dazu einfach einen Link und senden Sie ihn an den Gesprächspartner. Nach dem Klicken auf den Link wird ein Video-Chat-Fenster direkt im Browser des Kunden angezeigt, und der Mitarbeiter kann das Produkt völlig berührungslos aushandeln oder präsentieren, ohne den Ort verlassen zu müssen. Ein weiterer Vorteil des Unternehmens-Chats von Zextras ist die Verfügbarkeit einer mobilen Anwendung, mit der Mitarbeiter weiterhin von ihrem Mobiltelefon aus mit dem Team kommunizieren können, ohne die Informationssicherheit des Unternehmens zu beeinträchtigen.

Mithilfe der Zextras-Plattform können so private, sichere und effiziente digitale Workstations erstellt werden, die nicht nur die Arbeitsprozesse im Büro beschleunigen, sondern bei Bedarf auch eine Reihe von Mitarbeitern auf Remote-Arbeit übertragen, ohne ihre Produktivität zu verlieren.

Bei allen Fragen können Sie sich per E-Mail an katerina@zextras.com an den Vertreter der Firma "Zextras" Ekaterina Triandafilidi wenden