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Wie große IT-Unternehmen ihre Mitarbeiter auf Remote-Arbeit übertragen

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Vor einem Monat begannen nur wenige Unternehmen, Mitarbeiter sorgfältig und schrittweise von zu Hause aus in die Fernarbeit zu verlegen. Nach der Rede des Präsidenten am 25. März mussten fast alle seine Mitarbeiter zu allen anderen nach Hause geschickt werden, einschließlich großer Unternehmen, die Tausende von Menschen beschäftigen. Dies ist eine schwierige logistische Aufgabe, da viele Mitarbeiter ein VPN, Kommunikationstools und einige funktionierende Computer und andere Tools benötigten. Wir haben große IT-Unternehmen kontaktiert und gefragt, wie sie damit umgehen.

Wer wurde von zu Hause zur Arbeit versetzt


In Kontakt mit


Seit dem 16. März hat das gesamte VKontakte-Team auf einen Remote-Betriebsmodus umgestellt. Eine kleine Anzahl von Spezialisten, die die Infrastruktur von VKontakte unterstützen und am Arbeitsplatz sein müssen, erhalten kostenlos ein Taxi.

Mail.ru Gruppe


Die meisten unserer Mitarbeiter sind ab Dienstag zu udalenka gewechselt und werden frühestens am 10. April ins Büro zurückkehren. Damit sich die Kollegen nicht vom Alltag ablenken lassen, haben wir allen im Delivery Club individuelle Aktionscodes gegeben.

Nur diejenigen, deren Arbeitsaufgaben nicht aus der Ferne gelöst werden können, kommen jetzt ins Büro. Gleichzeitig sind der Speisesaal, das Restaurant, der Fitnessraum, der Schönheitssalon, die Cafés, die chemische Reinigung, die frische Bar sowie die Büros des Masseurs und des Psychologen geschlossen. Mitarbeiter, die zur Arbeit gehen müssen, werden von CityMobile kostenlos mitgebracht und gefahren. Gleichzeitig werden die Sicherheitsmaßnahmen im Büro verstärkt - eine Wärmebildkamera überprüft alle eingehenden Nachrichten, auf jeder Etage werden Desinfektionsmittel installiert. Überall dort, wo es individuelle Hautantiseptika für die Hände gibt, füllen wir Erste-Hilfe-Sets ständig mit antiviralen Medikamenten, antibakteriellen Gelen und Masken sowie Aufzugs-Touchscreens auf. Alle Türgriffe werden regelmäßig mit einer Desinfektionslösung behandelt.

Dodo Pizza


Wir haben vier Büros (zwei in Moskau, in Syktyvkar und in Nischni Nowgorod). Jetzt haben wir ein Büro in Moskau und ein Büro in Nischni Nowgorod komplett geschlossen. Nur die Mitarbeiter des Produktentwicklungsteams, des Fotolabors und der Buchhaltung kommen in andere Büros, um Dokumente zu erhalten. Insgesamt in Büros nicht mehr als 15 Personen pro Tag.

Tinkoff


Aus einem Brief von Oliver Hughes vom 23. März:

„Wir haben mehr als 75% aller Menschen, die in unseren Büros in ganz Russland sitzen, in ihre Häuser gebracht. Dieser Prozess geht weiter und bei Bedarf können wir sogar mehr als 20% schnell übertragen. Es wird viel weniger als 5% der Mitarbeiter geben, die eine physische Präsenz im Büro benötigen (z. B. technischer Support, Abholung, Sicherheit). Für sie sorgen wir für sichere Arbeitsbedingungen in Übereinstimmung mit allen Hygieneanforderungen. Heute gehe ich selbst in die Cloud und arbeite von zu Hause aus. Was soll ich als nächstes tun? "

Mittlerweile sind rund 95% entfernt: [Mitarbeiter] vom Hauptsitz, Moskauer Büros und Einkaufszentren, 12 Tinkoff-Entwicklungszentren in den Regionen.

Wanderer


Der größte Teil des Teams der Rambler Group arbeitet derzeit remote, im Büro sind nur etwa 2% der Mitarbeiter beschäftigt. Dies sind Kollegen aus Medien, deren Arbeit aufgrund technischer Merkmale von zu Hause aus nicht möglich ist: Mitarbeiter, die für die Pressemitteilung, die Videoabteilung verantwortlich sind, sowie Kollegen aus dem Okko-Studio. Gleichzeitig ergriff die Gruppe alle erforderlichen Maßnahmen, um der Ausbreitung des Coronavirus für diejenigen entgegenzuwirken, die am Arbeitsplatz anwesend sein müssen.

Megaphon


Megaphone war eines der ersten Unternehmen, das Mitarbeiter an einen entfernten Standort transferierte. Aufgrund der Besonderheiten des Prozesses ist es jedoch unmöglich, alle 100% zu transferieren. Alle unsere Bemühungen zielen darauf ab, eine qualitativ hochwertige Kommunikation aufrechtzuerhalten, insbesondere unter den gegenwärtigen Bedingungen einer zunehmenden Netzwerklast. Jetzt arbeiten die meisten Mitarbeiter von zu Hause aus.

Beeline


Beeline führt seit 2016 ein Fernarbeitsprojekt durch. In der Firma heißt es BeeFREE. Vor der Einführung von Maßnahmen zur Bekämpfung der Verbreitung von Coronavirus nutzten 65% der Mitarbeiter von Verwaltungsbüros aus verschiedenen Abteilungen diese Gelegenheit: Finanzen, Marketing, Personalwesen, IT und andere. Verschiedene Funktionen in verschiedenen Abteilungen können außerhalb des Büros ausgeführt werden - und es ist eine Täuschung zu glauben, dass nur Unternehmensunterstützung eine solche sein kann. Im Zusammenhang mit einer Coronavirus-Infektion führen wir eine umgekehrte Analyse durch: Wer sollte genau im Büro arbeiten? Und zunächst können wir sagen: Fast die meisten Funktionen können von zu Hause aus ausgeführt werden, wenn IT-Systeme eine solche Möglichkeit haben. Es gibt Mitarbeiter, die aufgrund der Besonderheiten ihrer Funktionen nicht zu einem Remotestandort gehen können. Unser Unternehmen verfügt über eine Reihe technischer Positionen, die den reibungslosen Betrieb des Netzwerks gewährleisten.Sie befinden sich in unseren Einrichtungen und können nicht von zu Hause aus arbeiten. Wir verstehen, dass die Bereitstellung einer stabilen Kommunikation und eines qualitativ hochwertigen Service für unsere Kunden besonders wichtig und kritisch ist.

Außerdem können Mitarbeiter unserer Filialen nicht remote arbeiten. Für solche Mitarbeiter ist es nun vorgesehen, Geschäfte und Verwaltungsbüros mit Ionisatoren, Antiseptika und Thermometern auszustatten.

So lösen Sie technische Probleme


Megaphon


Zum Zeitpunkt der Übergabe an den Remote-Standort standen der technische Support des Unternehmens und der interne Kommunikationsdienst in ständigem Dialog mit den Mitarbeitern. Sie arbeiteten in einem erhöhten Lademodus, der den Übergang so schnell wie möglich machte. Der interne technische Support konnte einen Teil der Anfragen an den Sprachassistenten-Service sowie an den Chat-Bot übertragen.

Tinkoff


Die Schwierigkeiten waren nur mit dem verbunden, was sehr schnell erledigt werden musste, aber wir haben uns damit befasst. Lange Zeit hatte jeder Mitarbeiter Slack, Zoom und die meisten von ihnen hatten bereits Fernzugriff.

Dodo Pizza


In der aktuellen Situation haben wir vor drei Wochen begonnen, Mitarbeiter an einen entfernten Standort zu verlegen. Um eine komfortable und produktive Arbeit zu Hause zu gewährleisten, haben wir die Möglichkeit gegeben, Tische und Stühle aus dem Büro abzuholen. Unternehmenstaxis und Carsharing waren mit allen Mitarbeitern verbunden, wenn der Monitor im Büro abgeholt oder die Kassenausrüstung getestet werden musste.

Am schwierigsten ist es, den Mangel an Kommunikation auszugleichen. Wir suchen nach verschiedenen Möglichkeiten.

  • Wir haben zufällige Abendessen. Jede Woche verbindet der Slack-Bot zwei Personen, die zusammen Kaffee oder Mittagessen trinken müssen. Dies kann ein Kollege aus Ihrem Büro oder aus einem anderen Land sein.
  • Wir haben bereits ein gemeinsames Mittagessen für alle abgehalten. Im Büro essen viele gleichzeitig zu Mittag und dies ist bereits zu ihrer kleinen Tradition geworden.
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Mail.ru Group


Wir sind ein Technologieunternehmen und es war für uns einfacher, die Arbeit in einen Remote-Modus zu übertragen: Die Mail.ru Group verfügt über viele starke Kommunikationsprodukte, darunter zwei soziale Netzwerke, mit denen wir viele Probleme bei Instant Messenger, Mail und Video gelöst haben. Jetzt haben wir nur die gesamte Kommunikation online übertragen, einschließlich der Treffen mit Partnern.

In Kontakt mit


Unser Team ist in verschiedenen Städten ansässig. Vor der Selbstisolierung haben wir häufig Online-Meetings abgehalten, sodass wir auf der Fernbedienung keine technischen Schwierigkeiten haben. VK verfügt über viele seiner Tools für die Remote-Arbeit: Chats, Videoanrufe, Communitys, Videoübertragungen und andere Dienste. Wir verwenden sie täglich und nicht nur während der Fernarbeit des gesamten Unternehmens.

Damit die Mitarbeiter Zugriff auf alle erforderlichen Arbeitsdienste haben, haben wir dem gesamten Team VPN-Token für den Remotezugriff zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus können Sie Ihren Monitor für eine bequeme Bedienung im Büro abholen. Wir haben auch versucht, unserem Team das Leben zu erleichtern, und für den Zeitraum des Umzugs haben wir den Mitarbeitern einen Rabatt auf die Lieferung von Lebensmitteln vom Delivery Club gewährt.

Außerdem haben wir eine interne VK Isolation-Community, in der wir zusammen mit Kollegen online Yoga machen, nach Rezepten kochen, Online-Konzerte teilen und viel mehr zusammen machen. Wir passen uns neuen Realitäten an und versuchen, uns nicht zu langweilen.

Wanderer


Die Rambler-Gruppe, von der viele Vermögenswerte seit langem nach einem flexiblen Zeitplan betrieben werden, war technisch und betrieblich für Fernarbeiten bereit. Ein vollständiger Übergang zum Remote-Format der Arbeit dauerte ungefähr zwei Tage. Wir haben Teams für alle zusammengestellt und Zoom-Lizenzen gekauft. In der ersten Woche haben wir mehrere Webinare an einem entfernten Standort durchgeführt, in denen Mitarbeiter verschiedener Abteilungen der Rambler-Gruppe darüber sprachen, wie sie sowohl für Spezialisten als auch für Manager in der neuen Realität ruhig bleiben können. Wir haben Geräte für die Arbeit von zu Hause an die Finanzabteilung, die Buchhaltungsabteilung und die Personalabteilung ausgegeben.

VPN wird seit langem von Redakteuren und technischen Experten verwendet. Wir haben die Router ausgetauscht und die Last auf 2,5 Tausend Verbindungen erhöht. Das Hauptziel war es, über 1,2 Tausend Mitarbeitern einen Standardzugang zu ermöglichen. Wir haben einen Brief mit detaillierten Anweisungen verschickt, aber ungefähr 600 Antworten erhalten, in denen wir um Unterstützung bei der Verbindung gebeten wurden. Dies übersteigt die Standardanzahl von Anfragen an den technischen Support (ca. 80 Tickets pro Arbeitstag) erheblich und ist darauf zurückzuführen, dass viele Mitarbeiter ständig vom Büro aus arbeiteten und in einigen Fällen von zu Hause aus keine Unternehmensdienste in Anspruch nahmen.

Die zweite Aufgabe (es ist auch die arbeitsintensivste) ist die direkte Erteilung von Zugriffen (personifiziert oder in Gruppen). Mehrere Tage hintereinander haben wir Hunderte von Tickets für ihre Bereitstellung ausgearbeitet.

Wir sind mit der Tatsache konfrontiert, dass einige Mitarbeiter ihre Notwendigkeit des Zugriffs auf eine bestimmte Ressource nicht klar formulieren und viel mehr Rechte anfordern können, als sie benötigen, und in einer Notsituation können Sie solche Inkonsistenzen möglicherweise nicht bemerken. Wir haben auch festgestellt, dass einige der Gruppen-VPNs keine Eigentümer haben, die die Einbeziehung des Benutzers koordinieren oder den Inhalt der Gruppe anpassen können, was den Prozess der Bereitstellung des Zugriffs verlangsamt.

Wir mussten keine zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen einführen, da der Remote-Arbeitsprozess bei der Rambler Group schon lange besteht und wir unseren Mitarbeitern die Arbeit von Heimcomputern aus ermöglichen. Wir sind uns jedoch bewusst, dass das Verbinden von Benutzern von persönlichen Geräten mit zusätzlichen Risiken verbunden ist, um zu minimieren, dass wir am zweiten Tag ein Memo mit Maßnahmen für sicheres Arbeiten von zu Hause aus auf dem Unternehmensportal veröffentlicht haben. Um Phishing-Angriffe zu verhindern, hat die Abteilung für Cybersicherheit bereits zwei zusätzliche Wellen von Cyberkriminalität durchgeführt.

Megaphon


Die Arbeit von MegaFon im HomeOffice-Modus umfasst Lösungen für virtuelle Remote-Desktops (VDI, der Service steht fast allen Mitarbeitern des Unternehmens auch von ihren Heimcomputern aus zur Verfügung) und andere technologische Lösungen (VPN), die Mitarbeitern, Auftragnehmern und Partnern den Remotezugriff auf Unternehmensressourcen ermöglichen. Es wurde beschlossen, schrittweise nach Regionen zu HomeOffice zu wechseln, wodurch die Last reibungslos ansteigen konnte. Da die Belastung der Schlüsseldienste (VDI, VPN, AD, Exchange, SfB) um das 2- bis 5-fache zunahm, erforderten alle diese Lösungen erhebliche, zuvor ungeplante Umrüstungen (unter Berücksichtigung der Notwendigkeit, die Georeserve zu erhalten). Dies wurde innerhalb von zwei Tagen realisiert. Um die Last zu überwachen und zu verteilen, wurden die Dashboards schnell aktualisiert, sodass fundierte Managemententscheidungen getroffen werden konnten.

Wir verwenden weiterhin den von Skype4Biz lokal bereitgestellten Exchange-Mail-Dienst als Kommunikationstools. Es war notwendig, einen Teil der Mitarbeiter schnell mit vorkonfigurierten Laptops zu versorgen, bevor sie in den Remote-Modus wechseln konnten.

Beeline


Ein wichtiger Teil des Übergangs zur Remote-Arbeit war die Schaffung der erforderlichen IT-Infrastruktur und deren Unterstützung. Unsere Mitarbeiter verwenden VDI für den Fernzugriff auf Unternehmensressourcen, Skype for Business und Zoom für Videokonferenzen, Jira, Trello und Unternehmenstools für die Planung und Überwachung von Aufgaben.

Sie müssen darauf vorbereitet sein, dass Remote-Arbeit ohne funktionierende IT-Tools nicht effektiv ist. Wir haben einen qualitativ hochwertigen Support für IT-Tools organisiert, arbeiten online mit Benutzerfeedback und schulen Mitarbeiter in der Arbeit mit neuen IT-Tools

Neue Mitarbeiter einbinden und Anweisungen für alte


Wanderer


An dem Tag, an dem der neue Mitarbeiter eingestellt wird, kommt der Personalvermittler im Büro an, um ihm das Willkommenspaket und die erforderliche Ausrüstung zu geben, über die aktuelle Situation zu sprechen und bei zusätzlichen Zugriffen zu helfen. Anschließend geben wir den neuen Mitarbeiter nach Hause frei und übertragen ihn an den direkten Vorgesetzten, der den neuen Mitarbeiter dem Team vorstellt und sich mit den täglichen Besprechungen verbindet.

In Kontakt mit


Wir haben zusätzliche Materialien für Anfänger und Manager vorbereitet, die sie einstellen. Sie fügten dem Onboarding-Prozess zusätzliche Besprechungen mit Adaptern und Managern hinzu und änderten natürlich den Anpassungsprozess für die Remote-Interaktion.

Wichtig ist aber auch der informelle Teil der Anpassung. Zum Beispiel Flut-Chats. Dies ist dieselbe virtuelle Büroküche, in der Sie scherzen, klatschen und herumalbern können - fühlen Sie sich wie lebende Menschen, nicht wie Chat-Avatare. Vor kurzem hatte unser Kollege Geburtstag und hat sich in den Chat-Bildern von Pizza und Saft „niedergeschrieben“, um nach dem Ende der Selbstisolation echtes Essen zu versprechen. Solche Momente helfen uns, uns zu entspannen und uns wie ein Team zu fühlen.

Beeline


Der Arbeitsprozess bei BeeFREE in Beeline ist nach bestimmten Regeln organisiert. Es ist notwendig, eine zusätzliche Vereinbarung zum Arbeitsvertrag zu unterzeichnen, die die Hauptaspekte der Fernarbeit aus rechtlicher Sicht regelt. Jede Woche müssen Sie im Voraus einen Zeitplan für die Fernarbeit mit dem Kopf erstellen und koordinieren sowie eine Aufgabenliste für jeden Tag erstellen. Es ist auch notwendig, Kollegen darüber zu informieren, wann Sie remote arbeiten. Ein entfernter Mitarbeiter muss während des Arbeitstages in Kontakt sein. Um Arbeitsbesprechungen und Besprechungen durchzuführen, können Sie die Funktionen von Audio- und Videokonferenzen nutzen. Auch wenn es zu spät ist, sich für solche "virtuellen" Besprechungen zu verspäten. Um die Informationssicherheit des Prozesses zu gewährleisten, wird für jeden Mitarbeiter ein individueller virtueller Arbeitsplatz organisiert.

Empfehlungen an andere


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Keine Panik! Überprüfen Sie mit kaltem Kopf die Managementprozesse, versetzen Sie sich in die Lage der neuen, verstehen Sie, was fehlt, führen Sie Umfragen im Unternehmen durch, um die "Durchschnittstemperatur im Krankenhaus" zu ermitteln, und organisieren Sie je nach Ergebnis, was den Mitarbeitern fehlt.

Verlieren Sie nicht den Kontakt zu Ihren Mitarbeitern: Ermutigen Sie, vergessen Sie nicht zu loben, in dieser instabilen Zeit ist die Kommunikation zwischen Menschen besonders wichtig. Achten Sie auf die Bedürfnisse und Wünsche der Kollegen. Bewahren Sie den Teamgeist - wenn auch durch Videosendungen und nicht während persönlicher Besprechungen. 

Es kann sich auch lohnen, mit der Teamarbeit über neue Realitäten zu diskutieren. Vor allem, wenn Sie und Ihre Kollegen vorher nicht remote arbeiten mussten. Wenn Sie einen Arbeitstag beginnen und beenden, wie Sie Aufgaben verteilen, über die geleistete Arbeit berichten, wie oft Sie Anrufe benötigen oder sogar wie Sie die Kommunikation in einem funktionierenden Chat aufbauen. 

Wanderer


Es ist schwierig, allgemeine Empfehlungen abzugeben, da jedes Unternehmen seine eigenen Besonderheiten hat. In den meisten Fällen empfehlen wir jedem, Desktop-Computer zugunsten von Laptops aufzugeben, damit ein Mitarbeiter bei Bedarf von überall aus remote arbeiten kann. Es ist auch wichtig, alle Papierarbeiten in elektronische Form zu übersetzen - elektronisches Dokumentenmanagement zu implementieren: Dies kann die Geschwindigkeit von Geschäftsprozessen im Unternehmen erheblich erhöhen.

Verwenden Sie sofort eine zentralisierte Zugriffssteuerungslösung, andernfalls haben Sie möglicherweise einen Zoo für den Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk über inkonsistente Kanäle. Es ist auch wichtig, den Mitarbeitern Tools für die Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen. Erinnern Sie sie gleichzeitig an die Regeln für die Arbeit mit vertraulichen Informationen, wenn Sie Plattformen für die Online-Zusammenarbeit verwenden.

Informieren Sie uns unbedingt über Maßnahmen, um sicher von zu Hause aus arbeiten zu können, da Ihre Mitarbeiter und ihre persönlichen Geräte außerhalb des Büros am anfälligsten sind. Sie können vorgefertigte Empfehlungen von Anbietern und großen Unternehmen nutzen. Achten Sie auf technische Schutzmaßnahmen - beginnen Sie mit der Implementierung (oder schauen Sie zumindest) in Richtung NAC (Network Access Control). Stellen Sie sicher, dass Sie 2FA-Methoden für den Remotezugriff auf das Netzwerk verwenden.

Und natürlich ist in solchen Zeiten die Motivation für die Mitarbeiter entscheidend, um Unterstützung und Sicherheit zu spüren. Vom ersten Tag der Remote-Arbeit an haben wir daran gearbeitet: direkte Verbindungen mit dem CEO, Geschäftsführern und Teams. Einzelsitzungen für Mitarbeiter, die in der aktuellen Umgebung keine Management-Tools besitzen, oder für neue / junge Manager. In Live-Sendungen sprechen wir darüber, wie man mit erhöhtem psychischen Stress umgeht: Arbeit in der Umwelt von Kindern, Alltag, Regulierung der Ernährung und körperliche Aktivität. Wir vergessen nicht, wie wir alle im Büro zusammengearbeitet haben: Auf dem Unternehmensportal stehen wir weiterhin vor Herausforderungen (wir haben Fotos von Home Offices von Mitarbeitern gesammelt, Pluspunkte von Fernarbeit usw.), wir entwickeln Aufkleberpakete für Telegramm und führen viele andere Aktivitäten durch ,die uns helfen, den Teamgeist zu stärken!

Beeline


Beeline ist bereit, Erfahrungen auszutauschen und Best Practices auszutauschen. Unten finden Sie einige Links zu Informationen über das BeeFREE-Remote-Arbeitsprojekt:

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