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Udalenka: Wie sie in X5 vorhatten, auf ein entferntes Arbeitsformat umzusteigen

Und dann wirklich gekreuzt


X5 hat heute nicht daran gedacht, Mitarbeiter auf ein Remote-Arbeitsformat umzustellen. Bereits 2019 haben wir ein Pilotprojekt durchgeführt, das hervorragende Ergebnisse zeigte und einen „Rollout“ plante, da das Remote eine der wichtigen Optionen und Möglichkeiten für die Arbeit in einem digitalen Unternehmen darstellt. Wir haben die Infrastruktur vorbereitet, Lizenzen gekauft und die Arbeitseffizienz getestet. Mitte März änderte sich jedoch alles: Innerhalb weniger Tage mussten wir sicherstellen, dass Tausende unserer Kollegen praktisch ohne Infrastrukturbeschränkungen von zu Hause aus arbeiten konnten.
Spoiler: Wir haben es geschafft. So haben wir erkannt, dass wir ein echtes digitales Unternehmen sind, das zu technologischen Errungenschaften fähig ist.




Einzelhandelsmitarbeiter: von analog zu digital


Wir verfolgen die globalen Trends genau: Selbst in einer schwierigen epidemiologischen Situation, den führenden digitalen Unternehmen der Welt, gerieten die Technogiganten nicht in Panik, sondern starteten die Übertragung der maximal möglichen Anzahl ihrer Mitarbeiter auf eine entfernte Betriebsart. Sie erkannten schnell, dass die Situation nicht einfach war und nicht ein oder zwei Tage dauern würde. Es ist notwendig, unter den gegenwärtigen Bedingungen mit erhöhter Geschwindigkeit wieder aufzubauen - derjenige, der am schnellsten wird, wird erfolgreich sein. Natürlich wurden viele dieser Unternehmen bereits dafür geschärft und sind seit langem technisch und kulturell an Fernarbeit angepasst.

Aber in Russland ist nicht alles so rosig: Nicht jeder hat die Infrastruktur für vollwertige Fernarbeiten bereit, und die Frage der Effizienz bleibt bestehen. Wir haben in X5 auch alle Risiken und Chancen abgewogen und beschlossen, "fern" zu sein - zu sein! Die Ereignisse der letzten Wochen haben die Umsetzung der zeitweise unternommenen Schritte beschleunigt: Wir mussten massiv Kapazitäten und Lizenzen erwerben und unterwegs „Schuhe wechseln“, die Vorbereitung einer Remote-Workstation vollautomatisch und „ohne Handbremse“ durchführen.

Wir haben so schnell wie möglich einen neuen Plan erstellt und die Bedürfnisse bewertet. Die Hauptaufgabe bestand darin, die maximal mögliche Anzahl von X5-Mitarbeitern in Moskau auf die Remote-Arbeit zu übertragen, wo sich die Situation mit Coronavirus am schnellsten entwickelte. In nur wenigen Tagen haben wir eine Karte mit kritischen Positionen im gesamten X5-Unternehmenszentrum erstellt, in der Mitarbeiter identifiziert werden, die auf Remote-Arbeit umsteigen können, sowie Mitarbeiter, deren Präsenz in Büros vom kontinuierlichen Betrieb des Unternehmens abhängt. Die gleichen Arbeiten wurden von den Moskauer Büros der Einzelhandelsketten durchgeführt. Dies half uns zu verstehen, wie viele Lizenzen oder Laptops benötigt werden, wie viele Mitarbeiter und in welchem ​​Zeitraum auf das Remote-Format umgestellt werden sollte, obwohl viele der Punkte mehrmals täglich an die Situation angepasst werden mussten.
Dieser Prozess wurde von mehreren X5-Abteilungen gleichzeitig organisiert - Informationstechnologie, Informationssicherheit, Personal- und Organisationsentwicklung sowie administrative Angelegenheiten.

In den letzten zwei Wochen hat sich die Anzahl der Benutzer bei Remote-Arbeiten um fast das 19-fache erhöht - heute arbeiten 94% der Mitarbeiter der Moskauer Büros an "Remote". Die Umstellung auf ein entferntes Arbeitsformat für Mitarbeiter von Regionalbüros hat begonnen. Diese kolossale Arbeit hat keine Analoga auf dem russischen Einzelhandelsmarkt.

Um die Remote-Arbeit in einem solchen Volume zu organisieren, löste X5 in nur wenigen Tagen eine ganze Reihe von Aufgaben mit unterschiedlichem Volume und unterschiedlicher Komplexität, darunter:

  • Bereitstellung der erforderlichen Lizenzen und des Zugriffs.
  • Erweiterung und Konfiguration von Kommunikationskanälen und zentraler Infrastruktur.
  • Entwicklung neuer Fernzugriffsschemata.
  • Anpassung der Informationssicherheitsregeln.
  • Zusätzliche Ausrüstung für Benutzer.
  • Anweisungen aktualisieren und anpassen.

Die Informationssicherheitsbeauftragten von X5 standen ebenfalls an vorderster Front, da der Schutz der Benutzerdaten nun das wichtigste Thema ist. Daher hat die Anzahl der Anfragen nach Zugangskoordinierung erheblich zugenommen, ebenso wie die Entwicklung neuer und die Modernisierung der verwendeten IT-Lösungen im Rahmen der Bereitstellung des Fernzugriffs.

Dank der gemeinsamen Arbeit von Informationssicherheitsspezialisten und IT-Teams konnte die Einführung und Genehmigung von Informationssicherheitslösungen erheblich beschleunigt werden, was sich wiederum auf die Geschwindigkeit auswirkt, mit der den Mitarbeitern des Unternehmens ein neuer Service bereitgestellt wird.

Innerhalb weniger Tage wurden die Anforderungen aller X5-Abteilungen und Einzelhandelsketten an die erforderliche IT-Infrastruktur klar identifiziert: Bis heute wurden etwa 16.000 VPN-Lizenzen ausgestellt, Unternehmens-Laptops wurden an die gestiegenen Sicherheitsanforderungen für Remote-Arbeiten angepasst.

Der IT-Support arbeitet im Mobilisierungsmodus: Benutzeranfragen werden im Rahmen einer speziellen Hotline per Telefon und in WhatsApp verarbeitet, die erforderlichen Anweisungen werden finalisiert und versendet, die Bandbreite der Kommunikationskanäle und des VPN wurde erweitert. Alle Systeme sind mit einer erhöhten Belastung konfrontiert.



Das Wichtigste in Udalenka ist die Kultur


Eine der Aufgaben der Digitalisierung im Einzelhandel sind Remote-Workstations: möglichst automatisiert mit den erforderlichen Programmen. Und als wir Menschen übersetzten, sahen wir uns zum Beispiel mit einem unzureichend hohen Grad an Digitalisierungskultur konfrontiert - sowohl mit ihrem Verständnis als auch mit ihren Fähigkeiten und Werkzeugen.

Die Rolle der IT im Unternehmen ändert sich: Von einer Serviceeinheit mit Administratoren, die mit einer Aufgabe verbunden sind, ist die IT zum Initiator vieler Prozesse geworden. Durch die Überwachung in Splunk können Sie beispielsweise vorhandene Arbeitsprozesse anzeigen, Schwachstellen identifizieren und proaktiv Lösungen vorschlagen.

Aus diesem Grund haben wir neben dem Pumpen von „Technologie“ erkannt, dass Kommunikation für die IT zu einer entscheidenden Aufgabe wird und dass Sie Folgendes tun müssen:

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Vor 3 Wochen gab es in X5 eine ganze Reihe verschiedener Anweisungen für alle Gelegenheiten und ein anderes technologisches Niveau. Wir haben uns entschlossen, einen klaren Anweisungsassistenten zu erstellen, der für die meisten Benutzer verständlich ist und für alle Geräte gilt.

Jetzt können alle X5-Mitarbeiter und Einzelhandelskettenbüros im Unternehmensportal nicht nur auf eine einfache und verständliche Anweisung zum Anschließen einer Remote-Workstation an die erforderlichen Servicedienste zugreifen, sondern auch auf Informationen zu kostenlosen Kursen und Vorträgen, Online-Bildungssendungen und sogar zur Teilnahme an virtuellen Museumsführungen .

Im Remote Work Forum können Sie Life Hacks und die Schwierigkeiten der neuen Realität teilen, technische Updates diskutieren, IT-Spezialisten kontaktieren oder Fragen zur Arbeit außerhalb des Büros stellen.

HomeVSWork Home = Arbeit


Von zu Hause aus zu arbeiten ist nicht immer einfach. Wir sind es gewohnt, die Situation zu ändern, nicht jeder hat einen Raum, der geschlossen werden kann. Unter dem Gesichtspunkt der Kultur und der Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten, ist die „Udalenka“ sehr schwierig.

Aus diesem Grund haben wir bereits in den frühen Tagen vor einer neuen ernsthaften Herausforderung einen Flash-Mob auf Instagram # X5 in der Fernbedienung gestartet . Hier teilen wir unsere neuen Jobs, technologischen Fortschritte und Life-Hacks - wie die Umwandlung eines Spielbereichs in einen effizienten Arbeitsplatz.


Jetzt ist dieser Quadratmeter meine


Hauptsache, um es bequem zu machen.

Es gibt nur einen Ausweg: Wir müssen lernen, wie man von zu Hause aus arbeitet. Zusammen.

Hier sind die ersten Tipps für Ihre Kollegen zum Wechsel von Yuri Pchelin, # ITX5, zu einem Remote-Standort:
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Ziehen Sie deshalb bitte ein T-Shirt an, spielen Sie ein Video ab und schneiden Sie die Udalenka in vollen Zügen!
Damit sich unsere Kollegen nicht ohne einander langweilen, haben wir die Praxis der gemeinsamen Kaffeepausen eingeführt - sie finden regelmäßig über Skype statt. Bei solch kurzen Besprechungen (von 11.00 bis 11.20 Uhr) kann jeder X5-Mitarbeiter sprechen - ein heißes Thema diskutieren und seine rednerischen Fähigkeiten stärken (und einfach mit Kollegen „über Schmerzen“ sprechen).

Und um die körperliche Fitness aufrechtzuerhalten, haben sie auf dem Instagram-Kanal die Praxis gemeinsamer Morgenübungen gestartet, die von professionellen Trainern durchgeführt werden. Nützliche Gewohnheiten auch an einem entfernten Ort - niemand hat abgesagt!

Trotz aller Schwierigkeiten hat eine schnelle Umstellung auf Fernarbeit bereits viele Vorteile gebracht. Wir haben festgestellt, dass unsere technologische Ausrüstung für nahezu jede Last bereit ist und die Teams in der Lage sind, schnell umzuschulen und im neuen Modus zu arbeiten - noch effizienter als zuvor. Und selbst wenn diese schwierige epidemiologische Situation vorbei ist, sind wir bereit, weiter im neuen „digitalen“ Format zu arbeiten - wir haben diese „Fähigkeit“ bereits gepumpt.

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